1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen CCV Shop en Yuki.
De koppeling zorgt dat bestellingen of facturen uit de CCV Shop webwinkel worden doorgezet naar facturen in Yuki. Omdat de bestellingen of facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Installeren koppeling
Je installeert deze koppeling vanuit de CCV Shop Appstore. Als je de categorie Boekhouding selecteert, komen onze apps vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe tandwieltje. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Installeer App. Bij het activeren word je automatisch door de configuratieschermen geleid.
Belangrijk: Is de koppeling eenmaal geinstalleerd, log dan altijd in op het dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, en niet vanuit de appstore.
De proefperiode voor de koppeling loopt tot de eerste van de volgende maand waarin de koppeling is aangevraagd.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Yuki, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor CCV Shop en in de FAQ voor Yuki.
Uitschakelen koppeling
Indien je de koppeling wilt beeindigen kan dat eenvoudig door de app in je backend te verwijderen uit de appstore.
Stap je over naar een ander boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? Dan kun je de nieuwe app vanuit de appstore in je backend installeren. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van de oude koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Stap je over naar een ander webwinkelsysteem? Via onze koppelingen-pagina kun je zien of je deze vanuit de desbetreffende appstore installeert, of dmv een installatie-link.
Is de installatie gelukt, maar zie je in het dashboard van de koppeling nog wel de oude licentiesleutel staan als je op het dropdown pijltje naast de sleutel klikt (terwijl die app/sleutel wel is verwijderd)? Stuur ons dan een e-mail met het verzoek de oude sleutel te verwijderen.
2.Hoe de koppeling werkt
Een bestelling of factuur uit de CCV Shop webwinkel wordt naar Yuki doorgezet als een Yuki factuur. De optie conceptfactuur is default en wordt het vaakst gebruikt. De optie verwerkte-factuur kun je bij ons aanvragen. Voor beide opties heb je de betaalde sales-module in Yuki nodig.
De koppeling werkt met webhooks vanuit de CCV Shop webwinkel. Er kan op twee manieren worden doorgezet, nl op basis van betaalde bestellingen of facturen. Het voordeel van de optie betaalde bestellingen is dat bestellingen die niet betaald worden niet in de boekhouding komen. Bij deze optie worden crediteringen echter niet meegenomen. Bij de optie facturen worden alle facturen doorgezet naar Yuki, dus zowel de debet- als de creditfacturen. Je kunt de voorkeur voor betaalde bestellingen of facturen instellen via tab Configuratie van het dashboard. Zie deze FAQ voor meer informatie.
Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de CCV Shop bestelling of factuur uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de CCV Shop bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
- Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Yuki bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling of factuur niet eerder is doorgezet.
Doorzetten
De debiteurgegevens worden in de Yuki factuur gezet. Yuki controleert zelf of de debiteur al aanwezig is.
Het resultaat
Nadat de bestelling of factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Yuki is ontvangen wordt de bestelling of factuur als afgehandeld aangemerkt. De CCV Shop bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Yuki een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling of factuur dan verschijnt de bestelling of factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling of factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen of facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
3.Nodig: Yuki codes
Op de website van Yuki staat uitgelegd hoe je voor jouw Yuki administratie-code een toegangscode voor de koppeling aanmaakt als gebruiker met een directe rol. De toegangscode is de in Yuki gegenereerde 'webservices API-key’.
4.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
De koppeling tussen CCV Shop en yuki installeer je via de Appstore van CCV Shop. Als eerste wordt de koppeling met je webwinkel gelegd en authoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen.
Er moeten nu nog twee stappen gedaan worden:
1. Het leggen van de connectie met Yuki. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Yuki administratie te schrijven en informatie te lezen.
2. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
Connectie Yuki
Je legt de connectie met Yuki via de administratie-id en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Yuki. Je kunt de administratie-id en API sleutel nu invullen in het popup window.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Yuki. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Standaard worden alle EU landen in de lijst getoond. Je hoeft alleen de landen te configureren waaraan je verkoopt, en -indien van toepassing- ICP en Internationaal.
De koppeling toont de standaard BTW tarieven voor Europa. Je kunt het BTW percentage waarmee je verkoopt - linker kolom - aanpassen. Bijvoorbeeld: Standaard staan verkopen naar Duitsland op 21%, maar verkoop jij in de webwinkel met 19% dan kun je dat in de linker kolom aanpassen.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een tussenrekening en vaste debiteur uit je Yuki administratie. Bestellingen of facturen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur en op tussenrekening geboekt. Er worden dan geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen of facturen. Bij een ICP bestelling of factuur moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling of factuur altijd een debiteur aangemaakt in Yuki.
5.Day-to-day: Vanuit CCV Shop
Doorzetschema: De koppeling werkt met webhooks. De koppeling ontvangt bericht zodra een bestelling betaald is of van status wijzigt. Afhankelijk van de instellingen voor het doorzetten van de bestelling zal de bestelling worden opgehaald en doorgezet. Heb je gekozen voor het doorzetten van CCV Shop facturen dan ontvangt de koppeling bericht zodra een factuur in CCV Shop wordt aangemaakt. Facturen worden altijd direct doorgezet, ongeacht de status.
Uitwerking veldniveau bestellingen
Velden bestelling
| Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
| Bestel-identifier | [id] |
| Bestelnummer en referentie | [ordernumber_full] |
| Bestel- en boekdatum | [create_date] |
| ICP aanduiding | [is_intra_community_order] |
| Internationale aanduiding |
Een bestelling is een internationale bestelling als:
|
| Valuta | [currency] |
| Betaalstatus | [paid] |
| Betaalmethode |
De betaalmethode wordt als volgt bepaald op basis van het veld [paymethod]:
|
| Betaalmethode-id | [paymethod_id] |
| Totaalbedragen incl of excl BTW | De bedragen in de bestelling kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van het Totaal incl en het Totaal excl, zie hieronder. |
| Totaal incl | Het bedrag incl BTW van de bestelling is:
|
| Totaal excl | Het bedrag excl BTW van de bestelling is:
|
| Totaal BTW | [total_tax] |
| Totaalkortingen incl of excl BTW | De bedragen in de bestelling kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [order_row_taxes_included] |
| Totaal kortingen incl | De bedragen worden berekend afhankelijk van het veld [order_row_taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van Totaal kortingen incl en het Totaal kortingen excl, zie hieronder.
|
| Totaal kortingen excl | De bedragen worden berekend afhankelijk van het veld [order_row_taxes_included]:
|
| Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
| BTW percentage | [tax], als het bedrag < 1 is dan wordt het percentage vermenigvuldigd met 100 |
| Naam product | [product_name] |
| Productcode | Indien gevuld [sub_product_number], anders [product_number] |
| Aantal | [count] |
| Korting | ([price_without_discount] - [selling_price]) * [count] |
| Bedragen incl of excl BTW | De bedragen in de bestelregels kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [order_row_taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van de eenheidsprijzen incl en de eenheidsprijzen excl, zie hieronder |
| Eenheidsprijs excl BTW | De eenheidsprijs excl BTW is:
|
| Eenheidsprijs incl BTW | De eenheidsprijs incl BTW is:
|
| Regelprijzen incl en excl korting | Deze worden berekend uit de korting en de eenheidsprijzen. De eenheidsprijzen worden vermenigvuldigd met het aantal. |
| Rekeningen en BTW codes uit Yuki | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor bestelregels is turnover / omzet. |
| Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
| Naam | Verzendkosten |
| BTW percentage | Voor ICP en internationale bestellingen 0%, anders [shipping_tax_percentage] |
| Verzendkosten incl of excl BTW | De verzendkosten zijn incl of excl BTW gegeven. Dit wordt bepaald door het veld [order_row_taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van de verzendkosten incl en excl BTW, zie hieronder |
| Verzendkosten excl BTW | Verzendkosten excl BTW zijn:
|
| Verzendkosten incl BTW | Verzendkosten incl BTW zijn:
|
| Rekeningen en BTW codes uit Yuki | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor verzendkosten is shipping / verzendkosten. |
| Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
| Naam | Betaalkosten |
| BTW percentage | Bij bestellingen Voor ICP en internationale bestellingen en een marge verkoop 0%, anders het hoogste percentage voor het leveringsland.
Bij facturen Het BTW percentage op de verzendkosten wordt gebruikt. Zo kan het zijn dat voor Nederland 21% wordt gebruikt, voor Duitsland 19% en voor Frankrijk 20%. |
| Betaalkosten incl en excl BTW | Som van de bedragen in [paymethod_costs] een [extra_payment_option_price]. Net als voor het berekenen van de bedragen in de bestelregels en voor de verzendkosten wordt het veld [order_row_taxes_included] gebruikt voor de betaalkosten incl en excl BTW |
| Rekeningen en BTW codes uit Yuki | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor verzendkosten is payment / betaalkosten. |
Velden toeslagen
| Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
| Naam | Extra [extra_costs_description] of Toeslag |
| BTW percentage | Voor ICP en internationale bestellingen 0%, in alle andere gevallen wordt het hoogste BTW percentage in de bestelregels gebruikt. |
| Bedragen toeslag incl en excl BTW | Bedragen in [extra_costs] en [credit_point_discount]. Net als voor het berekenen van de bedragen in de bestelregels en voor de verzendkosten wordt het veld [order_row_taxes_included] gebruikt voor de toeslagen incl en excl BTW |
| Rekeningen en BTW codes uit Yuki | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor bestelregels is turnover / omzet. |
| Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
| Voornaam | [billingaddress][first_name] |
| Achternaam | [billingaddress][last_name] |
| Voornaam | [billingaddress][first_name] |
| Bedrijfsnaam | [billingaddress][company] |
| Telefoonnummer | [billingaddress][telephone] |
| KvK nummer | [billingaddress][kvk] |
| Adresregel 1 | [billingaddress][street] |
| Adresregel 2 | [billingaddress][address_line_2] |
| Huisnummer | [billingaddress][housenumber] [billingaddress][housenumber_suffix] |
| Postcode | [billingaddress][zipcode] |
| Plaats | [billingaddress][city] |
| Land | [billingaddress][country_code] |
| Verzendadres | Zelfde als voor het factuuradres, maar nu met [deliveryaddress] ipv [billingaddress] |
| BTW nummer | [vatnumber] - deze wordt gecontroleerd op correctheid |
| Emailadres | [email] |
Uitwerking veldniveau facturen
Velden factuur
| Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
| Factuur-identifier | [id] |
| Factuurnummer en referentie | [invoicenumber_full] |
| Bestel-identifier | Deze wordt bepaald op basis van de url in het veld [order] |
| Factuur- en boekdatum | [create_date] |
| ICP aanduiding | [is_intra_community_order] |
| Internationale aanduiding |
Een bestelling is een internationale bestelling als:
|
| Valuta | [currency] |
| Betaalmethode |
De betaalmethode wordt als volgt bepaalt op basis van het veld [paymethod]:
|
| Betaalmethode-id | [paymethod_id] |
| Totaalbedragen incl of excl BTW | De bedragen in de bestelling kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van het Totaal incl en het Totaal excl, zie hieronder. |
| Totaal incl | Het bedrag incl BTW van de bestelling is:
|
| Totaal excl | Het bedrag excl BTW van de bestelling is:
|
| Totaal BTW | [total_tax] |
| Totaalkortingen incl of excl BTW | De bedragen in de bestelling kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [order_row_taxes_included] |
| Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
| BTW percentage | [tax], als het bedrag < 1 is dan wordt het percentage vermenigvuldigd met 100 |
| Naam product | [product_name] |
| Productcode | Indien gevuld [sub_product_number], anders [product_number] |
| Aantal | [count] |
| Korting | ([price_without_discount_with_attributes] - [price_without_discount_with_attributes]) * [count] |
| Bedragen incl of excl BTW | De bedragen in de factuurregels kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [invoice_row_taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van het eenheidsprijzen incl en het eenheidsprijzen excl, zie hieronder |
| Eenheidsprijs excl BTW | De eenheidsprijs excl BTW is:
|
| Eenheidsprijs incl BTW | De eenheidsprijs incl BTW is:
|
| Regelprijzen incl en excl korting | Deze worden berekend uit de korting en de eenheidsprijzen. De eenheidsprijzen worden vermenigvuldigd met het aantal. |
| De verzendkosten worden toegevoegd als aparte factuurregel | De bedragen worden bepaald op basis van [total_shipping], [shipping_tax_percentage] en [invoice_row_taxes_included] zoals ook in andere regels. Deze regel wordt alleen toegevoegd bij een bedrag ongelijk 0. |
| De betaalkosten worden toegevoegd als aparte factuurregel | De bedragen worden bepaald op basis van [paymethod_costs], [extra_payment_option_price] en [invoice_row_taxes_included] zoals ook in andere regels. Deze regel wordt alleen toegevoegd bij een bedrag ongelijk 0. |
| De toeslagen worden toegevoegd als aparte regels aan de factuur | De bedragen worden bepaald op basis van [extra_costs],[credit_point_discount], [invoice_row_taxes_included] zoals ook in andere regels. Alleen bij een bedrag ongelijk aan 0 wordt het bedrag toegevoegd. Dit leidt tot max 2 extra regels. |
| Rekeningen en BTW codes uit Yuki | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de factuur en de BTW percentages. Het type voor factuurregels is turnover / omzet, voor de regel verzendkosten shipping / verzendkosten en betaalkosten payment / betaalkosten. |
| Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
| Voornaam | [billingaddress][first_name] |
| Achternaam | [billingaddress][last_name] |
| Voornaam | [billingaddress][first_name] |
| Bedrijfsnaam | [billingaddress][company] |
| Telefoonnummer | [billingaddress][telephone] |
| KvK nummer | [billingaddress][kvk] |
| Adresregel 1 | [billingaddress][street] |
| Adresregel 2 | [billingaddress][address_line_2] |
| Huisnummer | [billingaddress][housenumber] [billingaddress][housenumber_suffix] |
| Postcode | [billingaddress][zipcode] |
| Plaats | [billingaddress][city] |
| Land | [billingaddress][country_code] |
| Verzendadres | Zelfde als voor het factuuradres, maar nu met [deliveryaddress] ipv [billingaddress] |
| BTW nummer | [vatnumber] - deze wordt gecontroleerd op correctheid |
| Emailadres | [email] |
6.Day-to-day: Naar Yuki
De synchronisatie van gegevens tussen CCV Shop en Yuki is als volgt.
Factuur
- Debiteur: Yuki debiteurcode - bij doorzetten op vaste debiteuren
- Reference
- CCV Shop bestellingen: - CCV Shop retouren: - CCV Shop facturen: bestelnummer of factuurnummer CCV Shop bonnen: bonnummer - Subject
- CCV Shop bestellingen: bestelnummer of factuurnummer
- CCV Shop retouren: Credit bestelnummer / retournummer
- CCV Shop facturen: Keuze Bestelling bestelnummer of Factuur factuurnummer CCV Shop bonnen: Bon bonnummer - PaymentMethod: De betaalmethode zoals ingesteld bij, tab Configuratie.
- Process: false of true
- Datum: besteldatum
- EmailToCustomer: false - op aanvraag (en alleen als er met status Verwerkt wordt doorgezet) kan dit op true gezet worden en wordt de factuur automatisch vanuit Yuki naar de klant gestuurd.
- Layout: Naam van de factuurlayout in Yuki (wilt u dat de koppeling een bepaalde Factuurlayout uit Yuki gebruikt, geef ons dan de naam daarvan door, dan stellen wij het in)
- Debtor: Debiteurgegevens of indien geweest een Yuki debiteur code
- Prijslijst: leeg, dit kan niet aangepast worden
- Regels:
7.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen of facturen uit je CCV Shop webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Yuki.
Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen of facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling of factuur (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.
Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen of facturen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling of factuur alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/6/ccv-shop.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/43/yuki.html.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen of facturen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen of facturen in rekening.