1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen JouwWeb en Factuursturen.
Deze koppeling zorgt dat bestellingen uit de JouwWeb webwinkel automatisch worden doorgezet naar facturen in Factuursturen. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Let op: De koppeling zet alleen bestellingen door. De koppeling zet geen refunds door.
Let op: De koppeling zet alleen bestellingen door. De koppeling zet geen refunds door.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Factuursturen, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor JouwWeb en in de FAQ voor Factuursturen.
Installeren koppeling
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
2.Hoe de koppeling werkt
Een bestelling uit de Jouwweb webwinkel wordt doorgezet naar een Factuursturen factuur.
De koppeling haalt ieder uur de bestellingen op uit de webwinkel en zet deze klaar om doorgezet te worden naar Factuursturen.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
De koppeling haalt ieder uur de bestellingen op uit de webwinkel en zet deze klaar om doorgezet te worden naar Factuursturen.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Controle vooraf bestellingen
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de JouwWeb bestelling uit:
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de JouwWeb bestelling uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de JouwWeb bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
- Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Factuursturen bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.
Doorzetten bestellingen
Het doorzetten van een Jouwweb bestelling naar Factuursturen gebeurt in twee stappen:
Het doorzetten van een Jouwweb bestelling naar Factuursturen gebeurt in twee stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Factuursturen aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- De Factuursturen factuur wordt aangemaakt en doorgezet.
Controle achteraf
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Factuursturen is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De JouwWeb bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Factuursturen een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Factuursturen verderop in de handleiding.
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Factuursturen is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De JouwWeb bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Factuursturen een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Factuursturen verderop in de handleiding.
3.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....
Authenticatie webwinkel
De authenticatie met de webwinkel loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je webwinkel voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de JouwWeb webwinkel. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Authenticatie Factuursturen
Je legt de connectie met Factuursturen via je gebruikersnaam en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Factuursturen. Je kunt de gebruikersnaam en API sleutel invullen in het popup window.
Webwinkel
Binnen een Jouwweb account kunnen meerdere webwinkels aanwezig zijn. Je kunt hier instellen voor welke webwinkel je de koppeling wilt maken.
Status doorzetten
Je kunt aangeven bij welke statussen bestellingen moeten worden doorgezet naar Factuursturen. Je kunt meerdere statussen aanvinken. De koppeling zal bestellingen nooit dubbel doorzetten. De koppeling is daartegen beveiligd.
Binnen een Jouwweb account kunnen meerdere webwinkels aanwezig zijn. Je kunt hier instellen voor welke webwinkel je de koppeling wilt maken.
Status doorzetten
Je kunt aangeven bij welke statussen bestellingen moeten worden doorgezet naar Factuursturen. Je kunt meerdere statussen aanvinken. De koppeling zal bestellingen nooit dubbel doorzetten. De koppeling is daartegen beveiligd.
Factuur-layout
Je kunt een factuur-layout kiezen voor de facturen in Factuursturen.
Je kunt een factuur-layout kiezen voor de facturen in Factuursturen.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij Factuursturen worden de BTW percentages gebruikt zoals deze in de bestellingen staan. Het is niet mogelijk om aparte BTW tarieven en grootboekrekeningen in te stellen.
Bij Factuursturen worden de BTW percentages gebruikt zoals deze in de bestellingen staan. Het is niet mogelijk om aparte BTW tarieven en grootboekrekeningen in te stellen.
4.Day-to-day: Vanuit JouwWeb
Doorzetschema: Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald en doorgezet naar Factuursturen. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Van deze bestellingen wordt de bestelstatus bekeken om te bepalen of ze nu wel doorgezet moeten worden.
Let op: De koppeling zet alleen bestellingen door, geen retouren / refunds.
Let op: De koppeling zet alleen bestellingen door, geen retouren / refunds.
Bestel- en factuurnummers: JouwWeb bestellingen hebben alleen een bestelnummer, geen factuurnummer. Daarom kan alleen het bestelnummer worden doorgezet.
Status doorzetten:
Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Deze keuze is in te zien - en te wijzigen - in tabblad Configuratie van het dashboard bij status doorzetten verkopen.
Bestellingen die worden opgehaald en een andere status hebben dan 1 van de gekozen opties, worden de daaropvolgende nacht automatisch alsnog doorgezet als zij 1 van de gekozen opties hebben gekregen in Jouwweb.
Bestellingen die worden opgehaald en een andere status hebben dan 1 van de gekozen opties, worden de daaropvolgende nacht automatisch alsnog doorgezet als zij 1 van de gekozen opties hebben gekregen in Jouwweb.
BTW nummers Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op en verifieert ook de geldigheid van het BTW nummer.
Uitwerking veldniveau bestellingen
Uitwerking Jouwweb bestelling. +-
| Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bestellingen. Aan de order komen de algemene waarden in de bestelling, de bestelregels, de verzendkosten, de betaalkosten en de debiteurgegevens. | |
| Naam veld | Waarden uit Jouwweb bestelling |
| Bestel-identifier | [id] |
| Bestelnummer | [orderNumber] |
| Datum | [createdAt] |
| Besteldatum | [date_created] |
| Status bestelling | [status] |
| Betaalmethode | [paymentMethod] |
| Totaal BTW bestelling incl korting | [totalTaxAmount] |
| Besteltotaal incl BTW en korting | [totalPrice] | Besteltotaal excl BTW met korting | [totalPrice] - [totalTaxAmount] |
| Totaal BTW bestelling zonder korting | [totalTaxAmount] - [discountTaxAmount] |
| Besteltotaal incl BTW | [price][total] |
| Land levering | [shippingAddress][country] indien gevuld, anders [paymentAddress][country] |
| Aanduiding ICP | De koppeling bepaalt als volgt of het om een ICP bestelling gaat:
|
| Aanduiding Internationaal | De koppeling bepaalt als volgt of het om een internationale bestelling gaat:
|
Uitwerking Jouwweb bestelregels. +-
| Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling het veld [orderlines]. In Jouwweb hebben bestelregels verschillende types. Deze worden aangeduid met het veld [type]. Voor de bestelregels gaat het om type article of type [custom]. | ||
| Naam veld | Waarden uit Jouwweb bestelregel | |
| Aantal | [quantity] | |
| Omschrijving | [title], let op, JouwWeb werkt met een raar streepje. Dit streepje wordt vervangen door een normaal streepje. | |
| BTW percentage | [taxPercentage], indien kleiner dan 1 dan wordt het BTW percentage met 100 vermenigvuldigd. Als het veld taxPercentage niet in de regel bestaat dan wordt het BTW percentage [totalTaxAmount] / ([totalPrice] - [totalTaxAmount]. Ook dit percentage wordt met 100 vermenigvuldigd. | |
| BTW bedrag in regel | [totalTaxAmount] | |
| Regelbedrag incl BTW | [totalPrice] | |
| Regelbedrag excl BTW | [totalPrice] - [totalTaxAmount] | |
| Eenheidsbedragen | De regelbedragen delen door het aantal | |
| BTW code en rekeningen Factuursturen | Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. | |
Uitwerking Jouwweb verzendkosten. +-
| Een JouwWeb bestelling kan meerdere verzendkosten-regels hebben met verschillende BTW percentages. Het kan dus gebeuren dat van de verzendkosten twee verzendregels gemaakt worden. De eerste regel zal de verzendkosten-regel zijn, de tweede regel zal toegevoegd worden aan de bestelregels. | ||
| Naam veld | Waarden uit Jouwweb verzendkosten-regel | |
| Aantal | 1 | |
| Omschrijving | Verzending BTW percentage < |
|
| SKU | Verzending_< |
|
| Regelbedrag incl BTW | [shippingCost], waarbij het bedrag naar rato berekend wordt over de BTW percentages in het winkelmandje. | |
| BTW bedrag | [shippingTaxAmount]. , waarbij het bedrag naar rato berekend wordt over de BTW percentages in het winkelmandje. | |
| BTW percentage | Afhankelijk van de BTW op de bestelregels | |
| Regelbedrag excl BTW | price incl BTW - BTW bedrag | |
| BTW code en rekeningen Factuursturen | Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. | |
Uitwerking Jouwweb kortingsregels. +-
| De kortingsregels in de JouwWeb bestellingen worden relatief naar de bestelregels teruggerekend. Dit doet de koppeling om BTW percentages correct te verwerken. De velden discountAmount en discountTaxAmount uit de JouwWeb bestelling worden gebruikt. | ||
| Naam veld | Waarden uit Jouwweb kortings-regel | |
| Aantal | 1 | |
| Omschrijving | Korting (met btwpercentage xxx %) | |
| Kortingsbedrag incl BTW | relatieve bedrag incl BTW | |
| Kortingsbedrag excl BTW | relatieve bedrag excl BTW | |
| BTW percentage korting | BTW percentage | |
| BTW code en rekeningen Factuursturen | Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. | |
Uitwerking Jouwweb klantgegevens +-
| Naam veld | Waarden uit Jouwweb klant |
| Klant |
Algemeen
|
| Het factuuradres staat in veld [paymentAddress] en het verzendadres in veld [shippingAddress]. De inhoud van deze velden is steeds gelijk, dus die beschrijven we niet apart. | |
| Adres |
Adres-velden
|
5.Day-to-day: Naar Factuursturen
Facturen
Facturen worden niet automatisch verstuurd door Factuursturen. Neem contact met ons op als je wel wil dat facturen automatisch verstuurd worden.
Facturen worden niet automatisch verstuurd door Factuursturen. Neem contact met ons op als je wel wil dat facturen automatisch verstuurd worden.
Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Factuursturen debiteur gebruikt als debiteur van de Factuursturen transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Factuursturen. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Factuursturen debiteur gebruikt als debiteur van de Factuursturen transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Factuursturen. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Producten
De koppeling maakt geen producten aan in Factuursturen.
De koppeling maakt geen producten aan in Factuursturen.
Uitwerking veldniveau Factuursturen
Uitwerking op veld-niveau Factuursturen factuur. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| clientnr | 647 | Factuursturen klant-id |
| action | send | |
| sendmethod | mail- Handmatig (default), of aanvraag email - automatisch versturen factuur. | |
| profile | 1 | |
| sent | 2023-02-13 | Besteldatum. |
| alreadypaid | full | |
| Paid price | Bedrag factuur als de bestelling status betaald heeft. | |
| reference | ||
| line1 | Bestelnummer: 367439 | bestelnummer - Bestelnummer |
| line2 | Betaalmethode: Kredietkaart | indien aanwezig. |
| lines | ||
| Aantal | 1 | |
| omschrijving | Bed Boxspring | |
| tax_rate | 21.00 | BTW percentage |
| price | 249.00 | Afhankelijk van het BTW type van de debiteur wordt de eenheidsprijs incl of excl BTW gebruikt. |
Uitwerking op veld-niveau Factuursturen klant. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Contact | [voornaam][achternaam] | |
| showcontact | true | |
| company | [company] | |
| address | [address1] [address2] [huisnummer] | |
| postcode | [zipcode] | |
| stad | [city] | |
| land | [country] |
Als het stringlengte van [country] gelijk aan 2 of 3 is, dan land = [countryname]. Als land niet is meegegeven, dan wordt er standaard Nederland meegegven. |
| telefoonnummer | [telnr] | |
| mobiel | [mobiel] | |
| [email] | ||
| bankcode | standaard leeg. | |
| btwnummer | [btwnummer] | |
| tax_shifted | false | |
| sendmethod | [mail] |
Als sendinvoice gelijk is aan debtorsend, dan is het sendmethod=[email]. Anders altijd [mail]. |
| paymentmethod | 'bank' | |
| mailintro | Geachte [voornaam][achternaam] | |
| reference | Bedankt voor uw bestelling | |
| notes_on_invoice | false | |
| tax_type | [extax] | Als er priceincltax wordt meegegeven dan tax_type = [intax], anders is het altijd [extax]. |
6.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Jouwweb webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Factuursturen.
Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.
Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/20/factuursturen.html.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.