1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Shopify en Asperion.

Deze koppeling zorgt dat bestellingen uit de Shopify webwinkel automatisch worden doorgezet naar facturen of verkoopboekingen in Asperion. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie. Het is ook mogelijk om betalingen voor de Shopify bestellingen door te zetten naar Asperion. Dit kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor deze optie worden extra kosten in rekening gebracht.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Asperion, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad. De koppeling werkt alleen met de paymentstatus in de Shopify bestelling, waarbij je zelf kunt instellen bij welke statussen de order doorgezet moet worden (bijvoorbeeld 'in verwerking', 'betaald' / 'refund', meerdere statussen zijn mogelijk).
  2. Een bestelling wordt eenmalig doorgezet naar Asperion. Wijzigingen die doorgevoerd worden na het doorzetten van de bestelling worden niet doorgevoerd in het boekhoudsysteem. Eventuele aanpassingen zullen dus via het refund proces in Shopify gedaan moeten worden, of dienen handmatig bijgewerkt te worden in Asperion.
  3. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  4. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Shopify en in de FAQ voor Asperion.
Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Installeren koppeling
Je installeert deze koppeling vanuit de Shopify Appstore. Als je zoekt op webwinkelfacturen komen onze apps vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe tandwieltje. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Add app. Bij het activeren word je automatisch door de configuratieschermen geleid.

Als je op de knop Add app klikt dan dien je eerst te autoriseren dat de koppeling gegevens uit je webwinkel mag lezen en mogelijk zelfs schrijven. Dit staat in het volgende scherm aangegeven. Ook dien je de maandelijkse bijdrage voor de koppeling goed te keuren. Heb je de maandelijkse bijdrage goedgekeurd dan is de connectie met Shopify gelegd en word je automatisch doorgeleid naar je persoonlijke dashboard.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.

Belangrijk: Is de koppeling eenmaal geinstalleerd, log dan altijd in op het dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, en niet vanuit de appstore.

Er is een 30-dagen gratis proefperiode.

De koppeling is een realtime koppeling. Als een bestelling een bepaalde status heeft gekregen wordt deze zo snel mogelijk naar je boekhoudsysteem doorgezet.

Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.

Uitschakelen koppeling
Indien je de koppeling wilt beeindigen kan dat eenvoudig door de app in je backend te verwijderen uit de appstore.

Stap je over naar een ander boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? Dan kun je de nieuwe app vanuit de appstore in je backend installeren. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van de oude koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.

Stap je over naar een ander webwinkelsysteem? Via onze koppelingen-pagina kun je zien of je deze vanuit de desbetreffende appstore installeert, of dmv een installatie-link.

Is de installatie gelukt, maar zie je in het dashboard van de koppeling nog wel de oude licentiesleutel staan als je op het dropdown pijltje naast de sleutel klikt (terwijl die app/sleutel wel is verwijderd)? Stuur ons dan een e-mail met het verzoek de oude sleutel te verwijderen.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de Shopify webwinkel wordt doorgezet naar een Asperion factuur of verkoopboeking.

Shopify werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra er een nieuwe bestelling in je webwinkel wordt aangemaakt of als een bestelling wijzigt. Als de bestelling doorgezet kan worden - dit is afhankelijk van de status - dan plaatst de koppeling de bestelling in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de verwerkersqueue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet. Over het algemeen lopen de queues snel door.

Naast de webhooks draait er dagelijks een bezemwagen. Dit betekent de koppeling dagelijks controleert of alle webhooks correct zijn binnengekomen. Zijn er webhooks gemist dan worden die bestellingen alsnog opgehaald en doorgezet.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Controle vooraf bestellingen
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Shopify bestelling uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Shopify bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Asperion bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.

Controle vooraf betalingen
Een betaling wordt alleen toegevoegd als de status van de betaling succes is. Een betaling wordt alleen doorgezet als eerst de bijbehorende bestelling is doorgezet.

Doorzetten bestellingen
Het doorzetten van een Shopify bestelling naar Asperion gebeurt in drie stappen:
  1. Er wordt gekeken of de klant al in Asperion aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Bij het doorzetten naar Asperion facturen incl producten wordt gecontroleerd of de producten uit de Shopify bestelling al in Asperion aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden toegevoegd aan Asperion.
  3. De Asperion factuur of verkoopboeking wordt aangemaakt en toegevoegd.

Doorzetten betaling
Omdat de koppeling de Asperion factuur voor de Shopify verkoop heeft aangemaakt is de Asperion factuur bekend. De betaalboeking wordt voor deze factuur aangemaakt en doorgezet naar Asperion. Let op: De factuur in Asperion moet verwerkt zijn. De betaalboeking kan niet worden doorgezet als de factuur nog status concept heeft.

Controle achteraf
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Asperion is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Shopify bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Asperion een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Bij het doorsturen van de betaling wordt ook de betaling geregistreerd zodat deze niet nog eens kan worden doorgezet. Ook betalingen kunnen nagekeken worden via het dashboard.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Asperion verderop in de handleiding.

3.Nodig: Asperion connectie

De connectie met Asperion loopt via OAuth. Je kunt deze connectie gemakkelijk leggen via de tab Configuratie op het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. In de volgende sectie staat hier een plaatje van.

Lees meer Nodig Asperion.nl ....
Lees minder Nodig Asperion.nl ....

Indien je door wilt zetten naar Asperion facturen incl producten dan zal de koppeling een product toevoegen als het product nog niet bestaat. De koppeling zal voor zover mogelijk de omzetrekeningen gebruiken die via het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl zijn ingesteld, maar het kan gebeuren dat de omzetrekening niet te bepalen valt.

In die situatie zal de koppeling een default Verkoopsoort SHOPORDER gebruiken. Zorg dat deze Verkoopsoort beschikbaar is in je Asperion account. Onderstaand plaatje laat zien hoe je de Verkoopsoort SHOPORDER kunt toevoegen.

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

De koppeling tussen Shopify en Asperion installeer je vanuit de Appstore van Shopify. Als eerste wordt de koppeling met je webwinkel gelegd en autoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen. Uitleg staat in paragraaf Installeren koppeling in hoofdstuk 1.

Het activeren van de koppeling gaat nu verder met:
1. Het accepteren van de voorwaarden.
2. Het leggen van de connectie met Asperion. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Asperion administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. De configuratie zelf.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...

Accepteren voorwaarden
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie Asperion
De authenticatie met Asperion loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Asperion voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Asperion account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Asperion gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere Asperion gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Status doorzetten
Je kunt aangeven bij welke statussen bestellingen moeten worden doorgezet naar Asperion. Je kunt meerdere statussen aanvinken. De koppeling zal bestellingen nooit dubbel doorzetten. De koppeling is daartegen beveiligd.

Instellingen Asperion
Voor het gebruik van Asperion selecteer je een administratie binnen je account.

Je kunt ook een betalingsconditie instellen voor nieuwe debiteuren. Per koppeling is 1 betaalconditie mogelijk en het instellen van een betaalconditie is verplicht.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Asperion. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Bij de BTW tarieven toont de koppeling een standaard-lijst met BTW tarieven en alle EU landen. Default staan de Nederlands of Belgische BTW tarieven ingevuld. De BTW percentages kunnen aangepast worden. Bijvoorbeeld in het geval van OSS kan het Duitse BTW hoog percentage aangepast worden naar 19%.

Het is mogelijk met de BTW tarieven in de webwinkel te werken. Dit kun je aanpassen bij tab Configuratie van het dashboard, bij de optie Alle Instellingen > Contract. Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.



Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je Asperion administratie. Bestellingen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij een ICP bestelling moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling altijd een debiteur aangemaakt in Asperion.

Let op: Helaas staat Shopify ons niet toe om de betaalmethoden uit te lezen uit die je in je webwinkel gebruikt. Daarom werken wij met een vaste lijst betaalmethoden. Het kan zijn dat er betaalmethoden tussen staan die jullie niet gebruiken en dat er betaalmethoden niet in staan die jullie wel gebruiken. Hier is een workaround voor, beschreven in deze faq.

Inrichten betaalmethoden op tussenrekeningen
Bij het doorzetten van betalingen wordt een tussenrekening ingesteld van type Betaalmethoden in Asperion. Bij het inrichten van de tussenrekeningen is er geen mogelijkheid (meer) om op vaste debiteuren per betaalmethode te boeken.

Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.

5.Day-to-day: Vanuit Shopify

Doorzetschema: Shopify werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra er een nieuwe bestelling in je webwinkel wordt aangemaakt of als een bestelling wijzigt. Als de bestelling doorgezet kan worden - dit is afhankelijk van de status - dan plaatst de koppeling de bestelling in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de verwerkersqueue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet. Over het algemeen lopen de queues snel door.

De koppeling doet een extra controle voor bestellingen in de Shopify webwinkel die worden ingeladen vanuit Bol.com of Amazon. Dit inladen gebeurt via een externe app die de Shopify merchant kan inschakelen. Voor deze geimporteerde bestellingen doet de koppeling een extra controle of de BTW aanwezig is in de bestelling. Zo niet, dan zal de bestelling niet doorgezet worden. Zie onze FAQ voor meer informatie.

Omdat de Shopify koppeling met webhooks werkt dien je na installatie van de koppeling geen bestellingen met terugwerkende kracht in Shopify meer te importeren. Doe je dit wel, en laad je bijvoorbeeld 500 bestellingen tegelijk in of wijzig je 500 bestellingen van status dan ontvangt ons platform al deze wijzigingen en gaat ze verwerken. Dit is een onevenredige belasting van ons netwerk.

Betalingen (indien geactiveerd)
Bij het doorzetten van betalingen controleert de koppeling iedere dag de Shopify bestellingen die succesvol zijn doorgezet naar Asperion. Als de bestelling een geldige betaling heeft - een transactie met status success - dan zal deze betaling ook worden doorgezet naar Asperion. Het controleren van Shopify bestellingen wordt zes keer per dag uitgevoerd.

Let op: De koppeling zet GEEN betalingen door voor retouren. Dit omdat betalingen voor retouren vaak niet via de betaalkoppelingen lopen en er daarmee onterechte betalingen in Asperion zouden komen.

Refunds
Wil je dat de koppeling naast de bestellingen ook de refunds doorzet, dan kun je de status refund of partially_refunded aanvinken in het tabblad Configuratie bij Status doorzetten verkopen. Refunds moeten in Shopify correct zijn aangemaakt, dwz dat de refund gedaan moet worden op de regels. Een refund verwerken met alleen een bedrag kan de koppeling helaas niet. Zie hier voor meer informatie: FAQ.

Let op: Voor refunds gaat de koppeling maximaal 30 dagen terug in de tijd. Ook zet de koppeling een refund alleen door als de koppeling eerder de bestelling waar de refund betrekking op heeft, heeft doorgezet.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
De koppeling zal veel velden uit een Shopify bestelling niet uitlezen of doorzetten naar Asperion. Met name de note_attribute velden en de custom-velden worden niet meegenomen. De reden is dat verschillende webwinkels deze velden verschillend gebruiken. Omdat onze koppelingen voor alle webwinkeliers moeten werken kunnen we dit niet voor individuele merchants inregelen.

Let speciaal op velden die via een plugin binnen komen. Er is een behoorlijke kans dat de koppeling deze velden niet meeneemt.

Uitwerking veldniveau bestellingen
Uitwerking Shopify bestelling. +-
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bestellingen. Aan de orde komen de algemene waarden in de bestelling, de bestelregels, de verzendkosten en de debiteurgegevens.
Naam veld Waarden uit Shopify bestelling
Bestel-identifier [id]
Bestelnummer Wordt als volgt bepaald:
  1. Als de merchant een default prefix heeft ingevuld dan begint het bestelnummer met deze prefix. Shopify webwinkeliers gebruiken deze prefixen om een onderscheid te maken tussen verschillende webwinkels als zij vanuit meerdere webwinkels verkopen. De prefixen zijn NIET bedoeld om een onderscheid in jaartallen te maken.
  2. Het veld [order_number] wordt toegevoegd
  3. Als het veld [name] is ingevuld in de bestelling en de waarde van [name] geen onderdeel is van het veld [order_number] dan wordt - [name] toegevoegd aan de bestelling
  4. Voorbeeld: Als een prefix WW1- is ingesteld, en de bestelling [order_number] 5374 heeft en [name] BOL - 1234567 dan wordt het volledige bestelnummer WW1-5374 - BOL - 1234567.
Factuurnummer Wordt als volgt bepaald:
  1. Als voor de Shopify merchant is ingesteld dat het Payment-id gebruikt moet worden dan wordt het factuurnummer gelijk gesteld aan het payment-id. Deze optie kan bijvoorbeeld gebruikt worden om het Mollie transactie-id uit de bestelling door te zetten naar het boekhoudsysteem.
  2. In alle andere gevallen wordt het factuurnummer gelijkgesteld aan het Shopify checkout-id
Boekdatum [created_at]
Besteldatum [processed_at]
Status bestelling [financial_status]
Betaalstatus als de status van de bestelling paid is dan paid, anders geen betaalstatus
Betaalreferentie [order_number]
Affiliatenummer Wordt als volgt bepaald
  1. Indien aanwezig wordt het payment_id uit de [transactions] van de Shopify bestelling gebruikt gebruikt
  2. Als deze payment_id aanwezig is dan wordt gecontroleerd of ergens in de note_attributes van de bestelling een referentie naar een Bol voorkomt en wordt de waarde die daar staat toegevoegd aan het affiliatenummer. Dit laatste is vaak niet nodig omdat de Bol referentie ook in de [name] van de bestelling voor komt.
Valuta [currency] indien aanwezig
Betaalmethode veld [gateway] in [transactions]
Besteltotaal incl BTW en kortingen [total_price]
Totaal BTW bestelling incl kortingen Waarde in [total_tax], of, als die waarde 0 is, de waarde uit [current_total_tax]. Bij het gebruik van de [current_total_tax] zit een extra controle. De BTW regels in de bestelling moeten optellen tot de waarde in [current_total_tax].
Besteltotaal excl BTW en kortingen Verschil bovenstaande twee regels
Aanduiding ICP De koppeling bepaalt als volgt of het om een ICP bestelling gaat:
  • Als de merchant marge heeft ingesteld dan is het nooit een ICP bestelling
  • Als het leveradres bekend is dan wordt het land uit het leveradres gebruikt om te bepalen of het een ICP bestelling is. Is het leverland niet bekend dan wordt het land in het factuuradres gebruikt.
  • Als het land geen EU land is dan is het geen ICP bestelling
  • Als het land gelijk is aan het land van de webwinkel is het geen ICP bestelling. Dus een bestelling naar een Nederlands adres uit een Nederlandse webwinkel is nooit een ICP bestelling. Op dezelfde manier is een bestelling naar een Belgisch adres uit een Belgische webwinkel ook nooit een ICP bestelling.
  • Als het besteltotaal gelijk is aan 0 dan is het nooit een ICP bestelling. De reden is dat het niet te bepalen is bij een 0-euro bestelling waarom de bestelling 0-euro BTW heeft. Is dat omdat het om ICP gaat of niet. Voor ICP bestellingen is een BTW nummer verplicht. Om deze extra restrictie te omzeilen bepaalt de koppeling dat bij een 0-euro bestelling ICP niet van toepassing is.
  • Als de BTW ongelijk is aan 0, met of zonder korting dan is het nooit een ICP bestelling
  • In alle andere gevallen gaat het om een ICP bestelling.
Aanduiding Internationaal De koppeling bepaalt als volgt of het om een internationale bestelling gaat:
  • Als het leveradres bekend is dan wordt het land uit het leveradres gebruikt om te bepalen of het een ICP bestelling is. Is het leverland niet bekend dan wordt het land in het factuuradres gebruikt.
  • Als het land een EU land is dan is het geen internationale bestelling
  • Als de koppeling een aparte BTW instelling heeft voor het land is het geen internationale bestelling. Dit is bijvoorbeeld van toepassing voor landen als Noorwegen, Zwitserland en het Verenigd Koninkrijk.
  • Als het besteltotaal gelijk is aan 0 dan is het geen internationale bestelling. Van 0-euro bestellingen kan de koppeling de BTW niet goed berekenen.
  • Als de BTW ongelijk is aan 0, met of zonder korting dan is het geen internationale bestelling
  • In alle andere gevallen gaat het om een internationale bestelling.
Kortingen
Kortingen worden als volgt bepaald:
  • Voor alle regels worden de kortingen bij elkaar opgeteld en daarbij wordt ook de korting van de verzendkosten opgeteld
  • Dit bedrag wordt vergeleken met de totale korting op de bestelling - veld [total_discounts]
  • Er wordt een extra kortingsregel toegevoegd met het verschil tussen bovenstaande waarden als dit verschil niet gelijk is aan 0
  • Vervolgens worden alle kortingsregels gegroepeerd per BTW percentage en worden de BTW codes / rekeningen uit Asperion bepaald.
Uitwerking Shopify bestelregels. +-
Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling het veld [line_items]. Er kunnen meerdere bestelregels in de bestelling staan en de koppeling leest deze regels een-voor-een uit.
Naam veld Waarden uit Shopify bestelregel
Productid [product_id]
categoyid Catgory die bij het product hoort
Aantal [quantity]
SKU [sku]
Omschrijving [name]
BTW percentage Het BTW percentage wordt als volgt bepaald:
  • Het veld [taxable] bepaalt of er BTW in rekening is gebracht. Is de waarde leeg of 0 dan is het BTW percentage voor deze regel 0%
  • Als er BTW in rekening is gebracht dan bekijkt de koppeling [tax_lines]. Dit kunnen meerdere regels zijn. De waarde [rate] ongelijk aan 0 wordt gebruikt voor het BTW percentage.
  • Extra opmerking: In de praktijk zal er sprake zijn van slechts 1 BTW regel en het percentage uit die regel zal gebruikt worden.
Bedragen excl BTW De bedragen excl BTW worden als volgt bepaald:
  • Indien de webwinkel prijzen excl BTW hanteert dan is de regelprijs excl BTW gelijk aan [price]
  • Indien de webwinkel prijzen incl BTW hanteert dan is de regelprijs incl BTW gelijk aan [price]/(1 + btw percentage)
  • Voor de eenheidsprijzen, dus de prijzen per stuk wordt de regelprijs gedeeld door de waarde in het veld [quantity]
Bedragen incl BTW De bedragen incl BTW worden als volgt bepaald:
  • Indien de webwinkel prijzen incl BTW hanteert dan is de regelprijs incl BTW gelijk aan [price]
  • Indien de webwinkel prijzen excl BTW hanteert dan is de regelprijs excl BTW gelijk aan [price] * (1 + btw percentage)
  • Voor de eenheidsprijzen, dus de prijzen per stuk wordt de regelprijs gedeeld door de waarde in het veld [quantity]
Korting in bestelregel De korting in de bestelregel wordt als volgt bepaald:
  • Indien het veld [total_discount][ in de regel een waarde ongelijk 0 heeft dan wordt deze waarde als regelkorting gebruikt.
  • Anders kijkt de koppeling naar de waarden in [discount_allocations] en geeft als korting de som van de velden [amount] in deze regels.
  • Ook bij kortingen speelt incl / excl BTW afhankelijk van de instellingen in de webwinkel. Met behulp van het BTW percentage worden de juiste bedragen voor de kortingen incl en excl BTW berekend.
BTW code en rekeningen Asperion Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. Bji het doorzetten op categorieen wordt de omzetrekening van de category gebruikt. Deze kan ingesteld worden via het dashboard.
Uitwerking Shopify verzendkosten. +-
Voor het uitlezen van de verzendkosten pakt de koppeling het veld [shipping_lines]. Er kunnen meerdere verzendregels zijn. Wat betreft de naam en het BTW percentage wordt alleen naar de eerste regel gekeken, voor de bedragen worden de bedragen in alle verzendregels opgeteld. In verreweg de meeste gevallen zal er sprake zijn van maximaal 1 regel voor de verzendkosten.
Naam veld Waarden uit Shopify bestelregel
Omschrijving [title] uit de eerste regel van de verzendkosten
BTW percentage Som van de waarden in veld [rate] uit de [tax_lines] in de eerste regel van de verzendkosten.
Verzendkosten excl BTW De verzendkosten excl BTW worden als volgt bepaald:
  • Indien de webwinkel prijzen excl BTW hanteert dan zijn de verzendkosten excl BTW gelijk aan de som van de velden [price] in de verzendregels.
  • Indien de webwinkel prijzen incl BTW hanteert dan is de regelprijs incl BTW gelijk aan som van de velden [price]/(1 + btw percentage) in de verzendregels.
Verzendkosten incl BTW De verzendkosten incl BTW worden als volgt bepaald:
  • Indien de webwinkel prijzen excl BTW hanteert dan zijn de verzendkosten excl BTW gelijk aan de som van de velden [price] in de verzendregels.
  • Indien de webwinkel prijzen incl BTW hanteert dan is de regelprijs incl BTW gelijk aan som van de velden [price] * (1 + btw percentage) in de verzendregels.
BTW code en rekeningen Asperion Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is.
Uitwerking Shopify klant. +-
Naam veld Waarden uit Shopify klant
Email Indien aanwezig [email] anders [contact_email]
Factuuradres Indien aanwezig op basis van [billing_address] in de Shopify bestelling
  • Voornaam - [first_name]
  • Achternaam - [last_name]
  • Bedrijfsnaam - [company]
  • Adresregel1 - [address1]
  • Adresregel2 - [address2]
  • Postcode - [zip]
  • Telnr - [phone]
  • Plaats - [city]
  • Iso-landcode - [country_code]
  • Land - wordt berekend op de iso-landcode
Als er geen factuuradres is en wel een verzendadres dan wordt het factuuradres gelijkgesteld aan het verzendadres.
Als er geen factuur- en geen verzendadres is dan wordt gekeken naar de informatie in [customer] en [customer][default_address].
Verzendadres Indien aanwezig op basis van [shipping_address] in de Shopify bestelling
  • Voornaam - [first_name]
  • Achternaam - [last_name]
  • Bedrijfsnaam - [company]
  • Adresregel1 - [address1]
  • Adresregel2 - [address2]
  • Postcode - [zip]
  • Telnr - [phone]
  • Plaats - [city]
  • Iso-landcode - [country_code]
  • Land - wordt berekend op de iso-landcode
Als er geen verzendadres is, dus [shipping_address] komt niet in de bestelling voor dan blijft het verzendadres leeg.
BTW nummer Het BTW nummer wordt als volgt bepaald:
  • De lijst [note-attributes] wordt per regel uitgelezen. Als de naam gelijk is aan vatnumber, vat_number, vatnr, vat_nr, vatid, vat-id, vat_id of Vat Registration Number dan wordt de waarde die in die regel staat als BTW nummer gebruikt.
  • Als er geen BTW nummer gevonden is controleert de koppeling de informatie in [customer][note]. Als de waarde in [customer][note] een lengte heeft van max 34 characters en de eerste twee letters komen overeen met de eerste 2 of 3 characters van [customer][note] dan wordt dat het BTW nummer. Let op: Voor Griekenland geldt een andere landcode namelijk EL. Hier wordt rekening mee gehouden in deze stap.
  • Als het BTW nummer niet gevonden is dan wordt gekeken of de waarde in [customer][note] wellicht begint met de tekst vat registration number. Zo ja, dan wordt de tekst achter : als BTW nummer genomen.
  • Als er geen BTW nummer gevonden is controleert de koppeling de informatie in [note]. Als de waarde in [customer][note] een lengte heeft van max 34 characters en de eerste twee letters komen overeen met de eerste 2 of 3 characters van [customer][note] dan wordt dat het BTW nummer. Let op: Voor Griekenland geldt een andere landcode namelijk EL. Hier wordt rekening mee gehouden in deze stap.
  • Als er een BTW nummer in 1 van de bovenstaande stappen gevonden is dan controleert de koppeling de geldigheid van het BTW nummer via de VIES controle dienst. Is het een geldig BTW nummer dan wordt het BTW nummer gebruikt, anders blijft het BTW nummer leeg.
Uitwerking Shopify betalingen. +-
Dit wordt gebruikt als betalingen apart worden doorgezet naar Asperion. Deze optie kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl. Aan deze optie zijn extra kosten verbonden.
Voor het bepalen van de betaalgegevens gebruikt de koppeling het veld [transactions]. Er kunnen voor een bestelling meerdere betalingen zijn gedaan, dus met meerdere betaalmethoden. Op dit moment wordt alleen de eerste betaling gebruikt, dus [transactions][0].
Naam veld Waarden uit Shopify bestelling
Het betaalde bedrag [amount]
Valuta [currency]
Betaalmethode [gateway]
Status [status]
Transactie-id [authorization]
Betaaldatum [processed_at]

6.Day-to-day: Naar Asperion

Aanmaken transacties
Voor bestellingen in Shopify kunnen in Asperion verkoopboekingen of facturen worden aangemaakt. Default zijn facturen. Zet je liever naar verkoopboekingen door dan kun je dit instellen op het dashboard, tab Configuratie. Bij het doorzetten naar facturen in Asperion boekt de koppeling op de producten in Asperion. Bij het doorzetten naar verkoopboekingen gebeurt dat niet.
De facturen worden in Asperion altijd aangemaakt met status concept. Het is helaas niet mogelijk de facturen in Asperion op betaald te zetten.

Aanmaken betalingen
Voor bestellingen in Shopify worden in Asperion betaaltransacties aangemaakt. De betaaltransactie bestaat uit twee regels, één regel voor de betaling en één voor de bijbehorende factuur. Om een betaaltransactie aan te maken dient de bijbehorende factuur dus al in Asperion te staan.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Asperion debiteur gebruikt als debiteur van de Asperion factuur of verkoopboeking. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Asperion.
Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Aanmaken producten
Dit is alleen van toepassing bij het doorzetten naar Asperion facturen. Bij het aanmaken van een nieuw product zal de koppeling waar mogelijk, gebruik maken van de omzetrekening die is ingesteld in het dashboard. Als de omzetrekening niet bepaald kan worden dan worden de producten van een default verkoopsoort SHOPORDER voorzien. Zorg dus dat deze verkoopsoort in je Asperion account aanwezig is.
Let op: De koppeling maakt alleen producten aan. De koppeling wijzigt geen producten.

Bij het doorzetten naar Asperion facturen zullen de producten in de verkoopregels worden opgezocht in Asperion. Bij het boeken op Asperion facturen zal de SKU van het Asperion product worden meegegeven in de regels van de Asperion factuur. Er wordt geen aparte omzetrekening meegegeven in de Asperion factuurregels, want die omzetrekening staat al bij het product in Asperion. Dit betekent dat als een product nog niet aanwezig is in Asperion de koppeling dit product zal aanmaken met een omzetrekening uit de instellingen.
De regels voor het matchen van producten tussen Shopify en Asperion kun je in deze FAQ nalezen.

Extra waarschuwing: In Shopify bestellingen worden EAN (barcode) en artikelcode niet meegegeven in de bestelregels. Daarom kunnen de EAN en de artikelcode niet gebruikt worden voor het matchen van producten in Asperion.


Uitwerking veldniveau aanmaken Asperion factuur / verkooptransactie

Uitwerking factuur of verkooptransactie +-
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het aanmaken van een factuur of verkooptransactie.
Naam veld Waarden uit Shopify bestelling
Datum orderdate
Klantnummer [debtorcode] uit Asperion
Betreft / Referentie Dit veld wordt samengesteld uit het bestelnummer en/of (credit) factuurnummer
  • Bestelnummer
  • Als het factuurnummer bekend is wordt / factuurnummer toegevoegd
  • Als er een credit-factuurnummer bekend is dan wordt / credit-factuurnummer toegevoegd
  • Als er een affiliatenummer bekend is dan wordt # affiliatenummer toegevoegd
Bedrijf - factuur Bedrijfsnaam in het factuuradres
Ter attentie van - factuur Voornaam Achternaam in het factuuradres
Adres - factuur Factuuradres huisnummer in het factuuradres
Postcode - factuur Postcode in het factuuradres, max lengte 10
Plaats - factuur Plaats in het factuuradres
Landcode - factuur Landcode in het factuuradres
Bedrijf - verzending Bedrijfsnaam in het verzendadres
Ter attentie van - verzending Verzending voornaam verzending achternaam in het verzendadres
Adres - verzending Verzendadres huisnummer in het verzendadres
Postcode - verzending Postcode in het verzendadres, max lengte 10
Plaats - verzending Plaats in het verzendadres
Landcode - verzending Landcode in verzendadres
Betaalconditie Betalingsvoorwaarde
Betaalmethode
  • Bepaal de schone betaalmethoden , dus zonder _ en - ,in kleine letters
  • Zoek in de betaalmethoden van de merchant naar de betaalmethode in Asperion
  • Indien gevonden retourneer deze, anders wordt de betaalmethode niet meegeven
regels
  • Aantal
  • Eenheidsprijs excl. BTW
  • Regelprijs excl. BTW
  • Bookingstype: G of A
  • Productomschrijving
  • BTW code - zoals ingesteld op het dashboard
  • Grootboekrekening - zoals ingesteld op het dashboard
Uitwerking factuurregels producten, verzend- en betaalkosten en toeslagen +-
Voor de verschillende onderdelen van de bestelling worden aparte regels gemaakt. Voor een bestelling met vijf afzonderlijke producten en verzendkosten komen (5 + 1 =) zes regels in de Asperion factuur. Heeft de bestelling vijf afzonderlijke producten en twee toeslagen dan heeft de Asperion factuur (5 + 2 =) zeven regels.
Naam veld Waarde
Type boeking Wordt als volgt berekend:
  • Als de merchant facturen doorzet EN het product in Asperion gevonden kan worden dan is het boekings-type A (Article). Dit type komt meestal voor in de productregels van de verkoop.
  • Als de merchant verkooptransacties aanmaakt in Asperion of het product niet in Asperion staat dan is het boekings-type G (Grootboekrekening). Dit type komt meestal voor in regels voor verzendkosten, toeslagen etc.
SKU Als het product in Asperion staat wordt de SKU van het product gebruikt. Wordt dus alleen toegevoegd bij boekingstype A.
Omschrijving name of description uit de regel
Aantal quantity
Eenheidsprijs De eenheidsprijs wordt als volgt bepaald
  • Als de merchant BTW incl in het contract heeft staan dan is de eenheidprijs is de prijs incl BTW uit de bestelling. In de regel wordt aangegeven dat het om een bedrag incl BTW gaat via het veld [unitPriceIncludingVat].
  • Zo niet dan is de eenheidprijs de prijs excl BTW uit de bestelling. In dit geval wordt ook de regelprijs excl BTW meegegeven in het veld [amount].
BTW-code Op basis van de BTW en grootboekinstellingen in het dashboard
Omzetrekening Op basis van de BTW en grootboekinstellingen in het dashboard. Wordt alleen toegevoegd indien het boekingstype G is.
Uitwerking factuurregels korting +-
Het gaat hier om kortingen op de gehele bestelling die naar rato zijn toegekend aan de BTW percentages op de regels.
Naam veld Waarde
Type boeking G, dit is een kortingsregel
SKU Als het product in Asperion staat wordt de SKU van het product gebruikt. Wordt dus alleen toegevoegd bij boekingstype A.
Omschrijving name of description uit de regel
Aantal Quantity
Eenheidsprijs De eenheidsprijs wordt als volgt bepaald
  • Als de merchant BTW incl in het contract heeft staan dan is de eenheidprijs is de kortingsprijs incl BTW uit de bestelling. In de regel wordt aangegeven dat het om een bedrag incl BTW gaat via het veld [unitPriceIncludingVat].
  • Zo niet dan is de eenheidprijs de kortingsprijs excl BTW uit de bestelling. In dit geval wordt ook de kortingsprijs excl BTW meegegeven in het veld [amount].
BTW-code Op basis van de BTW en grootboekinstellingen in het dashboard
Omzetrekening Op basis van de BTW en grootboekinstellingen in het dashboard. Wordt alleen toegevoegd indien het boekingstype G is.
Uitwerking betaling +-
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het aanmaken van een betaling.
Naam veld Waarde Opmerking
Datum 2023-08-01 Huidige datum
Dagboek 40 Memo-dagboek
Omschrijving Betaal-identifier - factuurnummer Nummer van de Asperion factuur
Transactie-regels
Regel betaalinformatie
  • Betaaldatum
  • Identifier betaling
  • Bedrag
  • BTW bedrag
  • Tussenrekening betaling
Het BTW bedrag is 0
Regel Asperion factuur
  • Factuurdatum
  • Identifier debiteur
  • Identifier factuur
  • Factuurnummer factuur
  • Nummer debiteuren-rekening
  • Negatief betaalbedrag
Uitwerking veldniveau klant +-
Naam veld Waarden uit Shopify bestelling
Naam firstname lastname, max lengte 50
Telefoonnummer telnr, max lengte 15
Plaats city
Adres address housenumber
Postcode zipcode, max lengte 10
Landcode isocountry
BTW nummer BTW nummer
Emailadres email
Betaalconditie paymentcondition
Uitwerking veldniveau product +-
Naam veld Waarden uit Shopify bestelling
SKU articlekey volgens de logica SKU, EAN, artikelcode
Description description, max lengte 100
Bijhouden voorraad artikel true, kan niet aangepast worden
Vaste verkoopprijs 0, kan niet aangepast worden
Grootboekrekening omzetrekening
Datum toevoegen Huidige datum Y-m-d
Datum gewijziigd Huidige datum Y-m-d

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Shopify webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Asperion.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/31/shopify.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/13/asperion.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.