1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Shopify en Factuursturen.
Deze koppeling zorgt dat bestellingen uit de Shopify webwinkel automatisch worden doorgezet naar facturen in Factuursturen. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Bestellingen van één dag kunnen als één factuur in Factuursturen geplaatst worden. Dit kan ingesteld worden tijdens de installatie vanuit Shopify of later aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl.
Bestellingen van één dag kunnen als één factuur in Factuursturen geplaatst worden. Dit kan ingesteld worden tijdens de installatie vanuit Shopify of later aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Factuursturen, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad. De koppeling werkt alleen met de paymentstatus in de Shopify bestelling, waarbij je zelf kunt instellen bij welke statussen de order doorgezet moet worden (bijvoorbeeld 'in verwerking', 'betaald' / 'refund', meerdere statussen zijn mogelijk).
- Een bestelling wordt eenmalig doorgezet naar Factuursturen. Wijzigingen die doorgevoerd worden na het doorzetten van de bestelling worden niet doorgevoerd in het boekhoudsysteem. Eventuele aanpassingen zullen dus via het refund proces in Shopify gedaan moeten worden, of dienen handmatig bijgewerkt te worden in Factuursturen.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
- Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Shopify en in de FAQ voor Factuursturen.
Installeren koppeling
Je installeert deze koppeling vanuit de Shopify Appstore. Als je zoekt op webwinkelfacturen komen onze apps vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe tandwieltje. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Add app. Bij het activeren word je automatisch door de configuratieschermen geleid.
Als je op de knop Add app klikt dan dien je eerst te autoriseren dat de koppeling gegevens uit je webwinkel mag lezen en mogelijk zelfs schrijven. Dit staat in het volgende scherm aangegeven. Ook dien je de maandelijkse bijdrage voor de koppeling goed te keuren. Heb je de maandelijkse bijdrage goedgekeurd dan is de connectie met Shopify gelegd en word je automatisch doorgeleid naar je persoonlijke dashboard.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Belangrijk: Is de koppeling eenmaal geinstalleerd, log dan altijd in op het dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, en niet vanuit de appstore.
Er is een 30-dagen gratis proefperiode.
De koppeling is een realtime koppeling. Als een bestelling een bepaalde status heeft gekregen wordt deze zo snel mogelijk naar je boekhoudsysteem doorgezet.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Je installeert deze koppeling vanuit de Shopify Appstore. Als je zoekt op webwinkelfacturen komen onze apps vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe tandwieltje. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Add app. Bij het activeren word je automatisch door de configuratieschermen geleid.
Als je op de knop Add app klikt dan dien je eerst te autoriseren dat de koppeling gegevens uit je webwinkel mag lezen en mogelijk zelfs schrijven. Dit staat in het volgende scherm aangegeven. Ook dien je de maandelijkse bijdrage voor de koppeling goed te keuren. Heb je de maandelijkse bijdrage goedgekeurd dan is de connectie met Shopify gelegd en word je automatisch doorgeleid naar je persoonlijke dashboard.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Belangrijk: Is de koppeling eenmaal geinstalleerd, log dan altijd in op het dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, en niet vanuit de appstore.
Er is een 30-dagen gratis proefperiode.
De koppeling is een realtime koppeling. Als een bestelling een bepaalde status heeft gekregen wordt deze zo snel mogelijk naar je boekhoudsysteem doorgezet.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Uitschakelen koppeling
Indien je de koppeling wilt beeindigen kan dat eenvoudig door de app in je backend te verwijderen uit de appstore.
Stap je over naar een ander boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? Dan kun je de nieuwe app vanuit de appstore in je backend installeren. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van de oude koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Stap je over naar een ander webwinkelsysteem? Via onze koppelingen-pagina kun je zien of je deze vanuit de desbetreffende appstore installeert, of dmv een installatie-link.
Is de installatie gelukt, maar zie je in het dashboard van de koppeling nog wel de oude licentiesleutel staan als je op het dropdown pijltje naast de sleutel klikt (terwijl die app/sleutel wel is verwijderd)? Stuur ons dan een e-mail met het verzoek de oude sleutel te verwijderen.
Indien je de koppeling wilt beeindigen kan dat eenvoudig door de app in je backend te verwijderen uit de appstore.
Stap je over naar een ander boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? Dan kun je de nieuwe app vanuit de appstore in je backend installeren. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van de oude koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Stap je over naar een ander webwinkelsysteem? Via onze koppelingen-pagina kun je zien of je deze vanuit de desbetreffende appstore installeert, of dmv een installatie-link.
Is de installatie gelukt, maar zie je in het dashboard van de koppeling nog wel de oude licentiesleutel staan als je op het dropdown pijltje naast de sleutel klikt (terwijl die app/sleutel wel is verwijderd)? Stuur ons dan een e-mail met het verzoek de oude sleutel te verwijderen.
2.Hoe de koppeling werkt
Een bestelling uit de Shopify webwinkel wordt doorgezet naar een Factuursturen factuur.
Shopify werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra er een nieuwe bestelling in je webwinkel wordt aangemaakt of als een bestelling wijzigt. Als de bestelling doorgezet kan worden - dit is afhankelijk van de status - dan plaatst de koppeling de bestelling in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de verwerkersqueue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet. Over het algemeen lopen de queues snel door.
Naast de webhooks draait er dagelijks een bezemwagen. Dit betekent de koppeling dagelijks controleert of alle webhooks correct zijn binnengekomen. Zijn er webhooks gemist dan worden die bestellingen alsnog opgehaald en doorgezet.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Shopify werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra er een nieuwe bestelling in je webwinkel wordt aangemaakt of als een bestelling wijzigt. Als de bestelling doorgezet kan worden - dit is afhankelijk van de status - dan plaatst de koppeling de bestelling in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de verwerkersqueue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet. Over het algemeen lopen de queues snel door.
Naast de webhooks draait er dagelijks een bezemwagen. Dit betekent de koppeling dagelijks controleert of alle webhooks correct zijn binnengekomen. Zijn er webhooks gemist dan worden die bestellingen alsnog opgehaald en doorgezet.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Bij het doorzetten van dagomzet maakt de koppeling een dagfactuur aan met de verkopen van de voorgaande dag. Hierbij kan op BTW tarieven gesplists worden of op basis van categorieen.
Let op: Buitenlandse bestellingen zijn nooit onderdeel van de dagfactuur. Buitenlandse bestellingen zijn bestellingen die geleverd worden buiten het land van de webwinkel. Indien gekozen wordt voor een dagfactuur kunnen betalingen niet meer apart worden doorgezet. Die optie vervalt.
Let op: Buitenlandse bestellingen zijn nooit onderdeel van de dagfactuur. Buitenlandse bestellingen zijn bestellingen die geleverd worden buiten het land van de webwinkel. Indien gekozen wordt voor een dagfactuur kunnen betalingen niet meer apart worden doorgezet. Die optie vervalt.
Controle vooraf bestellingen
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Shopify bestelling uit:
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Shopify bestelling uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Shopify bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
- Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Factuursturen bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.
Doorzetten bestellingen
Het doorzetten van een Shopify bestelling naar Factuursturen gebeurt in twee stappen:
Het doorzetten van een Shopify bestelling naar Factuursturen gebeurt in twee stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Factuursturen aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- De Factuursturen factuur wordt aangemaakt en doorgezet.
Controle achteraf
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Factuursturen is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Shopify bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Factuursturen een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Factuursturen verderop in de handleiding.
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Factuursturen is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Shopify bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Factuursturen een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Factuursturen verderop in de handleiding.
3.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
De koppeling tussen Shopify en Factuursturen installeer je vanuit de Appstore van Shopify. Als eerste wordt de koppeling met je webwinkel gelegd en autoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen.
Tijdens de installatie kun je kiezen voor dagomzet, maar je kunt dit ook later bij ons aanvragen.
Het activeren van de koppeling gaat nu verder met:
1. Het accepteren van de voorwaarden.
2. Het leggen van de connectie met Factuursturen. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Factuursturen administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. De configuratie zelf.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Het activeren van de koppeling gaat nu verder met:
1. Het accepteren van de voorwaarden.
2. Het leggen van de connectie met Factuursturen. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Factuursturen administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. De configuratie zelf.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Accepteren voorwaarden
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
Authenticatie Factuursturen
Je legt de connectie met Factuursturen via je gebruikersnaam en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Factuursturen. Je kunt de gebruikersnaam en API sleutel invullen in het popup window.
Status doorzetten
Je kunt aangeven bij welke statussen bestellingen moeten worden doorgezet naar Factuursturen. Je kunt meerdere statussen aanvinken. De koppeling zal bestellingen nooit dubbel doorzetten. De koppeling is daartegen beveiligd.
Je kunt aangeven bij welke statussen bestellingen moeten worden doorgezet naar Factuursturen. Je kunt meerdere statussen aanvinken. De koppeling zal bestellingen nooit dubbel doorzetten. De koppeling is daartegen beveiligd.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij Factuursturen worden de BTW percentages gebruikt zoals deze in de bestellingen staan. Het is niet mogelijk om aparte BTW tarieven en grootboekrekeningen in te stellen.
Bij Factuursturen worden de BTW percentages gebruikt zoals deze in de bestellingen staan. Het is niet mogelijk om aparte BTW tarieven en grootboekrekeningen in te stellen.
4.Day-to-day: Vanuit Shopify
Doorzetschema: Shopify werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra er een nieuwe bestelling in je webwinkel wordt aangemaakt of als een bestelling wijzigt. Als de bestelling doorgezet kan worden - dit is afhankelijk van de status - dan plaatst de koppeling de bestelling in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de verwerkersqueue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet. Over het algemeen lopen de queues snel door.
Als een besteling eenmaal is doorgezet kan deze niet nogmaals worden doorgezet. Een bestelling die in de webwinkel wordt gewijzigd nadat deze is doorgezet wordt niet aangepast in Factuursturen.
De koppeling doet een extra controle voor bestellingen in de Shopify webwinkel die worden ingeladen vanuit Bol.com of Amazon. Dit inladen gebeurt via een externe app die de Shopify merchant kan inschakelen. Voor deze geimporteerde bestellingen doet de koppeling een extra controle of de BTW aanwezig is in de bestelling. Zo niet, dan zal de bestelling niet doorgezet worden. Zie onze FAQ voor meer informatie.
Oude bestellingen doorzetten
Het is mogelijk om bestellingen die al in de Shopify webwinkel staan via een migratie door te zetten. Je kunt dit aanvragen via webcare@webwinkelfacturen.nl. We vragen hier een bescheiden vergoeding voor. Bestellingen van langer dan twee jaar geleden kunnen we niet doorzetten.
Let op: Omdat de Shopify koppeling met webhooks werkt dien je na activatie van de koppeling geen bestellingen met terugwerkende kracht in je Shopify webwinkel te importeren. Doe je dit wel, en laad je bijvoorbeeld 500 bestellingen tegelijk in of wijzig je 500 bestellingen van status dan ontvangt ons platform al deze wijzigingen en gaat ze verwerken. Dit is een onevenredige belasting van ons netwerk.
Doorzetten dagomzet
Bij het doorzetten van dagomzet haalt de koppeling in de ochtend de bestellingen op van de voorgaande dag. Alleen bestellingen met hetzelfde leverland als het land van de webwinkel komen in aanmerking voor dagomzet. Na het ophalen van de bestellingen wordt een dagfactuur aangemaakt en in Factuursturen geplaatst.
Als een besteling eenmaal is doorgezet kan deze niet nogmaals worden doorgezet. Een bestelling die in de webwinkel wordt gewijzigd nadat deze is doorgezet wordt niet aangepast in Factuursturen.
De koppeling doet een extra controle voor bestellingen in de Shopify webwinkel die worden ingeladen vanuit Bol.com of Amazon. Dit inladen gebeurt via een externe app die de Shopify merchant kan inschakelen. Voor deze geimporteerde bestellingen doet de koppeling een extra controle of de BTW aanwezig is in de bestelling. Zo niet, dan zal de bestelling niet doorgezet worden. Zie onze FAQ voor meer informatie.
Oude bestellingen doorzetten
Het is mogelijk om bestellingen die al in de Shopify webwinkel staan via een migratie door te zetten. Je kunt dit aanvragen via webcare@webwinkelfacturen.nl. We vragen hier een bescheiden vergoeding voor. Bestellingen van langer dan twee jaar geleden kunnen we niet doorzetten.
Let op: Omdat de Shopify koppeling met webhooks werkt dien je na activatie van de koppeling geen bestellingen met terugwerkende kracht in je Shopify webwinkel te importeren. Doe je dit wel, en laad je bijvoorbeeld 500 bestellingen tegelijk in of wijzig je 500 bestellingen van status dan ontvangt ons platform al deze wijzigingen en gaat ze verwerken. Dit is een onevenredige belasting van ons netwerk.
Doorzetten dagomzet
Bij het doorzetten van dagomzet haalt de koppeling in de ochtend de bestellingen op van de voorgaande dag. Alleen bestellingen met hetzelfde leverland als het land van de webwinkel komen in aanmerking voor dagomzet. Na het ophalen van de bestellingen wordt een dagfactuur aangemaakt en in Factuursturen geplaatst.
Refunds
Wil je dat de koppeling naast de bestellingen ook de refunds doorzet, dan kun je de status refund of partially_refunded aanvinken in het tabblad Configuratie bij Status doorzetten verkopen. Refunds moeten in Shopify correct zijn aangemaakt, dwz dat de refund gedaan moet worden op de regels. Een refund verwerken met alleen een bedrag kan de koppeling helaas niet. Zie hier voor meer informatie: FAQ.
Let op: Voor refunds gaat de koppeling maximaal 30 dagen terug in de tijd. Ook zet de koppeling een refund alleen door als de koppeling eerder de bestelling waar de refund betrekking op heeft, heeft doorgezet.
Wil je dat de koppeling naast de bestellingen ook de refunds doorzet, dan kun je de status refund of partially_refunded aanvinken in het tabblad Configuratie bij Status doorzetten verkopen. Refunds moeten in Shopify correct zijn aangemaakt, dwz dat de refund gedaan moet worden op de regels. Een refund verwerken met alleen een bedrag kan de koppeling helaas niet. Zie hier voor meer informatie: FAQ.
Let op: Voor refunds gaat de koppeling maximaal 30 dagen terug in de tijd. Ook zet de koppeling een refund alleen door als de koppeling eerder de bestelling waar de refund betrekking op heeft, heeft doorgezet.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
De koppeling zal veel velden uit een Shopify bestelling niet uitlezen of doorzetten naar Factuursturen. Met name de note_attribute velden en de custom-velden worden niet meegenomen. De reden is dat verschillende webwinkels deze velden verschillend gebruiken. Omdat onze koppelingen voor alle webwinkeliers moeten werken kunnen we dit niet voor individuele merchants inregelen.
Let speciaal op velden die via een plugin binnen komen. Er is een behoorlijke kans dat de koppeling deze velden niet meeneemt.
De koppeling zal veel velden uit een Shopify bestelling niet uitlezen of doorzetten naar Factuursturen. Met name de note_attribute velden en de custom-velden worden niet meegenomen. De reden is dat verschillende webwinkels deze velden verschillend gebruiken. Omdat onze koppelingen voor alle webwinkeliers moeten werken kunnen we dit niet voor individuele merchants inregelen.
Let speciaal op velden die via een plugin binnen komen. Er is een behoorlijke kans dat de koppeling deze velden niet meeneemt.
Uitwerking veldniveau bestellingen
Uitwerking Shopify bestelling. +-
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bestellingen. Aan de orde komen de algemene waarden in de bestelling, de bestelregels, de verzendkosten en de debiteurgegevens. | ||
Naam veld | Waarden uit Shopify bestelling | |
Bestel-identifier | [id] | |
Bestelnummer | Wordt als volgt bepaald:
|
|
Factuurnummer | Wordt als volgt bepaald:
|
|
Boekdatum | [created_at] | |
Besteldatum | [processed_at] | |
Status bestelling | [financial_status] | |
Betaalstatus | als de status van de bestelling paid is dan paid, anders geen betaalstatus | |
Betaalreferentie | [order_number] | |
Affiliatenummer | Wordt als volgt bepaald
|
|
Valuta | [currency] indien aanwezig | |
Betaalmethode | veld [gateway] in [transactions] | |
Besteltotaal incl BTW en kortingen | [total_price] | |
Totaal BTW bestelling incl kortingen | Waarde in [total_tax], of, als die waarde 0 is, de waarde uit [current_total_tax]. Bij het gebruik van de [current_total_tax] zit een extra controle. De BTW regels in de bestelling moeten optellen tot de waarde in [current_total_tax]. | |
Besteltotaal excl BTW en kortingen | Verschil bovenstaande twee regels | |
Aanduiding ICP | De koppeling bepaalt als volgt of het om een ICP bestelling gaat:
|
|
Aanduiding Internationaal | De koppeling bepaalt als volgt of het om een internationale bestelling gaat:
|
|
Kortingen |
Kortingen worden als volgt bepaald:
|
Uitwerking Shopify bestelregels. +-
Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling het veld [line_items]. Er kunnen meerdere bestelregels in de bestelling staan en de koppeling leest deze regels een-voor-een uit. | ||
Naam veld | Waarden uit Shopify bestelregel | |
Productid | [product_id] | |
categoyid | Catgory die bij het product hoort | |
Aantal | [quantity] | |
SKU | [sku] | |
Omschrijving | [name] | |
BTW percentage |
Het BTW percentage wordt als volgt bepaald:
|
|
Bedragen excl BTW |
De bedragen excl BTW worden als volgt bepaald:
|
|
Bedragen incl BTW |
De bedragen incl BTW worden als volgt bepaald:
|
|
Korting in bestelregel |
De korting in de bestelregel wordt als volgt bepaald:
|
|
BTW code en rekeningen Factuursturen | Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. Bij het doorzetten op categorieen wordt de omzetrekening van de category gebruikt. Deze kan ingesteld worden via het dashboard. |
Uitwerking Shopify verzendkosten. +-
Voor het uitlezen van de verzendkosten pakt de koppeling het veld [shipping_lines]. Er kunnen meerdere verzendregels zijn. Wat betreft de naam en het BTW percentage wordt alleen naar de eerste regel gekeken, voor de bedragen worden de bedragen in alle verzendregels opgeteld. In verreweg de meeste gevallen zal er sprake zijn van maximaal 1 regel voor de verzendkosten. | ||
Naam veld | Waarden uit Shopify bestelregel | |
Omschrijving | [title] uit de eerste regel van de verzendkosten | |
BTW percentage | Som van de waarden in veld [rate] uit de [tax_lines] in de eerste regel van de verzendkosten. | |
Verzendkosten excl BTW |
De verzendkosten excl BTW worden als volgt bepaald:
|
|
Verzendkosten incl BTW |
De verzendkosten incl BTW worden als volgt bepaald:
|
|
BTW code en rekeningen Factuursturen | Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. |
Uitwerking Shopify klant. +-
Naam veld | Waarden uit Shopify klant |
Indien aanwezig [email] anders [contact_email] | |
Factuuradres |
Indien aanwezig op basis van [billing_address] in de Shopify bestelling
Als er geen factuur- en geen verzendadres is dan wordt gekeken naar de informatie in [customer] en [customer][default_address]. |
Verzendadres |
Indien aanwezig op basis van [shipping_address] in de Shopify bestelling
|
BTW nummer |
Het BTW nummer wordt als volgt bepaald:
|
5.Day-to-day: Naar Factuursturen
Facturen
Facturen worden niet automatisch verstuurd door Factuursturen. Neem contact met ons op als je wel wil dat facturen automatisch verstuurd worden.
Facturen worden niet automatisch verstuurd door Factuursturen. Neem contact met ons op als je wel wil dat facturen automatisch verstuurd worden.
Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Factuursturen debiteur gebruikt als debiteur van de Factuursturen transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Factuursturen. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Factuursturen debiteur gebruikt als debiteur van de Factuursturen transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Factuursturen. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Producten
De koppeling maakt geen producten aan in Factuursturen.
De koppeling maakt geen producten aan in Factuursturen.
Automatisch versturen facturen
De koppeling maakt de factuur aan in Factuursturen, maar zal de factuur niet automatisch versturen naar de debiteur. Het is wel mogelijk om een factuur-layout in te stellen. Dat kan via het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, tab Configuratie.
De koppeling maakt de factuur aan in Factuursturen, maar zal de factuur niet automatisch versturen naar de debiteur. Het is wel mogelijk om een factuur-layout in te stellen. Dat kan via het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, tab Configuratie.
Uitwerking veldniveau Factuursturen
Uitwerking op veld-niveau Factuursturen factuur. +-

Naam | Voorbeeld | Opmerking |
clientnr | 647 | Factuursturen klant-id |
action | send | |
sendmethod | mail- Handmatig (default), of aanvraag email - automatisch versturen factuur | |
profile | 1 | |
sent | 2023-02-13 | besteldatum |
alreadypaid | full | |
Paid price | Bedrag verkoop als deze status betaald heeft | |
reference | ||
line1 | bestelnummer: 367439 | bestelnummer of factuurnummer |
line2 | Betaalmethode: Kredietkaart | indien naam van de betaalmethode aanwezig is |
lines | ||
Aantal | 1 | |
omschrijving | Bed Boxspring | |
tax_rate | 21.00 | BTW percentage |
price | 249.00 | Afhankelijk van het BTW type van de debiteur wordt de eenheidsprijs incl of excl BTW gebruikt. |
Uitwerking op veld-niveau Factuursturen klant. +-
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Contact | [voornaam][achternaam] | |
showcontact | true | |
company | [company] | |
address | [address1] [address2] [huisnummer] | |
postcode | [zipcode] | |
stad | [city] | |
land | [country] |
Als het stringlengte van [country] gelijk aan 2 of 3 is, dan land = [countryname]. Als land niet is meegegeven, dan wordt er standaard Nederland meegegven. |
telefoonnummer | [telnr] | |
mobiel | [mobiel] | |
[email] | ||
bankcode | standaard leeg. | |
btwnummer | [btwnummer] | |
tax_shifted | false | |
sendmethod | [mail] |
Als sendinvoice gelijk is aan debtorsend, dan is het sendmethod=[email]. Anders altijd [mail]. |
paymentmethod | 'bank' | |
mailintro | Geachte [voornaam][achternaam] | |
reference | Bedankt voor uw bestelling | |
notes_on_invoice | false | |
tax_type | [extax] | Als er priceincltax wordt meegegeven dan tax_type = [intax], anders is het altijd [extax]. |
6.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Uitleg tabs dashboard
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Shopify webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Factuursturen.Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Via de blauwe Verwerk knop kun je de bestelling (opnieuw) aanbieden. Via de rode Meld probleem knop kun je een ticket bij ons aanmaken.
Bij Dashboard >> Open staan de bestellingen die nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails en de koppeling stopzetten.
Wat als bestellingen missen in Factuursturen
Als bestellingen ontbreken in Factuursturen adviseren we je de volgende stappen te doorlopen:- Log in op het dashboard: https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. De gebruikersnaam en het wachtwoord staan in de registratie email.
- Ga naar tab Fouten en kijk of de bestelling daar staat. Het kan zijn dat je de zoekperiode moet aanpassen als de
bestelling van een eerdere maand is. Als je de bestelling in dit overzicht vindt:
- Bekijk de foutcode en controleer of je die zelf op kunt lossen.
- Zo ja los het probleem op en klik op de blauwe knop Verwerk om de bestelling opnieuw aan te bieden.
- Zo nee gebruik de rode knop Meld probleem om een ticket bij ons aan te maken.
- Let op bij meerdere fouten hoe je maar 1 of 2 keer een ticket aan te maken. Wij zien vanzelf de andere problemen.
- Ga naar tab Rapportage en kijk of de bestelling daar staat. Zo ja dan staat daar vaak een identifier van Factuursturen bij (in het paarse deel van het overzicht) waarmee je de bestelling kunt zoeken.
- Ga naar tab Open en kijk of de bestelling daar staat.
- Mocht je er niet uitkomen, dan kun je altijd via de groene Vraag het ons knop een ticket bij ons aanmaken.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/31/shopify.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/20/factuursturen.html.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.