1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Ecwid en King/MUIS.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in King/MUIS, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Ecwid en in de FAQ voor King/MUIS.
Installeren koppeling vanuit de Ecwid Appstore
Je installeert deze koppeling vanuit de Ecwid Appstore. Je kunt ons vinden via Apps > AppMarket > Accounting in het Ecwid dashboard. Bij het activeren word je automatisch door de configuratieschermen geleid. Bij de sectie Installatie in deze handleiding staat hoe dit verder in zijn werk gaat.
Als je de koppeling installeert via de Ecwid Appstore is de proef periode 14 dagen en betaal je 18.95 per maand. De koppeling is maandelijks opzegbaar.
Installeren koppeling via de koppelingen pagina van onze website
Je vraag via de koppelingen-pagina een proefperiode aan door Ecwid als winkelsysteem te selecteren en het gewenste boekhoudsysteem. Na het aanvragen van de proefperiode kun je direct op jullie persoonlijke dashboard inloggen en de koppeling verder configureren. Bij de sectie Installatie in deze handleiding staat hoe dit verder in zijn werk gaat.
Als je de koppeling installeert via de koppelingen pagina van onze website is de proef periode 30 dagen en betaal je 170 euro per jaar. Je ontvangt na de proefperiode een betaallink voor als je de koppeling wilt blijven gebruiken.
Indien je de koppeling geactiveerd hebt in de Ecwid Appstore en je wilt hem beeindigen dan kan dat eenvoudig door de app in je backend te verwijderen. Stap je over naar een ander boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? Dan kun je de nieuwe app vanuit de appstore in je backend installeren. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van de oude koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Stap je over naar een ander webwinkelsysteem? Via onze koppelingen-pagina kun je zien of je deze vanuit de desbetreffende appstore installeert, of dmv een installatie-link.
Is de installatie gelukt, maar zie je in het dashboard van de koppeling nog wel de oude licentiesleutel staan als je op het dropdown pijltje naast de sleutel klikt (terwijl die app/sleutel wel is verwijderd)? Stuur ons dan een e-mail met het verzoek de oude sleutel te verwijderen.
Uitschakelen koppeling via onze website
Indien je de koppeling geactiveerd hebt via onze website dan kun je deze beeindigen door een email te sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Wij zullen de koppeling dan deactiveren.
2.Hoe de koppeling werkt
Ecwid werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra er een nieuwe bestelling in je webwinkel wordt aangemaakt of als een bestelling wijzigt. Als de bestelling doorgezet kan worden - dit is afhankelijk van de status - dan plaatst de koppeling de bestelling in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de verwerkersqueue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet. Over het algemeen lopen de queues snel door
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Ecwid bestelling uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Ecwid bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
- Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in King/MUIS bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.
Het doorzetten van een Ecwid bestelling naar King/MUIS gebeurt in drie stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in King/MUIS aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- Bij het doorzetten naar King/MUIS bestellingen wordt gecontroleerd of de producten uit de Ecwid bestelling al in King/MUIS aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
- De King/MUIS journaalboeking of bestelling wordt aangemaakt en doorgezet.
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van King/MUIS is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Ecwid bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft King/MUIS een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar King/MUIS verderop in de handleiding.
3.Nodig: MUIS omgevingscode
Voor de koppeling met MUIS dien je een omgevingscode op te vragen. MUIS heeft een handleiding waarin staat hoe dit moet. Hier volgt een verkorte weergave.
Optie 1: De ondernemer / accountant werkt met iMUIS Online (SAAS / Web-based)
Voor de koppeling heeft de klant per administratie een abonnement op de module iMUIS Online Cloudswitch nodig. De accountant kan deze voor de ondernemer aanvinken via Gebruikersbeheer. Of, als de ondernemer niet via een accountant werkt, kan de klant zelf een abonnement afsluiten. Vervolgens genereert de ondernemer een omgevingscode via iMUIS Online > Beheer > Mijn gegevens / Abonnement / Verbindingen tabblad Verbindingen. Er wordt een omgevingscode gegenereerd als je klikt op Maak verbinding bij ons als partner (webwinkelfacturen). Copieer deze omgevingscode. Je hebt hem nodig bij het leggen van de koppeling tussen de webwinkel en MUIS.
Optie 2: De ondernemer / accountant werkt met iMUIS Business Software (Windows)
In deze situatie dient de ondernemer over een iMUIS Online licentie te beschikken en iMUIS Online dient beschikbaar te zijn op de eigen server. De ondernemer genereert een omgevingscode via iMUIS Online > Beheer > Mijn gegevens / Abonnement / Verbindingen tabblad Verbindingen. Er wordt een omgevingscode gegenereerd als je klikt op Maak verbinding bij ons als partner (webwinkelfacturen). Copieer deze omgevingscode. Je hebt hem nodig bij het leggen van de koppeling tussen de webwinkel en MUIS.
Gebruik je de optie MUIS bestellingen dan dien je de volgende zaken extra te configureren in MUIS:
- Voeg een artikelgroep 29 toe en vul de omzetrekening in voor deze artikelgroep. Nieuwe producten worden automatisch aan deze artikelgroep toegevoegd.
- Voeg ordersoort webshoporder toe, want de bestellingen die naar MUIS worden doorgezet gebruiken deze ordersoort.
- Voeg de verzendmethode Verzendkosten toe aan de MUIS verzendmethoden. Zorg er voor dat je een default leveringsconditie en een voorkeur opdrachtwijze voor de verzendmethode instelt en dat je de verzendmethode koppelt aan de ordersoort webshoporder.
4.Installatie
Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....
1. Je installeert de koppeling via je Ecwid backend
Je logt in op je Ecwid account en je zoekt op webwinkelfacturen. De apps komen dan vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe tandwieltje. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Open.
2. Je installeert de koppeling via de koppelingen pagina van onze website
Via de koppelingen pagina van onze website selecteer je Ecwid en het boekhoudsysteem naar wens. Er verschijnt een nieuw scherm waarin je je gegevens kunt invullen. Deze gegevens zullen gebruikt worden voor het ophalen van bestellingen uit Ecwid en de facturatie. Nadat het formulier ingevuld en verstuurd is ontvang je jullie unieke codes om in te loggen op jullie dashboard.De volgende stappen moeten nog gedaan worden:
1. Het accepteren van de algemene voorwaarden.
2. Het leggen van de connectie met de Ecwid webwinkel. Deze stap hoeft niet uitgevoerd te worden als jullie de koppeling via de Ecwid appstore hebben gelegd.
3. Het leggen van de connectie met King/MUIS. Hiermee geef je de koppeling toestemming transacties naar jullie King/MUIS administratie te schrijven en informatie te lezen.
4. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig.
Authenticatie webwinkel: - alleen voor installatie via de koppelingen pagina van onze website
De authenticatie met de webwinkel loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je webwinkel voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de webwinkel. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Authenticatie King/MUIS
Je klikt op de rode Connect knop voor MUIS Software. De connectie met MUIS leg je door de omgevingscode in te vullen. Deze omgevingscode heb je in de voorgaande sectie bepaald.
Voor het doorzetten naar King/MUIS financiele boekingen kun je een debiteuren-rekening en dagboek instellen. Voor het doorzetten naar King/MUIS bestellingen is een dagboek niet nodig.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in King/MUIS. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Standaard worden alle EU landen in de lijst getoond. Je hoeft alleen de landen te configureren waaraan je verkoopt, en -indien van toepassing- ICP en Internationaal.
De koppeling toont de standaard BTW tarieven voor Europa. Je kunt het BTW percentage waarmee je verkoopt - linker kolom - aanpassen. Bijvoorbeeld: Standaard staan verkopen naar Duitsland op 21%, maar verkoop jij in de webwinkel met 19% dan kun je dat in de linker kolom aanpassen. Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je King/MUIS administratie. Bestellingen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij een ICP bestelling moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling altijd een debiteur aangemaakt in King/MUIS.
5.Day-to-day: Vanuit Ecwid
Let op: De koppeling zet alleen bestellingen door. De koppeling zet vooralsnog geen refunds door.
Debiteuren
De koppeling kijkt eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in King/MUIS. Matching van debiteuren tussen Ecwid en King/MUIS vindt plaats op emailadres.
BTW nummers Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op.
6.Day-to-day: Naar MUIS
Aanmaken facturen / verkooptransacties
De bestellingen uit Ecwid worden in King/MUIS geimporteerd als financiele boekingen of bestellingen. Per bestelling worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.
Bij het aanmaken van boekingen / bestellingen worden mogelijk nieuwe debiteuren en/of producten toegevoegd aan King/MUIS.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze King/MUIS debiteur gebruikt als debiteur van de King/MUIS transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan King/MUIS. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
BTW producten: Bij het aanmaken van nieuwe producten - optie bestellingen - in King/MUIS hanteert de koppeling het BTW percentage in de bestelregel. Dit betekent dat producten in ICP en Internationale bestellingen met 0% BTW aangemaakt zullen worden in King/MUIS. De koppeling heeft immers geen ander BTW percentage voor het product beschikbaar.
Artikelgroep: Producten worden geplaatst in artikelgroep 29. Deze artikelgroep dient aanwezig te zijn in de MUIS administratie.
Dummie-producten De koppeling werkt niet met dummie-producten omdat verzendkosten en andere kosten als in de kopregel van de bestelling als bedrag worden meegenomen.
Let op: De producten worden alleen aangemaakt in King/MUIS. Producten in King/MUIS worden nooit gewijzigd.
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Totaalregel | ||
| Dagboek | 41 | |
| Rekening | 13317 | King/MUIS debiteurcode |
| Tegenrekening | 2975 | Debiteurenrekening - aanpasbaar via het dashboard |
| BTW | 0 | |
| Factuur | 14194 | , bestaat alleen uit de cijfers van het . |
| Datum | 01-03-2023 | besteldatum |
| Jaar | 2023 | |
| PN | 3 | period |
| Omschrijving | 14194 | , inclusief letters en andere tekens. |
| Boekstuk | 14194 | , inclusief letters en andere tekens |
| Bedrag Boeking | 50,08 | Totaalbedrag incl BTW |
| Detailregels | ||
| Dagboek | 41 | |
| Rekening | 13317 | Omzetrekening |
| Tegenrekening | 2975 | Debiteurenrekening - aanpasbaar via het dashboard. |
| BTW | 0 | BTW code - zoals ingesteld op het dashboard. |
| Aantal | 1 | |
| Datum | 01-03-2023 | besteldatum |
| PN | 3 | period |
| Jaar | 2023 | |
| Boekstuk | 14194 | , bestaat alleen uit de cijfers van het bestelnummer |
| Bedrag Boeking | -14.99 | Regelbedrag incl BTW, op verzoek excl - vermenigvuldigd met (-1) |
| Bedrag BTW | -2.60 | Vermenigvuldigd met (-1). |
| Omschrijving | Verkoop 23456 | Naam product |
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Debiteurid | [id] | |
| Datum | 2023-11-23 | besteldatum |
| Leverdatum | 2023-11-23 | besteldatum |
| Soort | webshoporder | Dient aangemaakt te zijn in de King/MUIS administratie. |
| Extern orderid | 1234 | |
| Kenmerk | ORD12345 | |
| Opmerking | Uit bestelling, max lengte 250 | |
| Externe opmerking | Uit bestelling | |
| Orderkosten | Betaalkosten + toeslagen - kortingen, excl BTW | |
| Verzendkosten | [verzendkosten] | Excl. BTW |
| Regels |
|
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Huisnummer | [DeliveryHousenr] | Als [DeliveryHousenr] een array is, dan is het veld huisnummer leeg. |
| Land | [DeliveryIsoCountry] | |
| Naam | [DeliveryCustomername] | Als er een Bedrijfsnaam is meegegeven dan, [DeliveryCompany][DeliveryCustomername] |
| Stad | [DeliveryCity] | |
| Postcode | [DeliveryZipcode] | |
| Adres | [DeliveryAdres] |
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| productnaam | [productnaam] |
Als [description] aanwezig is, dan is het productnaam [description]. Maximaal lengte 40. |
| Articlekey | [articlekey] | Maximaal lengte 20. |
| BTW | [taxpercentage] |
Is deze < 1 dan [taxpercentage] * 100.
|
| Omschrijving | [description] | |
| Articlegroep | 29 |
Producten worden geplaatst in artikelgroep 29. Deze artikelgroep dient aanwezig te zijn in de MUIS administratie. |
| Nummer | [articlekey] | |
| Verkoopprijs | [prijsExcl] | |
| VerkoopprijsIncl | [prijsIncl] | |
| Sourceproduct | [eannummer] |
7.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
