Handleiding: Stockpilot Wisteria - Moneybird

1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Stockpilot en Moneybird.

De koppeling zorgt dat facturen uit de Stockpilot webwinkel automatisch worden doorgezet naar facturen in Moneybird. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende

1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Moneybird, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.

3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Stockpilot en in de FAQ voor Moneybird.

Er is een proefperiode van 14 dagen.

2.Hoe de koppeling werkt

Controle vooraf facturen
Aan het begin van de verwerking van een factuur voeren we een aantal controles op de Stockpilot factuur uit:

• Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Stockpilot factuur gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
• Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de factuur een overeenkomstige BTW code in Moneybird bestaat.
• Er wordt gecontroleerd of de factuur niet eerder is doorgezet.

Doorzetten facturen
Het doorzetten van een Stockpilot factuur naar Moneybird gebeurt in twee stappen:

1. Er wordt gekeken of de klant al in Moneybird aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
2. De Moneybird factuur wordt aangemaakt en doorgezet.

Controle achteraf
Nadat de factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Moneybird is ontvangen wordt de factuur als afgehandeld aangemerkt. De Stockpilot factuur verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Moneybird een foutmelding terug bij het verwerken van de factuur dan verschijnt de factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Moneybird verderop in de handleiding.

3.Nodig: Stockpilot connectie

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Accepteren voorwaarden
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Connectie Moneybird
De connectie met Moneybird loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Moneybird voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Moneybird account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Moneybird gelegd.

Administratie en factuurlayout
Voor het gebruik van de koppeling dien je op te geven naar welke administratie de facturen gestuurd moeten worden. Ook dien je een factuurlayout op te geven voor de Moneybird facturen. Doe je dat niet dan kunnen de facturen helaas niet aangemaakt worden in Moneybird.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Moneybird. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
NB: in onderstaande afbeelding worden grootboeknummers getoond. Dit is enkel ter illustratie. Bij Moneybird koppelingen toont hier een naam.

Het tonen van de BTW instellingen is afhankelijk of je met de BTW codes uit Stockpilot werkt of met standaard BTW codes. Werk je met de BTW code uit Stockpilot dan worden deze opgehaald en getoond. Werk je met de standaard BTW tarieven dan zie je de BTW tarieven voor Nederland, Belgie en Duitsland. Voor facturen zijn de verschillende landen van belang als je naar Belgie en Duitsland verkoopt. Zet je afsluitingen door dan hoef je alleen de BTW tarieven voor Nederland in te vullen.

Intracommunautaire (ICP) en internationale leveringen
De optie Intracommunautaire prestaties / ICP is voor zakelijke leveringen binnen de EU. Deze verkopen brengen 0% BTW in rekening. Een BTW nummer van de kant is verplicht. De optie Internationaal gaat over leveringen buiten de EU. De koppeling verwacht voor deze verkopen 0% BTW, anders kunnen de verkopen niet doorgezet worden. Voor zowel ICP als internationale leveringen kunnen aparte BTW codes en grootboekrekeningen ingesteld worden.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

5.Day-to-day: Vanuit Stockpilot

6.Day-to-day: Naar Moneybird

Aanmaken transacties
Aan het einde van deze sectie staat op veldniveau uitgewerkt hoe we een Moneybird factuur aanmaken.

Verzendstatus: Het is mogelijk om de verzendstatus van de Moneybird factuur op verzonden te zetten. Hiervoor is het nodig dat de Moneybird debiteur verzendmethode handmatig heeft. Het is mogelijk om bij ons aan te vragen dat een Moneybird factuur altijd of juist nooit de status verzonden krijgt.

Automatisch versturen factuur: Ook al heeft de koppeling de status verzonden, dat betekent niet dat Moneybird de factuur automatisch verstuurd. Immers in Moneybird kan de factuur handmatig of per email verzonden worden. Wil je dat de factuur automatisch per email verstuurd wordt neem dan contact met ons op. Wij kunnen dat dan voor je instellen.

Betaalstatus: Het is mogelijk om de betaalstatus van de Moneybird factuur op betaald te zetten. Hiervoor is het nodig dat de Moneybird de status verzonden heeft. Daarnaast moet de factuur betaald zijn. Het is mogelijk om bij ons aan te vragen dat een Moneybird factuur altijd of juist nooit de status betaald krijgt. Bij Mollie betalingen kan het Mollie transactionid ook doorgezet worden naar Moneybird. Via dit transactionid lettert Moneybird de facturen automatisch af.
Let op: Soms komt een betaling op een factuur binnen nadat de koppeling de factuur heeft doorgezet. In dat geval wordt de status van de factuur in Moneybird niet aangepast. Er dus geen betaal-request doorgestuurd. De enige remedy is contact met ons op te nemen met het verzoek hard in te stellen dat alle bestellingen altijd de status betaald meekrijgen.

Workflows: De koppeling doet niets met de Moneybird workflows. Het is dus niet mogelijk om met de factuur een workflow mee te geven.

Aanmaken nieuwe debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Moneybird debiteur gebruikt als debiteur van de Moneybird transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Moneybird. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

---

Uitwerking veldniveau Moneybird

Uitwerking op veld-niveau Moneybird factuur. +-

Naam	Voorbeeld	Opmerking
sales_invoice
Datum	2023-01-11T19:46:56+01:00	Datum factuur
Referentie	1698	Bestelnummer, bij een negatieve bestelling Credit bestelnummer.
Factuurnummer	INV1234	Alleen op aanvraag en gelijk aan het bestel- of factuurnummer op aanvraag. Het is beter als Moneybird zelf het factuurnummer bepaalt.
contact_id	89387832984u987229	Id Moneybird debiteur.
Prijzen incl BTW	true	Als de prijzen in de webwinkel incl BTW zijn, anders false.
Factuurprofiel		Zoals ingesteld op het dashboard
details_attributes
amount	1	Aantal
description	A4 - poster	Omschrijving
tax_rate_id	230205097768912088	BTW code
price	33.00	Eenheidsprijs incl BTW, als de prijzen in de webwinkel incl BTW zijn, anders eenheidsprijs excl BTW
ledger_account_id	230205097213166793	ID van de omzet categorie zoals ingesteld op het dashboard.
prices_are_incl_tax	1
document_style_id	389430293784902308	Op aanvraag, er is 1 default project-id (kostenplaats) in te vullen per koppeling.

Uitwerking op veld-niveau Moneybird betaling. +-

Naam	Voorbeeld
Betaaldatum	[date]
Bedrag	Het bedrag uit de betaling
Transaction-identifier	In geval van een Mollie betaling kan Moneybird de factuur automatisch afletteren.
Rekening	(Grootboekrekening) Wordt meegegeven als deze is ingesteld.

Uitwerking op veld-niveau Moneybird klant. +-

Naam	Voorbeeld	Opmerking
bedrijfsnaam	[company]
voornaam	[firstname]
achternaam	[lastname]	Als de voornaam & achternaam niet wordt meegegeven dan is de achternaam -> NN.
adres	[adres]
postcode	[zipcode]
stad	[city]
land	[isocode]
mobiel	[telnr]
email	[email]
Chamber of commerce	[KvK]
BTWnummer	[btwnr]
delivery method	Manual
klantId		Leeg, tenzij er [customerid] of [referenceid] wordt meegegeven.

7.Support