1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Shopify en WeFact.

Deze koppeling zorgt dat bestellingen uit de Shopify webwinkel automatisch worden doorgezet naar facturen in WeFact. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in WeFact, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad. De koppeling werkt alleen met de paymentstatus in de Shopify bestelling, waarbij je zelf kunt instellen bij welke statussen de order doorgezet moet worden (bijvoorbeeld 'in verwerking', 'betaald' / 'refund', meerdere statussen zijn mogelijk).
  2. Een bestelling wordt eenmalig doorgezet naar WeFact. Wijzigingen die doorgevoerd worden na het doorzetten van de bestelling worden niet doorgevoerd in het boekhoudsysteem. Eventuele aanpassingen zullen dus via het refund proces in Shopify gedaan moeten worden, of dienen handmatig bijgewerkt te worden in WeFact.
  3. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  4. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Shopify en in de FAQ voor WeFact.
Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Installeren koppeling
Je installeert deze koppeling vanuit de Shopify Appstore. Als je zoekt op webwinkelfacturen komen onze apps vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe tandwieltje. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Add app. Bij het activeren word je automatisch door de configuratieschermen geleid.

Als je op de knop Add app klikt dan dien je eerst te autoriseren dat de koppeling gegevens uit je webwinkel mag lezen en mogelijk zelfs schrijven. Dit staat in het volgende scherm aangegeven. Ook dien je de maandelijkse bijdrage voor de koppeling goed te keuren. Heb je de maandelijkse bijdrage goedgekeurd dan is de connectie met Shopify gelegd en word je automatisch doorgeleid naar je persoonlijke dashboard.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.

Belangrijk: Is de koppeling eenmaal geinstalleerd, log dan altijd in op het dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, en niet vanuit de appstore.

Er is een 30-dagen gratis proefperiode.

De koppeling is een realtime koppeling. Als een bestelling een bepaalde status heeft gekregen wordt deze zo snel mogelijk naar je boekhoudsysteem doorgezet.

Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.

Uitschakelen koppeling
Indien je de koppeling wilt beeindigen kan dat eenvoudig door de app in je backend te verwijderen uit de appstore.

Stap je over naar een ander boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? Dan kun je de nieuwe app vanuit de appstore in je backend installeren. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van de oude koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.

Stap je over naar een ander webwinkelsysteem? Via onze koppelingen-pagina kun je zien of je deze vanuit de desbetreffende appstore installeert, of dmv een installatie-link.

Is de installatie gelukt, maar zie je in het dashboard van de koppeling nog wel de oude licentiesleutel staan als je op het dropdown pijltje naast de sleutel klikt (terwijl die app/sleutel wel is verwijderd)? Stuur ons dan een e-mail met het verzoek de oude sleutel te verwijderen.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de Shopify webwinkel wordt doorgezet naar een WeFact factuur.

Shopify werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra er een nieuwe bestelling in je webwinkel wordt aangemaakt of als een bestelling wijzigt. Als de bestelling doorgezet kan worden - dit is afhankelijk van de status - dan plaatst de koppeling de bestelling in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de verwerkersqueue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet. Over het algemeen lopen de queues snel door.

Naast de webhooks draait er dagelijks een bezemwagen. Dit betekent de koppeling dagelijks controleert of alle webhooks correct zijn binnengekomen. Zijn er webhooks gemist dan worden die bestellingen alsnog opgehaald en doorgezet.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Controle vooraf bestellingen
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Shopify bestelling uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Shopify bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in WeFact bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.

Doorzetten bestellingen
Het doorzetten van een Shopify bestelling naar WeFact gebeurt in drie stappen:
  1. Er wordt gekeken of de klant al in WeFact aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Indien de productsynchronisatie aanstaat worden ontbrekende producten in WeFact aangemaakt.
  3. De WeFact factuur wordt aangemaakt en doorgezet.

Controle achteraf
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van WeFact is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Shopify bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft WeFact een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar WeFact verderop in de handleiding.

3.Nodig: WeFact API sleutel

Om de connectie met WeFact te leggen voor de koppeling dien je het volgende te doen:
Lees meer Nodig WeFact ....
Lees minder Nodig WeFact ....

  1. Log in bij WeFact
  2. Ga naar Instellingen > API
  3. Vink aan dat je de API wilt inschakelen
  4. Voeg de ip-adressen toe. De ip-adressen zijn 85.10.150.5 en 85.10.143.192 (Let op; tot voor kort waren dit 188.241.148.36 en 141.138.138.112. De adressen in de afbeelding hieronder, zijn dus niet onze huidige ip-adressen)
  5. Maak een copy van de gegenereerde API sleutel. Deze sleutel heb je nodig in de volgende sectie Installatie.
Aanmaken API-sleutel WeFact

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

De koppeling tussen Shopify en WeFact installeer je vanuit de Appstore van Shopify. Als eerste wordt de koppeling met je webwinkel gelegd en autoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen. Uitleg staat in paragraaf Installeren koppeling in hoofdstuk 1.

Het activeren van de koppeling gaat nu verder met:
1. Het accepteren van de voorwaarden.
2. Het leggen van de connectie met WeFact. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie WeFact administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. De configuratie zelf.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...

Accepteren voorwaarden
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Connectie WeFact
De connectie met WeFact loopt via API-sleutel die je aanmaakt binnen je WeFact account. Voor de API sleutel geef je aan welke IP adressen toegang hebben tot de API-sleutel. Dit is een extra beveiliging die in principe maar 1 keer ingevuld hoeft te worden.

Alleen als wij van server verhuizen zullen de ip-adressen bijgewerkt moeten worden. Mocht dit gaan spelen in de toekomst dan ontvang je hier tijdig informatie over.

Status doorzetten
Je kunt aangeven bij welke statussen bestellingen moeten worden doorgezet naar WeFact. Je kunt meerdere statussen aanvinken. De koppeling zal bestellingen nooit dubbel doorzetten. De koppeling is daartegen beveiligd.

Factuur-layout
De koppeling kan een factuurlayout meegeven aan de WeFact factuur. Je kunt de gewenste factuur-layout selecteren uit de lijst beschikbare layouts.

Inrichten BTW tarieven
Bij het inrichten van de BTW tarieven wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes in WeFact. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Bij de BTW tarieven toont de koppeling een standaard-lijst met BTW tarieven en alle EU landen. Default staan de Nederlands of Belgische BTW tarieven ingevuld. De BTW percentages kunnen aangepast worden. Bijvoorbeeld in het geval van OSS kan het Duitse BTW hoog percentage aangepast worden naar 19%.

Het is mogelijk met de BTW tarieven in de webwinkel te werken. Dit kun je aanpassen bij tab Configuratie van het dashboard, bij de optie Alle Instellingen > Contract. Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je WeFact administratie. Bestellingen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij een ICP bestelling moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling altijd een debiteur aangemaakt in WeFact.

Let op: Helaas staat Shopify ons niet toe om de betaalmethoden uit te lezen uit die je in je webwinkel gebruikt. Daarom werken wij met een vaste lijst betaalmethoden. Het kan zijn dat er betaalmethoden tussen staan die jullie niet gebruiken en dat er betaalmethoden niet in staan die jullie wel gebruiken. Hier is een workaround voor, beschreven in deze faq.

Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.

5.Day-to-day: Vanuit Shopify

Doorzetschema: Shopify werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra er een nieuwe bestelling in je webwinkel wordt aangemaakt of als een bestelling wijzigt. Als de bestelling doorgezet kan worden - dit is afhankelijk van de status - dan plaatst de koppeling de bestelling in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de verwerkersqueue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet. Over het algemeen lopen de queues snel door.

De koppeling doet een extra controle voor bestellingen in de Shopify webwinkel die worden ingeladen vanuit Bol.com of Amazon. Dit inladen gebeurt via een externe app die de Shopify merchant kan inschakelen. Voor deze geimporteerde bestellingen doet de koppeling een extra controle of de BTW aanwezig is in de bestelling. Zo niet, dan zal de bestelling niet doorgezet worden. Zie onze FAQ voor meer informatie.

Omdat de Shopify koppeling met webhooks werkt dien je na installatie van de koppeling geen bestellingen met terugwerkende kracht in Shopify meer te importeren. Doe je dit wel, en laad je bijvoorbeeld 500 bestellingen tegelijk in of wijzig je 500 bestellingen van status dan ontvangt ons platform al deze wijzigingen en gaat ze verwerken. Dit is een onevenredige belasting van ons netwerk.

Refunds
Wil je dat de koppeling naast de bestellingen ook de refunds doorzet, dan kun je de status refund of partially_refunded aanvinken in het tabblad Configuratie bij Status doorzetten verkopen. Refunds moeten in Shopify correct zijn aangemaakt, dwz dat de refund gedaan moet worden op de regels. Een refund verwerken met alleen een bedrag kan de koppeling helaas niet. Zie hier voor meer informatie: FAQ.

Let op: Voor refunds gaat de koppeling maximaal 30 dagen terug in de tijd. Ook zet de koppeling een refund alleen door als de koppeling eerder de bestelling waar de refund betrekking op heeft, heeft doorgezet.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
De koppeling zal veel velden uit een Shopify bestelling niet uitlezen of doorzetten naar WeFact. Met name de note_attribute velden en de custom-velden worden niet meegenomen. De reden is dat verschillende webwinkels deze velden verschillend gebruiken. Omdat onze koppelingen voor alle webwinkeliers moeten werken kunnen we dit niet voor individuele merchants inregelen.

Let speciaal op velden die via een plugin binnen komen. Er is een behoorlijke kans dat de koppeling deze velden niet meeneemt.

Uitwerking veldniveau bestellingen
Uitwerking Shopify bestelling. +-
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bestellingen. Aan de orde komen de algemene waarden in de bestelling, de bestelregels, de verzendkosten en de debiteurgegevens.
Naam veld Waarden uit Shopify bestelling
Bestel-identifier [id]
Bestelnummer Wordt als volgt bepaald:
  1. Als de merchant een default prefix heeft ingevuld dan begint het bestelnummer met deze prefix. Shopify webwinkeliers gebruiken deze prefixen om een onderscheid te maken tussen verschillende webwinkels als zij vanuit meerdere webwinkels verkopen. De prefixen zijn NIET bedoeld om een onderscheid in jaartallen te maken.
  2. Het veld [order_number] wordt toegevoegd
  3. Als het veld [name] is ingevuld in de bestelling en de waarde van [name] geen onderdeel is van het veld [order_number] dan wordt - [name] toegevoegd aan de bestelling
  4. Voorbeeld: Als een prefix WW1- is ingesteld, en de bestelling [order_number] 5374 heeft en [name] BOL - 1234567 dan wordt het volledige bestelnummer WW1-5374 - BOL - 1234567.
Factuurnummer Wordt als volgt bepaald:
  1. Als voor de Shopify merchant is ingesteld dat het Payment-id gebruikt moet worden dan wordt het factuurnummer gelijk gesteld aan het payment-id. Deze optie kan bijvoorbeeld gebruikt worden om het Mollie transactie-id uit de bestelling door te zetten naar het boekhoudsysteem.
  2. In alle andere gevallen wordt het factuurnummer gelijkgesteld aan het Shopify checkout-id
Boekdatum [created_at]
Besteldatum [processed_at]
Status bestelling [financial_status]
Betaalstatus als de status van de bestelling paid is dan paid, anders geen betaalstatus
Betaalreferentie [order_number]
Affiliatenummer Wordt als volgt bepaald
  1. Indien aanwezig wordt het payment_id uit de [transactions] van de Shopify bestelling gebruikt gebruikt
  2. Als deze payment_id aanwezig is dan wordt gecontroleerd of ergens in de note_attributes van de bestelling een referentie naar een Bol voorkomt en wordt de waarde die daar staat toegevoegd aan het affiliatenummer. Dit laatste is vaak niet nodig omdat de Bol referentie ook in de [name] van de bestelling voor komt.
Valuta [currency] indien aanwezig
Betaalmethode veld [gateway] in [transactions]
Besteltotaal incl BTW en kortingen [total_price]
Totaal BTW bestelling incl kortingen Waarde in [total_tax], of, als die waarde 0 is, de waarde uit [current_total_tax]. Bij het gebruik van de [current_total_tax] zit een extra controle. De BTW regels in de bestelling moeten optellen tot de waarde in [current_total_tax].
Besteltotaal excl BTW en kortingen Verschil bovenstaande twee regels
Aanduiding ICP De koppeling bepaalt als volgt of het om een ICP bestelling gaat:
  • Als de merchant marge heeft ingesteld dan is het nooit een ICP bestelling
  • Als het leveradres bekend is dan wordt het land uit het leveradres gebruikt om te bepalen of het een ICP bestelling is. Is het leverland niet bekend dan wordt het land in het factuuradres gebruikt.
  • Als het land geen EU land is dan is het geen ICP bestelling
  • Als het land gelijk is aan het land van de webwinkel is het geen ICP bestelling. Dus een bestelling naar een Nederlands adres uit een Nederlandse webwinkel is nooit een ICP bestelling. Op dezelfde manier is een bestelling naar een Belgisch adres uit een Belgische webwinkel ook nooit een ICP bestelling.
  • Als het besteltotaal gelijk is aan 0 dan is het nooit een ICP bestelling. De reden is dat het niet te bepalen is bij een 0-euro bestelling waarom de bestelling 0-euro BTW heeft. Is dat omdat het om ICP gaat of niet. Voor ICP bestellingen is een BTW nummer verplicht. Om deze extra restrictie te omzeilen bepaalt de koppeling dat bij een 0-euro bestelling ICP niet van toepassing is.
  • Als de BTW ongelijk is aan 0, met of zonder korting dan is het nooit een ICP bestelling
  • In alle andere gevallen gaat het om een ICP bestelling.
Aanduiding Internationaal De koppeling bepaalt als volgt of het om een internationale bestelling gaat:
  • Als het leveradres bekend is dan wordt het land uit het leveradres gebruikt om te bepalen of het een ICP bestelling is. Is het leverland niet bekend dan wordt het land in het factuuradres gebruikt.
  • Als het land een EU land is dan is het geen internationale bestelling
  • Als de koppeling een aparte BTW instelling heeft voor het land is het geen internationale bestelling. Dit is bijvoorbeeld van toepassing voor landen als Noorwegen, Zwitserland en het Verenigd Koninkrijk.
  • Als het besteltotaal gelijk is aan 0 dan is het geen internationale bestelling. Van 0-euro bestellingen kan de koppeling de BTW niet goed berekenen.
  • Als de BTW ongelijk is aan 0, met of zonder korting dan is het geen internationale bestelling
  • In alle andere gevallen gaat het om een internationale bestelling.
Kortingen
Kortingen worden als volgt bepaald:
  • Voor alle regels worden de kortingen bij elkaar opgeteld en daarbij wordt ook de korting van de verzendkosten opgeteld
  • Dit bedrag wordt vergeleken met de totale korting op de bestelling - veld [total_discounts]
  • Er wordt een extra kortingsregel toegevoegd met het verschil tussen bovenstaande waarden als dit verschil niet gelijk is aan 0
  • Vervolgens worden alle kortingsregels gegroepeerd per BTW percentage en worden de BTW codes / rekeningen uit WeFact bepaald.
Uitwerking Shopify bestelregels. +-
Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling het veld [line_items]. Er kunnen meerdere bestelregels in de bestelling staan en de koppeling leest deze regels een-voor-een uit.
Naam veld Waarden uit Shopify bestelregel
Productid [product_id]
categoyid Catgory die bij het product hoort
Aantal [quantity]
SKU [sku]
Omschrijving [name]
BTW percentage Het BTW percentage wordt als volgt bepaald:
  • Het veld [taxable] bepaalt of er BTW in rekening is gebracht. Is de waarde leeg of 0 dan is het BTW percentage voor deze regel 0%
  • Als er BTW in rekening is gebracht dan bekijkt de koppeling [tax_lines]. Dit kunnen meerdere regels zijn. De waarde [rate] ongelijk aan 0 wordt gebruikt voor het BTW percentage.
  • Extra opmerking: In de praktijk zal er sprake zijn van slechts 1 BTW regel en het percentage uit die regel zal gebruikt worden.
Bedragen excl BTW De bedragen excl BTW worden als volgt bepaald:
  • Indien de webwinkel prijzen excl BTW hanteert dan is de regelprijs excl BTW gelijk aan [price]
  • Indien de webwinkel prijzen incl BTW hanteert dan is de regelprijs incl BTW gelijk aan [price]/(1 + btw percentage)
  • Voor de eenheidsprijzen, dus de prijzen per stuk wordt de regelprijs gedeeld door de waarde in het veld [quantity]
Bedragen incl BTW De bedragen incl BTW worden als volgt bepaald:
  • Indien de webwinkel prijzen incl BTW hanteert dan is de regelprijs incl BTW gelijk aan [price]
  • Indien de webwinkel prijzen excl BTW hanteert dan is de regelprijs excl BTW gelijk aan [price] * (1 + btw percentage)
  • Voor de eenheidsprijzen, dus de prijzen per stuk wordt de regelprijs gedeeld door de waarde in het veld [quantity]
Korting in bestelregel De korting in de bestelregel wordt als volgt bepaald:
  • Indien het veld [total_discount][ in de regel een waarde ongelijk 0 heeft dan wordt deze waarde als regelkorting gebruikt.
  • Anders kijkt de koppeling naar de waarden in [discount_allocations] en geeft als korting de som van de velden [amount] in deze regels.
  • Ook bij kortingen speelt incl / excl BTW afhankelijk van de instellingen in de webwinkel. Met behulp van het BTW percentage worden de juiste bedragen voor de kortingen incl en excl BTW berekend.
BTW code en rekeningen WeFact Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. Bji het doorzetten op categorieen wordt de omzetrekening van de category gebruikt. Deze kan ingesteld worden via het dashboard.
Uitwerking Shopify verzendkosten. +-
Voor het uitlezen van de verzendkosten pakt de koppeling het veld [shipping_lines]. Er kunnen meerdere verzendregels zijn. Wat betreft de naam en het BTW percentage wordt alleen naar de eerste regel gekeken, voor de bedragen worden de bedragen in alle verzendregels opgeteld. In verreweg de meeste gevallen zal er sprake zijn van maximaal 1 regel voor de verzendkosten.
Naam veld Waarden uit Shopify bestelregel
Omschrijving [title] uit de eerste regel van de verzendkosten
BTW percentage Som van de waarden in veld [rate] uit de [tax_lines] in de eerste regel van de verzendkosten.
Verzendkosten excl BTW De verzendkosten excl BTW worden als volgt bepaald:
  • Indien de webwinkel prijzen excl BTW hanteert dan zijn de verzendkosten excl BTW gelijk aan de som van de velden [price] in de verzendregels.
  • Indien de webwinkel prijzen incl BTW hanteert dan is de regelprijs incl BTW gelijk aan som van de velden [price]/(1 + btw percentage) in de verzendregels.
Verzendkosten incl BTW De verzendkosten incl BTW worden als volgt bepaald:
  • Indien de webwinkel prijzen excl BTW hanteert dan zijn de verzendkosten excl BTW gelijk aan de som van de velden [price] in de verzendregels.
  • Indien de webwinkel prijzen incl BTW hanteert dan is de regelprijs incl BTW gelijk aan som van de velden [price] * (1 + btw percentage) in de verzendregels.
BTW code en rekeningen WeFact Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is.
Uitwerking Shopify klant. +-
Naam veld Waarden uit Shopify klant
Email Indien aanwezig [email] anders [contact_email]
Factuuradres Indien aanwezig op basis van [billing_address] in de Shopify bestelling
  • Voornaam - [first_name]
  • Achternaam - [last_name]
  • Bedrijfsnaam - [company]
  • Adresregel1 - [address1]
  • Adresregel2 - [address2]
  • Postcode - [zip]
  • Telnr - [phone]
  • Plaats - [city]
  • Iso-landcode - [country_code]
  • Land - wordt berekend op de iso-landcode
Als er geen factuuradres is en wel een verzendadres dan wordt het factuuradres gelijkgesteld aan het verzendadres.
Als er geen factuur- en geen verzendadres is dan wordt gekeken naar de informatie in [customer] en [customer][default_address].
Verzendadres Indien aanwezig op basis van [shipping_address] in de Shopify bestelling
  • Voornaam - [first_name]
  • Achternaam - [last_name]
  • Bedrijfsnaam - [company]
  • Adresregel1 - [address1]
  • Adresregel2 - [address2]
  • Postcode - [zip]
  • Telnr - [phone]
  • Plaats - [city]
  • Iso-landcode - [country_code]
  • Land - wordt berekend op de iso-landcode
Als er geen verzendadres is, dus [shipping_address] komt niet in de bestelling voor dan blijft het verzendadres leeg.
BTW nummer Het BTW nummer wordt als volgt bepaald:
  • De lijst [note-attributes] wordt per regel uitgelezen. Als de naam gelijk is aan vatnumber, vat_number, vatnr, vat_nr, vatid, vat-id, vat_id of Vat Registration Number dan wordt de waarde die in die regel staat als BTW nummer gebruikt.
  • Als er geen BTW nummer gevonden is controleert de koppeling de informatie in [customer][note]. Als de waarde in [customer][note] een lengte heeft van max 34 characters en de eerste twee letters komen overeen met de eerste 2 of 3 characters van [customer][note] dan wordt dat het BTW nummer. Let op: Voor Griekenland geldt een andere landcode namelijk EL. Hier wordt rekening mee gehouden in deze stap.
  • Als het BTW nummer niet gevonden is dan wordt gekeken of de waarde in [customer][note] wellicht begint met de tekst vat registration number. Zo ja, dan wordt de tekst achter : als BTW nummer genomen.
  • Als er geen BTW nummer gevonden is controleert de koppeling de informatie in [note]. Als de waarde in [customer][note] een lengte heeft van max 34 characters en de eerste twee letters komen overeen met de eerste 2 of 3 characters van [customer][note] dan wordt dat het BTW nummer. Let op: Voor Griekenland geldt een andere landcode namelijk EL. Hier wordt rekening mee gehouden in deze stap.
  • Als er een BTW nummer in 1 van de bovenstaande stappen gevonden is dan controleert de koppeling de geldigheid van het BTW nummer via de VIES controle dienst. Is het een geldig BTW nummer dan wordt het BTW nummer gebruikt, anders blijft het BTW nummer leeg.

6.Day-to-day: Naar Wefact

Aanmaken transacties
Een bestelling uit de Shopify webwinkel wordt naar WeFact doorgezet als een WeFact factuur. De optie conceptfactuur is default en wordt het vaakst gebruikt, de optie verwerkte-factuur kun je bij ons aanvragen.

De synchronisatie van gegevens tussen Shopify en WeFact is als volgt:

Automatisch versturen factuur
Ookal heeft de WeFact factuur die door de koppeling is aangemaakt de status verzonden, dat betekent niet dat WeFact de factuur per email heeft verstuurd. De status verzonden kan ook betekenen dat de factuur handmatig is verzonden. Wil je dat de factuur automatisch per email verstuurd wordt neem dan contact met ons op via webcare@webwinkelfacturen.nl. Wij passen je contract-instellingen aan zodat de koppeling - nadat de WeFact factuur is aangemaakt - een extra opdracht naar WeFact stuurt om de factuur per email naar de klant te versturen.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze WeFact debiteur gebruikt als debiteur van de WeFact transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan WeFact. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Aanmaken producten
We kunnen producten toevoegen aan WeFact. Standaard staat dit uit, neem contact met ons op indien u dit aan wilt zetten. Indien geactiveerd, dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de bestelling al in WeFact bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan het boekhoudsysteem. Bestaat een product al in WeFact dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd. De koppeling zet de volgende producten automatisch in WeFact: Verzendkosten, Betaalkosten, Toeslag, Korting en Extra kosten.
WeFact accepteert alleen SKU's bestaand uit cijfers/letters, zonder afwijkende tekens.
Bij het aanmaken van facturen gebruikt de koppeling het BTW percentage zoals dat in de van Shopify. Ook als er een ander BTW percentage staat in het product van WeFact.


Uitwerking veldniveau WeFact

Uitwerking op veld-niveau WeFact factuur. +-
WeFact Factuur
Naam Voorbeeld Opmerking
xml
VatCalcMethod incl Dit betekent dat de factuur in WeFact incl BTW zal tonen. Dit is niet aan te passen. WeFact heeft aangegeven dat de facturen op deze manier goed worden aangeleverd.
Debtor 906 WeFact debiteurID
Date 2023-03-01 21:25:08 besteldatum
InvoiceCode Leeg, op verzoek bestelnummer of factuurnummer
Description 000000906/000000345 bestelnummer of factuurnummer
Term 14
InvoiceLines
Number 1 Aantal
Description 3-in-1 TijdschriftBundel Omschrijving
PriceExcl 20.65 Eenheidsprijs excl BTW.
TaxCode V21 BTW code
ReferenceNumber 000000906 bestelnummer
Status 0 Keuze voor status 4 - Verwerkt is mogelijk.
Factuurprofiel Zoals ingesteld op het dashboard.
Kostenplaats Het is mogelijk om de omzet op een default kostenplaats te laten boeken.
Uitwerking op veld-niveau WeFact klant. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
CompanyName [company] Bedrijfsnaam
Initials [firstname] voornaam
Surname [lastname] Als [lastname] niet wordt meegegeven dan vullen wij NN in.
Taxnumber [btwnr] BTWnummer
Adres [adres] Als er een huisnummer wordt meegegeven dan: [adres][housenr]
Zipcode [zipcode] Postcode
City [city] Stad
Country [isocountry] Land
emailadres [email]
Phonenumber [telnr]
Uitwerking op veld-niveau WeFact product. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
productcode [articlekey]
productnaam [name]
productkeyphrase [description]
price excl [unitpriceexcl] Eenheidsprijs excl BTW.
taxcode BTW code Zoals ingesteld op het dashboard.
CostCentre [defaultcostcenter] Als deze aanwezig is, dan geven we deze weer.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Shopify webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar WeFact.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/31/shopify.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/57/wefact.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.