shopify - eboekhouden: Handleiding

1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Shopify en e-Boekhouden.

Deze koppeling zorgt dat bestellingen uit de Shopify webwinkel automatisch worden doorgezet naar mutaties of facturen in e-Boekhouden. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie. Het is ook mogelijk om betalingen voor de Shopify bestellingen door te zetten naar e-Boekhouden. Dit kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor deze optie worden extra kosten in rekening gebracht.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende

Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in e-Boekhouden, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Shopify en in de FAQ voor e-Boekhouden.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Installeren koppeling
Je installeert deze koppeling vanuit de Shopify Appstore. Als je zoekt op webwinkelfacturen komen onze apps vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe tandwieltje. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Add app. Bij het activeren word je automatisch door de configuratieschermen geleid.

Als je op de knop Add app klikt dan dien je eerst te autoriseren dat de koppeling gegevens uit je webwinkel mag lezen en mogelijk zelfs schrijven. Dit staat in het volgende scherm aangegeven. Ook dien je de maandelijkse bijdrage voor de koppeling goed te keuren. Heb je de maandelijkse bijdrage goedgekeurd dan is de connectie met Shopify gelegd en word je automatisch doorgeleid naar je persoonlijke dashboard.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.

Belangrijk: Is de koppeling eenmaal geinstalleerd, log dan altijd in op het dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, en niet vanuit de appstore.

Er is een 30-dagen gratis proefperiode.

De koppeling is een realtime koppeling. Als een bestelling een bepaalde status heeft gekregen wordt deze zo snel mogelijk naar je boekhoudsysteem doorgezet.

Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.

Uitschakelen koppeling
Indien je de koppeling wilt beeindigen kan dat eenvoudig door de app in je backend te verwijderen uit de appstore.

Stap je over naar een ander boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? Dan kun je de nieuwe app vanuit de appstore in je backend installeren. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van de oude koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.

Stap je over naar een ander webwinkelsysteem? Via onze koppelingen-pagina kun je zien of je deze vanuit de desbetreffende appstore installeert, of dmv een installatie-link.

Is de installatie gelukt, maar zie je in het dashboard van de koppeling nog wel de oude licentiesleutel staan als je op het dropdown pijltje naast de sleutel klikt (terwijl die app/sleutel wel is verwijderd)? Stuur ons dan een e-mail met het verzoek de oude sleutel te verwijderen.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de Shopify webwinkel wordt doorgezet naar een e-Boekhouden mutatie of factuur. Standaard zet de koppeling door naar mutaties. De optie facturen kun je aanvragen via webcare@webwinkelfacturen.nl.

Shopify werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra er een nieuwe bestelling in je webwinkel wordt aangemaakt of als een bestelling wijzigt. Als de bestelling doorgezet kan worden - dit is afhankelijk van de status - dan plaatst de koppeling de bestelling in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de verwerkersqueue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet. Over het algemeen lopen de queues snel door.

Naast de webhooks draait er dagelijks een bezemwagen. Dit betekent de koppeling dagelijks controleert of alle webhooks correct zijn binnengekomen. Zijn er webhooks gemist dan worden die bestellingen alsnog opgehaald en doorgezet.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Controle vooraf bestellingen
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Shopify bestelling uit:

Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Shopify bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in e-Boekhouden bestaat.
Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.

Controle vooraf betalingen
Een betaling wordt alleen toegevoegd als de status van de betaling succes is. Een betaling wordt alleen doorgezet als eerst de bijbehorende bestelling is doorgezet.

Doorzetten bestellingen
Het doorzetten van een Shopify bestelling naar e-Boekhouden gebeurt in drie stappen:

De klant-gegevens naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer.
- a) Bij de optie e-Boekhouden mutaties geeft de koppeling alle debiteur-gegevens mee en verwerkt e-Boekhouden zelf de debiteur.
- b) Bij de optie facturen kijkt de koppeling eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in e-Boekhouden. Voor een nieuwe debiteur moeten we een veld Code meegeven. Dit wordt het debiteurnummer in e-Boekhouden. We zetten hierbij nooit het debiteurnummer uit de webwinkel door. Het is een default waarde die gelijk is aan yyyymmddHHmmss, dus de datum en de tijd in seconden. Matching van debiteuren tussen Shopify en e-Boekhouden vindt plaats op emailadres.
Producten Bij de optie facturen gebruikt de koppeling de SKU in de factuurregels. Is dit product niet aanwezig in e-Boekhouden dan zal e-Boekhouden de factuur weigeren of op een willekeurig product boeken. Helaas kan de koppeling geen nieuwe producten aanmaken in e-Boekhouden.
De e-Boekhouden transactie (mutatie, factuur) wordt aangemaakt en doorgezet.

Stappen doorzetten betaling
Bij het doorzetten van betalingen haalt de koppeling de mutatie op uit e-Boekhouden die is aangemaakt op basis van de gerelateerde verkoop. De koppeling controleert of deze mutatie nog open staat. Zo ja dan maakt de koppeling de betaalmutatie aan.

Controle achteraf
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van e-Boekhouden is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Shopify bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft e-Boekhouden een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Bij het doorsturen van de betaling wordt ook de betaling geregistreerd zodat deze niet nog eens kan worden doorgezet. Ook betalingen kunnen nagekeken worden via het dashboard.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar e-Boekhouden verderop in de handleiding.

3.Nodig: e-Boekhouden.nl codes

Om de koppeling met e-Boekhouden.nl te leggen zijn er speciale codes nodig. Deze zijn:
- Een gebruikersnaam
- Beveiligingscode 1
- Beveiligingscode 2

Lees meer Nodig eBoekhouden.nl ....

Lees minder Nodig eBoekhouden.nl ....

De gebruikersnaam is de gebruikersnaam waarmee je inlogt. De beveiligingscode vind je bij de Instellingen. Ga naar Beheer > Instellingen > Webwinkelfacturen. Je ziet dan de twee beveiligingscodes staan. Deze codes vul je in de volgende stap in.

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

De koppeling tussen Shopify en e-Boekhouden installeer je vanuit de Appstore van Shopify. Als eerste wordt de koppeling met je webwinkel gelegd en autoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen. Uitleg staat in paragraaf Installeren koppeling in hoofdstuk 1.

Het activeren van de koppeling gaat nu verder met:
1. Het accepteren van de voorwaarden.
2. Het leggen van de connectie met e-Boekhouden. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie e-Boekhouden administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. De configuratie zelf.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...

Accepteren voorwaarden
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie e-Boekhouden.nl
Het rode bolletje en de rode Connect knop bij e-Boekhouden op het Configuratie-scherm geeft aan dat de connectie met e-Boekhouden nog niet geldig is. Om de connectie te activeren klik je op de rode Connect knop. Je ziet dan een scherm met daarin de velden voor een gebruikersnaam en twee beveiligingscodes. Hier vul je de gebruikersnaam en de twee beveiligingscodes in die je in de vorige sectie hebt bepaald.

Status doorzetten
Je kunt aangeven bij welke statussen bestellingen moeten worden doorgezet naar e-Boekhouden. Je kunt meerdere statussen aanvinken. De koppeling zal bestellingen nooit dubbel doorzetten. De koppeling is daartegen beveiligd.

Factuurlayout
Voor e-Boekhouden facturen moet een factuursjabloon worden meegegeven. Helaas kan de koppeling de factuursjablonen in de e-Boekhouden administratie niet ophalen. Daarom gebruikt de koppeling als default de naam Factuursjabloon. Wil je een ander factuursjabloon gebruiken dan kun je de naam van het sjabloon invullen als je op Wijzigen klikt.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in e-Boekhouden. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

OSS-instellingen
Indien jullie te maken hebben met OSS - nieuwe regelgeving vanaf 1 juli 2021 - dan kan die via als volgt ingesteld worden.

Maak je gebruik van de NL BTW tarieven, dan blijft gelden:
- in de kolom BTW Code de BTW code met het betreffende percentage
- in de kolom omzetrekening een omzetrekening voor de netto-omzet, de betaal- en verzendkosten
- de kolom BTW-rekening heeft in dit geval geen functie

Reken je in de webwinkel met BTW percentages van het afleverland vul dan het volgende in:
Per EU land, behalve NL
- in de kolom BTW code de BTW code BTW_OSS
- in de kolom BTW rekening een Balansrekening voor de af te dragen BTW in het betreffende land
- in de kolom omzetrekening een omzetrekening voor de netto-omzet, de betaal- en verzendkosten

Alleen bij gebruik van BTW code BTW_OSS, zal de boeking plaatsvinden aan de hand van de ingestelde BTW rekening in de Configuratie. Bij de andere codes wordt de BTW rekening bepaald in e-boekhouden aan de hand van de code.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je e-Boekhouden administratie. Bestellingen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij een ICP bestelling moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling altijd een debiteur aangemaakt in e-Boekhouden.

Let op: Helaas staat Shopify ons niet toe om de betaalmethoden uit te lezen uit die je in je webwinkel gebruikt. Daarom werken wij met een vaste lijst betaalmethoden. Het kan zijn dat er betaalmethoden tussen staan die jullie niet gebruiken en dat er betaalmethoden niet in staan die jullie wel gebruiken. Hier is een workaround voor, beschreven in deze faq.

Deze optie is alleen beschikbaar bij doorzetten naar Facturen.

Inrichten betaalmethoden op tussenrekeningen
Bij het doorzetten van betalingen wordt een tussenrekening ingesteld van type Betaalmethoden in e-Boekhouden. Bij het inrichten van de tussenrekeningen is er geen mogelijkheid om op vaste debiteuren per betaalmethode te boeken.

5.Day-to-day: Vanuit Shopify

Doorzetschema: Shopify werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra er een nieuwe bestelling in je webwinkel wordt aangemaakt of als een bestelling wijzigt. Als de bestelling doorgezet kan worden - dit is afhankelijk van de status - dan plaatst de koppeling de bestelling in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de verwerkersqueue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet. Over het algemeen lopen de queues snel door.

De koppeling doet een extra controle voor bestellingen in de Shopify webwinkel die worden ingeladen vanuit Bol.com of Amazon. Dit inladen gebeurt via een externe app die de Shopify merchant kan inschakelen. Voor deze geimporteerde bestellingen doet de koppeling een extra controle of de BTW aanwezig is in de bestelling. Zo niet, dan zal de bestelling niet doorgezet worden. Zie onze FAQ voor meer informatie.

Omdat de Shopify koppeling met webhooks werkt dien je na installatie van de koppeling geen bestellingen met terugwerkende kracht in Shopify meer te importeren. Doe je dit wel, en laad je bijvoorbeeld 500 bestellingen tegelijk in of wijzig je 500 bestellingen van status dan ontvangt ons platform al deze wijzigingen en gaat ze verwerken. Dit is een onevenredige belasting van ons netwerk.

Betalingen (indien geactiveerd)
Bij het doorzetten van betalingen controleert de koppeling iedere dag de Shopify bestellingen die succesvol zijn doorgezet naar e-Boekhouden. Als de bestelling een geldige betaling heeft - een transactie met status success - dan zal deze betaling ook worden doorgezet naar e-Boekhouden. Het controleren van Shopify bestellingen wordt zes keer per dag uitgevoerd.

Let op: De koppeling zet GEEN betalingen door voor retouren. Dit omdat betalingen voor retouren vaak niet via de betaalkoppelingen lopen en er daarmee onterechte betalingen in e-Boekhouden zouden komen.

Refunds
Wil je dat de koppeling naast de bestellingen ook de refunds doorzet, dan kun je de status refund of partially_refunded aanvinken in het tabblad Configuratie bij Status doorzetten verkopen. Refunds moeten in Shopify correct zijn aangemaakt, dwz dat de refund gedaan moet worden op de regels. Een refund verwerken met alleen een bedrag kan de koppeling helaas niet. Zie hier voor meer informatie: FAQ.

Let op: Voor refunds gaat de koppeling maximaal 30 dagen terug in de tijd. Ook zet de koppeling een refund alleen door als de koppeling eerder de bestelling waar de refund betrekking op heeft, heeft doorgezet.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
De koppeling zal veel velden uit een Shopify bestelling niet uitlezen of doorzetten naar e-Boekhouden. Met name de note_attribute velden en de custom-velden worden niet meegenomen. De reden is dat verschillende webwinkels deze velden verschillend gebruiken. Omdat onze koppelingen voor alle webwinkeliers moeten werken kunnen we dit niet voor individuele merchants inregelen.

Let speciaal op velden die via een plugin binnen komen. Er is een behoorlijke kans dat de koppeling deze velden niet meeneemt.

Uitwerking veldniveau bestellingen

Uitwerking Shopify bestelling. +-

Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bestellingen. Aan de orde komen de algemene waarden in de bestelling, de bestelregels, de verzendkosten, de debiteurgegevens en de betalingen.
Naam veld	Waarden uit Shopify bestelling
Bestel-identifier	[id]
Bestelnummer	Wordt als volgt bepaald: Als de merchant een default prefix heeft ingevuld dan begint het bestelnummer met deze prefix. Shopify webwinkeliers gebruiken deze prefixen om een onderscheid te maken tussen verschillende webwinkels als zij vanuit meerdere webwinkels verkopen. De prefixen zijn NIET bedoeld om een onderscheid in jaartallen te maken. Het veld [order_number] wordt toegevoegd Als het veld [name] is ingevuld in de bestelling en de waarde van [name] geen onderdeel is van het veld [order_number] dan wordt - [name] toegevoegd aan de bestelling Voorbeeld: Als een prefix WW1- is ingesteld, en de bestelling [order_number] 5374 heeft en [name] BOL - 1234567 dan wordt het volledige bestelnummer WW1-5374 - BOL - 1234567.
Factuurnummer	Wordt als volgt bepaald: Als voor de Shopify merchant is ingesteld dat het Payment-id gebruikt moet worden dan wordt het factuurnummer gelijk gesteld aan het payment-id. Deze optie kan bijvoorbeeld gebruikt worden om het Mollie transactie-id uit de bestelling door te zetten naar het boekhoudsysteem. In alle andere gevallen wordt het factuurnummer gelijkgesteld aan het Shopify checkout-id
Boekdatum	[created_at]
Besteldatum	[processed_at]
Status bestelling	[financial_status]
Betaalstatus	als de status van de bestelling paid is dan paid, anders geen betaalstatus
Betaalreferentie	[order_number]
Affiliatenummer	Wordt als volgt bepaald Indien aanwezig wordt het payment_id uit de [transactions] van de Shopify bestelling gebruikt gebruikt Als deze payment_id aanwezig is dan wordt gecontroleerd of ergens in de note_attributes van de bestelling een referentie naar een Bol voorkomt en wordt de waarde die daar staat toegevoegd aan het affiliatenummer. Dit laatste is vaak niet nodig omdat de Bol referentie ook in de [name] van de bestelling voor komt.
Valuta	[currency] indien aanwezig
Betaalmethode	veld [gateway] in [transactions]
Besteltotaal incl BTW en kortingen	[total_price]
Totaal BTW bestelling incl kortingen	Waarde in [total_tax], of, als die waarde 0 is, de waarde uit [current_total_tax]. Bij het gebruik van de [current_total_tax] zit een extra controle. De BTW regels in de bestelling moeten optellen tot de waarde in [current_total_tax].
Besteltotaal excl BTW en kortingen	Verschil bovenstaande twee regels
Aanduiding ICP	De koppeling bepaalt als volgt of het om een ICP bestelling gaat: Als de merchant marge heeft ingesteld dan is het nooit een ICP bestelling Als het leveradres bekend is dan wordt het land uit het leveradres gebruikt om te bepalen of het een ICP bestelling is. Is het leverland niet bekend dan wordt het land in het factuuradres gebruikt. Als het land geen EU land is dan is het geen ICP bestelling Als het land gelijk is aan het land van de webwinkel is het geen ICP bestelling. Dus een bestelling naar een Nederlands adres uit een Nederlandse webwinkel is nooit een ICP bestelling. Op dezelfde manier is een bestelling naar een Belgisch adres uit een Belgische webwinkel ook nooit een ICP bestelling. Als het besteltotaal gelijk is aan 0 dan is het nooit een ICP bestelling. De reden is dat het niet te bepalen is bij een 0-euro bestelling waarom de bestelling 0-euro BTW heeft. Is dat omdat het om ICP gaat of niet. Voor ICP bestellingen is een BTW nummer verplicht. Om deze extra restrictie te omzeilen bepaalt de koppeling dat bij een 0-euro bestelling ICP niet van toepassing is. Als de BTW ongelijk is aan 0, met of zonder korting dan is het nooit een ICP bestelling In alle andere gevallen gaat het om een ICP bestelling.
Aanduiding Internationaal	De koppeling bepaalt als volgt of het om een internationale bestelling gaat: Als het leveradres bekend is dan wordt het land uit het leveradres gebruikt om te bepalen of het een ICP bestelling is. Is het leverland niet bekend dan wordt het land in het factuuradres gebruikt. Als het land een EU land is dan is het geen internationale bestelling Als de koppeling een aparte BTW instelling heeft voor het land is het geen internationale bestelling. Dit is bijvoorbeeld van toepassing voor landen als Noorwegen, Zwitserland en het Verenigd Koninkrijk. Als het besteltotaal gelijk is aan 0 dan is het geen internationale bestelling. Van 0-euro bestellingen kan de koppeling de BTW niet goed berekenen. Als de BTW ongelijk is aan 0, met of zonder korting dan is het geen internationale bestelling In alle andere gevallen gaat het om een internationale bestelling.
Kortingen	Kortingen worden als volgt bepaald: Voor alle regels worden de kortingen bij elkaar opgeteld en daarbij wordt ook de korting van de verzendkosten opgeteld Dit bedrag wordt vergeleken met de totale korting op de bestelling - veld [total_discounts] Er wordt een extra kortingsregel toegevoegd met het verschil tussen bovenstaande waarden als dit verschil niet gelijk is aan 0 Vervolgens worden alle kortingsregels gegroepeerd per BTW percentage en worden de BTW codes / rekeningen uit e-Boekhouden bepaald.

Uitwerking Shopify bestelregels. +-

Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling het veld [line_items]. Er kunnen meerdere bestelregels in de bestelling staan en de koppeling leest deze regels een-voor-een uit.
Naam veld	Waarden uit Shopify bestelregel
Productid	[product_id]
Aantal	[quantity]
SKU	[sku]
Omschrijving	[name]
BTW percentage	Het BTW percentage wordt als volgt bepaald: Het veld [taxable] bepaalt of er BTW in rekening is gebracht. Is de waarde leeg of 0 dan is het BTW percentage voor deze regel 0% Als er BTW in rekening is gebracht dan bekijkt de koppeling [tax_lines]. Dit kunnen meerdere regels zijn. De waarde [rate] ongelijk aan 0 wordt gebruikt voor het BTW percentage. Extra opmerking: In de praktijk zal er sprake zijn van slechts 1 BTW regel en het percentage uit die regel zal gebruikt worden.
Bedragen excl BTW	De bedragen excl BTW worden als volgt bepaald: Indien de webwinkel prijzen excl BTW hanteert dan is de regelprijs excl BTW gelijk aan [price] Indien de webwinkel prijzen incl BTW hanteert dan is de regelprijs incl BTW gelijk aan [price]/(1 + btw percentage) Voor de eenheidsprijzen, dus de prijzen per stuk wordt de regelprijs gedeeld door de waarde in het veld [quantity]
Bedragen incl BTW	De bedragen incl BTW worden als volgt bepaald: Indien de webwinkel prijzen incl BTW hanteert dan is de regelprijs incl BTW gelijk aan [price] Indien de webwinkel prijzen excl BTW hanteert dan is de regelprijs excl BTW gelijk aan [price] (1 + btw percentage)* Voor de eenheidsprijzen, dus de prijzen per stuk wordt de regelprijs gedeeld door de waarde in het veld [quantity]
Korting in bestelregel	De korting in de bestelregel wordt als volgt bepaald: Indien het veld [total_discount][ in de regel een waarde ongelijk 0 heeft dan wordt deze waarde als regelkorting gebruikt. Anders kijkt de koppeling naar de waarden in [discount_allocations] en geeft als korting de som van de velden [amount] in deze regels. Ook bij kortingen speelt incl / excl BTW afhankelijk van de instellingen in de webwinkel. Met behulp van het BTW percentage worden de juiste bedragen voor de kortingen incl en excl BTW berekend.
BTW code en rekeningen e-Boekhouden	Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is.

Uitwerking Shopify verzendkosten. +-

Voor het uitlezen van de verzendkosten pakt de koppeling het veld [shipping_lines]. Er kunnen meerdere verzendregels zijn. Wat betreft de naam en het BTW percentage wordt alleen naar de eerste regel gekeken, voor de bedragen worden de bedragen in alle verzendregels opgeteld. In verreweg de meeste gevallen zal er sprake zijn van maximaal 1 regel voor de verzendkosten.
Naam veld	Waarden uit Shopify bestelregel
Omschrijving	[title] uit de eerste regel van de verzendkosten
BTW percentage	Som van de waarden in veld [rate] uit de [tax_lines] in de eerste regel van de verzendkosten.
Verzendkosten excl BTW	De verzendkosten excl BTW worden als volgt bepaald: Indien de webwinkel prijzen excl BTW hanteert dan zijn de verzendkosten excl BTW gelijk aan de som van de velden [price] in de verzendregels. Indien de webwinkel prijzen incl BTW hanteert dan is de regelprijs incl BTW gelijk aan som van de velden [price]/(1 + btw percentage) in de verzendregels.
Verzendkosten incl BTW	De verzendkosten incl BTW worden als volgt bepaald: Indien de webwinkel prijzen excl BTW hanteert dan zijn de verzendkosten excl BTW gelijk aan de som van de velden [price] in de verzendregels. Indien de webwinkel prijzen incl BTW hanteert dan is de regelprijs incl BTW gelijk aan som van de velden [price] (1 + btw percentage)* in de verzendregels.
BTW code en rekeningen e-Boekhouden	Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is.

Uitwerking Shopify klant. +-

Naam veld	Waarden uit Shopify klant
Email	Indien aanwezig [email] anders [contact_email]
Factuuradres	Indien aanwezig op basis van [billing_address] in de Shopify bestelling Voornaam - [first_name] Achternaam - [last_name] Bedrijfsnaam - [company] Adresregel1 - [address1] Adresregel2 - [address2] Postcode - [zip] Telnr - [phone] Plaats - [city] Iso-landcode - [country_code] Land - wordt berekend op de iso-landcode Als er geen factuuradres is en wel een verzendadres dan wordt het factuuradres gelijkgesteld aan het verzendadres. Als er geen factuur- en geen verzendadres is dan wordt gekeken naar de informatie in [customer] en [customer][default_address].
Verzendadres	Indien aanwezig op basis van [shipping_address] in de Shopify bestelling Voornaam - [first_name] Achternaam - [last_name] Bedrijfsnaam - [company] Adresregel1 - [address1] Adresregel2 - [address2] Postcode - [zip] Telnr - [phone] Plaats - [city] Iso-landcode - [country_code] Land - wordt berekend op de iso-landcode Als er geen verzendadres is, dus [shipping_address] komt niet in de bestelling voor dan blijft het verzendadres leeg.
BTW nummer	Het BTW nummer wordt als volgt bepaald: De lijst [note-attributes] wordt per regel uitgelezen. Als de naam gelijk is aan vatnumber, vat_number, vatnr, vat_nr, vatid, vat-id, vat_id of Vat Registration Number dan wordt de waarde die in die regel staat als BTW nummer gebruikt. Als er geen BTW nummer gevonden is controleert de koppeling de informatie in [customer][note]. Als de waarde in [customer][note] een lengte heeft van max 34 characters en de eerste twee letters komen overeen met de eerste 2 of 3 characters van [customer][note] dan wordt dat het BTW nummer. Let op: Voor Griekenland geldt een andere landcode namelijk EL. Hier wordt rekening mee gehouden in deze stap. Als het BTW nummer niet gevonden is dan wordt gekeken of de waarde in [customer][note] wellicht begint met de tekst vat registration number. Zo ja, dan wordt de tekst achter : als BTW nummer genomen. Als er geen BTW nummer gevonden is controleert de koppeling de informatie in [note]. Als de waarde in [customer][note] een lengte heeft van max 34 characters en de eerste twee letters komen overeen met de eerste 2 of 3 characters van [customer][note] dan wordt dat het BTW nummer. Let op: Voor Griekenland geldt een andere landcode namelijk EL. Hier wordt rekening mee gehouden in deze stap. Als er een BTW nummer in 1 van de bovenstaande stappen gevonden is dan controleert de koppeling de geldigheid van het BTW nummer via de VIES controle dienst. Is het een geldig BTW nummer dan wordt het BTW nummer gebruikt, anders blijft het BTW nummer leeg.

Uitwerking Shopify betalingen. +-

Dit wordt gebruikt als betalingen apart worden doorgezet naar e-Boekhouden. Deze optie kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl. Aan deze optie zijn extra kosten verbonden.
Voor het bepalen van de betaalgegevens gebruikt de koppeling het veld [transactions]. Er kunnen voor een bestelling meerdere betalingen zijn gedaan, dus met meerdere betaalmethoden. Op dit moment wordt alleen de eerste betaling gebruikt, dus [transactions][0].
Naam veld	Waarden uit Shopify bestelling
Het betaalde bedrag	[amount]
Valuta	[currency]
Betaalmethode	[gateway]
Status	[status]
Transactie-id	[authorization]
Betaaldatum	[processed_at]

6.Day-to-day: Naar e-Boekhouden.nl

Hieronder staat het aanmaken van nieuwe transacties in e-Boekhouden - facturen of mutaties mutaties - op veldniveau uitgewerkt.

Aanmaken facturen / verkooptransacties
De bestellingen uit Shopify worden in e-Boekhouden geimporteerd als mutaties of facturen. Per bestelling worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.

Bij het aanmaken van een OSS factuur of mutatie in e-Boekhouden verschijnen per regel in de Shopify bestelling twee regels in de e-Boekhouden mutatie / factuur. De eerste regel in de e-Boekhouden mutatie / factuur bevat het bedrag excl BTW en de tweede regel het BTW bedrag. De eerste regel wordt op een omzet rekening geboekt, de tweede regel op een BTW rekening. De omzet en BTW rekeningen zijn in te stellen via tab Configuratie van het dashboard.

Bij het aanmaken van facturen of mutaties kunnen de omschrijvingen en de factuurnummers aangepast worden. Hieronder de mogelijkheden voor het aanmaken van facturen en mutaties in e-Boekhouden.nl.

Bij het aanmaken van facturen worden mogelijk nieuwe debiteuren toegevoegd aan e-Boekhouden.

Let op: Bij het aanmaken van mutaties geeft de koppeling een verkoopnummer mee. Is er al een mutatie met dat nummer dan zal de bestaande mutatie overschrijven. Zorg dus altijd dat de verkoopnummers uniek zijn, zeker als je meerdere koppelingen op 1 e-Boekhouden laat binnenkomen.

Aanmaken nieuwe debiteuren
Bij het aanmaken van een factuur in e-Boekhouden wordt de code van de relatie in e-Boekhouden gebruikt. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in e-Boekhouden. Zo ja, dan zal de koppeling de relatiecode van deze bestaande e-Boekhouden debiteur gebruiken. Zo nee, dan maakt de koppeling de debiteur aan in e-Boekhouden.

De RelatieCode voor de nieuwe debiteur is yyyymmddHHmmss, dus de datum en de tijd in seconden. Een debiteur wordt altijd toegevoegd als bedrijf omdat dat de enige manier is waarop we de naam van de debiteur naar e-Boekhouden kunnen doorzetten.

De matching tussen en e-Boekhouden voor debiteuren gebeurt op basis van het emailadres.

Let op: De koppeling zal nooit debiteuren wijzigen in e-Boekhouden. Het veld emailadres wordt gebruikt voor de matching van debiteuren. Voor een nieuwe debiteur moeten we een veld Code meegeven. Dit wordt het debiteurnummer in e-Boekhouden. We zetten hierbij nooit het debiteurnummer uit de webwinkel door. Het is een default waarde die gelijk is aan

Aanmaken producten
Helaas kan de koppeling via de e-Boekhouden koppelmogelijkheden geen nieuwe producten aanmaken in e-Boekhouden.

Aanmaken betaaltransacties
Betalingen uit Shopify worden in e-Boekhouden geimporteerd als mutaties. Per betaling wordt de financiele rekening meegegeven zoals ingesteld bij de configuratie van de koppeling. Als je deze rekening wilt wijzigen dan kan dat heel gemakkelijk via tab Configuratie van het dashboard. Om een betaling door te kunnen zetten probeert de koppeling de bijbehorende post te vinden in e-Boekhouden. Omdat onder dezelfde sleutel ook de verkoop is doorgezet dan zal de koppeling proberen de mutatie voor de doorgezette verkoop te vinden.

Indien de mutatie niet gevonden kan worden, deze niet open staat of het openstaande bedrag niet overeenkomt met het bedrag in de betaling dan zal de betaling niet doorgezet worden naar e-Boekhouden.

Doorzetten zonder openstaande post
Het is mogelijk om betalingen waar geen openstaande post voor is toch door te zetten naar e-Boekhouden. Hiervoor moeten wij een contract-instelling aanpassen. Het is zeker niet de beste manier, dus wij adviseren om hier niet of zeer beperkt gebruik van te maken. Let op: Er zijn twee zaken waar je rekening mee moet houden bij het doorzetten van betalingen naar e-Boekhouden:

Er is een technische limiet aan het aantal openstaande posten dat de koppeling op kan halen. We kunnen niet precies zeggen waar die limiet ligt, maar een paar honderd openstaande posten is erg veel.
e-Boekhouden heeft een eigen afletter optie. Dat betekent dat als betalingen bijvoorbeeld via het bankboek binnenkomen en de debiteur en het bestelnummer komt overeen dan plaatst e-Boekhouden die betaling automatisch bij de verkoopmutatie. e-Boekhouden houdt geen rekening met het openstaande bedrag omdat er ook deelbetalingen kunnen zijn. Zorg altijd dat de bestelnummers van de mutaties uniek zijn.

Uitwerking veldniveau aanmaken e-Boekhouden

Uitwerking op veld-niveau e-Boekhouden factuur. +-

Naam	Voorbeeld	Opmerking
Factuurnummer	3908	Dit is optioneel, wij adviseren om e-Boekhouden de factuurnummers zelf te laten bepalen. Dan zijn ze zeker uniek en opvolgend. Wil je het factuurnummer toch meegeven dan kan hiervoor het Shopify bestelnummer of factuurnummer gebruikt worden.
Relatiecode	2023031416200123	De RelatieCode van de debiteur in e-Boekhouden. Het kan zijn dat de debiteur in een eerdere stap door de koppeling aan e-Boekhouden is toegevoegd.
Datum	2023-01-11	Datum bestelling
Betalingstermijn	14
BoekhoudmutatieOmschrijving	ORD145 - mollie	Bestelnummer - betaalmethode (indien aanwezig)
AutomatischeIncasso	false	Kan niet aangepast worden
Factuursjabloon	Factuursjabloon	De naam van het factuurprofiel, default Factuursjabloon. Indien je het factuurprofiel niet kunt instellen in tabblad Configuratie, dan kun je de naam aan ons doorgeven, en stellen wij het in.
Producten		De artikelcodes van de producten in e-Boekhouden. Het kan zijn dat de koppeling hiervoor in een eerdere stap producten heeft aangemaakt in e-Boekhouden.
InBoekhoudingPlaatsen	true	Kan niet aangepast worden
Regels
Aantal	1
Code	6940478067395	Code product in e-Boekhouden
Omschrijving	2 weken verlenging	De omschrijving in de regel
PrijsPerEenheid	8.22	Eenheidprijs excl BTW
BTWCode	HOOG_VERK_21	Zoals ingesteld via het dashboard
TegenrekeningCode	8000	Zoals ingesteld via het dashboard
KostenplaatsID	0	Deze wordt nooit meegegeven

Uitwerking op veld-niveau e-Boekhouden mutatie. +-

Naam	Voorbeeld	Opmerking
SOORT	2	Factuurbetaling ontvangen, dit is niet aan te passen.
REKENING	1300	Meestal 1300, maar is op verzoek aan te passen. Rekening die is ingesteld voor de betaalmethode - dit is een financiele rekening in e-Boekhouden.
OMSCHRIJVING	ORD235	Betaling betaalmethode - verkoopnummer in betaling.
FACTUUR	ORD235	verkoopnummer in betaling
BETALINGSKENMERK	ORD235	bestelnummer of factuurnummer
DATUM	01-01-2023
INEX	EX
RelationCode		Debiteur uit de OpenPosten lijst bij de verkoopmutatie
Regels
BEDRAGEXCL	99.09	Bedrag excl BTW
BEDRAGINCL	119.90	Bedrag incl BTW
BTWBEDRAG	20.81	BTW bedrag
BTWPERC	HOOG_VERK_21	Zoals ingesteld op het dashboard
TEGENREKENING	8000	Zoals ingesteld op het dashboard

Uitwerking op veld-niveau e-Boekhouden betaal-mutatie +-

Naam	Voorbeeld	Opmerking
Mutatienr	Leeg	e-Boekhouden bepaalt zelf dit nummer. Dit is niet aan te passen.
Soort	FactuurbetalingOntvangen	Dit is niet aan te passen.
Relatiecode	Relatie debiteur in e-Boekhouden
Datum	2023-10-02	Datum verkoop
Omschrijving	iDEAL - 123 - trx_qwer	Betaalmethode - mutatienummer - transaction_id
Factuurnummer	90282	Factuurnummer
Boekstuk	tr_qwer	transactie-id betaling
Betalingstermijn	14	Niet aanpasbaar
InExBTW	IN	Niet aanpasbaar
Line	Bedrag invoer Bedrag incl BTW - is gelijk aan bedrag invoer Bedrag excl BTW - is gelijk aan bedrag invoer BTW bedrag - is 0 BTW code - GEEN BTW percentage - 0 TegenrekeningCode - zoals ingesteld via het dashboard

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Shopify webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar e-Boekhouden.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/31/shopify.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/15/e_boekhouden.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.

Handleiding: shopify - eboekhouden

Tekstverbetering handleiding