In de webwinkel wordt veel verkocht maar, helaas, het bijwerken van die verkopen in de financiele administratie kost veel tijd. Je doet het allemaal handmatig, per week of zelfs iedere dag. En nu blijkt er een koppeling te zijn die dat allemaal automatisch doet. Ideaal! Niks geen overtik werk, niks geen uitsplitsing naar BTW tarieven en niks rekening houden met ICP. Het wordt voor je gedaan en je hoeft alleen maar te controleren.


Maar ... zijn de webwinkel en boekhoudsysteem wel geschikt om te koppelen? Hoe moet je de webwinkel en het boekhoudsysteem inrichten?


De connectie met de webwinkel
Voor een online koppeling moet de webwinkel via het internet toegankelijk zijn. Dat lijkt evident, maar is het soms niet. In de aanbouw-fase kennen veel webwinkelplatformen een zgn 'maintenance'-mode. De webwinkel is dan wel zichtbaar met een speciale code, maar niet voor een reguliere bezoeker. Ook kunnen firewalls en server-inrichtingen de webwinkel moeilijk bereikbaar maken.


Als je een webwinkel hebt bij Lightspeed, Shopify, CCV Shop of Mijnwebwinkel dan zit de bereikbaarheid standaard goed. Deze webwinkels zijn altijd via het internet toegankelijk. Hetzelfde geldt voor de kassa-systemen Lightspeed POS Retail en Lightspeed POS Restaurant. Heb je zelf een webwinkel laten bouwen / gebouwd met Magento, WooCommerce, OpenCart of Prestashop dan zijn deze meestal ook toegankelijk. Maar soms zijn er firewalls of andere specifieke server-installaties die de toegang beperken. Als je twijfelt raadpleeg je webbouwer.


Inrichting webwinkel
Naast dat je webwinkel toegankelijk moet zijn, moet je webwinkel ook goed ingericht zijn. Wij zien hier de meeste problemen met het inrichten van de BTW tarieven. Soms zijn er geen BTW tarieven aangemaakt of zijn er geen BTW tarieven toegekend aan producten. Boekhoudpakketten accepteren geen bestellingen zonder BTW. In het bijzonder dienen bedragen, die een klant moet betalen voor verzending en betaalmethoden (de verzend- en betaalkosten) voorzien te zijn van BTW. Zie ook onze blog hierover http://www.webwinkelfacturen.nl/5-tips-btw-tarieven.


Een tweede punt van aandacht zijn de BTWnummers van zakelijke EU klanten, de zgn ICP bestellingen. Helaas heeft niet ieder webwinkelpakket de mogelijkheid om deze BTW nummers in te voeren. En als ze die mogelijkheid wel hebben, dan doen ze meestal geen controle op de correctheid er van. Gelukkig doen onze koppelingen deze controle wel, dus als je zakelijk binnen de EU levert zorg dan dat de BTW nummers in ieder geval ingevoerd kunnen worden.


Specifiek zien we bij de webwinkelsystemen deze zaken:

1. Bij WooCommerce: geen BTW tarieven ingesteld, geen BTW aan producten toegekend, onnodig veel BTW tarieven. Er is soms controle op het BTW nummer mbv een plugin. Voor meer info, zie http://www.webwinkelfacturen.nl/woocommerce_btw.
2. Bij Magento, OpenCart, PrestaShop: onnodig veel BTW tarieven, soms controle op BTW nummer.
3. Bij Lightspeed en CCV Shop kunnen we geen BTW tarieven per land opvragen. ICP en internationaal zijn wel goed geregeld, maar BTW nummers worden niet gevalideerd op correctheid.
4. Bij Shopify bieden we de standaard tarieven 0/6/21% aan en tarieven voor ICP en Internationaal.
5. Mijnwebwinkel heeft nog geen automatische mogelijkheid voor ICP bestellingen.
6. Bij de kassasystemen wordt de BTW meestal goed ingericht.


Bij ’onnodig veel BTW tarieven’ is in de webwinkel bijvoorbeeld voor ieder land in de wereld een aparte BTW code aanwezig. Of er zijn per Amerikaanse staat aparte BTW codes gedefinieerd, terwijl de webwinkel in Europa actief is. Vaak komt dit door default instellingen in de webwinkel die niet verwijderd zijn. Het is voor het beheer van de webwinkel beter om alleen de BTW tarieven te definieren die gebruikt worden. De koppeling doet ook een analyse. Voor alle zakelijke verkopen binnen de EU en buiten Nederland kan 1 ICP BTW code gedefinieerd worden en 1 set van grootboekrekeningen. Idem voor alle verkopen buiten de EU. Voor deze verkopen kan 1 BTW code Internationaal gedefinieerd worden en 1 set van grootboekrekeningen.


De connectie met het boekhoudsysteem
Net zoals voor de webwinkels moet ook het boekhoudsysteem online bereikbaar zijn. Gelukkig zijn de meeste online boekhoudsystemen dat. Voor sommige pakketten moet je iets regelen in de boekhoudsoftware om te kunnen koppelen. Bijvoorbeeld:

1. Bij Yuki dien je de Verkoopmodule aan te zetten. Anders kunnen er geen facturen worden doorgezet.
2. Bij MUIS dien je de Cloudswitch actief te hebben om de administratie online toegankelijk te maken.
3. Bij Visma eAccounting en Offective dien je in de boekhoudsoftware hun API module aan te zetten.
4. Bij Cash en SnelStart dien je te werken met de online-versie. De offline versie wordt niet ondersteund.
5. Bij Reeleezee, e-Boekhouden, Yuki, factuursturen, Offective, SnelStart, Cash en MUIS dien je vooraf een API (of beveiligings) sleutel te hebben aangemaakt.


De inrichting van het boekhoudsysteem
De meeste boekhoudpakketten gebruiken BTW codes en grootboekrekeningen. Met de koppelingen is het mogelijk om aan iedere BTW code in de webwinkel een BTW code en grootboekrekening uit het boekhoudsysteem toe te wijzen. Zo zorg je dat een product dat in de webwinkel met 21% verkocht wordt ook met 21% in het boekhoudsysteem geadministreerd wordt. En als dat zelfde product naar een zakelijke klant (met een geldig btw-nummer) naar het buitenland wordt gestuurd (een zogeheten intracommunautaire levering) het netjes op 0% btw en andere grootboekrekening wordt geboekt. Daarvoor moeten de BTW tarieven en grootboekrekeningen in de boekhouding wel goed zijn ingericht.


Voor sommige boekhoudpakketten is het mogelijk om ook de artikelen (producten) en categorieën te gebruiken en zelfs om de producten en voorraad te synchroniseren.

- Bij Exact, Reeleezee, en e-Boekhouden is het mogelijk om te koppelen op gedefinieerde grootboekrekeningen obv artikelen of categorieën. Bij Exact en e-Boekhouden is dat een instelling op de koppeling. Bij Reeleezee moeten ook alle artikelen uit de webwinkel 1-1 voorkomen in Reeleezee.

- Bij voorraad maken we onderscheid tussen de voorraad in het boekhoudpakket en de webwinkel. Bij Exact, Reeleezee, Cash, en MUIS worden transacties uit de webwinkel verwerkt door de boekhoudsoftware zodanig dat de actuele voorraad positie in de boekhoudsoftware altijd up to date is. Het terug synchroniseren van die voorraad positie naar de webwinkel is in sommige gevallen ook mogelijk. Voor het opzetten daarvan adviseren wij klanten even contact op te nemen.


Het inrichten van de boekhouding is een inhoudelijk werkje en regelmatig vragen webwinkeliers hun boekhouder of accountant om advies. Of, nog makkelijker, wij overleggen met de boekhouder.


Tot slot
Een koppeling bespaart veel werk en tijd. Geen onzinnig overtikwerk meer en geen overbodig uitzoekwerk. Om de koppeling goed te laten werken moet je wel je btw set-up en grootboekrekeningen goed hebben staan. Gelukkig hebben webbouwers, boekhouders, accountants en ook wij een hoop kennis om het makkelijker te maken.


Staat alles goed, dan is de koppeling in 5 minuutjes ingesteld en heb je die tijd zo terugverdiend.