1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Magento en SnelStart.

De koppeling zorgt dat facturen uit de Magento webwinkel worden doorgezet naar bestellingen / verkoopboekingen in SnelStart.Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
De koppeling is werkend voor deze versies van Magento: FAQ - Magento versies. De koppeling is een basis koppeling. Magento heeft veel opties in de standaard versie zitten die de koppeling niet ondersteunt. In het bijzonder zijn dat:
  1. Het uitlezen van verzendadressen. We hebben hier wel een optie voor, maar dat dient aan de Magento webwinkelzijde geprogrammeerd te worden.
  2. Het uitlezen van betaalkosten. We hebben hier wel een optie voor, maar dat dient aan de Magento webwinkelzijde geprogrammeerd te worden.
  3. Het toevoegen van kortingen excl BTW. De koppeling ondersteunt dit niet.
  4. Het toevoegen van creditbedragen - adjustments - in credit-facturen. De koppeling kan dit niet doorzetten omdat de BTW informatie ontbreekt.
  5. In sommige situaties kan de BTW van gratis artikelen niet correct bepaald worden.
  6. In sommige situaties komt het BTW percentage niet goed door uit de Magento webwinkel. Dit gebeurt vaak bij kleinere bedragen en/of grote aantallen. Magento webwinkels geven bedragen door in 2 decimalen, niet in 4. Hierdoor ontstaan afrondingsverschillen. Deze facturen zullen handmatig geboekt moeten worden in SnelStart.
  7. We zullen dit lijstje aanvullen als we merken dat er meer zaken ontbreken.
Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in SnelStart, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad. Ook kan het leggen van de connectie met OAuth lastig zijn en kunnen wij dit vaak niet oplossen aan onze kant.
Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Magento en in de FAQ voor SnelStart.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Installeren koppeling
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.

Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de OAuth-sleutels van de koppeling in je Magento webwinkel te de-activeren.

2.Hoe de koppeling werkt

Een factuur uit de Magento webwinkel kan naar SnelStart worden doorgezet als een SnelStart bestelling / verkoopboeking. De gewenste optie kun je instellen via tab Configuratie van het dashboard. Mocht deze optie niet beschikbaar zijn bij contractinstellingen stuur ons dan een mail, dan stellen wij het in. Voor het doorzetten naar bestellingen is het pakket InBalans of InZicht nodig. Voor doorzetten als verkoopboekingen is naast deze pakketten ook InKaart geschikt.


Facturen worden eenmaal per uur opgehaald uit de Magento webwinkel. Deze koppeling zet Magento facturen door, geen Magento bestellingen. De koppeling werkt zowel voor Magento 1.9 als voor Magento 2.x webwinkels, vanaf Magento 2.1. Magento 2.0 ondersteunen wij dus niet.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een factuur voeren we een aantal controles op de Magento factuur uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Magento factuur gelijk is aan de som van de bedragen in de factuurregels.
  • Is de factuur een ICP factuur dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in SnelStart bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de factuur niet eerder is doorgezet.

Doorzetten facturen
Het doorzetten van een Magento factuur naar SnelStart gebeurt in drie stappen:
  1. Er wordt gekeken of de klant al in SnelStart aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Bij het doorzetten naar SnelStart bestellingen wordt gecontroleerd of de producten uit de Magento factuur al in SnelStart aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
  3. De SnelStart transactie (financiele boeking, bestelling) wordt aangemaakt en doorgezet.

Controle achteraf
Nadat de factuur is doorgestuurd en een succesmelding van SnelStart is ontvangen wordt de factuur als afgehandeld aangemerkt. De Magento factuur verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft SnelStart een foutmelding terug bij het verwerken van de factuur dan verschijnt de factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar SnelStart verderop in de handleiding.

3.Nodig: Magento sleutels - alleen Magento 1.x

Deze stap is alleen nodig voor Magento 1.x. Indien je een Magento 2.x webwinkel hebt kun je dit hoofdstuk overslaan!

Lees meer Nodig Magento 1.x ....
Lees minder Nodig Magento 1.x ....
Voor het leggen van de connectie met Magento 1.9 webwinkels dient eerst een extensie toegevoegd te worden en daarna dienen een consumerkey en secret te worden aangemaakt.

3.1 Installeren extensie

Het installeren en configureren van de extensie voor Magento 1.x bestaat uit de volgende stappen:

Controleer eerst of je Magento webwinkelomgeving het gebruik van de REST API toestaat. Deze controle bestaat uit de volgende stappen. We gebruiken www.jouwwebwinkel.nl als de url van jouw webwinkel.

(i) Is de REST API toegankelijk? Dit test je met de url http://www.jouwwebwinkel.nl/api/rest/products. Zie je een 403 op je scherm verschijnen? Prima. Maar …

(ii) … zie je een 404-scherm? Dan wordt de url doorgeleid naar een foutpagina. Dit kan een probleem zijn van de .htaccess-file. In deze file moet de regel RewriteRule ^api/rest api.php?type=rest [QSA,L] aanwezig zijn. Zo niet, dan dien je deze toe te voegen.
Het probleem kan ook veroorzaakt worden door een instelling in de Apache webserver. Zie deze link voor meer informatie: http://magento.stackexchange.com/questions/29936/rest-api-returns-404.

(iii) Heeft de gebruikersnaam waarmee je de OAUTH sleutels hebt aangemaakt admin-rechten? Dat moet namelijk wel, anders kunnen de gegevens niet opgehaald worden uit de webwinkel.

(iv) Gebruik je in de hostingomgeving php-fpm fast-cgi? Dan kan het zijn dat de autorisatie-sleutels niet correct doorkomen. Deze link bevat meer informatie: http://www.magentogeek.com/magento-rest-api-solution-for-400-bad-request/. Voor webwinkels die gehost zijn bij byte.nl- shared hosting - speelt dit onder andere. Zij hebben een goede uitleg om dit op te lossen.

(v) In alle gevallen: Neem contact met ons op als je er niet uitkomt. Wij zien soms details in onze log-files staan die jullie mogelijk kunnen helpen om de problemen op te lossen.

1. Zet de caching in je webwinkel uit. Dit kun je doen via System > Cache Management. Na de installatie van de extensie kun je de caching weer aanzetten.

2. Installeren extensie. Pak de zipfile uit en installeer de bestanden onder je Magento root. Je kunt aan de structuur van de zipfile zien welke bestanden je waar moet plaatsen. Er worden geen bestanden overschreven.

3. Definieer de REST Role. Je definieert nu eerst een zgn Role die de factuurgegevens, inclusief belastingtarieven en betaalmethoden uit je webwinkel kan lezen. Hiervoor gan je naar System > Web Services > REST Roles. Om gebruik te maken van de extensie dien je een Role aan te maken van type Administrator. Je maakt deze door op Add Admin Role te klikken. Als je die al hebt kun je die Role hergebruiken.

Plaatje Magento REST Role aanmaken

Aan de linkerkant van het scherm staat een scherm met als titel Role Information. Klik op de sub-menu-link Role API Resources. Je ziet de optie REST API Calls to read invoices verschijnen. Vink alle blokjes onder deze optie aan en sla de gegevens op.

Installatie extensie Magento

Je hebt nu ingesteld dat de koppeling recht heeft om de entiteiten facturen, belastingtarieven en betaalmethoden te lezen uit Magento, maar je hebt nog niet aangegeven welke gegevens per entiteit hij op mag halen.

4. Wijs de velden toe die gelezen mogen worden. Ga naar System > Web Services > REST Attributes. Open de User Type Admin. Je ziet hier wederom de optie REST API Calls to read invoices verschijnen. Vink weer alle opties aan en sla de gegevens op.

Configureer REST Attributes

5. Koppel de administrator aan de REST role. Tot slot dien je de administrator toe te wijzen aan de REST role. Ga naar System > Permissies > Users. Klik de administrator aan van de webwinkel. Ga naar REST Role, de onderste optie in het menu links. Wijs de administrator van de webwinkel toe aan de Administrator REST Role.

 

Assign user to REST Role

3.2 Magento consumerkey en consumersecret

De stappen voor het aanmaken van een Magento consumerkey en consumersecret zijn als volgt:
1. Log in als admin bij je Magento 1.x webwinkel.
2. Ga naar System > Web Services > REST OAuth Consumers.

Plaatje Magento Consumerkey en Consumersecret


3. Klik op Add new om de Magento sleutels aan te maken. De key en de secret zijn al ingevuld. Vul zelf de naam voor de koppeling in en de callback url. De waarde van de callback url moet zijn: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/magento/callback.php

Plaatje Magento Consumerkey en Consumersecret


4. Vul je administrator wachtwoord in Klik op Save / Opslaan. De key en secret van dit scherm vul je in een later hoofdstuk in bij de velden Consumerkey en Consumersecret van het instellingenscherm van de koppeling.

4.Nodig: Magento na versie 2.1

Magento webwinkels t/m 2.4.3 volgen onderstaande stappen om een connectie met de webwinkel te maken. Voor Magento webwinkels vanaf versie 2.4.4 adviseren wij een integratie aan te maken zoals onderstaand uitgelegd, maar dan zonder callback. Als u daarna contact met ons opneemt zorgen wij er voor dat u de clientid / clientsecret / het access token en de tokensecret kunt invullen om de connectie met de Magento webwinkel te leggen.

Let op: Dit is een standaard koppeling zonder mogelijkheden tot maatwerk. Dat betekent dat de koppeling niet alle extensies in de webwinkel ondersteunt. Ook kan het lastig zijn om de webwinkel te koppelen vanwege een speciale inrichting van de hosting, bijvoorbeeld vanwege een aangepaste .htaccess file, complexe redirects of een firewall. Loop je tegen deze problemen aan dan is het vaak nodig om een Magento expert in te schakelen.

Lees meer Nodig Magento....
Lees minder Nodig Magento....

Het installeren en configureren van de extensie voor Magento 2.x bestaat uit de volgende stappen:

1. Configuratie. Er zijn twee Magento tabbladen die je moet invullen. Bij de eerste bedenken we een herkenbare naam en vullen de Callback URL (https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/magento2/callback.php?cikey=UWLICENTIESLEUTEL) en de Identity link URL in (https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/authenticate.php) en je password in. UWLICENTIESLEUTEL dient vervangen te worden door de licentiesleutel uit de email. Altijd slim even tussendoor te saven (rechtsboven). Daarna gaan we door naar het tweede tabblad API.

 

Integration info tab invullen

Je gaat nu de rechten toekennen: welke gegevens uit de webwinkel mag de koppeling gebruiken? In het plaatje staat expliciet aangegeven welke resources je dient aan te vinken. Daarna klink je SAVE rechtsboven in.

API tab invullen 2. Activeren van de extensie. Je gaat nu de extensie activeren. Allereerst klik je op ACTIVATE.

Activeer extentie Rechts boven in het volgende scherm moet je daartoe toestemming geven middels ALLOW knop.

Allow En nu begrijp je eindelijk waarom Magento 2 ……… 'Magento 2' heet: er openen namelijk twee windows! Op de eerste window (dus buiten je Magento winkel):

Authenticatie informatie

Op dit aparte window vul je je webwinkel domeinnaam in en de koppeling sleutel die je per email hebt ontvangen bij aanmelding. Als je vervolgens op de Geef toestemming voor de koppeling knop drukt zul je zien dat in het andere scherm (van je Magento winkel) de activatie tot stand komt.

Na toestemming geven kijk je naar je Magento scherm De extensie is nu volledig geactiveerd. Om het zeker te weten kun je nog even naar de status van je integratie kijken op het Integratie scherm binnen je Magento webwinkel. De status moet nu ACTIVE zijn.

Status extentie Je bent nu klaar met de voorbereidingen in je Magento 2.x winkel.

5.Nodig: SnelStart API sleutel

Om de koppeling met je Snelstart account te leggen dien je een speciale sleutel aan te maken. Deze sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Snelstart account te lezen en bijv debiteuren en verkoopboekingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is de sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.

Lees meer Nodig snelstart....
Lees minder Nodig snelstart....

De sleutel maak je aan afhankelijk van je Snelstart administratie. Zorg er dus voor dat je controleert dat je de sleutel aanmaakt voor de administratie waarbinnen je de omzet wilt boeken.

Om de sleutel voor Snelstart aan te maken log je in op de webversie van Snelstart, https://web.snelstart.nl. Je gaat naar het menu-item koppelingen en zoekt daar op Webwinkelfacturen. Er komen nu allerlei tegels tevoorschijn voor verschillende systemen. Je zoekt de tegel voor Magento.

Klik nu op Genereer de sleutel. Kopieer deze sleutel en sla hem op. Je dient hem straks in te voeren tijdens de installatie van de koppeling.

 

6.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Magento webwinkel. Voor Magento 2.x webwinkels heb je dit al in de vorige stap gedaan. Voor Magento 1.9 webwinkels dien je hier nog extra gegevens in te vullen.
2. Het leggen van de connectie met SnelStart. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie SnelStart administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen. Let op: De koppeling gebruikt de bedragen uit de webwinkel om de BTW percentages te berekenen. Zorg dat afrondingsverschillen geen probleem geven met de BTW percentages.

Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie Magento webwinkel:
Deze stap hoeft alleen uitgevoerd te worden voor Magento 1.9 webwinkels. Voor Magento 2.x webwinkels is de authenticatie al in de vorige stap gedaan. Het authenticeren van de Magento 1.9 webwinkel doe je als volgt:

- Eerst vul je de admin-url van de webwinkel in met de consumerkey en consumersecret uit de voorgaande stap.


- Daarna klik je op de gele Connect knop om de koppeling de juiste autorisatie te geven. Pas na het uitvoeren van deze twee stappen is een geldige connectie met de Magento webwinkel gelegd. Je ziet dit omdat het bolletje dan groen is.

Connectie SnelStart
Je legt de connectie met Snelstart via de sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast SnelStart. Je kunt de sleutel nu invullen in het popup window.

Dagboek
Het is mogelijk om een dagboek in te stellen. Als je doorzet naar SnelStart financiele boekingen is het instellen optioneel, en vul je Debiteuren in.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in SnelStart. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Standaard worden alle EU landen in de lijst getoond. Je hoeft alleen de landen te configureren waaraan je verkoopt, en -indien van toepassing- ICP en Internationaal. De koppeling toont de standaard BTW tarieven voor Europa. Je kunt het BTW percentage waarmee je verkoopt - linker kolom - aanpassen. Bijvoorbeeld: Standaard staan verkopen naar Duitsland op 21%, maar verkoop jij in de webwinkel met 19% dan kun je dat in de linker kolom aanpassen. Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je SnelStart administratie. Facturen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP facturen. Bij een ICP factuur moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP factuur altijd een debiteur aangemaakt in SnelStart.

7.Day-to-day: Vanuit Magento

In deze sectie laten we zien hoe we de facturen ophalen uit de webwinkel.

Doorzetschema: Nieuwe facturen in je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. De koppeling haalt voor Magento 2.x zowel de facturen als de credit-facturen op en zet deze door. Voor Magento 1.9 worden de credit-facturen niet standaard doorgezet. Je kunt deze optie wel bij ons aanvragen.

BTW nummers Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op en controleert ook dat het BTW nummer een geldig BTW nummer is.

BTW berekening: De koppeling gebruikt altijd de prijzen in de [base_] velden, zoals [base_grand_total] en [base_row_total].

Het BTW bedrag in de factuurregels wordt als volgt bepaald:
BTW bedrag = ['base_row_total_incl_tax'] - ['base_row_total']
Het BTW percentage wordt als volgt bepaald:
BTW bedrag/ ['base_row_total']
Indien het bedrag excl BTW 0 is dan staat het BTW percentage default op 21%. Dit is helaas niet aan te passen.

Op basis van het BTW percentage wordt de BTW code en de grootboekrekening in SnelStart bepaald. Wij zien bij sommige Magento webwinkels dat zij zelf correcties doen op de BTW in hun facturen. De BTW komt dan net niet overeen met de BTW van de producten. Dit resulteert in verkeerde BTW percentages, zoals bijv 8% ipv 9% en 22% ipv 21%. De koppeling kan dit niet herstellen en zal een foutmelding geven als 8% en 22% niet in de BTW instellingen voorkomen van de webwinkel. We zien dit probleem over het algemeen optreden bij het gebruik van kleine bedragen. Helaas heeft de koppeling hier geen afdoende oplossing voor.


Uitwerking veldniveau facturen
Uitwerking Magento facturen +-
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van facturen uit Magento 2.x webwinkels.
Naam veld Waarden uit Magento bestelling
Factor voor vermenigvuldiging bedragen In de Magento credit facturen staan de bedragen als positieve bedragen. Dit omdat debeit-facturen en credit-facturen aparte entiteiten zijn. Je hebt in Magento dus twee soorten facturen, debet en credit, en beide soorten hebben een positief bedrag. Daarom gebruikt de koppeling een factor = 1 voor debet-facturen en een factor = -1 voor credit-facturen.
Factuur-identifier [entity_id] Let op, om die id's tussen debet en credit-facturen uniek te houden zet de koppeling een 1 voor het factuur-id van de credit-factuur. Daarom zie je een vermenigvuldiging met de factor.
Factuurnummer [increment_id] uit de Magento factuur
Orderid [order_id]
Bestelnummer [increment_id] uit de Magento bestelling. Als voor de merchant is ingesteld dat het bestelnummer leidend is dan wordt voor het bestelnummer een C_ geplaatst.
Affiliatenummer Wordt bepaald op basis van de onderliggende bestelling
  • Bekijk [extension_attributes][payment_additional_info] uit de Magento bestelling
  • Loop door de verschillende arrays
  • Bepaal de waarde value bij sleutel channel_id
Bestel-identifier Deze wordt bepaald op basis van de url in het veld [order]
Factuurdatum [created_at]
ICP aanduiding Een factuur is een ICP factuur als:
  • De merchant geen contract heeft met marge.
  • De factuur geen BTW heeft
  • Het land een EU land is ongelijk aan het verkoopland
Internationale aanduiding Een factuur is een internationale factuur als:
  • De factuur geen BTW heeft.
  • Het land een land buiten de EU is.
Betaalmethode De betaalmethode wordt als volgt bepaalt op basis van het veld [paymethod]:
  • Als de betaaltmethode [paymethod]voorkomt in de instellingen van de credentials - en dus is ingesteld op het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, tab Configuratie, dan wordt die betaalmethode gebruikt. Bij het controleren of de betaalmethode voorkomt wordt een zogenaamde cleanUp actie gedaan. Streepjes en hoofdletters worden genegeerd.
  • Als de betaalmethode [paymethod] niet gevonden is en in de naam komt het woord transfer, back, invoice of rekening voor dan wordt de betaalmethode banktransfer.
  • Als in de naam het woord ideal staat dan wordt de betaalmethode ideal.
  • Als in de naam het woord paypal staat dan wordt de betaalmethode paypal.
  • Als in de naam het woord afterpay staat dan wordt de betaalmethode afterpay.
  • Als in de naam de woorden mister en cash staan dan wordt de betaalmethode mistercash.
  • Als in de naam de woorden credit en card, maestro, visa of matsercard staan dan wordt de betaalmethode creditcard.
  • In alle andere gevallen wordt de betaalmethoden default.
Betaalmethode-id [paymethod_id]
Totaalbedragen incl of excl BTW De bedragen in de bestelling kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van het Totaal incl en het Totaal excl, zie hieronder.
Totaal incl [base_grand_total]. Het deel base_ zorgt er voor dat het bedrag in de webwinkel-basis valuta wordt genomen.
Totaal BTW [base_tax_amount]
Totaal excl Totaal incl BTW - Totaal BTW
Waarden winkelwagentje Deze waarden worden wel uitgelezen via [base_subtotal] en [base_subtotal_inc_tax]
Uitwerking Magento facturen regels +-
Naam veld Waarden uit Magento bestelling
Naam product [name], vreemde tekens worden zoveel mogelijk verwijderd
Aantal [qty]
Bedrag incl BTW [base_row_total_incl_tax]; voor het eenheidsbedrag delen we door het aantal
Bedrag excl BTW [base_row_total]; voor het eenheidsbedrag delen we door het aantal
BTW Bedrag met korting [base_row_total_incl_tax] - [base_row_total]; voor het eenheidsbedrag delen we door het aantal
BTW percentage Het BTW percentage is lastig bij de Magento-facturen omdat de Magento API deze prijzen in 2 decimalen geeft waardoor bij kleine bedragen snel een percentage van 20%, 22%, 8% of 10% ontstaat. Er is een workaround maar dat vraagt programmeer-werk aan de kant van de Magento webwinkel.
  • default: veld BTW bedrag / [base_row_total]. Dit percentage wordt afgerond op 2 decimalen.
  • workaround 4-decimalen: veld [extension_attributes][tax_amount4_decimals] / [extension_attributes][base_row_total4_decimals]. Dit percentage wordt afgerond op 2 decimalen.
Korting [base_discount_amount] voor het kortingsbedrag incl BTW. Voor de korting excl BTW [base_discount_amount] - [base_discount_tax_compensation_amount].
Regelprijzen incl en excl korting Deze worden berekend uit de korting en de eenheidsprijzen. De eenheidsprijzen worden vermenigvuldigd met het aantal.
De verzendkosten worden toegevoegd als aparte factuurregel De bedragen worden bepaald op basis van [total_shipping], [shipping_tax_percentage] en [invoice_row_taxes_included] zoals ook in andere regels. Deze regel wordt alleen toegevoegd bij een bedrag ongelijk 0.
De betaalkosten worden toegevoegd als aparte factuurregel De bedragen worden bepaald op basis van [paymethod_costs], [extra_payment_option_price] en [invoice_row_taxes_included] zoals ook in andere regels. Deze regel wordt alleen toegevoegd bij een bedrag ongelijk 0.
De toeslagen worden toegevoegd als aparte regels aan de factuur De bedragen worden bepaald op basis van [extra_costs],[credit_point_discount], [invoice_row_taxes_included] zoals ook in andere regels. Alleen bij een bedrag ongelijk aan 0 wordt het bedrag toegevoegd. Dit leidt tot max 2 extra regels.
Rekeningen en BTW codes uit SnelStart Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de factuur en de BTW percentages. Het type voor factuurregels is turnover / omzet, voor de regel verzendkosten shipping / verzendkosten en betaalkosten payment / betaalkosten.

8.Day-to-day: Naar Snelstart

De synchronisatie van gegevens tussen Magento en SnelStart is als volgt.

Aanmaken transacties
De facturen worden in SnelStart geimporteerd als bestellingen of financiele boekingen.
Standaard staat de koppeling ingericht op het aanmaken van financiele boekingen. Deze keuze is te wijzigen in de contractinstellingen in het dashboard, tabblad Configuratie of via email bij ons aan te vragen. Voor het doorzetten naar bestellingen is het pakket InBalans of InZicht nodig. Voor doorzetten naar financiele boekingen is naast deze pakketten ook InKaart geschikt.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze SnelStart debiteur gebruikt als debiteur van de SnelStart transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan SnelStart. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Verzendadres Bij de optie SnelStart bestellingen geeft de koppeling een apart verzendadres mee aan de bestelling mits het verzendadres verschilt met het factuuradres.


Uitwerking veldniveau SnelStart

Uitwerking op veld-niveau SnelStart financiële boeking. +-
Benodigd pakket: InKaart, InBalans of InZicht
Naam Voorbeeld Opmerking
Factuurdatum [orderdate] Factuurdatum
Factuurnummer [ordernumber] factuurnummer of bestelnummer
Betalingstermijn 14 dagen Dit kan niet aangepast worden.
Omschrijving Bestelnummer / Factuurnummer / Betaalmethode indien aanwezig
  • Magento facturen: factuurnummer (niet aanpasbaar)
Factuurbedrag Het totaalbedrag van de factuur incl BTW.
Klant
Id [debiteurID] SnelStart debiteur-id.
uri /relaties/[debiteurID]
Boekingsregel
Omschrijving [name]
Grootboekrekening Zoals ingesteld via tab Configuratie van het dashboard.
Bedrag Bedrag excl BTW.
Kostenplaats 1 default kostenplaats per koppeling.
BTWregels
BTW bedrag [price]
BTWsoort
  • Hoog
  • Laag
  • Geen
  • Overig
Uitwerking op veld-niveau SnelStart bestelling. +-
SnelStart bestelling
Benodigd pakket: InBalans of InZicht
Naam Voorbeeld Opmerking
relatie
id 7382g324-8f90-76b8-h999-fv4sh870c87j SnelStart debiteur-ID.
uri /relaties/7382g324-8f90-76b8-h999-fv4sh870c87j
procesStatus Order
datum 2023-03-01 Factuurdatum
verkooporderBtwIngaveModel Exclusief Standaard Exclusief, kan aangepast worden naar inclusief.
omschrijving 890492 / iDEAL Bestelnummer / Factuurnummer / Betaalmethode indien aanwezig
betalingskenmerk 890492
  • Magento facturen: factuurnummer
memo
regels
artikel
id 8d76f75n-9283-9291-93m2-fv5682e34akd
uri /artikelen/8d76f75n-9283-9291-93m2-fv5682e34akd
omschrijving Digital Xbox one - wit
stuksprijs 245.45 Eenheidsprijs excl BTW, op aanvraag incl BTW - kortingen zijn in dit bedrag verwerkt.
aantal 1
totaal 245.45 Totaal excl BTW, op aanvraag incl BTW - kortingen zijn in dit bedrag verwerkt
verkoopordersjabloon
id 8fe5j5y8-h8a1-9084-760h-98k979h4ujk4
uri /verkoopordersjablonen/8fe5j5y8-h8a1-9084-760h-98k979h4ujk4

De SnelStart bestellingen hebben nooit negatieve eenheidsprijzen. Bij een negatieve eenheidsprijs wordt het aantal en het bedrag met (-1) vermenigvuldigd.

Uitwerking op veld-niveau SnelStart product. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
artikelcode [articlekey]
Omschrijving [productName]
ArtikelOmzetgroep
  • id -> [productLedgercode]
  • uri -> artikelomzetgroepen/[productLedgercode]
ModifiedOn [date]
isNonActief false
Uitwerking op veld-niveau SnelStart klant. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
relatiesoort Klant
Naam [name]
Telefoon [Telnr]
Mobiel [Mobile]
Email [Email]
KvKnummer [KvK]
Iban [Bankaccount_iban]
VestigingsAdres
  • [street]
  • [zipcode]
  • [city]
correspondentieAdres Hetzelfde als VestigingsAdres.
btwNummer [Btwnr]

9.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke facturen uit je Magento webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar SnelStart.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals foutieve BTW percentages op de factuurregels of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een factuur (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke facturen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de factuur alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/24/magento.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/40/snelstart.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou facturen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 facturen in rekening.