Handleiding: lightspeed - visma

1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed eCom en Visma eAccounting.

De koppeling zorgt dat bestellingen of facturen uit de Lightspeed eCom webwinkel worden automatisch doorgezet naar bestellingen, facturen of verkoopboekingen in Visma eAccounting. Omdat de bestellingen of facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie. Het is mogelijk om betaalde bestellingen uit de webwinkel door te zetten of facturen. Het is ook mogelijk om betalingen voor de Lightspeed eCom bestellingen of facturen door te zetten naar Visma eAccounting. Dit kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl.

Installeren koppeling
Je installeert deze koppeling vanuit de Lightspeed eCom Appstore. Als je de categorie Boekhouding selecteert, komen onze apps vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe vlak en het witte tandwieltje rechtsboven. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Installeren. Bij het activeren word je automatisch door de configuratieschermen geleid.

Belangrijk: Is de koppeling eenmaal geinstalleerd, log dan altijd in op het dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, en niet vanuit de appstore.

De proefperiode voor de koppeling is 30 dagen.

Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende

1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Visma eAccounting, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.

3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed eCom en in de FAQ voor Visma eAccounting.

Uitschakelen koppeling
Indien je de koppeling wilt beeindigen kan dat eenvoudig door de app in je backend te verwijderen uit de appstore.

Stap je over naar een ander boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? Dan kun je de nieuwe app vanuit de appstore in je backend installeren. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van de oude koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.

Stap je over naar een ander webwinkelsysteem? Via onze koppelingen-pagina kun je zien of je deze vanuit de desbetreffende appstore installeert, of dmv een installatie-link.

Is de installatie gelukt, maar zie je in het dashboard van de koppeling nog wel de oude licentiesleutel staan als je op het dropdown pijltje naast de sleutel klikt (terwijl die app/sleutel wel is verwijderd)? Stuur ons dan een e-mail met het verzoek de oude sleutel te verwijderen.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling of factuur uit de Lightspeed eCom webwinkel worden naar Visma eAccounting doorgezet als factuur, bestelling of verkoopboeking. Je kunt de gewenste optie instellen via het dashboard.

De koppeling werkt met webhooks vanuit de Lightspeed eCom webwinkel. Er kan op twee manieren worden doorgezet, nl op basis van betaalde bestellingen of facturen. Het voordeel van de optie betaalde bestellingen is dat bestellingen die niet betaald worden niet in de boekhouding komen. Bij deze optie worden crediteringen echter niet meegenomen. Bij de optie facturen worden alle facturen doorgezet naar Visma eAccounting, dus zowel de debet- als de creditfacturen. Je kunt de voorkeur voor betaalde bestellingen of facturen instellen via tab Configuratie van het dashboard.

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Lightspeed eCom bestelling of factuur uit:

• Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Lightspeed eCom bestelling / factuur gelijk is aan de som van de bedragen in de bestel / factuurregels plus het bedrag aan verzendkosten.
• Is de bestelling / factuur een ICP verkoop dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
• Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Visma eAccounting bestaat.
• Er wordt gecontroleerd of de bestelling of factuur niet eerder is doorgezet.

Controle vooraf betaling
Een betaling voor een bestelling wordt alleen toegevoegd als de bestelling betaald is. Voor facturen wordt de betaling altijd doorgezet, dus onafhankelijk van de status. Een betaling wordt alleen doorgezet als eerst de bijbehorende bestelling / factuur is doorgezet.

Het doorzetten
Het doorzetten van een Lightspeed eCom bestelling of factuur naar Visma eAccounting gebeurt in drie stappen:

1. Er wordt gekeken of de klant al in Visma eAccounting aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
2. Bij het doorzetten naar Visma facturen of bestellingen wordt gekeken of producten al in Visma aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden toegevoegd.
3. De Visma eAccounting factuur, bestelling of verkoopboeking wordt aangemaakt en doorgezet.

Het resultaat
Nadat de bestelling of factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Visma eAccounting is ontvangen wordt de bestelling of factuur als afgehandeld aangemerkt. De Lightspeed eCom bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Visma eAccounting een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling of factuur dan verschijnt de bestelling of factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling of factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen of facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

3.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

De koppeling tussen Lightspeed eCom en visma installeer je via de Appstore van Lightspeed. Als eerste wordt de koppeling met je webwinkel gelegd en authoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen.

Er moeten nu nog twee stappen gedaan worden:
1. Het leggen van de connectie met Visma eAccounting. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Visma eAccounting administratie te schrijven en informatie te lezen.
2. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen. Let op: Indien je BTW wil boeken afhankelijk van het leveringsland dan dien je hiervoor in Lightspeed Tax Overrides aan te maken. De koppeling haalt deze Tax Overrides op en zij kunnen geconfigureerd worden via tab Configuratie van het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Connectie Visma
De connectie met Visma loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Visma voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Visma account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Visma gelegd.

Diverse instellingen Visma eAccounting
Hier kun je de rekening voor debiteuren opgeven (1200, 1300 of 1600, je kunt dit nakijken in Visma eAccounting), de betaalconditie voor nieuwe debiteuren en de default eenheid. Ons advies is om voor de default eenheid PCE of per stuk te selecteren,

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Visma eAccounting. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Default worden de BTW tarieven uit de Lightspeed eCom webwinkel opgehaald en in het overzicht getoond. Wil je de instellingen liever doen met standaard BTW percentages dan kan dat, door bij Contract-instellingen de optie BTW Standaard te selecteren. Het voordeel is dat alle EU landen dan standaard in de lijst worden vermeld. Het is dan niet nodig een land aan te lijst toe te voegen als je een nieuw EU verkoop-land toevoegt in de webwinkel. Je hoeft in de lijst alleen de Europese BTW percentages te configureren van de landen die je in de webwinkel hebt ingericht.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van betalingen wordt een link gelegd tussen de betaalmethoden in je webwinkel en de tussenrekeningen uit Visma eAccounting. Alle betaalmethoden in je webwinkel worden getoond, echter alleen de door de ondernemer gebruikte betaalmethoden hoeven geconfigureerd te worden.

Inrichten betaalmethoden op tussenrekeningen
Bij het doorzetten van betalingen wordt een tussenrekening ingesteld van type Betaalmethoden in Visma eAccounting. Bij het inrichten van de tussenrekeningen is er geen mogelijkheid (meer) om op vaste debiteuren per betaalmethode te boeken.

 

4.Day-to-day: Vanuit Lightspeed

Doorzetschema: Deze koppeling is een real-time koppeling. Het is mogelijk om de betaalde bestellingen uit je Lightspeed eCom door te zetten of de facturen. Betaalde bestellingen worden doorgezet zodra de bestelling in de webwinkel op betaald wordt gezet. Facturen worden doorgezet zodra ze worden aangemaakt.

Credit-facturen: Bij de keuze voor facturen zal de koppeling ook de credit-facturen doorzetten. Bij doorzetten van de betaalde bestellingen worden credit-facturen niet meegenomen.

Betalingen (indien geactiveerd)
Bij het doorzetten van betalingen controleert de koppeling iedere dag de Lightspeed eCom bestellingen of facturen die succesvol zijn doorgezet naar Visma eAccounting. Als de bestelling of factuur een geldige betaling heeft - een transactie met status success - dan zal deze betaling ook worden doorgezet naar Visma eAccounting. Het controleren van betalingen op Lightspeed eCom bestellingen of facturen wordt niet real-time uitgevoerd, maar zes keer per dag.

BTW nummers: Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling doet een controle op de geldigheid van BTW nummers.

BTW berekening: Wil je de BTW doorzetten op basis van landcodes definieer dan in de Lightspeed webwinkel de taxoverrides. De koppeling zal deze instellingen uitlezen zodat ook op BTW percentage / landcode gekoppeld kan worden.

---

Uitwerking veldniveau bestellingen

---

Uitwerking veldniveau facturen

5.Day-to-day: Naar Visma

Aanmaken transacties
Deze gegevens worden doorgezet naar Visma eAccounting:
Financiele boekingen

• CurrencyCode: EUR, dit is niet aan te passen, de koppeling werkt alleen voor webwinkels in euro's.
• CustomerId: visma debiteuren id
• DueDate: besteldatum
• RemainingAmountInvoiceCurrency: totaalbedrag bestelling incl BTW
• TotalAmountInvoiceCurrency: totaalbedrag bestelling incl BTW
• VatAmountInvoiceCurrency: totaal BTW bedrag bestelling
• RoundingsAmountInvoiceCurrency: 0
• Invoicenumber: huidige timestamp - dit is niet aan te passen omdat het factuurnummer alleen cijfers mag bevatten.
• InvoiceDate: besteldatum
• Credit: false
• Betalingskenmerk: bestelnummer - dit is niet aan te passen
• Voucher:
  • Datum: besteldatum
  • Tekst: Bestelling of factuur bestelnummer
  • Regels:
    • Totaalregel met het bestelbedrag incl BTW en de debiteuren rekening. Het boekingstype is CreditAmount bij positieve en DebetAmount bij negatieve bestellingen.
    • Detailregels met de regelprijs excl BTW, grootboekrekening en omschrijving. Bij positieve bedragen is het boekingstype CreditAmount, anders DebetAmount.
    • BTW regels met het BTW bedrag, BTW ekening en omschrijving. Bij positieve bedragen is het boekingstype CreditAmount, anders DebetAmount.

Facturen

• Customerid: Visma debtorid
• InvoiceAddress velden worden ingevuld
• EUThirdParty: false - dit is niet aan te passen
• CustomerIsPrivatePerson: true tenzij de bedrijfsnaam van de debiteur is ingevuld
• ReverseChargeOnConstructionServices: false - dit is niet aan te passen
• YourReference: bestelnummer
• Regels
  • ArticleId: visma productid
  • Omschrijving: naam verkoopregel
  • UnitPrice: eenheidprijs incl BTW voor particulieren, voor bedrijven eenheidsprijs excl BTW
  • Aantal

De BTW in de regels bepaalt Visma zelf aan de hand van het product en het land van levering. Facturen krijgen de status Concept / Draft in Visma en moeten verder in Visma verwerkt worden.

Bestellingen

• Amount: Totaal bedrag bestelling incl BTW voor particulieren. Voor bedrijven Totaal bedrag bestelling incl BTW
• Customerid: Visma debtorid
• CurrencyCode: EUR, dit is niet aan te passen, de koppeling werkt alleen voor webwinkels in euro's.
• Amount: Totaal BTW bedrag bestelling of factuur
• InvoiceAddress velden worden ingevuld
• OrderDate: besteldatum
• Status: Draft - dit kan niet aangepast worden
• EUThirdParty: false - dit is niet aan te passen
• CustomerIsPrivatePerson: true tenzij de bedrijfsnaam van de debiteur is ingevuld
• ReverseChargeOnConstructionServices: false - dit is niet aan te passen
• YourReference: bestelnummer
• Regels
  • ArticleId: visma productid
  • Omschrijving: naam verkoopregel
  • UnitPrice: eenheidprijs incl BTW voor particulieren, voor bedrijven eenheidsprijs excl BTW
  • Aantal

Eventuele korting zijn direct in de regels verwerkt, zodat er geen negatieve verkoopregels voorkomen.

Aanmaken betalingen
Betalingen uit Lightspeed eCom worden in Visma eAccounting geimporteerd als betaaltransacties, ook wel PaymentVoucher genoemd. De betaaltransactie bevat de volgende velden:

• Datum waarop de betaaltransactie wordt aangemaakt
• Verkoopnummer - transactie-identifier
• Type 2 - dit geeft aan dat het om een betaaltransactie gaat
• Verkoopregel met de informatie uit de verkoopboeking
  • Omschrijving: Verkoopnummer, bijvoorbeeld het bestel- of factuurnummer
  • Credit-amount: Het verkoopbedrag
  • Identifier van de verkoop-boeking in Visma
  • Rekening: Debiteurenrekening, meestal 1200, kan aangepast worden bij tab Configuratie van het dashboard.
  • Klant-code
• Betaalregel met de informatie van de betaling
  • Bedrag: Betaling
  • Rekening: Zoals ingesteld bij tab Configuratie van het dashboard

Als er geen verkoop gevonden kan worden voor de betaling dan kan de betaaltransactie niet aangemaakt worden.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Visma eAccounting debiteur gebruikt als debiteur van de Visma eAccounting transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Visma eAccounting. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Aanmaken producten
Bij het doorzetten naar Visma facturen of bestellingen zal de koppeling producten die nog niet in Visma staan aanmaken. De regels voor het matchen van producten tussen Lightspeed eCom en Visma eAccounting kun je in deze FAQ nalezen.

Bij het aanmaken van het product wordt een eenheidsprijs incl BTW, excl BTW en de BTW code meegegeven. Visma controleert of deze waarden kloppen. Het is dus belangrijk om te zorgen dat de bedragen incl en excl BTW en de Visma BTW code kloppen.

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen of facturen uit je Lightspeed eCom webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Visma eAccounting.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen of facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling of factuur (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen of facturen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling of factuur alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/22/lightspeed-ecom.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/42/visma.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen of facturen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen of facturen in rekening.