1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen JouwWeb en Yuki.

Deze koppeling zorgt dat bestellingen uit de JouwWeb webwinkel automatisch worden doorgezet naar facturen in Yuki. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Let op: De koppeling zet alleen bestellingen door. De koppeling zet geen refunds door.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Yuki, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor JouwWeb en in de FAQ voor Yuki.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Installeren koppeling
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.

Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de Jouwweb webwinkel wordt naar Yuki doorgezet als een Yuki factuur. De optie conceptfactuur is default en wordt het vaakst gebruikt. De optie verwerkte-factuur kun je bij ons aanvragen. Voor beide opties heb je de betaalde sales-module in Yuki nodig.
De koppeling haalt ieder uur de bestellingen op uit de webwinkel en zet deze klaar om doorgezet te worden naar Yuki.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Controle vooraf bestellingen
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de JouwWeb bestelling uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de JouwWeb bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Yuki bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.

Doorzetten bestellingen
Bij een succesvolle controle wordt de bestelling doorgezet naar Yuki. De debiteurgegevens worden in de Yuki factuur gezet. Yuki verwerkt zelf de debiteurgegevens.

Controle achteraf
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Yuki is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De JouwWeb bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Yuki een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Yuki verderop in de handleiding.

3.Nodig: Yuki codes

Op de website van Yuki staat uitgelegd hoe je voor jouw Yuki administratie-code een toegangscode voor de koppeling aanmaakt als gebruiker met een directe rol. De toegangscode is de in Yuki gegenereerde 'webservices API-key’.

Lees meer Nodig Yuki ....
Lees minder Nodig Yuki ....

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....

Authenticatie webwinkel
De authenticatie met de webwinkel loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je webwinkel voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de JouwWeb webwinkel. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Connectie Yuki
Je legt de connectie met Yuki via de administratie-id en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Yuki. Je kunt de administratie-id en API sleutel nu invullen in het popup window.

Webwinkel
Binnen een Jouwweb account kunnen meerdere webwinkels aanwezig zijn. Je kunt hier instellen voor welke webwinkel je de koppeling wilt maken.

Status doorzetten
Je kunt aangeven bij welke statussen bestellingen moeten worden doorgezet naar Yuki. Je kunt meerdere statussen aanvinken. De koppeling zal bestellingen nooit dubbel doorzetten. De koppeling is daartegen beveiligd.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Yuki. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Standaard worden alle EU landen in de lijst getoond. Je hoeft alleen de landen te configureren waaraan je verkoopt, en -indien van toepassing- ICP en Internationaal.
De koppeling toont de standaard BTW tarieven voor Europa. Je kunt het BTW percentage waarmee je verkoopt - linker kolom - aanpassen. Bijvoorbeeld: Standaard staan verkopen naar Duitsland op 21%, maar verkoop jij in de webwinkel met 19% dan kun je dat in de linker kolom aanpassen. Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een tussenrekening en vaste debiteur uit je Yuki administratie. Bestellingen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur en op tussenrekening geboekt. Er worden dan geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij een ICP bestelling moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling altijd een debiteur aangemaakt in Yuki.

5.Day-to-day: Vanuit JouwWeb

Doorzetschema: Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald en doorgezet naar Yuki. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Van deze bestellingen wordt de bestelstatus bekeken om te bepalen of ze nu wel doorgezet moeten worden.
Let op: De koppeling zet alleen bestellingen door, geen retouren / refunds.

Bestel- en factuurnummers: JouwWeb bestellingen hebben alleen een bestelnummer, geen factuurnummer. Daarom kan alleen het bestelnummer worden doorgezet.


Status doorzetten: Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Deze keuze is in te zien - en te wijzigen - in tabblad Configuratie van het dashboard bij status doorzetten verkopen.
Bestellingen die worden opgehaald en een andere status hebben dan 1 van de gekozen opties, worden de daaropvolgende nacht automatisch alsnog doorgezet als zij 1 van de gekozen opties hebben gekregen in Jouwweb.

BTW nummers Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op en verifieert ook de geldigheid van het BTW nummer.


Uitwerking veldniveau bestellingen
Uitwerking Jouwweb bestelling. +-
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bestellingen. Aan de order komen de algemene waarden in de bestelling, de bestelregels, de verzendkosten, de betaalkosten en de debiteurgegevens.
Naam veld Waarden uit Jouwweb bestelling
Bestel-identifier [id]
Bestelnummer [orderNumber]
Datum [createdAt]
Besteldatum [date_created]
Status bestelling [status]
Betaalmethode [paymentMethod]
Totaal BTW bestelling incl korting [totalTaxAmount]
Besteltotaal incl BTW en korting [totalPrice]
Besteltotaal excl BTW met korting [totalPrice] - [totalTaxAmount]
Totaal BTW bestelling zonder korting [totalTaxAmount] - [discountTaxAmount]
Besteltotaal incl BTW [price][total]
Land levering [shippingAddress][country] indien gevuld, anders [paymentAddress][country]
Aanduiding ICP De koppeling bepaalt als volgt of het om een ICP bestelling gaat:
  • Als de merchant marge heeft ingesteld dan is het nooit een ICP bestelling
  • Als het totaal aan BTW van de bestelling 0 is
  • En er geen BTW op de bestelregels staat
  • En het land van levering is niet gelijk aan het land van de Jouwweb webwinkel
  • En het land van levering is een EU land
  • Dan is het een ICP levering en anders is het geen ICP levering
Aanduiding Internationaal De koppeling bepaalt als volgt of het om een internationale bestelling gaat:
  • Als het totaal aan BTW van de bestelling 0 is
  • En er geen BTW op de bestelregels staat
  • En het land van levering is niet gelijk aan het land van de Jouwweb webwinkel
  • En het land van levering is geen EU land
  • Dan is het een internationale levering buiten de EU en anders is het geen internationale levering buiten de EU
Uitwerking Jouwweb bestelregels. +-
Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling het veld [orderlines]. In Jouwweb hebben bestelregels verschillende types. Deze worden aangeduid met het veld [type]. Voor de bestelregels gaat het om type article of type [custom].
Naam veld Waarden uit Jouwweb bestelregel
Aantal [quantity]
Omschrijving [title], let op, JouwWeb werkt met een raar streepje. Dit streepje wordt vervangen door een normaal streepje.
BTW percentage [taxPercentage], indien kleiner dan 1 dan wordt het BTW percentage met 100 vermenigvuldigd. Als het veld taxPercentage niet in de regel bestaat dan wordt het BTW percentage [totalTaxAmount] / ([totalPrice] - [totalTaxAmount]. Ook dit percentage wordt met 100 vermenigvuldigd.
BTW bedrag in regel [totalTaxAmount]
Regelbedrag incl BTW [totalPrice]
Regelbedrag excl BTW [totalPrice] - [totalTaxAmount]
Eenheidsbedragen De regelbedragen delen door het aantal
BTW code en rekeningen Yuki Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is.
Uitwerking Jouwweb verzendkosten. +-
Een JouwWeb bestelling kan meerdere verzendkosten-regels hebben met verschillende BTW percentages. Het kan dus gebeuren dat van de verzendkosten twee verzendregels gemaakt worden. De eerste regel zal de verzendkosten-regel zijn, de tweede regel zal toegevoegd worden aan de bestelregels.
Naam veld Waarden uit Jouwweb verzendkosten-regel
Aantal 1
Omschrijving Verzending BTW percentage <>
SKU Verzending_<>
Regelbedrag incl BTW [shippingCost], waarbij het bedrag naar rato berekend wordt over de BTW percentages in het winkelmandje.
BTW bedrag [shippingTaxAmount]. , waarbij het bedrag naar rato berekend wordt over de BTW percentages in het winkelmandje.
BTW percentage Afhankelijk van de BTW op de bestelregels
Regelbedrag excl BTW price incl BTW - BTW bedrag
BTW code en rekeningen Yuki Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is.
Uitwerking Jouwweb kortingsregels. +-
De kortingsregels in de JouwWeb bestellingen worden relatief naar de bestelregels teruggerekend. Dit doet de koppeling om BTW percentages correct te verwerken. De velden discountAmount en discountTaxAmount uit de JouwWeb bestelling worden gebruikt.
Naam veld Waarden uit Jouwweb kortings-regel
Aantal 1
Omschrijving Korting (met btwpercentage xxx %)
Kortingsbedrag incl BTW relatieve bedrag incl BTW
Kortingsbedrag excl BTW relatieve bedrag excl BTW
BTW percentage korting BTW percentage
BTW code en rekeningen Yuki Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is.
Uitwerking Jouwweb klantgegevens +-
Naam veld Waarden uit Jouwweb klant
Klant Algemeen
  • Email - [emailAddress]
  • Telnr - [phoneNumber]
  • BTW nummer - [taxNumber]
Het factuuradres staat in veld [paymentAddress] en het verzendadres in veld [shippingAddress]. De inhoud van deze velden is steeds gelijk, dus die beschrijven we niet apart.
Adres Adres-velden
  • Voornaam - [firstName]
  • Achternaam - [lastName]
  • Bedrijfsnaam - [companyName]
  • Adresregel1 - [streetAddress]
  • Postcode - [postalCode]
  • Plaats - [city]
  • Iso-landcode - [country]
  • Land - [country]

6.Day-to-day: Naar Yuki

Aanmaken transacties
Een bestelling uit de Jouwweb webwinkel wordt naar Yuki doorgezet als een Yuki factuur. De optie conceptfactuur is default en wordt het vaakst gebruikt. De optie verwerkte-factuur kun je bij ons aanvragen. Voor beide opties heb je de betaalde sales-module in Yuki nodig.

De synchronisatie van gegevens tussen Jouwweb en Yuki is als volgt:

Aanmaken debiteur
Bij het doorzetten van klantinformatie worden de gegevens meegegeven in de salestransactie en Yuki gaat het verder verwerken. Het factuuradres wordt meegegeven, ook als het verzendadres afwijkend is.


Uitwerking veldniveau Yuki

Uitwerking op veld-niveau Yuki factuur. +-
Yuki factuur
Naam Voorbeeld Opmerking
SalesInvoice
Reference 9483 Jouwweb bestellingen:
  • concept - leeg
  • verwerkt - bestelnummer, op verzoek factuurnummer.

Subject Bestelling 9483
  • Jouwweb bestellingen - bestelnummer, op verzoek factuurnummer.

PaymentMethod Online De betaalmethode, zoals ingesteld bij, tab Configuratie.
Process true kan False of True zijn.
EmailToCustomer false False, op aanvraag kan dit op true gezet worden. Maar alleen als er met status Verwerkt wordt doorgezet, dan wordt de factuur automatisch vanuit Yuki naar de klant gestuurd.
Layout Naam van de factuurlayout in Yuki. Wilt u dat de koppeling een bepaalde Factuurlayout uit Yuki gebruikt, geef ons dan de naam daarvan door, dan stellen wij het in.
Date 2023-03-01 besteldatum
PriceList Standaard leeg, niet aanpasbaar.
Currency EUR Deze optie staat standaard uit. Je kunt contact met ons opnemen als je hier van gebruik wilt maken.
Remarks [notes]
Contact
FullName Sophie Fischer voornaam achternaam
FirstName Sophie voornaam
LastName Fischer achternaam
Gender Unknown
CountryCode NL landcode
City Amsterdam stad
Zipcode 1000AA postcode
AddressLine_1 Stationstraat 12 adres
AddressLine_2 Huis
Website Standaard leeg, niet aanpasbaar.
CoCNumber KVKNummer
VATNumber BTWNummer
ContactType Person
ContactPerson
FirstName Sophie voornaam
LastName Fischer achternaam
Gender Unknown
EmailAddress sophie@webwinkelfacturen.nl email
Uitwerking op veld-niveau Yuki factuur regels. +-
Yuki factuur regels
Naam Voorbeeld Opmerking
InvoiceLines
InvoiceLine
ProductQuantity 1 Aantal
Product
Description Badslippers Maat 39 ProductNaam
Reference SKU indien aanwezig
Category
SalesPrice 29.56 Regelbedrag incl BTW
VATPercentage 21 BTW percentage
VATIncluded true
VATType 1 Op basis van de instellingen in het dashboard. Qua BTW codes wordt een vaste lijst gebruikt.
GLAccountCode 700800 Grootboekrekening - deze is niet uit te schakelen.
Remarks