1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed eCom en Twinfield.
Deze koppeling zorgt dat bestellingen of facturen uit de Lightspeed eCom webwinkel worden automatisch doorgezet naar conceptboekingen of facturen in Twinfield. Omdat de bestellingen of facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie. Het is mogelijk om betaalde bestellingen uit de webwinkel door te zetten of facturen. Het is ook mogelijk om betalingen voor de Lightspeed eCom bestellingen of facturen door te zetten naar Twinfield. Dit kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl.
De optie doorboeken van betalingen is alleen beschikbaar als de bestellingen of facturen doorgezet worden naar Twinfield conceptboekingen. Deze optie is voor Twinfield facturen niet beschikbaar. Voor deze optie worden extra kosten in rekening gebracht.
De optie doorboeken van betalingen is alleen beschikbaar als de bestellingen of facturen doorgezet worden naar Twinfield conceptboekingen. Deze optie is voor Twinfield facturen niet beschikbaar. Voor deze optie worden extra kosten in rekening gebracht.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Twinfield, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed eCom en in de FAQ voor Twinfield.
Installeren koppeling
Je installeert deze koppeling vanuit de Lightspeed eCom Appstore. Als je de categorie Boekhouding selecteert, komen onze apps vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe vlak en het witte tandwieltje rechtsboven. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Installeren. Bij het activeren word je automatisch door de configuratieschermen geleid.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Belangrijk: Is de koppeling eenmaal geinstalleerd, log dan altijd in op het dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, en niet vanuit de appstore.
De proefperiode voor de koppeling is 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Je installeert deze koppeling vanuit de Lightspeed eCom Appstore. Als je de categorie Boekhouding selecteert, komen onze apps vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe vlak en het witte tandwieltje rechtsboven. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Installeren. Bij het activeren word je automatisch door de configuratieschermen geleid.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Belangrijk: Is de koppeling eenmaal geinstalleerd, log dan altijd in op het dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, en niet vanuit de appstore.
De proefperiode voor de koppeling is 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Uitschakelen koppeling
Indien je de koppeling wilt beeindigen kan dat eenvoudig door de app in je backend te verwijderen uit de appstore.
Stap je over naar een ander boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? Dan kun je de nieuwe app vanuit de appstore in je backend installeren. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van de oude koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Stap je over naar een ander webwinkelsysteem? Via onze koppelingen-pagina kun je zien of je deze vanuit de desbetreffende appstore installeert, of dmv een installatie-link.
Is de installatie gelukt, maar zie je in het dashboard van de koppeling nog wel de oude licentiesleutel staan als je op het dropdown pijltje naast de sleutel klikt (terwijl die app/sleutel wel is verwijderd)? Stuur ons dan een e-mail met het verzoek de oude sleutel te verwijderen.
Indien je de koppeling wilt beeindigen kan dat eenvoudig door de app in je backend te verwijderen uit de appstore.
Stap je over naar een ander boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? Dan kun je de nieuwe app vanuit de appstore in je backend installeren. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van de oude koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Stap je over naar een ander webwinkelsysteem? Via onze koppelingen-pagina kun je zien of je deze vanuit de desbetreffende appstore installeert, of dmv een installatie-link.
Is de installatie gelukt, maar zie je in het dashboard van de koppeling nog wel de oude licentiesleutel staan als je op het dropdown pijltje naast de sleutel klikt (terwijl die app/sleutel wel is verwijderd)? Stuur ons dan een e-mail met het verzoek de oude sleutel te verwijderen.
2.Hoe de koppeling werkt
Een bestelling of factuur uit de Lightspeed eCom webwinkel kan naar Twinfield worden doorgezet als een Twinfield conceptboeking of factuur. De optie conceptboeking is default en wordt het vaakst gebruikt. De optie facturen kun je bij ons aanvragen. Voor de optie facturen heb je de betaalde factuur-module nodig, zie ook de FAQ.
Het is ook mogelijk om de betalingen op basis van de bestellingen of facturen uit door te zetten naar Twinfield. Dit is alleen beschikbaar als de bestellingen of facturen doorgezet worden naar Twinfield conceptboekingen. Voor Twinfield facturen is deze optie niet beschikbaar.
De koppeling werkt met webhooks vanuit de Lightspeed eCom webwinkel. Er kan op twee manieren worden doorgezet, nl op basis van betaalde bestellingen of facturen. Het voordeel van de optie betaalde bestellingen is dat bestellingen die niet betaald worden niet in de boekhouding komen. Bij deze optie worden crediteringen echter niet meegenomen. Bij de optie facturen worden alle facturen doorgezet naar Twinfield, dus zowel de debet- als de creditfacturen. Je kunt de voorkeur voor betaalde bestellingen of facturen instellen via tab Configuratie van het dashboard.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Het is ook mogelijk om de betalingen op basis van de bestellingen of facturen uit door te zetten naar Twinfield. Dit is alleen beschikbaar als de bestellingen of facturen doorgezet worden naar Twinfield conceptboekingen. Voor Twinfield facturen is deze optie niet beschikbaar.
De koppeling werkt met webhooks vanuit de Lightspeed eCom webwinkel. Er kan op twee manieren worden doorgezet, nl op basis van betaalde bestellingen of facturen. Het voordeel van de optie betaalde bestellingen is dat bestellingen die niet betaald worden niet in de boekhouding komen. Bij deze optie worden crediteringen echter niet meegenomen. Bij de optie facturen worden alle facturen doorgezet naar Twinfield, dus zowel de debet- als de creditfacturen. Je kunt de voorkeur voor betaalde bestellingen of facturen instellen via tab Configuratie van het dashboard.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Controle vooraf bestellingen of facturen
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Lightspeed eCom bestelling of factuur uit:
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Lightspeed eCom bestelling of factuur uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Lightspeed eCom bestelling / factuur gelijk is aan de som van de bedragen in de bestel / factuurregels plus het bedrag aan verzendkosten.
- Is de bestelling / factuur een ICP verkoop dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Twinfield bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling of factuur niet eerder is doorgezet.
Controle vooraf betalingen
Een betaling voor een bestelling wordt alleen toegevoegd als de bestelling betaald is. Voor facturen wordt de betaling altijd doorgezet, dus onafhankelijk van de status. Een betaling wordt alleen doorgezet als eerst de bijbehorende bestelling / factuur is doorgezet.
Een betaling voor een bestelling wordt alleen toegevoegd als de bestelling betaald is. Voor facturen wordt de betaling altijd doorgezet, dus onafhankelijk van de status. Een betaling wordt alleen doorgezet als eerst de bijbehorende bestelling / factuur is doorgezet.
Doorzetten bestelling of factuur
Het doorzetten van een Lightspeed eCom bestelling of factuur naar Twinfield gebeurt in twee stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Twinfield aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- De Twinfield transactie (conceptboeking, factuur) wordt aangemaakt en doorgezet.
Doorzetten betalingen
Bij het doorzetten van een betaling zoekt de koppeling eerst de concept-boeking in Twinfield op die bij de betaling hoort. De koppeling gebruikt voor het zoeken van de concept-boeking de volgende criteria:
Na het doorzetten van de betaling zal de koppeling de betaling en de concept-boeking tegen elkaar afletteren.
Bij het doorzetten van een betaling zoekt de koppeling eerst de concept-boeking in Twinfield op die bij de betaling hoort. De koppeling gebruikt voor het zoeken van de concept-boeking de volgende criteria:
- Er wordt een match gedaan op het bedrag
- Als er een klant-emailadres is wordt een match gedaan op dit emailadres
- Er wordt een match gedaan op het bestelnummer en de omschrijving in de betaling
Na het doorzetten van de betaling zal de koppeling de betaling en de concept-boeking tegen elkaar afletteren.
Controle achteraf
Nadat de bestelling of factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Twinfield is ontvangen wordt de bestelling of factuur als afgehandeld aangemerkt. De Lightspeed eCom bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Twinfield een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling of factuur dan verschijnt de bestelling of factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling of factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen of facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Bij het doorsturen van de betaling wordt ook de betaling geregistreerd zodat deze niet nog eens kan worden doorgezet. Ook betalingen kunnen nagekeken worden via het dashboard.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Twinfield verderop in de handleiding.
Nadat de bestelling of factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Twinfield is ontvangen wordt de bestelling of factuur als afgehandeld aangemerkt. De Lightspeed eCom bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Twinfield een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling of factuur dan verschijnt de bestelling of factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling of factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen of facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Bij het doorsturen van de betaling wordt ook de betaling geregistreerd zodat deze niet nog eens kan worden doorgezet. Ook betalingen kunnen nagekeken worden via het dashboard.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Twinfield verderop in de handleiding.
3.Voorbereiding Twinfield
Om te koppelen met Twinfield is een eigen gebruikersnaam / wachtwoord om in te loggen verplicht. De koppeling dient met deze gebruikersnaam / wachtwoord gelegd te worden.
Lees meer Voorbereiding Twinfield....
Lees minder Voorbereiding Twinfield....
Bij het gebruik van een accountancy gebruikersnaam / wachtwoord krijgt de koppeling toegang tot alle administraties die onder de accountant vallen. Dat is zeer onwenselijk. Het gevolg kan zijn dat de koppeling in de verkeerde administratie boekt. Daarnaast heeft de koppeling toegang tot alle administraties die onder de accountancy licentie vallen. Dit is onwenselijk vanuit een security oogpunt en is in tegenspraak met de AVG regelgeving.
Voor meer informatie: FAQ: Kan ik als boekhouder via mijn accountancy licentie een administratie koppelen?
4.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
De koppeling tussen Lightspeed eCom en twinfield installeer je via de Appstore van Lightspeed. Als eerste wordt de koppeling met je webwinkel gelegd en authoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen.
Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....
Er moeten nu nog twee stappen gedaan worden:
1. Het leggen van de connectie met Twinfield. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Twinfield administratie te schrijven en informatie te lezen.
2. De configuratie zelf.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
Connectie Twinfield
De connectie met Twinfield loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Twinfield voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Twinfield account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Twinfield gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je een andere wilt gebruiken - dan kan dat door op de Connect knop te klikken.
Administratie en debiteurenrekening
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Twinfield eerst de administratiecode van je Twinfield administratie instelt. Je kunt ook de debiteuren dimensie wijzigen. Standaard in Twinfield is een debiteuren dimensie 1300.
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Twinfield eerst de administratiecode van je Twinfield administratie instelt. Je kunt ook de debiteuren dimensie wijzigen. Standaard in Twinfield is een debiteuren dimensie 1300.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Twinfield. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Default toont de koppeling een vaste lijst met BTW tarieven per EU land. Deze vaste lijst kun je configureren. Als je OSS levert dan kun je gemakkelijk de lijst aanpassen met het juiste BTW percentage per land. Wil je liever de BTW tarieven uit je webwinkel gebruiken dan kun je dit aanpassen bij de contractinstellingen. Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Twinfield. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Default toont de koppeling een vaste lijst met BTW tarieven per EU land. Deze vaste lijst kun je configureren. Als je OSS levert dan kun je gemakkelijk de lijst aanpassen met het juiste BTW percentage per land. Wil je liever de BTW tarieven uit je webwinkel gebruiken dan kun je dit aanpassen bij de contractinstellingen. Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van bestellingen zonder het doorboeken van betalingen kan voor iedere betaalmethode in een link worden gelegd met een vaste debiteur. In de lijst debiteuren staan de Twinfield debiteuren met in de naam de specifieke substring WWF_. Zie deze faq voor meer informatie, als de lijst leeg is.
Worden de betalingen wel doorgezet dan wordt er een link gelegd tussen betaalmethoden in webwinkel en tussenrekeningen uit Twinfield. De mogelijkheid om betaalmethoden toe te wijzen aan vaste debiteuren vervalt dan. Het doorzetten van betalingen is alleen mogelijk als de bestellingen of facturen doorgezet worden naar Twinfield conceptboekingen. Het is niet mogelijk als de bestellingen of facturen doorgezet worden naar Twinfield facturen.
Bij het doorzetten van bestellingen zonder het doorboeken van betalingen kan voor iedere betaalmethode in een link worden gelegd met een vaste debiteur. In de lijst debiteuren staan de Twinfield debiteuren met in de naam de specifieke substring WWF_. Zie deze faq voor meer informatie, als de lijst leeg is.
Worden de betalingen wel doorgezet dan wordt er een link gelegd tussen betaalmethoden in webwinkel en tussenrekeningen uit Twinfield. De mogelijkheid om betaalmethoden toe te wijzen aan vaste debiteuren vervalt dan. Het doorzetten van betalingen is alleen mogelijk als de bestellingen of facturen doorgezet worden naar Twinfield conceptboekingen. Het is niet mogelijk als de bestellingen of facturen doorgezet worden naar Twinfield facturen.
5.Day-to-day: Vanuit Lightspeed
Doorzetschema: Deze koppeling is een real-time koppeling. Het is mogelijk om de betaalde bestellingen uit je Lightspeed eCom door te zetten of de facturen. Betaalde bestellingen worden doorgezet zodra de bestelling in de webwinkel op betaald wordt gezet. Facturen worden doorgezet zodra ze worden aangemaakt.
Credit-facturen: Bij de keuze voor facturen zal de koppeling ook de credit-facturen doorzetten. Bij doorzetten van de betaalde bestellingen worden credit-facturen niet meegenomen.
Betalingen (indien geactiveerd)
Bij het doorzetten van betalingen controleert de koppeling iedere dag de Lightspeed eCom bestellingen of facturen die succesvol zijn doorgezet naar Twinfield. Als de bestelling of factuur een geldige betaling heeft - een transactie met status success - dan zal deze betaling ook worden doorgezet naar Twinfield. Het controleren van betalingen op Lightspeed eCom bestellingen of facturen wordt niet real-time uitgevoerd, maar zes keer per dag.
BTW nummers: Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling doet een controle op de geldigheid van BTW nummers.
Uitwerking veldniveau bestellingen
Betalingen (indien geactiveerd)
Bij het doorzetten van betalingen controleert de koppeling iedere dag de Lightspeed eCom bestellingen of facturen die succesvol zijn doorgezet naar Twinfield. Als de bestelling of factuur een geldige betaling heeft - een transactie met status success - dan zal deze betaling ook worden doorgezet naar Twinfield. Het controleren van betalingen op Lightspeed eCom bestellingen of facturen wordt niet real-time uitgevoerd, maar zes keer per dag.
BTW nummers: Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling doet een controle op de geldigheid van BTW nummers.
Uitwerking veldniveau bestellingen
Uitwerking Lightspeed eCom bestelling. +-
| Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bestellingen. Aan de orde komen de algemene waarden in de bestelling, de bestelregels, de verzendkosten en de debiteurgegevens. | |
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed eCom bestelling |
| Bestel-identifier | [id] |
| Bestelnummer | [ordernumber_full] |
| Affiliatenummer | Dit moet apart door de merchant aangevraagd worden. Het veld [comment] wordt hiervoor gebruikt. |
| Klantnummer | [customer][resource][id], deze wordt niet gebruikt |
| Bestel- en boekdatum | [createdAt] |
| ICP aanduiding |
Een bestelling is een ICP bestelling als:
|
| Internationale aanduiding |
Een bestelling is een internationale bestelling als:
|
| Bestelstatus | [status] |
| Betaalstatus | [paymentStatus] |
| Betaalmethode | [paymentTitle] |
| Betaalmethode-id | [paymentId] |
| Totaalbedragen excl BTW | [priceExcl] |
| Totaalbedragen incl BTW | [priceIncl] |
| Totaal BTW | Totaal incl - Totaal excl |
| Totaalkortingen incl of excl BTW | De bedragen in de bestelling kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [order_row_taxes_included] |
| Totaal kortingen | 0 |
Uitwerking Lightspeed eCom bestelregels. +-
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed eCom bestelling |
| BTW percentage | [taxRate] * 100 |
| Naam product | De naam van het product wordt als volgt bepaald
|
| SKU | [sku] |
| Ean | [ean] |
| Productcode | [articleCode] |
| Aantal | [quantityOrdered] |
| Korting excl / incl BTW | [discountExcl] / [discountIncl] |
| Regelbedragen incl of excl BTW zonder korting | [basePriceExcl] / [basePriceIncl] * aantal |
| Regelbedragen incl of excl BTW met korting | [priceExcl] / [priceIncl] |
| Eenheidsbedragen incl of excl BTW zonder korting | [basePriceExcl] / [basePriceIncl] |
| Eenheidsbedragen incl of excl BTW met korting | [priceExcl] / [priceIncl] delen door het aantal |
| Rekeningen en BTW codes uit Twinfield | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor bestelregels is turnover / omzet. |
Uitwerking Lightspeed eCom verzendkosten. +-
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed eCom bestelling |
| Naam | Verzendkosten [shipmentTitle] |
| BTW percentage | [shopmentTaxRate] * 100 |
| Verzendkosten incl of excl BTW zonder korting | [shipmentBasePriceExcl] / [shipmentBasePriceIncl] |
| Korting Verzendkosten incl of excl BTW | [shipmentDiscountExcl] / [shipmentDiscountIncl] |
| Verzendkosten incl of excl BTW met korting | [shipmentBasePriceExcl] / [shipmentBasePriceIncl] minus [shipmentDiscountExcl] / [shipmentDiscountIncl] |
| Rekeningen en BTW codes uit Twinfield | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor verzendkosten is shipping / verzendkosten. |
Uitwerking Lightspeed eCom betaalkosten. +-
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed eCom bestelling |
| Naam | Betaalkosten [paymentTitle] |
| BTW percentage | [paymentTaxRate] |
| Betaalkosten incl en excl BTW | [paymentBasePriceExcl] / [paymentBasePriceIncl] |
| Rekeningen en BTW codes uit Twinfield | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor betaalkosten is payment / betaalkosten. |
Uitwerking Lightspeed eCom betalingen +-
Wordt alleen ingevuld voor betaalde bestellingen. Het vinden van de betalingen gebeurt op basis van het Embedded array bij de bestelling. Dit embedded array staat in [events][resource][embedded]. Dit embedded array heeft zgn [events] en de koppeling zoekt naar het betaal-event bij de bestelling. Dit event wordt gekenmerkt door:
|
|
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed eCom bestelling |
| Betaal-identifier | [id] |
| Betaalmethode-identifier | [paymentId] |
| Betaalmethode | [paymentTitle] |
| Betaaldatum | [createdAt] waarbij de T vervangen wordt door een spatie |
| Bestelid | [id] |
| Bestelnummer | [number] |
| Amount | [priceIncl], let op van de bijbehorende factuur bij de bestelling als die er is, en anders van de bestelling zelf |
| Status | paid |
| Transactie-id | [comment] |
Uitwerking Lightspeed eCom klantgegevens +-
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed eCom bestelling |
| Voornaam | [first_name] |
| Achternaam | [last_name] |
| Bedrijfsnaam | [companyName] |
| Telefoonnummer | [phone] |
| KvK nummer | [companyCoCnumber], er vindt hier een opschoon-actie plaats |
| Adresregel 1 | [addressBillingStreet] [addressBillingNumber] [addressBillingExtension] |
| Adresregel 2 | [addressBillingStreet2] |
| Postcode | [addressBillingZipcode] |
| Plaats | [addressBillingCity] |
| Land | [addressBillingCountry][code], en op basis van die code wordt de naam bepaald |
| Iso-land | [addressBillingCountry][code] |
| Verzendadres | Zelfde als voor het factuuradres, maar nu met [addressShipping] ipv [addressBilling] |
| BTW nummer | [companyVatNumber] - deze wordt gecontroleerd op correctheid |
| Emailadres | [email] |
Uitwerking veldniveau facturen
Uitwerking Lightspeed eCom facturen. +-
| Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van facturen. De debiteuren uit de factuur worden op dezelfde manier gelezen als voor bestellingen. De velden staan hierboven. | |
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed eCom factuur |
| Factuur-identifier | [id] |
| Factuurnummer | [number] |
| Bestel-identifier | [id] van de bestelling die bij de factuur hoort |
| Affiliatenummer | Dit moet apart door de merchant aangevraagd worden. Het veld [comment] wordt hiervoor gebruikt. |
| Factuurdatum | [createdAt] |
| ICP aanduiding |
Een bestelling is een ICP bestelling als:
|
| Internationale aanduiding |
Een bestelling is een internationale bestelling als:
|
| Betaalstatus | [paymentStatus] |
| Betaalmethode | [paymentTitle] |
| Betaalmethode-id | [paymethodId] |
| Totaalbedragen incl of excl BTW | [priceIncl] en [priceExcl] |
| Totaal BTW | [priceIncl] - [priceExcl] |
Uitwerking Lightspeed eCom debiteur+-
| Vergelijkbaar met ophalen klantgegevens uit de bestelling, zie hierboven. |
Uitwerking Lightspeed eCom factuurregels. +-
| De factuurregels in de Lightspeed-factuur hebben een type. De regels met type gelijk aan product of custom worden als factuurregels aangemerkt. Deze factuurregels worden een-voor-een behandeld. | |
| Naam veld | Waarden uit de Lightspeed eCom factuurregel |
| BTW percentage | [taxRate] * 100 |
| Naam product | De naam van het product wordt als volgt bepaald
|
| SKU | [sku] |
| Ean | [ean] |
| Productcode | [articleCode] |
| Aantal | [quantity] |
| Korting excl / incl BTW | [discountExcl] / [discountIncl] |
| Regelbedragen incl of excl BTW zonder korting | [basePiceExcl] / [basePriceIncl] * [quantity] |
| Regelbedragen incl of excl BTW met korting | [priceExcl] / [priceIncl] |
| Eenheidsbedragen incl of excl BTW zonder korting | [basePriceExcl] / [basePriceIncl] |
| Eenheidsbedragen incl of excl BTW met korting | [priceExcl] / [priceIncl] delen door [quantity] |
| Rekeningen en BTW codes uit Twinfield | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de factuur en de BTW percentages. Het type voor factuurregels is turnover / omzet. |
Uitwerking Lightspeed eCom verzendkosten. +-
| De factuurregels in de Lightspeed-factuur hebben een type. De regels met type gelijk aan shipment. De koppeling verwacht maximaal 1 verzendregel. | |
| Naam veld | Waarden uit de Lightspeed eCom verzendregel |
| BTW percentage | [taxRate] * 100. Als het BTW percentage 0 is dan wordt gekeken of het BTW percentage bepaald kan worden uit [basePriceIncl] en [basePriceExcl] |
| Naam | Verzendkosten [variant] |
| Aantal | 1 |
| Korting excl / incl BTW | [discountExcl] / [discountIncl] |
| Regelbedragen incl of excl BTW zonder korting | [basePiceExcl] / [basePriceIncl] |
| Regelbedragen incl of excl BTW met korting | [priceExcl] / [priceIncl] |
| Eenheidsbedragen incl of excl BTW zonder korting | [basePriceExcl] / [basePriceIncl] |
| Eenheidsbedragen incl of excl BTW met korting | [priceExcl] / [priceIncl] |
| Rekeningen en BTW codes uit Twinfield | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de factuur en de BTW percentages. Het type voor verzendregels is shipment / verzendkosten. |
Uitwerking Lightspeed eCom betaalkosten +-
| De factuurregels in de Lightspeed-factuur hebben een type. De regels met type gelijk aan payment. De koppeling verwacht maximaal 1 betaalregel. | |
| Naam veld | Waarden uit de Lightspeed eCom betaalregel |
| BTW percentage | [taxRate] * 100. Als het BTW percentage 0 is dan wordt gekeken of het BTW percentage bepaald kan worden uit [basePriceIncl] en [basePriceExcl] |
| Naam | Betaalkosten [variant] |
| Aantal | 1 |
| Korting excl / incl BTW | [discountExcl] / [discountIncl] |
| Regelbedragen incl of excl BTW zonder korting | [basePiceExcl] / [basePriceIncl] |
| Regelbedragen incl of excl BTW met korting | [priceExcl] / [priceIncl] |
| Eenheidsbedragen incl of excl BTW zonder korting | [basePriceExcl] / [basePriceIncl] |
| Eenheidsbedragen incl of excl BTW met korting | [priceExcl] / [priceIncl] |
| Rekeningen en BTW codes uit Twinfield | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de factuur en de BTW percentages. Het type voor betaalregels is payment / betaalkosten. |
Uitwerking Lightspeed eCom betalingen +-
|
Velden betalingen - op aanvraag Vergelijkbaar met het ophalen van de betalingen uit de bestelling, zie hierboven. |
6.Day-to-day: Naar Twinfield
Aanmaken conceptboekingen
Voor bestellingen of facturen in Lightspeed eCom kunnen in Twinfield conceptboekingen of facturen worden aangemaakt. De optie conceptboeking is default en wordt het vaakst gebruikt. De optie facturen kun je bij ons aanvragen. Voor de optie facturen heb je de betaalde factuur-module nodig, zie ook de FAQ.
Voor bestellingen of facturen in Lightspeed eCom kunnen in Twinfield conceptboekingen of facturen worden aangemaakt. De optie conceptboeking is default en wordt het vaakst gebruikt. De optie facturen kun je bij ons aanvragen. Voor de optie facturen heb je de betaalde factuur-module nodig, zie ook de FAQ.
Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Twinfield debiteur gebruikt als debiteur van de Twinfield transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Twinfield. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Twinfield debiteur gebruikt als debiteur van de Twinfield transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Twinfield. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Aanmaken betalingen
Betalingen uit Lightspeed eCom worden in geimporteerd als memoboekingen. Een memoboeking bestaat uit twee regels, één regel voor de betaling en één voor de bijbehorende verkoopboeking. Als de verkoopboeking voor de betaling niet gevonden kan worden dan kan de memoboeking niet aangemaakt worden.
Let op: betalingen kunnen we alleen doorzetten als er wordt doorgezet naar concept verkoopboekingen, niet bij facturen. Daarnaast moet het factuurnummer wat in Twinfield in de openstaande verkoopboeking staat, in de payment-transactie van de verkoop aanwezig zijn.
Afletteren
Na het doorzetten van de betaling zal de koppeling een extra actie doen om de betaling en verkoop af te letteren.
Betalingen uit Lightspeed eCom worden in geimporteerd als memoboekingen. Een memoboeking bestaat uit twee regels, één regel voor de betaling en één voor de bijbehorende verkoopboeking. Als de verkoopboeking voor de betaling niet gevonden kan worden dan kan de memoboeking niet aangemaakt worden.
Let op: betalingen kunnen we alleen doorzetten als er wordt doorgezet naar concept verkoopboekingen, niet bij facturen. Daarnaast moet het factuurnummer wat in Twinfield in de openstaande verkoopboeking staat, in de payment-transactie van de verkoop aanwezig zijn.
Afletteren
Na het doorzetten van de betaling zal de koppeling een extra actie doen om de betaling en verkoop af te letteren.
Uitwerking veldniveau Twinfield
Uitwerking op veld-niveau Twinfield conceptboeking. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking | |
| @attributes | |||
| destiny | temporary | ||
| raisewarning | true | ||
| header | |||
| code | VRK | ||
| office | 300333 | ||
| invoicenumber | 5869 | bestelnummer (default) of factuurnummer | |
| date | 20230203 | besteldatum | |
| Currency | EUR | Standaard, op aanvraag variabel. | |
| Totalline | |||
| type | total | ||
| id | 4 | debiteur-id | |
| dim1 | 1600 | Debiteurendimensie | |
| dim2 | 4539 | Debiteurendimensie | |
| debitcredit | debit | ||
| value | 82.20 | Totaalprijs Incl. BTW | |
| basevalue | 82.20 | Totaalprijs Incl. BTW | |
| description | 4121 | Omschrijving: bestelnummer, dan wel factuurnummer - dit is niet aan te passen. | |
| Detaillines | |||
| @attributes | |||
| type | detail | ||
| id | 5 | ||
| dim1 | 2000 | Debiteurendimensie | |
| debitcredit | credit | ||
| basevalue | 33.47 | Regelprijs Excl. BTW | |
| value | 33.47 | Regelprijs Excl. BTW | |
| description | 24 st Prof. tekenpapier. | Productomschrijving, lengte max 35. | |
| vatvalue | 7.03 | BTW bedrag | |
| vatcode | VH | BTW code | |
| Kostenplaats | 1 default kostenplaats per koppeling. | ||
| ICP | Indien het een ICP boeking is: | ||
| Performancetype | goods | ||
| Performancecountry | [isocountry] | Land van levering | |
| Performancevatnumber | [vatnr] | BTW nummer | |
| In de BTW bedragen wordt het eventuele afrondingsverschil verwerkt als het afrondingsverschil hoogstens 5 cent is. | |||
Uitwerking op veld-niveau Twinfield factuur. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| header | ||
| office | KJ903932 | |
| invoicetype | FACTUUR | Dit is niet aan te passen. |
| invoicedate | 20230308 | besteldatum |
| headertext | Bestelling of factuur 3234002342 |
Als het factuurnummer gelijk is aan het bestelnummer: Bestelling bestelnummer Anders Factuur factuurnummer. |
| customer | 9023 | Klantcode |
| currency | EUR | Standaard, op aanvraag variabel. |
| status | concept | |
| Betaalmethode | Bank | |
| Detailline | ||
| @attributes | ||
| id | 4 | |
| article | 0 | |
| description | 70 x 70 schildersdoek | Omschrijving |
| quantity | 9 | aantal |
| units | 1 | |
| unitspriceexcl | 21.50 | eenheidsprijs excl. BTW |
| dim1 | 3456 | Grootboekrekening |
| vatcode | VH | BTW code |
Uitwerking op veld-niveau Twinfield klant. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| name | [name] | |
| website | ||
| Cocnumber | [kvk] | |
| Btwnumber | [Btwnr] | |
| Adres | ||
| contact | [voornaam][achternaam] | |
| Land | [isocountry] | |
| Stad | [city] | |
| Postcode | [zipcode] | |
| Telefoonnummer | [telnr] | |
| [email] | niet langer dan 200 karakters. | |
Uitwerking op veld-niveau Twinfield betaling. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Betaalregel | De informatie van de betaling. | |
| Kruispost | Zoals ingesteld bij tab configuratie van het dashboard. | Dit is het veld dim1 in Twinfield |
| Type | debit | Dit is het veld debitcredit in Twinfield |
| Beschrijving | [transaction_id] betaling | |
| Invoicenumber | [ordernumber] | Als de lengte > 40 is dan worden de laatste 40 characters getoond. Dit om de factuurnummers uniek te houden. |
| Bedrag | Bedrag uit de betaling | |
| Verkoopregel | De informatie uit de verkoopboeking. | |
| Debiteuren-rekening | 1300 | Dit is het veld dim1 in Twinfield. Dit is meestal 1300 maar kan aangepast worden bij tab configuratie van het dashboard. |
| Klantcode | [Debiteurcode] | Dit is het veld dim2 in Twinfield |
| Type | credit | Dit is het veld debitcredit in Twinfield |
| Beschrijving | [ordernumber] | Als de lengte > 40 is dan worden de eerste 40 characters getoond. |
| Invoicenumber | [ordernumber] | Als de lengte > 40 is dan worden de laatste 40 characters getoond. Dit om de factuurnummers uniek te houden. |
| Bedrag | Bedrag uit de verkoop | |
7.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen of facturen uit je Lightspeed eCom webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Twinfield.
Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen of facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling of factuur (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.
Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen of facturen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling of factuur alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/22/lightspeed-ecom.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/41/twinfield.html.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen of facturen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen of facturen in rekening.