shopify - afassb: Handleiding

1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Shopify en AFAS SB.

Deze koppeling zorgt dat bestellingen uit de Shopify webwinkel automatisch worden doorgezet naar financiele boekingen in AFAS SB. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Gebruik je de Shopify kassa dan kunnen de verkopen uit deze kassa van één dag als één dagboeking in AFAS SB geplaatst worden. Deze optie kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl. Aan deze optie zijn extra kosten verbonden.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende

Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in AFAS SB, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad. De koppeling werkt alleen met de paymentstatus in de Shopify bestelling, waarbij je zelf kunt instellen bij welke statussen de order doorgezet moet worden (bijvoorbeeld 'in verwerking', 'betaald' / 'refund', meerdere statussen zijn mogelijk).
Een bestelling wordt eenmalig doorgezet naar AFAS SB. Wijzigingen die doorgevoerd worden na het doorzetten van de bestelling worden niet doorgevoerd in het boekhoudsysteem. Eventuele aanpassingen zullen dus via het refund proces in Shopify gedaan moeten worden, of dienen handmatig bijgewerkt te worden in AFAS SB.
Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Het is alleen mogelijk door te zetten naar AFAS SB financiele boekingen.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Shopify en in de FAQ voor AFAS SB.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Installeren koppeling
Je installeert deze koppeling vanuit de Shopify Appstore. Als je zoekt op webwinkelfacturen komen onze apps vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe tandwieltje. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Add app. Bij het activeren word je automatisch door de configuratieschermen geleid.

Als je op de knop Add app klikt dan dien je eerst te autoriseren dat de koppeling gegevens uit je webwinkel mag lezen en mogelijk zelfs schrijven. Dit staat in het volgende scherm aangegeven. Ook dien je de maandelijkse bijdrage voor de koppeling goed te keuren. Heb je de maandelijkse bijdrage goedgekeurd dan is de connectie met Shopify gelegd en word je automatisch doorgeleid naar je persoonlijke dashboard.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.

Belangrijk: Is de koppeling eenmaal geinstalleerd, log dan altijd in op het dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, en niet vanuit de appstore.

Er is een 30-dagen gratis proefperiode.

De koppeling is een realtime koppeling. Als een bestelling een bepaalde status heeft gekregen wordt deze zo snel mogelijk naar je boekhoudsysteem doorgezet.

Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.

Uitschakelen koppeling
Indien je de koppeling wilt beeindigen kan dat eenvoudig door de app in je backend te verwijderen uit de appstore.

Stap je over naar een ander boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? Dan kun je de nieuwe app vanuit de appstore in je backend installeren. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van de oude koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.

Stap je over naar een ander webwinkelsysteem? Via onze koppelingen-pagina kun je zien of je deze vanuit de desbetreffende appstore installeert, of dmv een installatie-link.

Is de installatie gelukt, maar zie je in het dashboard van de koppeling nog wel de oude licentiesleutel staan als je op het dropdown pijltje naast de sleutel klikt (terwijl die app/sleutel wel is verwijderd)? Stuur ons dan een e-mail met het verzoek de oude sleutel te verwijderen.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de Shopify webwinkel wordt doorgezet naar een AFAS SB financiele boeking.

Shopify werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra er een nieuwe bestelling in je webwinkel wordt aangemaakt of als een bestelling wijzigt. Als de bestelling doorgezet kan worden - dit is afhankelijk van de status - dan plaatst de koppeling de bestelling in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de verwerkersqueue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet. Over het algemeen lopen de queues snel door.

Naast de webhooks draait er dagelijks een bezemwagen. Dit betekent de koppeling dagelijks controleert of alle webhooks correct zijn binnengekomen. Zijn er webhooks gemist dan worden die bestellingen alsnog opgehaald en doorgezet.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Controle vooraf bestellingen
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Shopify bestelling uit:

Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Shopify bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in AFAS SB bestaat.
Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.

Doorzetten bestellingen
Het doorzetten van een Shopify bestelling naar AFAS SB gebeurt in drie stappen:

Er wordt gekeken of de klant al in AFAS SB aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
De AFAS SB financiele boeking wordt aangemaakt en toegevoegd.

3.Nodig: AFASSB connectie

De connectie naar AFAS SB wordt gelegd via OAuth. Door op de rode knop Connect te klikken wordt een inlog-scherm voor AFAS SB geopend. Na het inloggen is er de mogelijkheid om toestemming te geven voor de connectie.

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

De koppeling tussen Shopify en AFAS SB installeer je vanuit de Appstore van Shopify. Als eerste wordt de koppeling met je webwinkel gelegd en autoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen. Gebruik je de Shopify kassa (Shopify POS) en wil je de omzet uit deze kassa per dag als één dagboeking in AFAS SB administreren, neem dan contact met ons op. Voor deze extra optie wordt een bescheiden vergoeding van $5,- extra per maand in rekening gebracht.

Het activeren van de koppeling gaat nu verder met:
1. Het accepteren van de voorwaarden.
2. Het leggen van de connectie met AFAS SB. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie AFAS SB administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. De configuratie zelf.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...

Accepteren voorwaarden
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie AFAS SB
Het maken van de connectie met AFAS SB gaat via de rode Connect knop in tabblad Configuratie. Door te klikken op deze knop wordt een inlogscherm van AFAS getoond. Na inloggen is het mogelijk de koppeling te authenticeren. Het is handig om voor het leggen van de connectie uit te loggen uit het AFAS SB account.

Status doorzetten
Je kunt aangeven bij welke statussen bestellingen moeten worden doorgezet naar AFAS SB. Je kunt meerdere statussen aanvinken. De koppeling zal bestellingen nooit dubbel doorzetten. De koppeling is daartegen beveiligd.

Instellingen AFAS SB
Voor het gebruik van AFAS SB selecteer je een administratie binnen je account. Je geeft ook aan op welke dagboek de omzet geboekt mag worden en wat de debiteuren rekening is. Het dagboek voor het doorzetten van (individuele) bestellingen zal een Verkoop-dagboek zijn.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in AFAS SB. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Bij de BTW tarieven toont de koppeling een standaard-lijst met BTW tarieven en alle EU landen. Default staan de Nederlands of Belgische BTW tarieven ingevuld. De BTW percentages kunnen aangepast worden. Bijvoorbeeld in het geval van OSS kan het Duitse BTW hoog percentage aangepast worden naar 19%.

Het is mogelijk met de BTW tarieven in de webwinkel te werken. Dit kun je aanpassen bij tab Configuratie van het dashboard, bij de optie Alle Instellingen > Contract. Intracommunautaire (ICP) en internationale leveringen
De optie Intracommunautaire prestaties / ICP is voor zakelijke leveringen binnen de EU. Deze verkopen brengen 0% BTW in rekening. Een BTW nummer van de kant is verplicht. De optie Internationaal gaat over leveringen buiten de EU. De koppeling verwacht voor deze verkopen 0% BTW, anders kunnen de verkopen niet doorgezet worden. Voor zowel ICP als internationale leveringen kunnen aparte BTW codes en grootboekrekeningen ingesteld worden.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je AFAS SB administratie. Bestellingen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij een ICP bestelling moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling altijd een debiteur aangemaakt in AFAS SB.

Let op: Helaas staat Shopify ons niet toe om de betaalmethoden uit te lezen uit die je in je webwinkel gebruikt. Daarom werken wij met een vaste lijst betaalmethoden. Het kan zijn dat er betaalmethoden tussen staan die jullie niet gebruiken en dat er betaalmethoden niet in staan die jullie wel gebruiken. Hier is een workaround voor, beschreven in deze faq.

Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.

5.Day-to-day: Vanuit Shopify

Doorzetschema: Shopify werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra er een nieuwe bestelling in je webwinkel wordt aangemaakt of als een bestelling wijzigt. Als de bestelling doorgezet kan worden - dit is afhankelijk van de status - dan plaatst de koppeling de bestelling in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de verwerkersqueue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet. Over het algemeen lopen de queues snel door.

Als een besteling eenmaal is doorgezet kan deze niet nogmaals worden doorgezet. Een bestelling die in de webwinkel wordt gewijzigd nadat deze is doorgezet wordt niet aangepast in AFAS SB.

De koppeling doet een extra controle voor bestellingen in de Shopify webwinkel die worden ingeladen vanuit Bol.com of Amazon. Dit inladen gebeurt via een externe app die de Shopify merchant kan inschakelen. Voor deze geimporteerde bestellingen doet de koppeling een extra controle of de BTW aanwezig is in de bestelling. Zo niet, dan zal de bestelling niet doorgezet worden. Zie onze FAQ voor meer informatie.

Oude bestellingen doorzetten
Het is mogelijk om bestellingen die al in de Shopify webwinkel staan via een migratie door te zetten. Je kunt dit aanvragen via webcare@webwinkelfacturen.nl. We vragen hier een bescheiden vergoeding voor. Bestellingen van langer dan twee jaar geleden kunnen we niet doorzetten.
Let op: Omdat de Shopify koppeling met webhooks werkt dien je na activatie van de koppeling geen bestellingen met terugwerkende kracht in je Shopify webwinkel te importeren. Doe je dit wel, en laad je bijvoorbeeld 500 bestellingen tegelijk in of wijzig je 500 bestellingen van status dan ontvangt ons platform al deze wijzigingen en gaat ze verwerken. Dit is een onevenredige belasting van ons netwerk.

Doorzetten dagomzet
Bij het doorzetten van dagomzet haalt de koppeling in de ochtend de bonnen op van de voorgaande dag uit de kassa. De koppeling voegt deze bonnen samen tot één dagboeking, en plaatst deze in AFAS SB.

Refunds
Wil je dat de koppeling naast de bestellingen ook de refunds doorzet, dan kun je de status refund of partially_refunded aanvinken in het tabblad Configuratie bij Status doorzetten verkopen. Refunds moeten in Shopify correct zijn aangemaakt, dwz dat de refund gedaan moet worden op de regels. Een refund verwerken met alleen een bedrag kan de koppeling helaas niet. Zie hier voor meer informatie: FAQ.

Let op: Voor refunds gaat de koppeling maximaal 30 dagen terug in de tijd. Ook zet de koppeling een refund alleen door als de koppeling eerder de bestelling waar de refund betrekking op heeft, heeft doorgezet.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
De koppeling zal veel velden uit een Shopify bestelling niet uitlezen of doorzetten naar AFAS SB. Met name de note_attribute velden en de custom-velden worden niet meegenomen. De reden is dat verschillende webwinkels deze velden verschillend gebruiken. Omdat onze koppelingen voor alle webwinkeliers moeten werken kunnen we dit niet voor individuele merchants inregelen.

Let speciaal op velden die via een plugin binnen komen. Er is een behoorlijke kans dat de koppeling deze velden niet meeneemt.

Uitwerking veldniveau bestellingen

Uitwerking Shopify bestelling. +-

Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bestellingen. Aan de orde komen de algemene waarden in de bestelling, de bestelregels, de verzendkosten en de debiteurgegevens.
Naam veld	Waarden uit Shopify bestelling
Bestel-identifier	[id]
Bestelnummer	Wordt als volgt bepaald: Als de merchant een default prefix heeft ingevuld dan begint het bestelnummer met deze prefix. Shopify webwinkeliers gebruiken deze prefixen om een onderscheid te maken tussen verschillende webwinkels als zij vanuit meerdere webwinkels verkopen. De prefixen zijn NIET bedoeld om een onderscheid in jaartallen te maken. Het veld [order_number] wordt toegevoegd Als het veld [name] is ingevuld in de bestelling en de waarde van [name] geen onderdeel is van het veld [order_number] dan wordt - [name] toegevoegd aan de bestelling Voorbeeld: Als een prefix WW1- is ingesteld, en de bestelling [order_number] 5374 heeft en [name] BOL - 1234567 dan wordt het volledige bestelnummer WW1-5374 - BOL - 1234567.
Factuurnummer	Wordt als volgt bepaald: Als voor de Shopify merchant is ingesteld dat het Payment-id gebruikt moet worden dan wordt het factuurnummer gelijk gesteld aan het payment-id. Deze optie kan bijvoorbeeld gebruikt worden om het Mollie transactie-id uit de bestelling door te zetten naar het boekhoudsysteem. In alle andere gevallen wordt het factuurnummer gelijkgesteld aan het Shopify checkout-id
Boekdatum	[created_at]
Besteldatum	[processed_at]
Status bestelling	[financial_status]
Betaalstatus	als de status van de bestelling paid is dan paid, anders geen betaalstatus
Betaalreferentie	[order_number]
Affiliatenummer	Wordt als volgt bepaald Indien aanwezig wordt het payment_id uit de [transactions] van de Shopify bestelling gebruikt gebruikt Als deze payment_id aanwezig is dan wordt gecontroleerd of ergens in de note_attributes van de bestelling een referentie naar een Bol voorkomt en wordt de waarde die daar staat toegevoegd aan het affiliatenummer. Dit laatste is vaak niet nodig omdat de Bol referentie ook in de [name] van de bestelling voor komt.
Valuta	[currency] indien aanwezig
Betaalmethode	veld [gateway] in [transactions]
Besteltotaal incl BTW en kortingen	[total_price]
Totaal BTW bestelling incl kortingen	Waarde in [total_tax], of, als die waarde 0 is, de waarde uit [current_total_tax]. Bij het gebruik van de [current_total_tax] zit een extra controle. De BTW regels in de bestelling moeten optellen tot de waarde in [current_total_tax].
Besteltotaal excl BTW en kortingen	Verschil bovenstaande twee regels
Aanduiding ICP	De koppeling bepaalt als volgt of het om een ICP bestelling gaat: Als de merchant marge heeft ingesteld dan is het nooit een ICP bestelling Als het leveradres bekend is dan wordt het land uit het leveradres gebruikt om te bepalen of het een ICP bestelling is. Is het leverland niet bekend dan wordt het land in het factuuradres gebruikt. Als het land geen EU land is dan is het geen ICP bestelling Als het land gelijk is aan het land van de webwinkel is het geen ICP bestelling. Dus een bestelling naar een Nederlands adres uit een Nederlandse webwinkel is nooit een ICP bestelling. Op dezelfde manier is een bestelling naar een Belgisch adres uit een Belgische webwinkel ook nooit een ICP bestelling. Als het besteltotaal gelijk is aan 0 dan is het nooit een ICP bestelling. De reden is dat het niet te bepalen is bij een 0-euro bestelling waarom de bestelling 0-euro BTW heeft. Is dat omdat het om ICP gaat of niet. Voor ICP bestellingen is een BTW nummer verplicht. Om deze extra restrictie te omzeilen bepaalt de koppeling dat bij een 0-euro bestelling ICP niet van toepassing is. Als de BTW ongelijk is aan 0, met of zonder korting dan is het nooit een ICP bestelling In alle andere gevallen gaat het om een ICP bestelling.
Aanduiding Internationaal	De koppeling bepaalt als volgt of het om een internationale bestelling gaat: Als het leveradres bekend is dan wordt het land uit het leveradres gebruikt om te bepalen of het een ICP bestelling is. Is het leverland niet bekend dan wordt het land in het factuuradres gebruikt. Als het land een EU land is dan is het geen internationale bestelling Als de koppeling een aparte BTW instelling heeft voor het land is het geen internationale bestelling. Dit is bijvoorbeeld van toepassing voor landen als Noorwegen, Zwitserland en het Verenigd Koninkrijk. Als het besteltotaal gelijk is aan 0 dan is het geen internationale bestelling. Van 0-euro bestellingen kan de koppeling de BTW niet goed berekenen. Als de BTW ongelijk is aan 0, met of zonder korting dan is het geen internationale bestelling In alle andere gevallen gaat het om een internationale bestelling.
Kortingen	Kortingen worden als volgt bepaald: Voor alle regels worden de kortingen bij elkaar opgeteld en daarbij wordt ook de korting van de verzendkosten opgeteld Dit bedrag wordt vergeleken met de totale korting op de bestelling - veld [total_discounts] Er wordt een extra kortingsregel toegevoegd met het verschil tussen bovenstaande waarden als dit verschil niet gelijk is aan 0 Vervolgens worden alle kortingsregels gegroepeerd per BTW percentage en worden de BTW codes / rekeningen uit AFAS SB bepaald.

Uitwerking Shopify bestelregels. +-

Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling het veld [line_items]. Er kunnen meerdere bestelregels in de bestelling staan en de koppeling leest deze regels een-voor-een uit.
Naam veld	Waarden uit Shopify bestelregel
Productid	[product_id]
categoyid	Catgory die bij het product hoort
Aantal	[quantity]
SKU	[sku]
Omschrijving	[name]
BTW percentage	Het BTW percentage wordt als volgt bepaald: Als het veld [tax_exempt] in de bestelling de waarde 1 heeft dan wordt er geen BTW in rekening gebracht. Als het veld [taxable] in de bestelregel de waarde 0 heeft of leeg is dan wordt er geen BTW in rekening gebracht. Als de regelprijs na het toepassen van een eventuele korting de waarde 0 heeft - een gratis product dus - dan wordt het BTW percentage gebruikt dat in de [tax_lines] staat. In de praktijk bestaat [tax_lines] uit 1 regel. Is het bedrag in de regel ongelijk aan 0 dan wordt het BTW percentage alleen gebruikt als het BTW bedrag in de [tax_lines] ongelijk aan 0 is. Is het BTW bedrag gelijk aan 0 dan wordt een BTW percentage van 0% gebruikt voor deze bestelregel.
Bedragen excl BTW	De bedragen excl BTW worden als volgt bepaald: Indien de webwinkel prijzen excl BTW hanteert dan is de regelprijs excl BTW gelijk aan [price] Indien de webwinkel prijzen incl BTW hanteert dan is de regelprijs incl BTW gelijk aan [price]/(1 + btw percentage) Voor de eenheidsprijzen, dus de prijzen per stuk wordt de regelprijs gedeeld door de waarde in het veld [quantity]
Bedragen incl BTW	De bedragen incl BTW worden als volgt bepaald: Indien de webwinkel prijzen incl BTW hanteert dan is de regelprijs incl BTW gelijk aan [price] Indien de webwinkel prijzen excl BTW hanteert dan is de regelprijs excl BTW gelijk aan [price] (1 + btw percentage)* Voor de eenheidsprijzen, dus de prijzen per stuk wordt de regelprijs gedeeld door de waarde in het veld [quantity]
Korting in bestelregel	De korting in de bestelregel wordt als volgt bepaald: Indien het veld [total_discount][ in de regel een waarde ongelijk 0 heeft dan wordt deze waarde als regelkorting gebruikt. Anders kijkt de koppeling naar de waarden in [discount_allocations] en geeft als korting de som van de velden [amount] in deze regels. Ook bij kortingen speelt incl / excl BTW afhankelijk van de instellingen in de webwinkel. Met behulp van het BTW percentage worden de juiste bedragen voor de kortingen incl en excl BTW berekend.
BTW code en rekeningen AFAS SB	Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. Bij het doorzetten op categorieen wordt de omzetrekening van de category gebruikt. Deze kan ingesteld worden via het dashboard.

Uitwerking Shopify verzendkosten. +-

Voor het uitlezen van de verzendkosten pakt de koppeling het veld [shipping_lines]. Er kunnen meerdere verzendregels zijn. Wat betreft de naam en het BTW percentage wordt alleen naar de eerste regel gekeken, voor de bedragen worden de bedragen in alle verzendregels opgeteld. In verreweg de meeste gevallen zal er sprake zijn van maximaal 1 regel voor de verzendkosten.
Naam veld	Waarden uit Shopify bestelregel
Omschrijving	[title] uit de eerste regel van de verzendkosten
BTW percentage	Som van de waarden in veld [rate] uit de [tax_lines] in de eerste regel van de verzendkosten.
Verzendkosten excl BTW	De verzendkosten excl BTW worden als volgt bepaald: Indien de webwinkel prijzen excl BTW hanteert dan zijn de verzendkosten excl BTW gelijk aan de som van de velden [price] in de verzendregels. Indien de webwinkel prijzen incl BTW hanteert dan is de regelprijs incl BTW gelijk aan som van de velden [price]/(1 + btw percentage) in de verzendregels.
Verzendkosten incl BTW	De verzendkosten incl BTW worden als volgt bepaald: Indien de webwinkel prijzen excl BTW hanteert dan zijn de verzendkosten excl BTW gelijk aan de som van de velden [price] in de verzendregels. Indien de webwinkel prijzen incl BTW hanteert dan is de regelprijs incl BTW gelijk aan som van de velden [price] (1 + btw percentage)* in de verzendregels.
BTW code en rekeningen AFAS SB	Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is.

Uitwerking Shopify klant. +-

Naam veld	Waarden uit Shopify klant
Email	Indien aanwezig [email] anders [contact_email]
Factuuradres	Indien aanwezig op basis van [billing_address] in de Shopify bestelling Voornaam - [first_name] Achternaam - [last_name] Bedrijfsnaam - [company] Adresregel1 - [address1] Adresregel2 - [address2] Postcode - [zip] Telnr - [phone] Plaats - [city] Iso-landcode - [country_code] Land - wordt berekend op de iso-landcode Als er geen factuuradres is en wel een verzendadres dan wordt het factuuradres gelijkgesteld aan het verzendadres. Als er geen factuur- en geen verzendadres is dan wordt gekeken naar de informatie in [customer] en [customer][default_address].
Verzendadres	Indien aanwezig op basis van [shipping_address] in de Shopify bestelling Voornaam - [first_name] Achternaam - [last_name] Bedrijfsnaam - [company] Adresregel1 - [address1] Adresregel2 - [address2] Postcode - [zip] Telnr - [phone] Plaats - [city] Iso-landcode - [country_code] Land - wordt berekend op de iso-landcode Als er geen verzendadres is, dus [shipping_address] komt niet in de bestelling voor dan blijft het verzendadres leeg.
BTW nummer	Het BTW nummer wordt als volgt bepaald: De lijst [note-attributes] wordt per regel uitgelezen. Als de naam gelijk is aan vatnumber, vat_number, vatnr, vat_nr, vatid, vat-id, vat_id of Vat Registration Number dan wordt de waarde die in die regel staat als BTW nummer gebruikt. Als er geen BTW nummer gevonden is controleert de koppeling de informatie in [customer][note]. Als de waarde in [customer][note] een lengte heeft van max 34 characters en de eerste twee letters komen overeen met de eerste 2 of 3 characters van [customer][note] dan wordt dat het BTW nummer. Let op: Voor Griekenland geldt een andere landcode namelijk EL. Hier wordt rekening mee gehouden in deze stap. Als het BTW nummer niet gevonden is dan wordt gekeken of de waarde in [customer][note] wellicht begint met de tekst vat registration number. Zo ja, dan wordt de tekst achter : als BTW nummer genomen. Als er geen BTW nummer gevonden is controleert de koppeling de informatie in [note]. Als de waarde in [customer][note] een lengte heeft van max 34 characters en de eerste twee letters komen overeen met de eerste 2 of 3 characters van [customer][note] dan wordt dat het BTW nummer. Let op: Voor Griekenland geldt een andere landcode namelijk EL. Hier wordt rekening mee gehouden in deze stap. Als er een BTW nummer in 1 van de bovenstaande stappen gevonden is dan controleert de koppeling de geldigheid van het BTW nummer via de VIES controle dienst. Is het een geldig BTW nummer dan wordt het BTW nummer gebruikt, anders blijft het BTW nummer leeg.

6.Day-to-day: Naar AFAS SB

Deze gegevens worden doorgezet naar AFAS SB:

Aanmaken financiele boekingen
De bestellingen uit Shopify worden in AFAS SB geimporteerd als financiele boekingen. Per bestelling worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.
Bij het aanmaken van de boekingen worden mogelijk nieuwe debiteuren toegevoegd aan AFAS SB.

Kostenplaats Het is mogelijk om één default kostenplaats mee te geven aan de bestelling of verkooptransactie. Per koppeling is één default kostenplaats mogelijk. Neem contact op met webcare@webwinkelfacturen.nl ovv van de licentiesleutel om hier gebruik van te maken.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze AFAS SB debiteur gebruikt als debiteur van de AFAS SB financiele boeking. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan AFAS SB. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Aanmaken producten
De koppeling zet door naar financiele boekingen. Er worden daardoor geen producten doorgezet.

Automatisch versturen facturen
De koppeling maakt een bestelling of financiele boeking aan in AFAS SB, niet een factuur. Daarom kan de koppeling er niet voor zorgen dat de factuur automatisch naar de klant verstuurd wordt.

Uitwerking veldniveau AFAS SB

Uitwerking op veld-niveau AFAS SB financiële boeking.+-

AdministrationId	12345	Administratie binnen het AFAS SB account
Factuurnummer	ORD1234	Verkoopnummer
RelationId	12345	Identifier klant in AFAS SB
RelationType	person	Particuliere klant of bedrijf
Description	ORD1234 - INV1224	Bestel- en / of factuurnummer
InvoiceDate	2025-04-01	Besteldatum
Boekingsregels
LedgerAccountId	8000	omzetrekening
Description	Koffer	Omschrijving
AmountExcludingVat	100	Regelbedrag excl BTW
AmountVat	21	BTW bedrag
VatType	Hoog	Soort BTW

Uitwerking op veld-niveau AFAS SB klant. +-

Naam	Voorbeeld	Opmerking
Firstname	Sarah	Voornaam
Lastname	de Wit	Achternaam
Emailaddress	sarah@test.nl
Adres
StreetName	Stationstraat	Straat
HouseNumber	12	Huisnummer
PostalCode	1000 AA	Postcode
CityName	Amsterdam	Gemeente
CountryCode	NL	Isocode land
PreferredBillingAddress	niet aanpasbaar
Bedrijf
Name	BV Sponiza IT	Bedrijfsnaam
VatNumber	NL01234	BTW nummer
EmailAddress	info@sponiza.nl
PhoneNumber	06-231388xx
Addresses		Adresregel

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Uitleg tabs dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Shopify webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar AFAS SB.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Via de blauwe Verwerk knop kun je de bestelling (opnieuw) aanbieden. Via de rode Meld probleem knop kun je een ticket bij ons aanmaken.

Bij Dashboard >> Open staan de bestellingen die nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails en de koppeling stopzetten.

Wat als bestellingen missen in AFAS SB

Als bestellingen ontbreken in AFAS SB adviseren we je de volgende stappen te doorlopen:

Log in op het dashboard: https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. De gebruikersnaam en het wachtwoord staan in de registratie email.
Ga naar tab Fouten en kijk of de bestelling daar staat. Het kan zijn dat je de zoekperiode moet aanpassen als de bestelling van een eerdere maand is. Als je de bestelling in dit overzicht vindt:
1. Bekijk de foutcode en controleer of je die zelf op kunt lossen.
2. Zo ja los het probleem op en klik op de blauwe knop Verwerk om de bestelling opnieuw aan te bieden.
3. Zo nee gebruik de rode knop Meld probleem om een ticket bij ons aan te maken.
4. Let op bij meerdere fouten hoe je maar 1 of 2 keer een ticket aan te maken. Wij zien vanzelf de andere problemen.
Ga naar tab Rapportage en kijk of de bestelling daar staat. Zo ja dan staat daar vaak een identifier van AFAS SB bij (in het paarse deel van het overzicht) waarmee je de bestelling kunt zoeken.
Ga naar tab Open en kijk of de bestelling daar staat.
Mocht je er niet uitkomen, dan kun je altijd via de groene Vraag het ons knop een ticket bij ons aanmaken.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/31/shopify.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/69/afas.html.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.

Handleiding: Shopify - afassb