1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Shopify en Twinfield.
De koppeling zorgt dat bestellingen uit de Shopify webwinkel automatisch worden doorgezet naar conceptboekingen of facturen in Twinfield. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie. Het is ook mogelijk om de betalingen door te zetten naar Twinfield. Dit kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl.
Installeren koppeling
Je installeert deze koppeling vanuit de Shopify Appstore. Als je zoekt op webwinkelfacturen komen onze apps vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe tandwieltje. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Add app. Bij het activeren word je automatisch door de configuratieschermen geleid.
Als je op de knop Add app klikt dan dien je eerst te autoriseren dat de koppeling gegevens uit je webwinkel mag lezen en mogelijk zelfs schrijven. Dit staat in het volgende scherm aangegeven. Ook dien je de maandelijkse bijdrage voor de koppeling goed te keuren. Heb je de maandelijkse bijdrage goedgekeurd dan is de connectie met Shopify gelegd en word je automatisch doorgeleid naar je persoonlijke dashboard.
Belangrijk: Is de koppeling eenmaal geinstalleerd, log dan altijd in op het dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, en niet vanuit de appstore.
Er is een 30-dagen gratis proefperiode.
De koppeling is een realtime koppeling. Als een bestelling een bepaalde status heeft gekregen wordt deze zo snel mogelijk naar je boekhoudsysteem doorgezet.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Twinfield, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
- Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Shopify en in de FAQ voor Twinfield.
Uitschakelen koppeling
Indien je de koppeling wilt beeindigen kan dat eenvoudig door de app in je backend te verwijderen uit de appstore.
Stap je over naar een ander boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? Dan kun je de nieuwe app vanuit de appstore in je backend installeren. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van de oude koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Stap je over naar een ander webwinkelsysteem? Via onze koppelingen-pagina kun je zien of je deze vanuit de desbetreffende appstore installeert, of dmv een installatie-link.
Is de installatie gelukt, maar zie je in het dashboard van de koppeling nog wel de oude licentiesleutel staan als je op het dropdown pijltje naast de sleutel klikt (terwijl die app/sleutel wel is verwijderd)? Stuur ons dan een e-mail met het verzoek de oude sleutel te verwijderen.
2.Hoe de koppeling werkt
Een bestelling uit de Shopify webwinkel kan naar Twinfield worden doorgezet als een Twinfield conceptboeking of factuur. De optie conceptboeking is default en wordt het vaakst gebruikt. De optie facturen kun je bij ons aanvragen. Voor de optie facturen heb je de betaalde factuur-module nodig, zie ook de FAQ.
Shopify werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra er een nieuwe bestelling in je webwinkel wordt aangemaakt of als een bestelling wijzigt. Als de bestelling doorgezet kan worden - dit is afhankelijk van de status - dan plaatst de koppeling de bestelling in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de verwerkersqueue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet. Over het algemeen lopen de queues snel door.
Naast de webhooks draait er dagelijks een bezemwagen. Dit betekent de koppeling dagelijks controleert of alle webhooks correct zijn binnengekomen. Zijn er webhooks gemist dan worden die bestellingen alsnog opgehaald en doorgezet.
Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Shopify bestelling uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Shopify bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
- Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Twinfield bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.
Controle vooraf betaling
Een betaling wordt alleen toegevoegd als de status van de betaling succes is. Een betaling wordt alleen doorgezet als eerst de bijbehorende bestelling is doorgezet.
Doorzetten bestelling
Het doorzetten van een Shopify bestelling naar Twinfield gebeurt in twee stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Twinfield aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- De Twinfield transactie (conceptboeking, factuur) wordt aangemaakt en doorgezet.
Een betaling wordt naar Twinfield doorgezet door de bijbehorende (concept-)boeking in Twinfield op te zoeken en de betaling aan deze boeking toe te voegen. Lukt het niet om de bijbehorende boeking te vinden dan verschijnt de betaling bij tab Fouten op het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Na het doorzetten van de betaling zal de koppeling de betaling proberen af te letteren tegen een verkoopboeking in Twinfield.
De koppeling probeert drie dagen betalingen door te zetten en af te letteren. Mocht de boeking later binnen komen dan kan de betaling alsnog doorgezet en afgeletterd worden via de blauwe Verwerk knop bij tab Fouten op het dashboard.
Het resultaat
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Twinfield is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Shopify bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Twinfield een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
3.Voorbereiding Twinfield
Om te koppelen met Twinfield is een eigen gebruikersnaam / wachtwoord om in te loggen verplicht. De koppeling dient met deze gebruikersnaam / wachtwoord gelegd te worden.
Bij het gebruik van een accountancy gebruikersnaam / wachtwoord krijgt de koppeling toegang tot alle administraties die onder de accountant vallen. Dat is zeer onwenselijk. Het gevolg kan zijn dat de koppeling in de verkeerde administratie boekt. Daarnaast heeft de koppeling toegang tot alle administraties die onder de accountancy licentie vallen. Dit is onwenselijk vanuit een security oogpunt en is in tegenspraak met de AVG regelgeving.
Voor meer informatie: FAQ: Kan ik als boekhouder via mijn accountancy licentie een administratie koppelen?
4.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
De koppeling tussen Shopify en Twinfield installeer je vanuit de Appstore van Shopify. Als eerste wordt de koppeling met je webwinkel gelegd en autoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen.
Uitleg staat in paragraaf Installeren koppeling in hoofdstuk 1.
Het activeren van de koppeling gaat nu verder met:
1. Het accepteren van de voorwaarden.
2. Het leggen van de connectie met Twinfield. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Twinfield administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. De configuratie zelf.
Accepteren voorwaarden
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
Connectie Twinfield
De connectie met Twinfield loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Twinfield voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Twinfield account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Twinfield gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je een andere wilt gebruiken - dan kan dat door op de Connect knop te klikken.
Status doorzetten
Je kunt aangeven bij welke statussen bestellingen moeten worden doorgezet naar Twinfield. Je kunt meerdere statussen aanvinken. De koppeling zal bestellingen nooit dubbel doorzetten. De koppeling is daartegen beveiligd.
Administratie en debiteurenrekening
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Twinfield eerst de administratiecode van je Twinfield administratie instelt. Je kunt ook de debiteuren dimensie wijzigen. Standaard in Twinfield is een debiteuren dimensie 1300.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Twinfield. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Default worden de BTW tarieven uit de Shopify webwinkel opgehaald en in het overzicht getoond.
Wij adviseren echter om de koppeling met de Contract-instelling BTW Standaard in te richten.
Het voordeel is dat alle EU landen dan standaard in de lijst worden vermeld. Het is dan niet nodig een land aan te lijst toe te voegen als je een nieuw EU verkoop-land toevoegt in de webwinkel. Je hoeft in de lijst alleen de Europese BTW percentages te configureren van de landen die je in de webwinkel hebt ingericht.
De BTW codes worden getoond afhankelijk van de contract instellingen.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van betalingen wordt een link gelegd tussen de betaalmethoden in je webwinkel en de tussenrekeningen uit Twinfield. Alle betaalmethoden in je webwinkel worden getoond, echter alleen de door de ondernemer gebruikte betaalmethoden hoeven geconfigureerd te worden.
In de lijst debiteuren staan de Twinfield debiteuren met in de naam de specifieke substring WWF_. Zie deze faq voor meer informatie, als de lijst leeg is.
Bij het doorzetten van betalingen wordt een tussenrekening ingesteld van type Betaalmethoden in Twinfield. Bij het inrichten van de tussenrekeningen is er geen mogelijkheid (meer) om op vaste debiteuren per betaalmethode te boeken.
5.Day-to-day: Vanuit Shopify
Doorzetschema: Shopify werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra er een nieuwe bestelling in je webwinkel wordt aangemaakt of als een bestelling wijzigt. Als de bestelling doorgezet kan worden - dit is afhankelijk van de status - dan plaatst de koppeling de bestelling in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de verwerkersqueue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet. Over het algemeen lopen de queues snel door.
Omdat de Shopify koppeling met webhooks werkt dien je na installatie van de koppeling geen bestellingen met terugwerkende kracht in Shopify meer te importeren. Doe je dit wel, en laad je bijvoorbeeld 500 bestellingen tegelijk in of wijzig je 500 bestellingen van status dan ontvangt ons platform al deze wijzigingen en gaat ze verwerken. Dit is een onevenredige belasting van ons netwerk.
Bij het doorzetten van betalingen controleert de koppeling iedere dag de Shopify bestellingen die succesvol zijn doorgezet naar Twinfield. Als de bestelling een geldige betaling heeft - een transactie met status success - dan zal deze betaling ook worden doorgezet naar Twinfield. Het controleren van Shopify bestellingen wordt zes keer per dag uitgevoerd.
Refunds
Wil je dat de koppeling naast de bestellingen ook de refunds doorzet, dan kun je de status refund en/of partially-refunded aanvinken in het tabblad Configuratie bij Status doorzetten verkopen. Refunds moeten in Shopify correct zijn aangemaakt, dwz dat de refund gedaan moet worden op de regels. Een refund verwerken met alleen een bedrag kan de koppeling helaas niet.
Zie hier voor meer informatie: FAQ.
Let op: Voor refunds gaat de koppeling maximaal 30 dagen terug in de tijd. Ook zet de koppeling een refund alleen door als de koppeling eerder de bestelling waar de refund betrekking op heeft, heeft doorgezet.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
De koppeling zal veel velden uit een Shopify bestelling niet uitlezen of doorzetten naar Twinfield. Met name de note_attribute velden en de custom-velden worden niet meegenomen. De reden is dat verschillende webwinkels deze velden verschillend gebruiken. Omdat onze koppelingen voor alle webwinkeliers moeten werken kunnen we dit niet voor individuele merchants inregelen.
Let speciaal op velden die via een plugin binnen komen. Er is een behoorlijke kans dat de koppeling deze velden niet meeneemt.
Uitwerking veldniveau bestellingen
Velden bestelling
Naam veld | Waarden uit Shopify bestelling |
Bestel-identifier | [id] |
Bestelnummer | Wordt als volgt bepaald:
|
Factuurnummer | Wordt als volgt bepaald:
|
Boekdatum | [created_at] |
Besteldatum | [processed_at] |
Status bestelling | [financial_status] |
Betaalstatus | als de status van de bestelling paid is dan paid, anders geen betaalstatus |
Betaalreferentie | [order_number] |
Affiliatenummer | Wordt als volgt bepaald
|
Valuta | [currency] indien aanwezig |
Betaalmethode | veld [gateway] in [transactions] |
Besteltotaal incl BTW en kortingen | [total_price] |
Totaal BTW bestelling incl kortingen | Waarde in [total_tax], of, als die waarde 0 is, de waarde uit [current_total_tax]. Bij het gebruik van de [current_total_tax] zit een extra controle. De BTW regels in de bestelling moeten optellen tot de waarde in [current_total_tax]. |
Besteltotaal excl BTW en kortingen | Verschil bovenstaande twee regels |
Aanduiding ICP | De koppeling bepaalt als volgt of het om een ICP bestelling gaat:
|
Aanduiding Internationaal | De koppeling bepaalt als volgt of het om een internationale bestelling gaat:
|
Kortingen |
Kortingen worden als volgt bepaald:
|
Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling het veld [line_items]. Er kunnen meerdere bestelregels in de bestelling staan en de koppeling leest deze regels een-voor-een uit. | ||
Naam veld | Waarden uit Shopify bestelregel | |
Productid | [product_id] | |
Aantal | [quantity] | |
SKU | [sku] | |
Omschrijving | [name] | |
BTW percentage |
Het BTW percentage wordt als volgt bepaald:
|
|
Bedragen excl BTW |
De bedragen excl BTW worden als volgt bepaald:
|
|
Bedragen incl BTW |
De bedragen incl BTW worden als volgt bepaald:
|
|
Korting in bestelregel |
De korting in de bestelregel wordt als volgt bepaald:
|
|
BTW code en rekeningen Twinfield | Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. |
Voor het uitlezen van de verzendkosten pakt de koppeling het veld [shipping_lines]. Er kunnen meerdere verzendregels zijn. Wat betreft de naam en het BTW percentage wordt alleen naar de eerste regel gekeken, voor de bedragen worden de bedragen in alle verzendregels opgeteld. In verreweg de meeste gevallen zal er sprake zijn van maximaal 1 regel voor de verzendkosten. | ||
Naam veld | Waarden uit Shopify bestelregel | |
Omschrijving | [title] uit de eerste regel van de verzendkosten | |
BTW percentage | Som van de waarden in veld [rate] uit de [tax_lines] in de eerste regel van de verzendkosten. | |
Verzendkosten excl BTW |
De verzendkosten excl BTW worden als volgt bepaald:
|
|
Verzendkosten incl BTW |
De verzendkosten incl BTW worden als volgt bepaald:
|
|
BTW code en rekeningen Twinfield | Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. |
Naam veld | Waarden uit Shopify klant |
Indien aanwezig [email] anders [contact_email] | |
Factuuradres |
Indien aanwezig op basis van [billing_address] in de Shopify bestelling
Als er geen factuur- en geen verzendadres is dan wordt gekeken naar de informatie in [customer] en [customer][default_address]. |
Verzendadres |
Indien aanwezig op basis van [shipping_address] in de Shopify bestelling
|
BTW nummer |
Het BTW nummer wordt als volgt bepaald:
|
6.Day-to-day: Naar Twinfield
De synchronisatie van gegevens tussen Shopify en Twinfield is als volgt.
Aanmaken transacties
Deze gegevens worden doorgezet naar Twinfield:
Concept boekingen
- Header met daarin:
- Totaalregel:
- Detailregels:
Facturen
- Detailregels:
Aanmaken betalingen
Betalingen uit Shopify worden in Twinfield geimporteerd als memoboekingen. Een memoboeking bestaat uit twee regels:
- Betaalregel met de informatie van de betaling
- Verkoopregel met de informatie uit de verkoopboeking
Afletteren
Na het doorzetten van de betaling zal de koppeling een extra actie doen om de betaling en verkoop af te letteren.
Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Twinfield debiteur gebruikt als debiteur van de Twinfield transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Twinfield. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
7.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Shopify webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Twinfield.
Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.
Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/31/shopify.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/41/twinfield.html.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.