1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen KMO Shops en Eenvoudigfactureren.
Deze koppeling zorgt dat bestellingen uit de KMO Shops webwinkel dagelijks worden doorgezet naar facturen in Eenvoudigfactureren. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie. Let op: De koppeling zet alleen bestellingen door. De koppeling zet geen refunds door.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Eenvoudigfactureren, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor KMO Shops en in de FAQ voor Eenvoudigfactureren.
Installeren koppeling
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Uitschakelen koppeling
Indien je de koppeling wilt beeindigen kan dat eenvoudig door de app in je backend te verwijderen uit de appstore.
Stap je over naar een ander boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? Dan kun je de nieuwe app vanuit de appstore in je backend installeren. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van de oude koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Stap je over naar een ander webwinkelsysteem? Via onze koppelingen-pagina kun je zien of je deze vanuit de desbetreffende appstore installeert, of dmv een installatie-link.
Is de installatie gelukt, maar zie je in het dashboard van de koppeling nog wel de oude licentiesleutel staan als je op het dropdown pijltje naast de sleutel klikt (terwijl die app/sleutel wel is verwijderd)? Stuur ons dan een e-mail met het verzoek de oude sleutel te verwijderen.
Indien je de koppeling wilt beeindigen kan dat eenvoudig door de app in je backend te verwijderen uit de appstore.
Stap je over naar een ander boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? Dan kun je de nieuwe app vanuit de appstore in je backend installeren. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van de oude koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Stap je over naar een ander webwinkelsysteem? Via onze koppelingen-pagina kun je zien of je deze vanuit de desbetreffende appstore installeert, of dmv een installatie-link.
Is de installatie gelukt, maar zie je in het dashboard van de koppeling nog wel de oude licentiesleutel staan als je op het dropdown pijltje naast de sleutel klikt (terwijl die app/sleutel wel is verwijderd)? Stuur ons dan een e-mail met het verzoek de oude sleutel te verwijderen.
2.Hoe de koppeling werkt
Een bestelling uit de KMO Shops webwinkel wordt doorgezet naar een Eenvoudigfactureren factuur.
KMO Shops werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra er een nieuwe bestelling in je webwinkel wordt aangemaakt of als een bestelling wijzigt. Als de bestelling doorgezet kan worden - dit is afhankelijk van de status - dan plaatst de koppeling de bestelling in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de verwerkersqueue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet. Over het algemeen lopen de queues snel door
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
KMO Shops werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra er een nieuwe bestelling in je webwinkel wordt aangemaakt of als een bestelling wijzigt. Als de bestelling doorgezet kan worden - dit is afhankelijk van de status - dan plaatst de koppeling de bestelling in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de verwerkersqueue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet. Over het algemeen lopen de queues snel door
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de KMO Shops bestelling uit:
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de KMO Shops bestelling uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de KMO Shops bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
- Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Eenvoudigfactureren bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.
Doorzetten bestellingen
Bij een succesvolle controle wordt de Eenvoudigfactureren factuur wordt aangemaakt en doorgezet naar Eenvoudigfactureren. De debiteurgegevens worden in de Eenvoudigfactureren factuur gezet. Eenvoudigfactureren controleert zelf of de debiteur al aanwezig is.
Bij een succesvolle controle wordt de Eenvoudigfactureren factuur wordt aangemaakt en doorgezet naar Eenvoudigfactureren. De debiteurgegevens worden in de Eenvoudigfactureren factuur gezet. Eenvoudigfactureren controleert zelf of de debiteur al aanwezig is.
Controle achteraf
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Eenvoudigfactureren is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De KMO Shops bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Eenvoudigfactureren een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Eenvoudigfactureren verderop in de handleiding.
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Eenvoudigfactureren is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De KMO Shops bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Eenvoudigfactureren een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Eenvoudigfactureren verderop in de handleiding.
3.Nodig: EenvoudigFactureren
Om de connectie met EenvoudigFactureren te leggen voor de koppeling dien je het volgende te doen:
Lees meer Nodig EenvoudigFactureren ....
Lees minder Nodig EenvoudigFactureren ....
- Log in bij EenvoudigFactureren
- Ga naar Profiel (rechtsboven) > Toegangsbeheer
- Klik op toevoegen API-sleutel
- Qua beheer kun je of Alles selecteren of een beperkte set. Bij een beperkte set heeft de koppeling toegang nodig tot Facturen, Klanten, Artikelen en Layouts.
- Maak een copy van de gegenereerde API sleutel. Deze sleutel heb je nodig in de volgende sectie Installatie.
4.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de KMO Shops webwinkel. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie webwinkel te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Eenvoudigfactureren. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Eenvoudigfactureren administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. 3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig. 
Authenticatie Eenvoudigfactureren
De authenticatie met Eenvoudigfactureren loopt via het token dat je in de vorige sectie hebt aangemaakt. Je klikt op de rode Connect knop naast de Connectie Eenvoudigfactureren. Er verschijnt automatisch een popupwaar je het token kunt invullen.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat altijd door op de ReConnect knop te klikken.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het doorzetten naar de Eenvoudigfactureren boekhouding worden de BTW percentages rechtstreeks doorgezet. Er is daardoor geen mogelijkheid om op aparte BTW codes of grootboekrekeningen te boeken.
Bij het doorzetten naar de Eenvoudigfactureren boekhouding worden de BTW percentages rechtstreeks doorgezet. Er is daardoor geen mogelijkheid om op aparte BTW codes of grootboekrekeningen te boeken.
5.Day-to-day: Vanuit Kmoshops
Doorzetschema: Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald.
Let op: De koppeling zet alleen bestellingen door. De koppeling zet vooralsnog geen refunds door.
Debiteuren
De koppeling kijkt eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in Eenvoudigfactureren. Matching van debiteuren tussen KMO Shops en Eenvoudigfactureren vindt plaats op emailadres.
BTW nummers Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op.
6.Day-to-day: Naar EenvoudigFactureren
Hieronder staat het aanmaken van nieuwe Eenvoudigfactureren facturen op veldniveau uitgewerkt.
Aanmaken facturen
Bij het aanmaken van facturen wordt default een factuur aangemaakt met de bedragen incl BTW en het bestelnummer in het veld reference. Het factuurnummer is default leeg, zodat binnen Eenvoudigfactureren het factuurnummer bepaald wordt. Wij adviseren deze werkwijze.
Het is echter mogelijk om de bedragen excl BTW door te zetten. Ook zijn er in sommige situaties mogelijkheden om een bestel- of factuurnummer aan de referentie toe te voegen en het factuurnummer van de Eenvoudigfactureren wel te vullen.
Aanmaken debiteur
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Eenvoudigfactureren debiteur gebruikt als debiteur van de Eenvoudigfactureren transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Eenvoudigfactureren. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Eenvoudigfactureren debiteur gebruikt als debiteur van de Eenvoudigfactureren transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Eenvoudigfactureren. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Het is vooralsnog niet mogelijk om te boeken op producten.
Uitwerking veldniveau Eenvoudigfactureren
Uitwerking op veld-niveau Eenvoudigfactureren factuur. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Klant-identifier | 1234567 | Identifier klant binnen Eenvoudigfactureren |
| Factuurnummer | Default leeg | Op verzoek te vullen met bestelnummer |
| Betaalperiode | 14 | Niet aan te passen |
| Referentie | bestelnummer | Aanpasbaar |
| Datum | 2024-05-23 | Datum verkoop - let op, dit is de besteldatum in KMO Shops |
| Bedragen incl BTW | yes | Op verzoek kunnen bedragen excl BTW worden doorgezet |
| Factuur-regels | ||
| Productnaam | Fiets | Zoals op de regel in de verkoop |
| BTW percentage | 21 | Afhankelijk van het BTW percentage in de verkoopregel |
| Aantal | 2 | |
| Eenheidsprijs | 19.99 | |
Uitwerking op veld-niveau Eenvoudigfactureren klant. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Naam | Bakkerij De Witte | Als de bedrijfsnaam niet gevuld is dan komt hier de voornaam plus achternaam te staan |
| Ter attentie van | Karin de Wit | Als de bedrijfsnaam niet gevuld is dan is dit veld leeg |
| Adresregel 1 | Stationstraat 12 | |
| Postcode | 1000 AA | |
| Plaats | Amsterdam | |
| info@sponiza.nl | ||
| Telnr | 0632281625 | |
| Contacten | ||
| Contactnaam | Karin de Wit | |
| info@sponiza.nl | ||
| Telnr | Karin de Wit | 0632281625 |
7.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je KMO Shops webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Eenvoudigfactureren.
Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.
Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/73/kmoshops.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/76/eenvoudigfactureren.html.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.