1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen KMO Shops en Lundify.
Deze koppeling zorgt dat bestellingen uit de KMO Shops webwinkel dagelijks worden doorgezet naar facturen in Lundify. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie. Let op: De koppeling zet alleen bestellingen door. De koppeling zet geen refunds door.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Lundify, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
- Let op: Bjorn Lunden Lundify ondersteunt geen OSS. Deze koppeling is dus niet geschikt voor OSS. Als uw webwinkel onder de OSS regelgeving valt, is het advies deze koppeling niet te gebruiken, of alleen voor de niet-OSS verkopen.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor KMO Shops en in de FAQ voor Lundify.
Installeren koppeling
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Uitschakelen koppeling
Indien je de koppeling wilt beeindigen kan dat eenvoudig door de app in je backend te verwijderen uit de appstore.
Stap je over naar een ander boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? Dan kun je de nieuwe app vanuit de appstore in je backend installeren. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van de oude koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Stap je over naar een ander webwinkelsysteem? Via onze koppelingen-pagina kun je zien of je deze vanuit de desbetreffende appstore installeert, of dmv een installatie-link.
Is de installatie gelukt, maar zie je in het dashboard van de koppeling nog wel de oude licentiesleutel staan als je op het dropdown pijltje naast de sleutel klikt (terwijl die app/sleutel wel is verwijderd)? Stuur ons dan een e-mail met het verzoek de oude sleutel te verwijderen.
Indien je de koppeling wilt beeindigen kan dat eenvoudig door de app in je backend te verwijderen uit de appstore.
Stap je over naar een ander boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? Dan kun je de nieuwe app vanuit de appstore in je backend installeren. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van de oude koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Stap je over naar een ander webwinkelsysteem? Via onze koppelingen-pagina kun je zien of je deze vanuit de desbetreffende appstore installeert, of dmv een installatie-link.
Is de installatie gelukt, maar zie je in het dashboard van de koppeling nog wel de oude licentiesleutel staan als je op het dropdown pijltje naast de sleutel klikt (terwijl die app/sleutel wel is verwijderd)? Stuur ons dan een e-mail met het verzoek de oude sleutel te verwijderen.
2.Hoe de koppeling werkt
Een bestelling uit de KMO Shops webwinkel wordt doorgezet naar een Lundify factuur.
KMO Shops werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra er een nieuwe bestelling in je webwinkel wordt aangemaakt of als een bestelling wijzigt. Als de bestelling doorgezet kan worden - dit is afhankelijk van de status - dan plaatst de koppeling de bestelling in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de verwerkersqueue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet. Over het algemeen lopen de queues snel door
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
KMO Shops werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra er een nieuwe bestelling in je webwinkel wordt aangemaakt of als een bestelling wijzigt. Als de bestelling doorgezet kan worden - dit is afhankelijk van de status - dan plaatst de koppeling de bestelling in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de verwerkersqueue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet. Over het algemeen lopen de queues snel door
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de KMO Shops bestelling uit:
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de KMO Shops bestelling uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de KMO Shops bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
- Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Lundify bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.
Doorzetten bestellingen
Het doorzetten van een KMO Shops bestelling naar Lundify gebeurt in drie stappen:
Het doorzetten van een KMO Shops bestelling naar Lundify gebeurt in drie stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Lundify aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- Bij het doorzetten naar Lundify bestellingen wordt gecontroleerd of de producten uit de KMO Shops bestelling al in Lundify aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
- De Lundify factuur wordt aangemaakt en toegevoegd.
3.Nodig: Lundify connectie
Voor de connectie met Lundify is een publieke sleutel nodig. Deze sleutel vind je binnen je Lundify dashboard. Je logt in en je gaat naar Integraties. Als je op het rechterwieltje klikt (2), dan verschijnt er een popup. Je activeert de integratie (3) en kopieert de sleutel (de string in het vlak).
Daarna log je in op het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Bij tab Configuratie, authenticatie of Alle Instellingen vul je de sleutel in. Hiermee heb je de connectie met Lundify gelegd.
4.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de KMO Shops webwinkel. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie webwinkel te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Lundify. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Lundify administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. 3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig. 
Authenticatie Lundify
Het maken van de connectie met Lundify gaat via de rode Connect knop in tabblad Configuratie. In de pop-up vul je je Klantcode in (dit is het Lundify online 5 cijferige membernummer), en het token wat je in de vorige sectie hebt aangemaakt. Let op, je hebt als token de gehele code nodig, dus incl het 1-deel.
Instellingen Lundify
Voor het gebruik van Lundify selecteer je een administratie binnen je account. Je geeft ook aan op welke dagboek de omzet geboekt mag worden en wat de debiteuren rekening is. Het dagboek voor het doorzetten van (individuele) bestellingen zal een Verkoop-dagboek zijn.
Voor het gebruik van Lundify selecteer je een administratie binnen je account. Je geeft ook aan op welke dagboek de omzet geboekt mag worden en wat de debiteuren rekening is. Het dagboek voor het doorzetten van (individuele) bestellingen zal een Verkoop-dagboek zijn.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Lundify. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Standaard worden alle EU landen in de lijst getoond. Je hoeft alleen de landen te configureren waaraan je verkoopt, en -indien van toepassing- ICP en Internationaal.
De koppeling toont de standaard BTW tarieven voor Europa. Je kunt het BTW percentage waarmee je verkoopt - linker kolom - aanpassen. Bijvoorbeeld: Standaard staan verkopen naar Duitsland op 21%, maar verkoop jij in de webwinkel met 19% dan kun je dat in de linker kolom aanpassen. Intracommunautaire (ICP) en internationale leveringen
De optie Intracommunautaire prestaties / ICP is voor zakelijke leveringen binnen de EU. Deze verkopen brengen 0% BTW in rekening. Een BTW nummer van de kant is verplicht. De optie Internationaal gaat over leveringen buiten de EU. De koppeling verwacht voor deze verkopen 0% BTW, anders kunnen de verkopen niet doorgezet worden. Voor zowel ICP als internationale leveringen kunnen aparte BTW codes en grootboekrekeningen ingesteld worden.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Lundify. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Standaard worden alle EU landen in de lijst getoond. Je hoeft alleen de landen te configureren waaraan je verkoopt, en -indien van toepassing- ICP en Internationaal.
De koppeling toont de standaard BTW tarieven voor Europa. Je kunt het BTW percentage waarmee je verkoopt - linker kolom - aanpassen. Bijvoorbeeld: Standaard staan verkopen naar Duitsland op 21%, maar verkoop jij in de webwinkel met 19% dan kun je dat in de linker kolom aanpassen. Intracommunautaire (ICP) en internationale leveringen
De optie Intracommunautaire prestaties / ICP is voor zakelijke leveringen binnen de EU. Deze verkopen brengen 0% BTW in rekening. Een BTW nummer van de kant is verplicht. De optie Internationaal gaat over leveringen buiten de EU. De koppeling verwacht voor deze verkopen 0% BTW, anders kunnen de verkopen niet doorgezet worden. Voor zowel ICP als internationale leveringen kunnen aparte BTW codes en grootboekrekeningen ingesteld worden.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je Lundify administratie. Bestellingen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij een ICP bestelling moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling altijd een debiteur aangemaakt in Lundify.
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je Lundify administratie. Bestellingen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij een ICP bestelling moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling altijd een debiteur aangemaakt in Lundify.
5.Day-to-day: Vanuit Kmoshops
Doorzetschema: Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald.
Als een besteling eenmaal is doorgezet kan deze niet nogmaals worden doorgezet. Een bestelling die in de webwinkel wordt gewijzigd nadat deze is doorgezet wordt niet aangepast in Lundify.
Let op: De koppeling zet alleen bestellingen door. De koppeling zet vooralsnog geen refunds door.
Debiteuren
De koppeling kijkt eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in Lundify. Matching van debiteuren tussen KMO Shops en Lundify vindt plaats op emailadres.
BTW nummers Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op.
6.Day-to-day: Naar Lundify
Deze gegevens worden doorgezet naar Lundify:
Aanmaken facturen
De bestellingen uit KMO Shops worden in Lundify geimporteerd als factuur. Deze factuur wordt ook direct als journaalpost geboekt. Per bestelling worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.
Bij het aanmaken van facturen worden mogelijk nieuwe debiteuren toegevoegd aan Lundify. Default worden er geen producten toegevoegd aan Lundify en verschijnt de tekstregel uit de KMO Shops bestelling in de Lundify factuur. Het is mogelijk productcode mee te geven. Als je dit wil, neem dan contact op met webcare@webwinkelfacturen.nl.
Kostenplaats
Het is mogelijk om één default kostenplaats mee te geven aan de Lundify factuur. Per koppeling is één default kostenplaats mogelijk. Neem contact op met webcare@webwinkelfacturen.nl ovv van de licentiesleutel om hier gebruik van te maken.
Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Lundify debiteur gebruikt als debiteur van de Lundify factuur. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Lundify. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Lundify debiteur gebruikt als debiteur van de Lundify factuur. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Lundify. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Aanmaken producten
Bij het doorzetten naar Lundify facturen incl producten zullen producten die nog niet in Lundify staan worden toegevoegd. Zie hier een uitleg voor het bepalen van de productcodes FAQ. Het product krijgt de BTW code toegewezen aan de hand van het BTW percentage in de bestelling regel en de grootboekrekening die staat in gesteld bij tab Configuratie van het dashboard.
Let op: De koppeling maakt alleen producten aan. De koppeling wijzigt geen producten.
Bij het doorzetten naar Lundify facturen incl producten zullen producten die nog niet in Lundify staan worden toegevoegd. Zie hier een uitleg voor het bepalen van de productcodes FAQ. Het product krijgt de BTW code toegewezen aan de hand van het BTW percentage in de bestelling regel en de grootboekrekening die staat in gesteld bij tab Configuratie van het dashboard.
Let op: De koppeling maakt alleen producten aan. De koppeling wijzigt geen producten.
Automatisch versturen facturen
Het is niet mogelijk om de aangemaakte factuur in Lundify automatisch naar de klant te versturen.
Het is niet mogelijk om de aangemaakte factuur in Lundify automatisch naar de klant te versturen.
Uitwerking veldniveau Lundify
Uitwerking op veld-niveau Lundify klant-factuur.+-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Klant-id | 1011 | Identifier debiteur in Lundify |
| Factuurdatum | 2025-06-01 | Verkoopdatum KMO Shops bestelling |
| Verloopdatum | 2025-06-15 | Standaard 14 dagen, niet aanpasbaar |
| Comment | Graag op de stoep laten | Opmerking KMO Shops bestelling |
| Naam | Sarah de Zwart | Naam debiteur volgens KMO Shops bestelling |
| info@sponiza.nl | ||
| Adres | Stationstraat 12 | |
| Postcode | 1234 AB | |
| Stad | Amsterdam | |
| Land | NL | |
| Naam ontvanger | Mies Talenberg | |
| Verzendadres | Dorpsstraat 152 | |
| Postcode - Verzendadres | 2345 AB | |
| Stad - Verzendadres | Heerlen | |
| Land - Verzendadres | NL | |
| Factuurregels | ||
| Omzetrekening | 8000 | |
| Product-identifier | prod123 | Alleen als doorzetten op producten is aangezet. |
| Aantal | 3 | |
| Eenheidsprijs excl BTW | 1.50 | Let op: Dit is de eenheidsprijs excl BTW. |
| Regelprijs incl BTW | 4.91 | |
| BTW code | 2 | |
| Tekst | Verjaardagstaart | |
Uitwerking op veld-niveau Lundify klant. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| name | Banketbakker | Leeg als er geen bedrijfsnaam is |
| street | Stationsweg 12 | Adres |
| country | SE / NL | Land factuuradres |
| emailadres | info@sponiza.nl | |
| telnr | 0623138822 | |
| Adresgegevens | ||
| entityid | 123 | Identifier Lundify debiteur |
| Factuuradres gegevens | ||
Uitwerking op veld-niveau Lundify product. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| entityId | prod123 | Identifier product |
| account | 8000 | Omzetrekening |
| name | Verjaardagstaart | Naam product |
| descriptionUK | Verjaardagstaart met slagroom en sinaasappel | Omschrijving product |
| Vatcode | 2 | BTW code |
| BTW rekening | 1500 | BTW rekening |
| costCenter | 001 | Default kostenplaats |
| Omdat de prijzen uit KMO Shops worden gebruikt, en een product eenmalig wordt toegevoegd, en daarna niet meer wordt gewijzigd, worden er geen prijzen meegegeven aan het product. | ||
7.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Uitleg tabs dashboard
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je KMO Shops webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Lundify.Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Via de blauwe Verwerk knop kun je de bestelling (opnieuw) aanbieden. Via de rode Meld probleem knop kun je een ticket bij ons aanmaken.
Bij Dashboard >> Open staan de bestellingen die nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails en de koppeling stopzetten.
Wat als bestellingen missen in Lundify
Als bestellingen ontbreken in Lundify adviseren we je de volgende stappen te doorlopen:- Log in op het dashboard: https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. De gebruikersnaam en het wachtwoord staan in de registratie email.
- Ga naar tab Fouten en kijk of de bestelling daar staat. Het kan zijn dat je de zoekperiode moet aanpassen als de
bestelling van een eerdere maand is. Als je de bestelling in dit overzicht vindt:
- Bekijk de foutcode en controleer of je die zelf op kunt lossen.
- Zo ja los het probleem op en klik op de blauwe knop Verwerk om de bestelling opnieuw aan te bieden.
- Zo nee gebruik de rode knop Meld probleem om een ticket bij ons aan te maken.
- Let op bij meerdere fouten hoe je maar 1 of 2 keer een ticket aan te maken. Wij zien vanzelf de andere problemen.
- Ga naar tab Rapportage en kijk of de bestelling daar staat. Zo ja dan staat daar vaak een identifier van Lundify bij (in het paarse deel van het overzicht) waarmee je de bestelling kunt zoeken.
- Ga naar tab Open en kijk of de bestelling daar staat.
- Mocht je er niet uitkomen, dan kun je altijd via de groene Vraag het ons knop een ticket bij ons aanmaken.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/73/kmoshops.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/83/lundify.html.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.