1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed eCom en Yuki.
Deze koppeling zorgt dat bestellingen of facturen uit de Lightspeed eCom webwinkel worden automatisch doorgezet naar facturen in Yuki. Omdat de bestellingen of facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie. Het is mogelijk om betaalde bestellingen uit de webwinkel door te zetten of facturen.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Yuki, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed eCom en in de FAQ voor Yuki.
Installeren koppeling
Je installeert deze koppeling vanuit de Lightspeed eCom Appstore. Als je de categorie Boekhouding selecteert, komen onze apps vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe vlak en het witte tandwieltje rechtsboven. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Installeren. Bij het activeren word je automatisch door de configuratieschermen geleid.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Belangrijk: Is de koppeling eenmaal geinstalleerd, log dan altijd in op het dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, en niet vanuit de appstore.
De proefperiode voor de koppeling is 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Je installeert deze koppeling vanuit de Lightspeed eCom Appstore. Als je de categorie Boekhouding selecteert, komen onze apps vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe vlak en het witte tandwieltje rechtsboven. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Installeren. Bij het activeren word je automatisch door de configuratieschermen geleid.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Belangrijk: Is de koppeling eenmaal geinstalleerd, log dan altijd in op het dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, en niet vanuit de appstore.
De proefperiode voor de koppeling is 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Uitschakelen koppeling
Indien je de koppeling wilt beeindigen kan dat eenvoudig door de app in je backend te verwijderen uit de appstore.
Stap je over naar een ander boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? Dan kun je de nieuwe app vanuit de appstore in je backend installeren. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van de oude koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Stap je over naar een ander webwinkelsysteem? Via onze koppelingen-pagina kun je zien of je deze vanuit de desbetreffende appstore installeert, of dmv een installatie-link.
Is de installatie gelukt, maar zie je in het dashboard van de koppeling nog wel de oude licentiesleutel staan als je op het dropdown pijltje naast de sleutel klikt (terwijl die app/sleutel wel is verwijderd)? Stuur ons dan een e-mail met het verzoek de oude sleutel te verwijderen.
Indien je de koppeling wilt beeindigen kan dat eenvoudig door de app in je backend te verwijderen uit de appstore.
Stap je over naar een ander boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? Dan kun je de nieuwe app vanuit de appstore in je backend installeren. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van de oude koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Stap je over naar een ander webwinkelsysteem? Via onze koppelingen-pagina kun je zien of je deze vanuit de desbetreffende appstore installeert, of dmv een installatie-link.
Is de installatie gelukt, maar zie je in het dashboard van de koppeling nog wel de oude licentiesleutel staan als je op het dropdown pijltje naast de sleutel klikt (terwijl die app/sleutel wel is verwijderd)? Stuur ons dan een e-mail met het verzoek de oude sleutel te verwijderen.
2.Hoe de koppeling werkt
Een bestelling of factuur uit de Lightspeed eCom webwinkel wordt naar Yuki doorgezet als een Yuki factuur. De optie conceptfactuur is default en wordt het vaakst gebruikt. De optie verwerkte-factuur kun je bij ons aanvragen. Voor beide opties heb je de betaalde sales-module in Yuki nodig.
De koppeling werkt met webhooks vanuit de Lightspeed eCom webwinkel. Er kan op twee manieren worden doorgezet, nl op basis van betaalde bestellingen of facturen. Het voordeel van de optie betaalde bestellingen is dat bestellingen die niet betaald worden niet in de boekhouding komen. Bij deze optie worden crediteringen echter niet meegenomen. Bij de optie facturen worden alle facturen doorgezet naar Yuki, dus zowel de debet- als de creditfacturen. Je kunt de voorkeur voor betaalde bestellingen of facturen instellen via tab Configuratie van het dashboard.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
De koppeling werkt met webhooks vanuit de Lightspeed eCom webwinkel. Er kan op twee manieren worden doorgezet, nl op basis van betaalde bestellingen of facturen. Het voordeel van de optie betaalde bestellingen is dat bestellingen die niet betaald worden niet in de boekhouding komen. Bij deze optie worden crediteringen echter niet meegenomen. Bij de optie facturen worden alle facturen doorgezet naar Yuki, dus zowel de debet- als de creditfacturen. Je kunt de voorkeur voor betaalde bestellingen of facturen instellen via tab Configuratie van het dashboard.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Controle vooraf bestellingen of facturen
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Lightspeed eCom bestelling of factuur uit:
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Lightspeed eCom bestelling of factuur uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Lightspeed eCom bestelling / factuur gelijk is aan de som van de bedragen in de bestel / factuurregels plus het bedrag aan verzendkosten.
- Is de bestelling / factuur een ICP verkoop dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Yuki bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling of factuur niet eerder is doorgezet.
Doorzetten bestellingen of facturen
Bij een succesvolle controle wordt de bestelling of factuur doorgezet naar Yuki.
De debiteurgegevens worden in de Yuki factuur gezet. Yuki verwerkt zelf de debiteurgegevens.
Controle achteraf
Nadat de bestelling of factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Yuki is ontvangen wordt de bestelling of factuur als afgehandeld aangemerkt. De Lightspeed eCom bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Yuki een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling of factuur dan verschijnt de bestelling of factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling of factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen of facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Yuki verderop in de handleiding.
Nadat de bestelling of factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Yuki is ontvangen wordt de bestelling of factuur als afgehandeld aangemerkt. De Lightspeed eCom bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Yuki een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling of factuur dan verschijnt de bestelling of factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling of factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen of facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Yuki verderop in de handleiding.
3.Nodig: Yuki codes
Op de website van Yuki staat uitgelegd hoe je voor jouw Yuki administratie-code een toegangscode voor de koppeling aanmaakt als gebruiker met een directe rol. De toegangscode is de in Yuki gegenereerde 'webservices API-key’.
Lees meer Nodig Yuki ....
Lees minder Nodig Yuki ....
4.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
De koppeling tussen Lightspeed eCom en yuki installeer je via de Appstore van Lightspeed. Als eerste wordt de koppeling met je webwinkel gelegd en authoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen.
Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....
Er moeten nu nog twee stappen gedaan worden:
1. Het leggen van de connectie met Yuki. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Yuki administratie te schrijven en informatie te lezen.
2. De configuratie zelf.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
Connectie Yuki
Je legt de connectie met Yuki via de administratie-id en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Yuki. Je kunt de administratie-id en API sleutel nu invullen in het popup window.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Yuki. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Default toont de koppeling een vaste lijst met BTW tarieven per EU land. Deze vaste lijst kun je configureren. Als je OSS levert dan kun je gemakkelijk de lijst aanpassen met het juiste BTW percentage per land. Wil je liever de BTW tarieven uit je webwinkel gebruiken dan kun je dit aanpassen bij de contractinstellingen. Intracommunautaire (ICP) en internationale leveringen
De optie Intracommunautaire prestaties / ICP is voor zakelijke leveringen binnen de EU. Deze verkopen brengen 0% BTW in rekening. Een BTW nummer van de kant is verplicht. De optie Internationaal gaat over leveringen buiten de EU. De koppeling verwacht voor deze verkopen 0% BTW, anders kunnen de verkopen niet doorgezet worden. Voor zowel ICP als internationale leveringen kunnen aparte BTW codes en grootboekrekeningen ingesteld worden.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Yuki. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Default toont de koppeling een vaste lijst met BTW tarieven per EU land. Deze vaste lijst kun je configureren. Als je OSS levert dan kun je gemakkelijk de lijst aanpassen met het juiste BTW percentage per land. Wil je liever de BTW tarieven uit je webwinkel gebruiken dan kun je dit aanpassen bij de contractinstellingen. Intracommunautaire (ICP) en internationale leveringen
De optie Intracommunautaire prestaties / ICP is voor zakelijke leveringen binnen de EU. Deze verkopen brengen 0% BTW in rekening. Een BTW nummer van de kant is verplicht. De optie Internationaal gaat over leveringen buiten de EU. De koppeling verwacht voor deze verkopen 0% BTW, anders kunnen de verkopen niet doorgezet worden. Voor zowel ICP als internationale leveringen kunnen aparte BTW codes en grootboekrekeningen ingesteld worden.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een tussenrekening en vaste debiteur uit je Yuki administratie. Bestellingen of facturen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur en op tussenrekening geboekt. Er worden dan geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen of facturen. Bij een ICP bestelling of factuur moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling of factuur altijd een debiteur aangemaakt in Yuki.
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een tussenrekening en vaste debiteur uit je Yuki administratie. Bestellingen of facturen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur en op tussenrekening geboekt. Er worden dan geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen of facturen. Bij een ICP bestelling of factuur moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling of factuur altijd een debiteur aangemaakt in Yuki.
5.Day-to-day: Vanuit Lightspeed
Doorzetschema: Deze koppeling is een real-time koppeling. Het is mogelijk om de betaalde bestellingen uit je Lightspeed eCom door te zetten of de facturen. Betaalde bestellingen worden doorgezet zodra de bestelling in de webwinkel op betaald wordt gezet. Facturen worden doorgezet zodra ze worden aangemaakt.
Credit-facturen: Bij de keuze voor facturen zal de koppeling ook de credit-facturen doorzetten. Bij doorzetten van de betaalde bestellingen worden credit-facturen niet meegenomen.
BTW nummers: Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling doet een controle op de geldigheid van BTW nummers.
Uitwerking veldniveau bestellingen
BTW nummers: Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling doet een controle op de geldigheid van BTW nummers.
Uitwerking veldniveau bestellingen
Uitwerking Lightspeed eCom bestelling. +-
| Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bestellingen. Aan de orde komen de algemene waarden in de bestelling, de bestelregels, de verzendkosten en de debiteurgegevens. | |
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed eCom bestelling |
| Bestel-identifier | [id] |
| Bestelnummer | [ordernumber_full] |
| Affiliatenummer | Dit moet apart door de merchant aangevraagd worden. Het veld [comment] wordt hiervoor gebruikt. |
| Klantnummer | [customer][resource][id], deze wordt niet gebruikt |
| Bestel- en boekdatum | [createdAt] |
| ICP aanduiding |
Een bestelling is een ICP bestelling als:
|
| Internationale aanduiding |
Een bestelling is een internationale bestelling als:
|
| Bestelstatus | [status] |
| Betaalstatus | [paymentStatus] |
| Betaalmethode | [paymentTitle] |
| Betaalmethode-id | [paymentId] |
| Totaalbedragen excl BTW | [priceExcl] |
| Totaalbedragen incl BTW | [priceIncl] |
| Totaal BTW | Totaal incl - Totaal excl |
| Totaalkortingen incl of excl BTW | De bedragen in de bestelling kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [order_row_taxes_included] |
| Totaal kortingen | 0 |
Uitwerking Lightspeed eCom bestelregels. +-
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed eCom bestelling |
| BTW percentage | [taxRate] * 100 |
| Naam product | De naam van het product wordt als volgt bepaald
|
| SKU | [sku] |
| Ean | [ean] |
| Productcode | [articleCode] |
| Aantal | [quantityOrdered] |
| Korting excl / incl BTW | [discountExcl] / [discountIncl] |
| Regelbedragen incl of excl BTW zonder korting | [basePriceExcl] / [basePriceIncl] * aantal |
| Regelbedragen incl of excl BTW met korting | [priceExcl] / [priceIncl] |
| Eenheidsbedragen incl of excl BTW zonder korting | [basePriceExcl] / [basePriceIncl] |
| Eenheidsbedragen incl of excl BTW met korting | [priceExcl] / [priceIncl] delen door het aantal |
| Rekeningen en BTW codes uit Yuki | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor bestelregels is turnover / omzet. |
Uitwerking Lightspeed eCom verzendkosten. +-
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed eCom bestelling |
| Naam | Verzendkosten [shipmentTitle] |
| BTW percentage | [shopmentTaxRate] * 100 |
| Verzendkosten incl of excl BTW zonder korting | [shipmentBasePriceExcl] / [shipmentBasePriceIncl] |
| Korting Verzendkosten incl of excl BTW | [shipmentDiscountExcl] / [shipmentDiscountIncl] |
| Verzendkosten incl of excl BTW met korting | [shipmentBasePriceExcl] / [shipmentBasePriceIncl] minus [shipmentDiscountExcl] / [shipmentDiscountIncl] |
| Rekeningen en BTW codes uit Yuki | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor verzendkosten is shipping / verzendkosten. |
Uitwerking Lightspeed eCom betaalkosten. +-
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed eCom bestelling |
| Naam | Betaalkosten [paymentTitle] |
| BTW percentage | [paymentTaxRate] |
| Betaalkosten incl en excl BTW | [paymentBasePriceExcl] / [paymentBasePriceIncl] |
| Rekeningen en BTW codes uit Yuki | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor betaalkosten is payment / betaalkosten. |
Uitwerking Lightspeed eCom klantgegevens +-
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed eCom bestelling |
| Voornaam | [first_name] |
| Achternaam | [last_name] |
| Bedrijfsnaam | [companyName] |
| Telefoonnummer | [phone] |
| KvK nummer | [companyCoCnumber], er vindt hier een opschoon-actie plaats |
| Adresregel 1 | [addressBillingStreet] [addressBillingNumber] [addressBillingExtension] |
| Adresregel 2 | [addressBillingStreet2] |
| Postcode | [addressBillingZipcode] |
| Plaats | [addressBillingCity] |
| Land | [addressBillingCountry][code], en op basis van die code wordt de naam bepaald |
| Iso-land | [addressBillingCountry][code] |
| Verzendadres | Zelfde als voor het factuuradres, maar nu met [addressShipping] ipv [addressBilling] |
| BTW nummer | [companyVatNumber] - deze wordt gecontroleerd op correctheid |
| Emailadres | [email] |
Uitwerking veldniveau facturen
Uitwerking Lightspeed eCom facturen. +-
| Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van facturen. De debiteuren uit de factuur worden op dezelfde manier gelezen als voor bestellingen. De velden staan hierboven. | |
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed eCom factuur |
| Factuur-identifier | [id] |
| Factuurnummer | [number] |
| Bestel-identifier | [id] van de bestelling die bij de factuur hoort |
| Affiliatenummer | Dit moet apart door de merchant aangevraagd worden. Het veld [comment] wordt hiervoor gebruikt. |
| Factuurdatum | [createdAt] |
| ICP aanduiding |
Een bestelling is een ICP bestelling als:
|
| Internationale aanduiding |
Een bestelling is een internationale bestelling als:
|
| Betaalstatus | [paymentStatus] |
| Betaalmethode | [paymentTitle] |
| Betaalmethode-id | [paymethodId] |
| Totaalbedragen incl of excl BTW | [priceIncl] en [priceExcl] |
| Totaal BTW | [priceIncl] - [priceExcl] |
Uitwerking Lightspeed eCom debiteur+-
| Vergelijkbaar met ophalen klantgegevens uit de bestelling, zie hierboven. |
Uitwerking Lightspeed eCom factuurregels. +-
| De factuurregels in de Lightspeed-factuur hebben een type. De regels met type gelijk aan product of custom worden als factuurregels aangemerkt. Deze factuurregels worden een-voor-een behandeld. | |
| Naam veld | Waarden uit de Lightspeed eCom factuurregel |
| BTW percentage | [taxRate] * 100 |
| Naam product | De naam van het product wordt als volgt bepaald
|
| SKU | [sku] |
| Ean | [ean] |
| Productcode | [articleCode] |
| Aantal | [quantity] |
| Korting excl / incl BTW | [discountExcl] / [discountIncl] |
| Regelbedragen incl of excl BTW zonder korting | [basePiceExcl] / [basePriceIncl] * [quantity] |
| Regelbedragen incl of excl BTW met korting | [priceExcl] / [priceIncl] |
| Eenheidsbedragen incl of excl BTW zonder korting | [basePriceExcl] / [basePriceIncl] |
| Eenheidsbedragen incl of excl BTW met korting | [priceExcl] / [priceIncl] delen door [quantity] |
| Rekeningen en BTW codes uit Yuki | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de factuur en de BTW percentages. Het type voor factuurregels is turnover / omzet. |
Uitwerking Lightspeed eCom verzendkosten. +-
| De factuurregels in de Lightspeed-factuur hebben een type. De regels met type gelijk aan shipment. De koppeling verwacht maximaal 1 verzendregel. | |
| Naam veld | Waarden uit de Lightspeed eCom verzendregel |
| BTW percentage | [taxRate] * 100. Als het BTW percentage 0 is dan wordt gekeken of het BTW percentage bepaald kan worden uit [basePriceIncl] en [basePriceExcl] |
| Naam | Verzendkosten [variant] |
| Aantal | 1 |
| Korting excl / incl BTW | [discountExcl] / [discountIncl] |
| Regelbedragen incl of excl BTW zonder korting | [basePiceExcl] / [basePriceIncl] |
| Regelbedragen incl of excl BTW met korting | [priceExcl] / [priceIncl] |
| Eenheidsbedragen incl of excl BTW zonder korting | [basePriceExcl] / [basePriceIncl] |
| Eenheidsbedragen incl of excl BTW met korting | [priceExcl] / [priceIncl] |
| Rekeningen en BTW codes uit Yuki | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de factuur en de BTW percentages. Het type voor verzendregels is shipment / verzendkosten. |
Uitwerking Lightspeed eCom betaalkosten +-
| De factuurregels in de Lightspeed-factuur hebben een type. De regels met type gelijk aan payment. De koppeling verwacht maximaal 1 betaalregel. | |
| Naam veld | Waarden uit de Lightspeed eCom betaalregel |
| BTW percentage | [taxRate] * 100. Als het BTW percentage 0 is dan wordt gekeken of het BTW percentage bepaald kan worden uit [basePriceIncl] en [basePriceExcl] |
| Naam | Betaalkosten [variant] |
| Aantal | 1 |
| Korting excl / incl BTW | [discountExcl] / [discountIncl] |
| Regelbedragen incl of excl BTW zonder korting | [basePiceExcl] / [basePriceIncl] |
| Regelbedragen incl of excl BTW met korting | [priceExcl] / [priceIncl] |
| Eenheidsbedragen incl of excl BTW zonder korting | [basePriceExcl] / [basePriceIncl] |
| Eenheidsbedragen incl of excl BTW met korting | [priceExcl] / [priceIncl] |
| Rekeningen en BTW codes uit Yuki | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de factuur en de BTW percentages. Het type voor betaalregels is payment / betaalkosten. |
6.Day-to-day: Naar Yuki
Aanmaken transacties
Een bestelling of factuur uit de Lightspeed eCom webwinkel wordt naar Yuki doorgezet als een Yuki factuur. De optie conceptfactuur is default en wordt het vaakst gebruikt. De optie verwerkte-factuur kun je bij ons aanvragen. Voor beide opties heb je de betaalde sales-module in Yuki nodig.
Default zet de koppeling in de Yuki factuurregels de eenheidsprijs en het aantal neer. Yuki zal zelf de berekening maken voor de regelprijzen. Dit kan leiden tot afrondingsverschillen. Mochten deze afrondingsverschillen onoverkomelijk zijn dan kan de koppeling via een speciale contract-instelling ook de regelprijzen meegeven. Voor Yuki zijn dan de regelprijzen leidend.
Deze werkwijze is niet standaard omdat Yuki dit in principe afraadt en alleen een uitzondering maakt voor specifieke situaties.
Aanmaken debiteur
Bij het doorzetten van klantinformatie worden de gegevens meegegeven in de salestransactie en Yuki gaat het verder verwerken. Het factuuradres wordt meegegeven, ook als het verzendadres afwijkend is.
Uitwerking veldniveau Yuki
Een bestelling of factuur uit de Lightspeed eCom webwinkel wordt naar Yuki doorgezet als een Yuki factuur. De optie conceptfactuur is default en wordt het vaakst gebruikt. De optie verwerkte-factuur kun je bij ons aanvragen. Voor beide opties heb je de betaalde sales-module in Yuki nodig.
Default zet de koppeling in de Yuki factuurregels de eenheidsprijs en het aantal neer. Yuki zal zelf de berekening maken voor de regelprijzen. Dit kan leiden tot afrondingsverschillen. Mochten deze afrondingsverschillen onoverkomelijk zijn dan kan de koppeling via een speciale contract-instelling ook de regelprijzen meegeven. Voor Yuki zijn dan de regelprijzen leidend.
Deze werkwijze is niet standaard omdat Yuki dit in principe afraadt en alleen een uitzondering maakt voor specifieke situaties.
Aanmaken debiteur
Bij het doorzetten van klantinformatie worden de gegevens meegegeven in de salestransactie en Yuki gaat het verder verwerken. Het factuuradres wordt meegegeven, ook als het verzendadres afwijkend is.
Automatisch versturen facturen
De koppeling maakt de factuur aan in Yuki. De factuur zal niet automatisch verstuurd worden vanuit Yuki. We kunnen dit aanpassen, zodat de factuur wel automatisch wordt verstuurd. Neem contact met ons op via webcare@webwinkelfacturen.nl als jullie hiervan gebruik willen maken.
De koppeling maakt de factuur aan in Yuki. De factuur zal niet automatisch verstuurd worden vanuit Yuki. We kunnen dit aanpassen, zodat de factuur wel automatisch wordt verstuurd. Neem contact met ons op via webcare@webwinkelfacturen.nl als jullie hiervan gebruik willen maken.
Uitwerking veldniveau Yuki
Uitwerking op veld-niveau Yuki factuur. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| SalesInvoice | ||
| Reference | 9483 |
Lightspeed eCom bestellingen:
Lightspeed eCom facturen:
|
| Subject | Bestelling of factuur 9483 |
|
| PaymentMethod | Online | De betaalmethode, zoals ingesteld bij, tab Configuratie. |
| Process | true | kan False of True zijn. |
| EmailToCustomer | false | False, op aanvraag kan dit op true gezet worden. Maar alleen als er met status Verwerkt wordt doorgezet, dan wordt de factuur automatisch vanuit Yuki naar de klant gestuurd. |
| Layout | Naam van de factuurlayout in Yuki. Wilt u dat de koppeling een bepaalde Factuurlayout uit Yuki gebruikt, geef ons dan de naam daarvan door, dan stellen wij het in. | |
| Date | 2023-03-01 | besteldatum |
| PriceList | Standaard leeg, niet aanpasbaar. | |
| Currency | EUR | Deze optie staat standaard uit. Je kunt contact met ons opnemen als je hier van gebruik wilt maken. |
| Remarks | [notes] | |
| Contact | ||
| FullName | Sophie Fischer | voornaam achternaam |
| FirstName | Sophie | voornaam |
| LastName | Fischer | achternaam |
| Gender | Unknown | |
| CountryCode | NL | landcode |
| City | Amsterdam | stad |
| Zipcode | 1000AA | postcode |
| AddressLine_1 | Stationstraat 12 | adres |
| AddressLine_2 | Huis | |
| Website | Standaard leeg, niet aanpasbaar. | |
| CoCNumber | KVKNummer | |
| VATNumber | BTWNummer | |
| ContactType | Person | |
| ContactPerson | ||
| FirstName | Sophie | voornaam |
| LastName | Fischer | achternaam |
| Gender | Unknown | |
| EmailAddress | sophie@webwinkelfacturen.nl | |
Uitwerking op veld-niveau Yuki factuur regels. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| InvoiceLines | ||
| InvoiceLine | ||
| ProductQuantity | 1 | Aantal |
| LineAmount | 29.56 | Regelbedrag incl BTW. Alleen op aanvraag en met contractinstelling push_lineprices. Yuki gebruikt in dat geval het regelbedrag en negeert de prijzen per stuk. |
| LineVATAmount | 5.13 | BTW Regelbedrag. Alleen op aanvraag en met contractinstelling push_lineprices. Yuki gebruikt in dat geval het regelbedrag en negeert de prijzen per stuk. |
| Product | ||
| Description | Badslippers Maat 39 | ProductNaam |
| Reference | SKU indien aanwezig | |
| Category | ||
| SalesPrice | 29.56 | Prijs per stuk incl BTW |
| VATPercentage | 21 | BTW percentage |
| VATIncluded | true | |
| VATType | 1 | Op basis van de instellingen in het dashboard. Qua BTW codes wordt een vaste lijst gebruikt. |
| GLAccountCode | 700800 | Grootboekrekening - deze is niet uit te schakelen. |
| Remarks | ||
7.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Uitleg tabs dashboard
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen of facturen uit je Lightspeed eCom webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Yuki.Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen of facturen niet zijn doorgezet. Via de blauwe Verwerk knop kun je de bestelling of factuur (opnieuw) aanbieden. Via de rode Meld probleem knop kun je een ticket bij ons aanmaken.
Bij Dashboard >> Open staan de bestellingen of facturen die nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling of factuur alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails en de koppeling stopzetten.
Wat als bestellingen of facturen missen in Yuki
Als bestellingen of facturen ontbreken in Yuki adviseren we je de volgende stappen te doorlopen:- Log in op het dashboard: https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. De gebruikersnaam en het wachtwoord staan in de registratie email.
- Ga naar tab Fouten en kijk of de bestelling of factuur daar staat. Het kan zijn dat je de zoekperiode moet aanpassen als de
bestelling of factuur van een eerdere maand is. Als je de bestelling of factuur in dit overzicht vindt:
- Bekijk de foutcode en controleer of je die zelf op kunt lossen.
- Zo ja los het probleem op en klik op de blauwe knop Verwerk om de bestelling of factuur opnieuw aan te bieden.
- Zo nee gebruik de rode knop Meld probleem om een ticket bij ons aan te maken.
- Let op bij meerdere fouten hoe je maar 1 of 2 keer een ticket aan te maken. Wij zien vanzelf de andere problemen.
- Ga naar tab Rapportage en kijk of de bestelling of factuur daar staat. Zo ja dan staat daar vaak een identifier van Yuki bij (in het paarse deel van het overzicht) waarmee je de bestelling of factuur kunt zoeken.
- Ga naar tab Open en kijk of de bestelling of factuur daar staat.
- Mocht je er niet uitkomen, dan kun je altijd via de groene Vraag het ons knop een ticket bij ons aanmaken.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen of facturen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/22/lightspeed-ecom.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/43/yuki.html.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen of facturen in rekening.