1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed eCom en e-Boekhouden.

Deze koppeling zorgt dat bestellingen of facturen uit de Lightspeed eCom webwinkel worden automatisch doorgezet naar mutaties of facturen in e-Boekhouden. Omdat de bestellingen of facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie. Het is mogelijk om betaalde bestellingen uit de webwinkel door te zetten of facturen. Het is ook mogelijk om betalingen voor de Lightspeed eCom bestellingen of facturen door te zetten naar e-Boekhouden. Dit kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor deze optie worden extra kosten in rekening gebracht.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in e-Boekhouden, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed eCom en in de FAQ voor e-Boekhouden.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Installeren koppeling
Je installeert deze koppeling vanuit de Lightspeed eCom Appstore. Als je de categorie Boekhouding selecteert, komen onze apps vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe vlak en het witte tandwieltje rechtsboven. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Installeren. Bij het activeren word je automatisch door de configuratieschermen geleid.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.

Belangrijk: Is de koppeling eenmaal geinstalleerd, log dan altijd in op het dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, en niet vanuit de appstore.

De proefperiode voor de koppeling is 30 dagen.

Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.

Uitschakelen koppeling
Indien je de koppeling wilt beeindigen kan dat eenvoudig door de app in je backend te verwijderen uit de appstore.

Stap je over naar een ander boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? Dan kun je de nieuwe app vanuit de appstore in je backend installeren. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van de oude koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.

Stap je over naar een ander webwinkelsysteem? Via onze koppelingen-pagina kun je zien of je deze vanuit de desbetreffende appstore installeert, of dmv een installatie-link.

Is de installatie gelukt, maar zie je in het dashboard van de koppeling nog wel de oude licentiesleutel staan als je op het dropdown pijltje naast de sleutel klikt (terwijl die app/sleutel wel is verwijderd)? Stuur ons dan een e-mail met het verzoek de oude sleutel te verwijderen.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling of factuur uit de Lightspeed eCom webwinkel wordt doorgezet naar een e-Boekhouden mutatie of factuur. Standaard zet de koppeling door naar mutaties. De optie facturen kun je aanvragen via webcare@webwinkelfacturen.nl.

De koppeling werkt met webhooks vanuit de Lightspeed eCom webwinkel. Er kan op twee manieren worden doorgezet, nl op basis van betaalde bestellingen of facturen. Het voordeel van de optie betaalde bestellingen is dat bestellingen die niet betaald worden niet in de boekhouding komen. Bij deze optie worden crediteringen echter niet meegenomen. Bij de optie facturen worden alle facturen doorgezet naar e-Boekhouden, dus zowel de debet- als de creditfacturen. Je kunt de voorkeur voor betaalde bestellingen of facturen instellen via tab Configuratie van het dashboard.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Controle vooraf bestellingen of facturen
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Lightspeed eCom bestelling of factuur uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Lightspeed eCom bestelling / factuur gelijk is aan de som van de bedragen in de bestel / factuurregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling / factuur een ICP verkoop dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in e-Boekhouden bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling of factuur niet eerder is doorgezet.

Controle vooraf betalingen
Een betaling voor een bestelling wordt alleen toegevoegd als de bestelling betaald is. Voor facturen wordt de betaling altijd doorgezet, dus onafhankelijk van de status. Een betaling wordt alleen doorgezet als eerst de bijbehorende bestelling / factuur is doorgezet.

Doorzetten bestellingen of facturen
Het doorzetten van een Lightspeed eCom bestelling of factuur naar e-Boekhouden gebeurt in drie stappen:

  1. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in e-Boekhouden. Voor een nieuwe debiteur moeten we een veld Code meegeven. Dit wordt het debiteurnummer in e-Boekhouden. We gebruiken hier dezelfde logica als e-Boekhouden. Matching van debiteuren tussen Lightspeed eCom en e-Boekhouden vindt plaats op emailadres.
  2. Producten Bij de optie facturen gebruikt de koppeling de SKU in de factuurregels. Is dit product niet aanwezig in e-Boekhouden dan zal e-Boekhouden de factuur weigeren of op een willekeurig product boeken. Helaas kan de koppeling geen nieuwe producten aanmaken in e-Boekhouden.
  3. De e-Boekhouden transactie (mutatie, factuur) wordt aangemaakt en doorgezet.

Stappen doorzetten betaling
Bij het doorzetten van betalingen haalt de koppeling de mutatie op uit e-Boekhouden die is aangemaakt op basis van de gerelateerde verkoop. De koppeling controleert of deze mutatie nog open staat. Zo ja dan maakt de koppeling de betaalmutatie aan.

Controle achteraf
Nadat de bestelling of factuur is doorgestuurd en een succesmelding van e-Boekhouden is ontvangen wordt de bestelling of factuur als afgehandeld aangemerkt. De Lightspeed eCom bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft e-Boekhouden een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling of factuur dan verschijnt de bestelling of factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling of factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen of facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Bij het doorsturen van de betaling wordt ook de betaling geregistreerd zodat deze niet nog eens kan worden doorgezet. Ook betalingen kunnen nagekeken worden via het dashboard.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar e-Boekhouden verderop in de handleiding.

3.Nodig: e-Boekhouden.nl codes

Om de koppeling met e-Boekhouden.nl te leggen zijn er speciale codes nodig. Deze zijn:
- Een gebruikersnaam
- Beveiligingscode 1
- Beveiligingscode 2
Lees meer Nodig eBoekhouden.nl ....
Lees minder Nodig eBoekhouden.nl ....
De gebruikersnaam is de gebruikersnaam waarmee je inlogt. De beveiligingscode vind je bij de Instellingen. Ga naar Beheer > Instellingen > Webwinkelfacturen. Je ziet dan de twee beveiligingscodes staan. Deze codes vul je in de volgende stap in.

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

De koppeling tussen Lightspeed eCom en eboekhouden installeer je via de Appstore van Lightspeed. Als eerste wordt de koppeling met je webwinkel gelegd en authoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen.

Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....

Er moeten nu nog twee stappen gedaan worden:
1. Het leggen van de connectie met e-Boekhouden. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie e-Boekhouden administratie te schrijven en informatie te lezen.
2. De configuratie zelf.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie e-Boekhouden.nl
Het rode bolletje en de rode Connect knop bij e-Boekhouden op het Configuratie-scherm geeft aan dat de connectie met e-Boekhouden nog niet geldig is. Om de connectie te activeren klik je op de rode Connect knop. Je ziet dan een scherm met daarin de velden voor een gebruikersnaam en twee beveiligingscodes. Hier vul je de gebruikersnaam en de twee beveiligingscodes in die je in de vorige sectie hebt bepaald.

Factuurlayout
Voor e-Boekhouden facturen moet een factuursjabloon worden meegegeven. Helaas kan de koppeling de factuursjablonen in de e-Boekhouden administratie niet ophalen. Daarom gebruikt de koppeling als default de naam Factuursjabloon. Wil je een ander factuursjabloon gebruiken dan kun je de naam van het sjabloon invullen als je op Wijzigen klikt.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in e-Boekhouden. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

OSS-instellingen
Indien jullie te maken hebben met OSS - nieuwe regelgeving vanaf 1 juli 2021 - dan kan die via als volgt ingesteld worden.

Maak je gebruik van de NL BTW tarieven, dan blijft gelden:
- in de kolom BTW Code de BTW code met het betreffende percentage
- in de kolom omzetrekening een omzetrekening voor de netto-omzet, de betaal- en verzendkosten
- de kolom BTW-rekening heeft in dit geval geen functie

Reken je in de webwinkel met BTW percentages van het afleverland vul dan het volgende in:
Per EU land, behalve NL
- in de kolom BTW code de BTW code BTW_OSS
- in de kolom BTW rekening een Balansrekening voor de af te dragen BTW in het betreffende land
- in de kolom omzetrekening een omzetrekening voor de netto-omzet, de betaal- en verzendkosten

Alleen bij gebruik van BTW code BTW_OSS, zal de boeking plaatsvinden aan de hand van de ingestelde BTW rekening in de Configuratie. Bij de andere codes wordt de BTW rekening bepaald in e-boekhouden aan de hand van de code.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je e-Boekhouden administratie. Bestellingen of facturen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen of facturen. Bij een ICP bestelling of factuur moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling of factuur altijd een debiteur aangemaakt in e-Boekhouden.

Deze optie is alleen beschikbaar bij doorzetten naar Facturen.

Inrichten betaalmethoden op tussenrekeningen
Bij het doorzetten van betalingen wordt een tussenrekening ingesteld van type Betaalmethoden in e-Boekhouden. Bij het inrichten van de tussenrekeningen is er geen mogelijkheid om op vaste debiteuren per betaalmethode te boeken.

5.Day-to-day: Vanuit Lightspeed

Doorzetschema: Deze koppeling is een real-time koppeling. Het is mogelijk om de betaalde bestellingen uit je Lightspeed eCom door te zetten of de facturen. Betaalde bestellingen worden doorgezet zodra de bestelling in de webwinkel op betaald wordt gezet. Facturen worden doorgezet zodra ze worden aangemaakt.

Credit-facturen: Bij de keuze voor facturen zal de koppeling ook de credit-facturen doorzetten. Bij doorzetten van de betaalde bestellingen worden credit-facturen niet meegenomen.
Betalingen (indien geactiveerd)
Bij het doorzetten van betalingen controleert de koppeling iedere dag de Lightspeed eCom bestellingen of facturen die succesvol zijn doorgezet naar e-Boekhouden. Als de bestelling of factuur een geldige betaling heeft - een transactie met status success - dan zal deze betaling ook worden doorgezet naar e-Boekhouden. Het controleren van betalingen op Lightspeed eCom bestellingen of facturen wordt niet real-time uitgevoerd, maar zes keer per dag.

BTW nummers: Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling doet een controle op de geldigheid van BTW nummers.



Uitwerking veldniveau bestellingen
Uitwerking Lightspeed eCom bestelling. +-
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bestellingen. Aan de orde komen de algemene waarden in de bestelling, de bestelregels, de verzendkosten, de debiteurgegevens en de betalingen.
Naam veld Waarden uit Lightspeed eCom bestelling
Bestel-identifier [id]
Bestelnummer [ordernumber_full]
Affiliatenummer Dit moet apart door de merchant aangevraagd worden. Het veld [comment] wordt hiervoor gebruikt.
Klantnummer [customer][resource][id], deze wordt niet gebruikt
Bestel- en boekdatum [createdAt]
ICP aanduiding Een bestelling is een ICP bestelling als:
  • Het veld [taxRate] op alle regels de waarde 0 heeft
  • EN de merchant geen marge heeft ingesteld in het contract
  • EN de [shipmentTaxRate] en [paymentTaxRate] de waarde 0 hebben
  • EN Het leverland een EU land is en ongelijk is aan het land van de webwinkel
Internationale aanduiding Een bestelling is een internationale bestelling als:
  • Het veld [taxRate] op alle regels de waarde 0 heeft
  • EN de merchant geen marge heeft ingesteld in het contract
  • EN de [shipmentTaxRate] en [paymentTaxRate] de waarde 0 hebben
  • EN Het leverland een land buiten de EU is.
Bestelstatus [status]
Betaalstatus [paymentStatus]
Betaalmethode [paymentTitle]
Betaalmethode-id [paymentId]
Totaalbedragen excl BTW [priceExcl]
Totaalbedragen incl BTW [priceIncl]
Totaal BTW Totaal incl - Totaal excl
Totaalkortingen incl of excl BTW De bedragen in de bestelling kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [order_row_taxes_included]
Totaal kortingen 0
Uitwerking Lightspeed eCom bestelregels. +-
Naam veld Waarden uit Lightspeed eCom bestelling
BTW percentage [taxRate] * 100
Naam product De naam van het product wordt als volgt bepaald
  • Als veld [variantTitle] leeg is of de waarde default bevat dan [productTitle]
  • Als veld [productTitle] voorkomt in [variantTitle] dan [variantTitle]. Voorbeeld [productTitle] is Sokken rood en [variantTitle] is Sokken rood - mt 36. In dat geval wordt Sokken rood - mt 36 gebruikt als naam product.
  • In alle andere gevallen [productTitle] [variantTitle]
SKU [sku]
Ean [ean]
Productcode [articleCode]
Aantal [quantityOrdered]
Korting excl / incl BTW [discountExcl] / [discountIncl]
Regelbedragen incl of excl BTW zonder korting [basePriceExcl] / [basePriceIncl] * aantal
Regelbedragen incl of excl BTW met korting [priceExcl] / [priceIncl]
Eenheidsbedragen incl of excl BTW zonder korting [basePriceExcl] / [basePriceIncl]
Eenheidsbedragen incl of excl BTW met korting [priceExcl] / [priceIncl] delen door het aantal
Rekeningen en BTW codes uit e-Boekhouden Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor bestelregels is turnover / omzet.
Uitwerking Lightspeed eCom verzendkosten. +-
Naam veld Waarden uit Lightspeed eCom bestelling
Naam Verzendkosten [shipmentTitle]
BTW percentage [shopmentTaxRate] * 100
Verzendkosten incl of excl BTW zonder korting [shipmentBasePriceExcl] / [shipmentBasePriceIncl]
Korting Verzendkosten incl of excl BTW [shipmentDiscountExcl] / [shipmentDiscountIncl]
Verzendkosten incl of excl BTW met korting [shipmentBasePriceExcl] / [shipmentBasePriceIncl] minus [shipmentDiscountExcl] / [shipmentDiscountIncl]
Rekeningen en BTW codes uit e-Boekhouden Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor verzendkosten is shipping / verzendkosten.
Uitwerking Lightspeed eCom betaalkosten. +-
Naam veld Waarden uit Lightspeed eCom bestelling
Naam Betaalkosten [paymentTitle]
BTW percentage [paymentTaxRate]
Betaalkosten incl en excl BTW [paymentBasePriceExcl] / [paymentBasePriceIncl]
Rekeningen en BTW codes uit e-Boekhouden Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor betaalkosten is payment / betaalkosten.
Uitwerking Lightspeed eCom betalingen +-
Wordt alleen ingevuld voor betaalde bestellingen. Het vinden van de betalingen gebeurt op basis van het Embedded array bij de bestelling. Dit embedded array staat in [events][resource][embedded]. Dit embedded array heeft zgn [events] en de koppeling zoekt naar het betaal-event bij de bestelling. Dit event wordt gekenmerkt door:
  • [message] met waarde paid en
  • [type] met waarde order.
Naam veld Waarden uit Lightspeed eCom bestelling
Betaal-identifier [id]
Betaalmethode-identifier [paymentId]
Betaalmethode [paymentTitle]
Betaaldatum [createdAt] waarbij de T vervangen wordt door een spatie
Bestelid [id]
Bestelnummer [number]
Amount [priceIncl], let op van de bijbehorende factuur bij de bestelling als die er is, en anders van de bestelling zelf
Status paid
Transactie-id [comment]
Uitwerking Lightspeed eCom klantgegevens +-
Naam veld Waarden uit Lightspeed eCom bestelling
Voornaam [first_name]
Achternaam [last_name]
Bedrijfsnaam [companyName]
Telefoonnummer [phone]
KvK nummer [companyCoCnumber], er vindt hier een opschoon-actie plaats
Adresregel 1 [addressBillingStreet] [addressBillingNumber] [addressBillingExtension]
Adresregel 2 [addressBillingStreet2]
Postcode [addressBillingZipcode]
Plaats [addressBillingCity]
Land [addressBillingCountry][code], en op basis van die code wordt de naam bepaald
Iso-land [addressBillingCountry][code]
Verzendadres Zelfde als voor het factuuradres, maar nu met [addressShipping] ipv [addressBilling]
BTW nummer [companyVatNumber] - deze wordt gecontroleerd op correctheid
Emailadres [email]


Uitwerking veldniveau facturen
Uitwerking Lightspeed eCom facturen. +-
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van facturen. De debiteuren uit de factuur worden op dezelfde manier gelezen als voor bestellingen. De velden staan hierboven. Ook de betalingen worden op dezelfde manier opgehaald als voor bestellingen en ook deze staan hierboven uitgewerkt.
Naam veld Waarden uit Lightspeed eCom factuur
Factuur-identifier [id]
Factuurnummer [number]
Bestel-identifier [id] van de bestelling die bij de factuur hoort
Affiliatenummer Dit moet apart door de merchant aangevraagd worden. Het veld [comment] wordt hiervoor gebruikt.
Factuurdatum [createdAt]
ICP aanduiding Een bestelling is een ICP bestelling als:
  • Het veld [taxRate] op alle regels de waarde 0 heeft
  • EN de merchant geen marge heeft ingesteld in het contract
  • EN de [shipmentTaxRate] en [paymentTaxRate] de waarde 0 hebben
  • EN Het leverland een EU land is en ongelijk is aan het land van de webwinkel
Internationale aanduiding Een bestelling is een internationale bestelling als:
  • Het veld [taxRate] op alle regels de waarde 0 heeft
  • EN de merchant geen marge heeft ingesteld in het contract
  • EN de [shipmentTaxRate] en [paymentTaxRate] de waarde 0 hebben
  • EN Het leverland een land buiten de EU is.
Betaalstatus [paymentStatus]
Betaalmethode [paymentTitle]
Betaalmethode-id [paymethodId]
Totaalbedragen incl of excl BTW [priceIncl] en [priceExcl]
Totaal BTW [priceIncl] - [priceExcl]
Uitwerking Lightspeed eCom debiteur+-
Vergelijkbaar met ophalen klantgegevens uit de bestelling, zie hierboven.
Uitwerking Lightspeed eCom factuurregels. +-
De factuurregels in de Lightspeed-factuur hebben een type. De regels met type gelijk aan product of custom worden als factuurregels aangemerkt. Deze factuurregels worden een-voor-een behandeld.
Naam veld Waarden uit de Lightspeed eCom factuurregel
BTW percentage [taxRate] * 100
Naam product De naam van het product wordt als volgt bepaald
  • Als het type van de regel custom is dan is de omschrijving gelijk aan [title] [variant]
  • Als het type van de regel product is:
  • Als veld [variant] leeg is of de waarde default bevat dan [title]
  • Als veld [title] voorkomt in [variant] dan [title].
  • In alle andere gevallen [title] [variant]
SKU [sku]
Ean [ean]
Productcode [articleCode]
Aantal [quantity]
Korting excl / incl BTW [discountExcl] / [discountIncl]
Regelbedragen incl of excl BTW zonder korting [basePiceExcl] / [basePriceIncl] * [quantity]
Regelbedragen incl of excl BTW met korting [priceExcl] / [priceIncl]
Eenheidsbedragen incl of excl BTW zonder korting [basePriceExcl] / [basePriceIncl]
Eenheidsbedragen incl of excl BTW met korting [priceExcl] / [priceIncl] delen door [quantity]
Rekeningen en BTW codes uit e-Boekhouden Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de factuur en de BTW percentages. Het type voor factuurregels is turnover / omzet.
Uitwerking Lightspeed eCom verzendkosten. +-
De factuurregels in de Lightspeed-factuur hebben een type. De regels met type gelijk aan shipment. De koppeling verwacht maximaal 1 verzendregel.
Naam veld Waarden uit de Lightspeed eCom verzendregel
BTW percentage [taxRate] * 100. Als het BTW percentage 0 is dan wordt gekeken of het BTW percentage bepaald kan worden uit [basePriceIncl] en [basePriceExcl]
Naam Verzendkosten [variant]
Aantal 1
Korting excl / incl BTW [discountExcl] / [discountIncl]
Regelbedragen incl of excl BTW zonder korting [basePiceExcl] / [basePriceIncl]
Regelbedragen incl of excl BTW met korting [priceExcl] / [priceIncl]
Eenheidsbedragen incl of excl BTW zonder korting [basePriceExcl] / [basePriceIncl]
Eenheidsbedragen incl of excl BTW met korting [priceExcl] / [priceIncl]
Rekeningen en BTW codes uit e-Boekhouden Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de factuur en de BTW percentages. Het type voor verzendregels is shipment / verzendkosten.
Uitwerking Lightspeed eCom betaalkosten +-
De factuurregels in de Lightspeed-factuur hebben een type. De regels met type gelijk aan payment. De koppeling verwacht maximaal 1 betaalregel.
Naam veld Waarden uit de Lightspeed eCom betaalregel
BTW percentage [taxRate] * 100. Als het BTW percentage 0 is dan wordt gekeken of het BTW percentage bepaald kan worden uit [basePriceIncl] en [basePriceExcl]
Naam Betaalkosten [variant]
Aantal 1
Korting excl / incl BTW [discountExcl] / [discountIncl]
Regelbedragen incl of excl BTW zonder korting [basePiceExcl] / [basePriceIncl]
Regelbedragen incl of excl BTW met korting [priceExcl] / [priceIncl]
Eenheidsbedragen incl of excl BTW zonder korting [basePriceExcl] / [basePriceIncl]
Eenheidsbedragen incl of excl BTW met korting [priceExcl] / [priceIncl]
Rekeningen en BTW codes uit e-Boekhouden Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de factuur en de BTW percentages. Het type voor betaalregels is payment / betaalkosten.
Uitwerking Lightspeed eCom betalingen +-
Velden betalingen - op aanvraag
Vergelijkbaar met het ophalen van de betalingen uit de bestelling, zie hierboven.

6.Day-to-day: Naar e-Boekhouden.nl

Hieronder staat het aanmaken van nieuwe transacties in e-Boekhouden - facturen of mutaties mutaties - op veldniveau uitgewerkt.

Aanmaken facturen / verkooptransacties
De bestellingen of facturen uit Lightspeed eCom worden in e-Boekhouden geimporteerd als mutaties of facturen. Per bestelling of factuur worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.

Bij het aanmaken van een OSS factuur of mutatie in e-Boekhouden verschijnen per regel in de Lightspeed eCom bestelling of factuur twee regels in de e-Boekhouden mutatie / factuur. De eerste regel in de e-Boekhouden mutatie / factuur bevat het bedrag excl BTW en de tweede regel het BTW bedrag. De eerste regel wordt op een omzet rekening geboekt, de tweede regel op een BTW rekening. De omzet en BTW rekeningen zijn in te stellen via tab Configuratie van het dashboard.

Bij het aanmaken van facturen of mutaties kunnen de omschrijvingen en de factuurnummers aangepast worden. Hieronder de mogelijkheden voor het aanmaken van facturen en mutaties in e-Boekhouden.nl. Bij het aanmaken van facturen worden mogelijk nieuwe debiteuren toegevoegd aan e-Boekhouden.



Let op: Bij het aanmaken van mutaties geeft de koppeling een verkoopnummer mee. Is er al een mutatie met dat nummer dan zal de bestaande mutatie overschrijven. Zorg dus altijd dat de verkoopnummers uniek zijn, zeker als je meerdere koppelingen op 1 e-Boekhouden laat binnenkomen.

Aanmaken nieuwe debiteuren
Bij het aanmaken van een mutatie of factuur in e-Boekhouden wordt de code van de relatie in e-Boekhouden gebruikt. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in e-Boekhouden. Zo ja, dan zal de koppeling de relatiecode van deze bestaande e-Boekhouden debiteur gebruiken. Zo nee, dan maakt de koppeling de debiteur aan in e-Boekhouden.

De koppeling maakt een RelatieCode voor de nieuwe e-Boekhouden debiteur aan. De werkwijze is dezelfde als wanneer je zelf de mutatie of factuur in e-Boekhouden zou aanmaken. De methode die de koppeling uitvoert is:
1. Bepaal de bedrijfsnaam en de naam van de debiteur. Voor de naam van de debiteur wordt de voornaam aan de achternaam geplakt.
2. Bepaal of de bedrijfsnaam of persoonlijke naam van de debiteur als basisnaam gebruikt wordt. Als de bedrijfsnaam aanwezig is wordt dit de basisnaam. Anders de voor- plus achternaam.
3. Neem max de eerste 10 karakters van de basisnaam
4. Bepaal of de basisnaam vaker in e-Boekhouden voorkomt. Zo ja, dan heeft deze een of meerdere volgnummers. Bepaal het eerste vrije volgnummer en plak dit aan de basisnaam.

Voorbeeld: Als de bedrijfsnaam leeg is en de naam is Klaartje Pietersen dan wordt de basisnaam KlaartjePietersen. We pakken hier de eerste 10 karakters van. Dat wordt dus KlaartjePi. Komt deze al 5 keer voor en is de hoogste KlaartjePi4 dan wordt de debiteurcode KlaartjePi5.

De matching tussen en e-Boekhouden voor debiteuren gebeurt op basis van het emailadres.

Let op: De koppeling zal nooit debiteuren wijzigen in e-Boekhouden. Het veld emailadres wordt gebruikt voor de matching van debiteuren. Voor koppelingen die voor 28 oktober 2023 zijn gestart en die doorzetten naar e-Boekhouden mutaties geven we de debiteur gegevens mee in de mutatie en bepaalt e-Boekhouden zelf de debiteur code.

Aanmaken betaaltransacties
Betalingen uit Lightspeed eCom worden in e-Boekhouden geimporteerd als mutaties. Per betaling wordt de financiele rekening meegegeven zoals ingesteld bij de configuratie van de koppeling. Als je deze rekening wilt wijzigen dan kan dat heel gemakkelijk via tab Configuratie van het dashboard. Om een betaling door te kunnen zetten probeert de koppeling de bijbehorende post te vinden in e-Boekhouden. Omdat onder dezelfde sleutel ook de verkoop is doorgezet dan zal de koppeling proberen de mutatie voor de doorgezette verkoop te vinden.

Indien de mutatie niet gevonden kan worden, deze niet open staat of het openstaande bedrag niet overeenkomt met het bedrag in de betaling dan zal de betaling niet doorgezet worden naar e-Boekhouden.

Doorzetten zonder openstaande post
Het is mogelijk om betalingen waar geen openstaande post voor is toch door te zetten naar e-Boekhouden. Hiervoor moeten wij een contract-instelling aanpassen. Het is zeker niet de beste manier, dus wij adviseren om hier niet of zeer beperkt gebruik van te maken. Let op: Er zijn twee zaken waar je rekening mee moet houden bij het doorzetten van betalingen naar e-Boekhouden:
  1. Er is een technische limiet aan het aantal openstaande posten dat de koppeling op kan halen. We kunnen niet precies zeggen waar die limiet ligt, maar een paar honderd openstaande posten is erg veel.
  2. e-Boekhouden heeft een eigen afletter optie. Dat betekent dat als betalingen bijvoorbeeld via het bankboek binnenkomen en de debiteur en het bestelnummer komt overeen dan plaatst e-Boekhouden die betaling automatisch bij de verkoopmutatie. e-Boekhouden houdt geen rekening met het openstaande bedrag omdat er ook deelbetalingen kunnen zijn. Zorg altijd dat de bestelnummers van de mutaties uniek zijn.


Uitwerking veldniveau aanmaken e-Boekhouden
Uitwerking op veld-niveau e-Boekhouden factuur. +-
e-Boekhouden factuur
Naam Voorbeeld Opmerking
Factuurnummer 3908 Dit is optioneel, wij adviseren om e-Boekhouden de factuurnummers zelf te laten bepalen. Dan zijn ze zeker uniek en opvolgend. Wil je het factuurnummer toch meegeven dan kan hiervoor het Lightspeed eCom bestelnummer (default) of factuurnummer gebruikt worden.
Relatiecode 2023031416200123 De RelatieCode van de debiteur in e-Boekhouden. Het kan zijn dat de debiteur in een eerdere stap door de koppeling aan e-Boekhouden is toegevoegd.
Datum 2023-01-11 Datum bestelling
Betalingstermijn 14 Voor facturen kan een default betaaltermijn worden ingesteld
BoekhoudmutatieOmschrijving ORD145 - mollie Bestelnummer - betaalmethode (indien aanwezig)
AutomatischeIncasso false Kan niet aangepast worden
Factuursjabloon Factuursjabloon De naam van het factuurprofiel, default Factuursjabloon. Indien je het factuurprofiel niet kunt instellen in tabblad Configuratie, dan kun je de naam aan ons doorgeven, en stellen wij het in.
Producten De artikelcodes van de producten in e-Boekhouden. Het kan zijn dat de koppeling hiervoor in een eerdere stap producten heeft aangemaakt in e-Boekhouden.
InBoekhoudingPlaatsen true Kan niet aangepast worden
Regels
Aantal 1
Code 6940478067395 Code product in e-Boekhouden
Omschrijving 2 weken verlenging De omschrijving in de regel
PrijsPerEenheid 8.22 Eenheidprijs excl BTW
BTWCode HOOG_VERK_21 Zoals ingesteld via het dashboard
TegenrekeningCode 8000 Zoals ingesteld via het dashboard
KostenplaatsID 0 Deze wordt nooit meegegeven
Uitwerking op veld-niveau e-Boekhouden mutatie. +-
e-Boekhouden betaaltransactie
Naam Voorbeeld Opmerking
SOORT 2 Factuurbetaling ontvangen, dit is niet aan te passen.
REKENING 1300 Meestal 1300, maar is op verzoek aan te passen.
Rekening die is ingesteld voor de betaalmethode - dit is een financiele rekening in e-Boekhouden.
OMSCHRIJVING ORD235 Betaling betaalmethode - verkoopnummer in betaling.
FACTUUR ORD235 verkoopnummer in betaling
BETALINGSKENMERK ORD235 bestelnummer (default) of factuurnummer
DATUM 01-01-2023
INEX EX
RelationCode Debiteur uit de OpenPosten lijst bij de verkoopmutatie
Regels
BEDRAGEXCL 99.09 Bedrag excl BTW
BEDRAGINCL 119.90 Bedrag incl BTW
BTWBEDRAG 20.81 BTW bedrag
BTWPERC HOOG_VERK_21 Zoals ingesteld op het dashboard
TEGENREKENING 8000 Zoals ingesteld op het dashboard
Uitwerking op veld-niveau e-Boekhouden betaal-mutatie +-
Naam Voorbeeld Opmerking
Mutatienr Leeg e-Boekhouden bepaalt zelf dit nummer. Dit is niet aan te passen.
Soort FactuurbetalingOntvangen Dit is niet aan te passen.
Relatiecode Relatie debiteur in e-Boekhouden
Datum 2023-10-02 Datum verkoop
Omschrijving iDEAL - 123 - trx_qwer Betaalmethode - mutatienummer - transaction_id
Factuurnummer 90282 Factuurnummer
Boekstuk tr_qwer transactie-id betaling
Betalingstermijn 14 Niet aanpasbaar
InExBTW IN Niet aanpasbaar
Line
  • Bedrag invoer
  • Bedrag incl BTW - is gelijk aan bedrag invoer
  • Bedrag excl BTW - is gelijk aan bedrag invoer
  • BTW bedrag - is 0
  • BTW code - GEEN
  • BTW percentage - 0
  • TegenrekeningCode - zoals ingesteld via het dashboard
       

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen of facturen uit je Lightspeed eCom webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar e-Boekhouden.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen of facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling of factuur (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen of facturen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling of factuur alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen of facturen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen of facturen in rekening.