1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen CCV Shop en e-Boekhouden.
De koppeling zorgt dat bestellingen of facturen uit de CCV Shop webwinkel worden doorgezet naar mutaties of facturen in e-Boekhouden. Omdat de bestellingen of facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie. Het is ook mogelijk om betalingen voor de CCV Shop bestellingen of facturen door te zetten naar e-Boekhouden. Dit kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor deze optie worden extra kosten in rekening gebracht.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in e-Boekhouden, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor CCV Shop en in de FAQ voor e-Boekhouden.
Installeren koppeling
Je installeert deze koppeling vanuit de CCV Shop Appstore. Als je de categorie Boekhouding selecteert, komen onze apps vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe tandwieltje. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Installeer App. Bij het activeren word je automatisch door de configuratieschermen geleid.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Belangrijk: Is de koppeling eenmaal geinstalleerd, log dan altijd in op het dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, en niet vanuit de appstore.
De proefperiode voor de koppeling loopt tot de eerste van de volgende maand waarin de koppeling is aangevraagd.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Je installeert deze koppeling vanuit de CCV Shop Appstore. Als je de categorie Boekhouding selecteert, komen onze apps vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe tandwieltje. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Installeer App. Bij het activeren word je automatisch door de configuratieschermen geleid.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Belangrijk: Is de koppeling eenmaal geinstalleerd, log dan altijd in op het dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, en niet vanuit de appstore.
De proefperiode voor de koppeling loopt tot de eerste van de volgende maand waarin de koppeling is aangevraagd.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Uitschakelen koppeling
Indien je de koppeling wilt beeindigen kan dat eenvoudig door de app in je backend te verwijderen uit de appstore.
Stap je over naar een ander boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? Dan kun je de nieuwe app vanuit de appstore in je backend installeren. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van de oude koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Stap je over naar een ander webwinkelsysteem? Via onze koppelingen-pagina kun je zien of je deze vanuit de desbetreffende appstore installeert, of dmv een installatie-link.
Is de installatie gelukt, maar zie je in het dashboard van de koppeling nog wel de oude licentiesleutel staan als je op het dropdown pijltje naast de sleutel klikt (terwijl die app/sleutel wel is verwijderd)? Stuur ons dan een e-mail met het verzoek de oude sleutel te verwijderen.
Indien je de koppeling wilt beeindigen kan dat eenvoudig door de app in je backend te verwijderen uit de appstore.
Stap je over naar een ander boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? Dan kun je de nieuwe app vanuit de appstore in je backend installeren. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van de oude koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Stap je over naar een ander webwinkelsysteem? Via onze koppelingen-pagina kun je zien of je deze vanuit de desbetreffende appstore installeert, of dmv een installatie-link.
Is de installatie gelukt, maar zie je in het dashboard van de koppeling nog wel de oude licentiesleutel staan als je op het dropdown pijltje naast de sleutel klikt (terwijl die app/sleutel wel is verwijderd)? Stuur ons dan een e-mail met het verzoek de oude sleutel te verwijderen.
2.Hoe de koppeling werkt
Een bestelling of factuur uit de CCV Shop webwinkel wordt doorgezet naar een e-Boekhouden mutatie of factuur. Standaard zet de koppeling door naar mutaties. De optie facturen kun je aanvragen via webcare@webwinkelfacturen.nl.
De koppeling werkt met webhooks vanuit de CCV Shop webwinkel. Er kan op twee manieren worden doorgezet, namelijk op basis van betaalde bestellingen of facturen. Het voordeel van de optie betaalde bestellingen is dat bestellingen die niet betaald worden niet in de boekhouding komen. Bij deze optie worden crediteringen echter niet meegenomen. Bij de optie facturen worden alle facturen doorgezet naar e-Boekhouden, dus zowel de debet- als de creditfacturen. Je kunt de voorkeur voor betaalde bestellingen of facturen instellen via tab Configuratie van het dashboard. Zie deze FAQ voor meer informatie.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Controle vooraf bestellingen of facturen
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de CCV Shop bestelling of factuur uit:
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de CCV Shop bestelling of factuur uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de CCV Shop bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
- Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in e-Boekhouden bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling of factuur niet eerder is doorgezet.
Controle vooraf betalingen
Een betaling voor een bestelling wordt alleen toegevoegd als de bestelling betaald is. Voor facturen wordt de betaling altijd doorgezet, dus onafhankelijk van de status. Een betaling wordt alleen doorgezet als eerst de bijbehorende bestelling / factuur is doorgezet.
Een betaling voor een bestelling wordt alleen toegevoegd als de bestelling betaald is. Voor facturen wordt de betaling altijd doorgezet, dus onafhankelijk van de status. Een betaling wordt alleen doorgezet als eerst de bijbehorende bestelling / factuur is doorgezet.
Doorzetten bestellingen of facturen
Het doorzetten van een CCV Shop bestelling of factuur naar e-Boekhouden gebeurt in drie stappen:
Het doorzetten van een CCV Shop bestelling of factuur naar e-Boekhouden gebeurt in drie stappen:
- De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in e-Boekhouden. Voor een nieuwe debiteur moeten we een veld Code meegeven. Dit wordt het debiteurnummer in e-Boekhouden. We gebruiken hier dezelfde logica als e-Boekhouden. Matching van debiteuren tussen CCV Shop en e-Boekhouden vindt plaats op emailadres.
- Producten Bij de optie facturen gebruikt de koppeling de SKU in de factuurregels. Is dit product niet aanwezig in e-Boekhouden dan zal e-Boekhouden de factuur weigeren of op een willekeurig product boeken. Helaas kan de koppeling geen nieuwe producten aanmaken in e-Boekhouden.
- De e-Boekhouden transactie (mutatie, factuur) wordt aangemaakt en doorgezet.
Stappen doorzetten betaling
Bij het doorzetten van betalingen haalt de koppeling de mutatie op uit e-Boekhouden die is aangemaakt op basis van de gerelateerde verkoop. De koppeling controleert of deze mutatie nog open staat. Zo ja dan maakt de koppeling de betaalmutatie aan.
Bij het doorzetten van betalingen haalt de koppeling de mutatie op uit e-Boekhouden die is aangemaakt op basis van de gerelateerde verkoop. De koppeling controleert of deze mutatie nog open staat. Zo ja dan maakt de koppeling de betaalmutatie aan.
Controle achteraf
Nadat de bestelling of factuur is doorgestuurd en een succesmelding van e-Boekhouden is ontvangen wordt de bestelling of factuur als afgehandeld aangemerkt. De CCV Shop bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft e-Boekhouden een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling of factuur dan verschijnt de bestelling of factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling of factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen of facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Bij het doorsturen van de betaling wordt ook de betaling geregistreerd zodat deze niet nog eens kan worden doorgezet. Ook betalingen kunnen nagekeken worden via het dashboard.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar e-Boekhouden verderop in de handleiding.
Nadat de bestelling of factuur is doorgestuurd en een succesmelding van e-Boekhouden is ontvangen wordt de bestelling of factuur als afgehandeld aangemerkt. De CCV Shop bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft e-Boekhouden een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling of factuur dan verschijnt de bestelling of factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling of factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen of facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Bij het doorsturen van de betaling wordt ook de betaling geregistreerd zodat deze niet nog eens kan worden doorgezet. Ook betalingen kunnen nagekeken worden via het dashboard.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar e-Boekhouden verderop in de handleiding.
3.Nodig: e-Boekhouden.nl codes
Om de koppeling met e-Boekhouden.nl te leggen zijn er speciale codes nodig. Deze zijn:
- Een gebruikersnaam
- Beveiligingscode 1
- Beveiligingscode 2
- Een gebruikersnaam
- Beveiligingscode 1
- Beveiligingscode 2
Lees meer Nodig eBoekhouden.nl ....
Lees minder Nodig eBoekhouden.nl ....
De gebruikersnaam is de gebruikersnaam waarmee je inlogt. De beveiligingscode vind je bij de Instellingen. Ga naar Beheer > Instellingen > Webwinkelfacturen. Je ziet dan de twee beveiligingscodes staan. Deze codes vul je in de volgende stap in.
4.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
De koppeling tussen CCV Shop en eboekhouden installeer je via de Appstore van CCV Shop. Als eerste wordt de koppeling met je webwinkel gelegd en authoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen. Uitleg staat in paragraaf Installeren koppeling in hoofdstuk 1.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Het activeren van de koppeling gaat nu verder met:
1. Het leggen van de connectie met e-Boekhouden. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie e-Boekhouden administratie te schrijven en informatie te lezen.
2. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
1. Het leggen van de connectie met e-Boekhouden. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie e-Boekhouden administratie te schrijven en informatie te lezen.
2. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
Authenticatie e-Boekhouden.nl
Het rode bolletje en de rode Connect knop bij e-Boekhouden op het Configuratie-scherm geeft aan dat de connectie met e-Boekhouden nog niet geldig is. Om de connectie te activeren klik je op de rode Connect knop. Je ziet dan een scherm met daarin de velden voor een gebruikersnaam en twee beveiligingscodes. Hier vul je de gebruikersnaam en de twee beveiligingscodes in die je in de vorige sectie hebt bepaald.
Factuurlayout
Voor e-Boekhouden facturen moet een factuursjabloon worden meegegeven. Helaas kan de koppeling de factuursjablonen in de e-Boekhouden administratie niet ophalen. Daarom gebruikt de koppeling als default de naam Factuursjabloon. Wil je een ander factuursjabloon gebruiken dan kun je de naam van het sjabloon invullen als je op Wijzigen klikt.
Voor e-Boekhouden facturen moet een factuursjabloon worden meegegeven. Helaas kan de koppeling de factuursjablonen in de e-Boekhouden administratie niet ophalen. Daarom gebruikt de koppeling als default de naam Factuursjabloon. Wil je een ander factuursjabloon gebruiken dan kun je de naam van het sjabloon invullen als je op Wijzigen klikt.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in e-Boekhouden. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
OSS-instellingen
Indien jullie te maken hebben met OSS - nieuwe regelgeving vanaf 1 juli 2021 - dan kan die via als volgt ingesteld worden.
Maak je gebruik van de NL BTW tarieven, dan blijft gelden:
- in de kolom BTW Code de BTW code met het betreffende percentage
- in de kolom omzetrekening een omzetrekening voor de netto-omzet, de betaal- en verzendkosten
- de kolom BTW-rekening heeft in dit geval geen functie
Reken je in de webwinkel met BTW percentages van het afleverland vul dan het volgende in:
Per EU land, behalve NL
- in de kolom BTW code de BTW code BTW_OSS
- in de kolom BTW rekening een Balansrekening voor de af te dragen BTW in het betreffende land
- in de kolom omzetrekening een omzetrekening voor de netto-omzet, de betaal- en verzendkosten
Alleen bij gebruik van BTW code BTW_OSS, zal de boeking plaatsvinden aan de hand van de ingestelde BTW rekening in de Configuratie. Bij de andere codes wordt de BTW rekening bepaald in e-boekhouden aan de hand van de code.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in e-Boekhouden. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
OSS-instellingen
Indien jullie te maken hebben met OSS - nieuwe regelgeving vanaf 1 juli 2021 - dan kan die via als volgt ingesteld worden.
Maak je gebruik van de NL BTW tarieven, dan blijft gelden:
- in de kolom BTW Code de BTW code met het betreffende percentage
- in de kolom omzetrekening een omzetrekening voor de netto-omzet, de betaal- en verzendkosten
- de kolom BTW-rekening heeft in dit geval geen functie
Reken je in de webwinkel met BTW percentages van het afleverland vul dan het volgende in:
Per EU land, behalve NL
- in de kolom BTW code de BTW code BTW_OSS
- in de kolom BTW rekening een Balansrekening voor de af te dragen BTW in het betreffende land
- in de kolom omzetrekening een omzetrekening voor de netto-omzet, de betaal- en verzendkosten
Alleen bij gebruik van BTW code BTW_OSS, zal de boeking plaatsvinden aan de hand van de ingestelde BTW rekening in de Configuratie. Bij de andere codes wordt de BTW rekening bepaald in e-boekhouden aan de hand van de code.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je e-Boekhouden administratie. Bestellingen of facturen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen of facturen. Bij een ICP bestelling of factuur moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling of factuur altijd een debiteur aangemaakt in e-Boekhouden.
Deze optie is alleen beschikbaar bij doorzetten naar Facturen.
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je e-Boekhouden administratie. Bestellingen of facturen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen of facturen. Bij een ICP bestelling of factuur moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling of factuur altijd een debiteur aangemaakt in e-Boekhouden.
Deze optie is alleen beschikbaar bij doorzetten naar Facturen.
Inrichten betaalmethoden op tussenrekeningen
Bij het doorzetten van betalingen wordt een tussenrekening ingesteld van type Betaalmethoden in e-Boekhouden. Bij het inrichten van de tussenrekeningen is er geen mogelijkheid om op vaste debiteuren per betaalmethode te boeken.
Bij het doorzetten van betalingen wordt een tussenrekening ingesteld van type Betaalmethoden in e-Boekhouden. Bij het inrichten van de tussenrekeningen is er geen mogelijkheid om op vaste debiteuren per betaalmethode te boeken.
5.Day-to-day: Vanuit CCV Shop
Doorzetschema: De koppeling werkt met webhooks. De koppeling ontvangt bericht zodra een bestelling betaald is of van status wijzigt. Afhankelijk van de instellingen voor het doorzetten van de bestelling zal de bestelling worden opgehaald en doorgezet. Heb je gekozen voor het doorzetten van CCV Shop facturen dan ontvangt de koppeling bericht zodra een factuur in CCV Shop wordt aangemaakt. Facturen worden altijd direct doorgezet, ongeacht de status.
Betalingen (indien geactiveerd)
Bij het doorzetten van betalingen controleert de koppeling iedere dag de CCV Shop bestellingen of facturen die succesvol zijn doorgezet naar e-Boekhouden. Als de bestelling of factuur een geldige betaling heeft - een transactie met status success - dan zal deze betaling ook worden doorgezet naar e-Boekhouden. Het controleren van CCV Shop bestellingen of facturen wordt zes keer per dag uitgevoerd.
Bij het doorzetten van betalingen controleert de koppeling iedere dag de CCV Shop bestellingen of facturen die succesvol zijn doorgezet naar e-Boekhouden. Als de bestelling of factuur een geldige betaling heeft - een transactie met status success - dan zal deze betaling ook worden doorgezet naar e-Boekhouden. Het controleren van CCV Shop bestellingen of facturen wordt zes keer per dag uitgevoerd.
Uitwerking veldniveau bestellingen
Uitwerking CCV Shop bestelling. +-
| Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bestellingen. Aan de orde komen de algemene waarden in de bestelling, de bestelregels, de verzendkosten, de debiteurgegevens en de betalingen. | ||
| Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling | |
| Bestel-identifier | [id] | |
| Bestelnummer en referentie | [ordernumber_full] | |
| Bestel- en boekdatum | [create_date] | |
| ICP aanduiding | [is_intra_community_order] | |
| Internationale aanduiding |
Een bestelling is een internationale bestelling als:
|
|
| Valuta | [currency] | |
| Betaalstatus | [paid] | |
| Betaalmethode |
De betaalmethode wordt als volgt bepaald op basis van het veld [paymethod]:
|
|
| Betaalmethode-id | [paymethod_id] | |
| Totaalbedragen incl of excl BTW | De bedragen in de bestelling kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van het Totaal incl en het Totaal excl, zie hieronder. | |
| Totaal incl | Het bedrag incl BTW van de bestelling is:
|
|
| Totaal excl | Het bedrag excl BTW van de bestelling is:
|
|
| Totaal BTW | [total_tax] | |
| Totaalkortingen incl of excl BTW | De bedragen in de bestelling kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [order_row_taxes_included] | |
| Totaal kortingen incl | De bedragen worden berekend afhankelijk van het veld [order_row_taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van Totaal kortingen incl en het Totaal kortingen excl, zie hieronder.
|
|
| Totaal kortingen excl | De bedragen worden berekend afhankelijk van het veld [order_row_taxes_included]:
|
|
Uitwerking CCV Shop bestelregels +-
| Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
| BTW percentage | [tax], als het bedrag < 1 is dan wordt het percentage vermenigvuldigd met 100 |
| Naam product | [product_name] |
| Productcode | Indien gevuld [sub_product_number], anders [product_number] |
| Aantal | [count] |
| Korting | ([price_without_discount] - [selling_price]) * [count] |
| Bedragen incl of excl BTW | De bedragen in de bestelregels kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [order_row_taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van de eenheidsprijzen incl en de eenheidsprijzen excl, zie hieronder |
| Eenheidsprijs excl BTW | De eenheidsprijs excl BTW is:
|
| Eenheidsprijs incl BTW | De eenheidsprijs incl BTW is:
|
| Regelprijzen incl en excl korting | Deze worden berekend uit de korting en de eenheidsprijzen. De eenheidsprijzen worden vermenigvuldigd met het aantal. |
| Rekeningen en BTW codes uit e-Boekhouden | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor bestelregels is turnover / omzet. |
Uitwerking CCV Shop verzendkosten+-
| Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
| Naam | Verzendkosten |
| BTW percentage | Voor ICP en internationale bestellingen 0%, anders [shipping_tax_percentage] |
| Verzendkosten incl of excl BTW | De verzendkosten zijn incl of excl BTW gegeven. Dit wordt bepaald door het veld [order_row_taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van de verzendkosten incl en excl BTW, zie hieronder |
| Verzendkosten excl BTW | Verzendkosten excl BTW zijn:
|
| Verzendkosten incl BTW | Verzendkosten incl BTW zijn:
|
| Rekeningen en BTW codes uit e-Boekhouden | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor verzendkosten is shipping / verzendkosten. |
Uitwerking CCV Shop betaalkosten+-
| Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
| Naam | Betaalkosten |
| BTW percentage | Bij bestellingen Voor ICP en internationale bestellingen en een marge verkoop 0%, anders het hoogste percentage voor het leveringsland.
Bij facturen Het BTW percentage op de verzendkosten wordt gebruikt, omdat er geen BTW percentage op de betaalkosten is. Zo kan het zijn dat voor Nederland 21% wordt gebruikt, voor Duitsland 19% en voor Frankrijk 20%. |
| Betaalkosten incl en excl BTW | Som van de bedragen in [paymethod_costs] een [extra_payment_option_price]. Net als voor het berekenen van de bedragen in de bestelregels en voor de verzendkosten wordt het veld [order_row_taxes_included] gebruikt voor de betaalkosten incl en excl BTW |
| Rekeningen en BTW codes uit e-Boekhouden | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor betaalkosten is payment / betaalkosten. |
Uitwerking CCV Shop toeslagen +-
|
Er zijn twee soorten toeslagen die uit de bestelling worden gehaald. De toeslag met veldnaam [extra_costs] en de toeslag met veldnaam [credit_point_discount]. Er ontstaan dus max 2 toeslagregels. |
|
| Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
| Naam | Extra [extra_costs_description] of Toeslag |
| BTW percentage | Voor ICP en internationale bestellingen 0%, in alle andere gevallen wordt het hoogste BTW percentage in de bestelregels gebruikt. |
| Bedragen toeslag incl en excl BTW | Bedragen in [extra_costs] en [credit_point_discount]. Net als voor het berekenen van de bedragen in de bestelregels en voor de verzendkosten wordt het veld [order_row_taxes_included] gebruikt voor de toeslagen incl en excl BTW |
| Rekeningen en BTW codes uit e-Boekhouden | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor bestelregels is turnover / omzet. |
Uitwerking CCV Shop betalingen +-
| Wordt alleen ingevuld voor betaalde bestellingen | |
| Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
| Bestel-identifier | [id] |
| Payment-identifier | [order_number] |
| Betaalmethode-identifier | [paymenthod_id] |
| Betaalmethode | [paymethod] |
| Betaaldatum | [create_date] |
| Amount | [total_price] |
| Status | paid |
| Transactie-id | [transaction_id] |
Uitwerking CCV Shop klant+-
| Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
| Voornaam | [billingaddress][first_name] |
| Achternaam | [billingaddress][last_name] |
| Voornaam | [billingaddress][first_name] |
| Bedrijfsnaam | [billingaddress][company] |
| Telefoonnummer | [billingaddress][telephone] |
| KvK nummer | [billingaddress][kvk] |
| Adresregel 1 | [billingaddress][street] |
| Adresregel 2 | [billingaddress][address_line_2] |
| Huisnummer | [billingaddress][housenumber] [billingaddress][housenumber_suffix] |
| Postcode | [billingaddress][zipcode] |
| Plaats | [billingaddress][city] |
| Land | [billingaddress][country_code] |
| Verzendadres | Zelfde als voor het factuuradres, maar nu met [deliveryaddress] ipv [billingaddress] |
| BTW nummer | [vatnumber] - deze wordt gecontroleerd op correctheid |
| Emailadres | [email] |
Uitwerking veldniveau facturen
Uitwerking CCV Shop factuur.+-
| Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van facturen. Let op, een credit-factuur is ook een factuur en zal op dezelfde wijze opgehaald worden als debet-facturen. | |
| Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
| Factuur-identifier | [id] |
| Factuurnummer en referentie | [invoicenumber_full] |
| Bestel-identifier | Deze wordt bepaald op basis van de url in het veld [order] |
| Factuur- en boekdatum | [create_date] |
| ICP aanduiding | [is_intra_community_order] |
| Internationale aanduiding |
Een bestelling is een internationale bestelling als:
|
| Valuta | [currency] |
| Betaalmethode |
De betaalmethode wordt als volgt bepaalt op basis van het veld [paymethod]:
|
| Betaalmethode-id | [paymethod_id] |
| Totaalbedragen incl of excl BTW | De bedragen in de bestelling kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van het Totaal incl en het Totaal excl, zie hieronder. |
| Totaal incl | Het bedrag incl BTW van de bestelling is:
|
| Totaal excl | Het bedrag excl BTW van de bestelling is:
|
| Totaal BTW | [total_tax] |
| Totaalkortingen incl of excl BTW | De bedragen in de bestelling kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [order_row_taxes_included] |
Uitwerking CCV Shop factuurregels +-
| Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
| BTW percentage | [tax], als het bedrag < 1 is dan wordt het percentage vermenigvuldigd met 100 |
| Naam product | [product_name] |
| Productcode | Indien gevuld [sub_product_number], anders [product_number] |
| Aantal | [count] |
| Korting | ([price_without_discount_with_attributes] - [price_without_discount_with_attributes]) * [count] |
| Bedragen incl of excl BTW | De bedragen in de factuurregels kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [invoice_row_taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van het eenheidsprijzen incl en het eenheidsprijzen excl, zie hieronder |
| Eenheidsprijs excl BTW | De eenheidsprijs excl BTW is:
|
| Eenheidsprijs incl BTW | De eenheidsprijs incl BTW is:
|
| Regelprijzen incl en excl korting | Deze worden berekend uit de korting en de eenheidsprijzen. De eenheidsprijzen worden vermenigvuldigd met het aantal. |
| De verzendkosten worden toegevoegd als aparte factuurregel | De bedragen worden bepaald op basis van [total_shipping], [shipping_tax_percentage] en [invoice_row_taxes_included] zoals ook in andere regels. Deze regel wordt alleen toegevoegd bij een bedrag ongelijk 0. |
| De betaalkosten worden toegevoegd als aparte factuurregel | De bedragen worden bepaald op basis van [paymethod_costs], [extra_payment_option_price] en [invoice_row_taxes_included] zoals ook in andere regels. Deze regel wordt alleen toegevoegd bij een bedrag ongelijk 0. |
| De toeslagen worden toegevoegd als aparte regels aan de factuur | De bedragen worden bepaald op basis van [extra_costs],[credit_point_discount], [invoice_row_taxes_included] zoals ook in andere regels. Alleen bij een bedrag ongelijk aan 0 wordt het bedrag toegevoegd. Dit leidt tot max 2 extra regels. |
| Rekeningen en BTW codes uit e-Boekhouden | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de factuur en de BTW percentages. Het type voor factuurregels is turnover / omzet, voor de regel verzendkosten shipping / verzendkosten en betaalkosten payment / betaalkosten. |
Uitwerking CCV Shop betalingen +-
| Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
| Bij facturen worden de betalingen altijd bepaald, of de factuur nu wel of niet betaald is. Dit is dus anders dan bij het ophalen van bestellingen. Bij bestellingen wordt de betaling alleen opgehaald als de status van de bestelling betaald is. | |
| Bestel-identifier | [id] |
| Payment-identifier | [order_number] |
| Betaalmethode-identifier | [paymenthod_id] |
| Betaalmethode | [paymethod] |
| Betaaldatum | [create_date] |
| Amount | [total_price] |
| Status | paid |
| Transactie-id | [transaction_id] als die is ingevuld, anders [invoice_number] |
6.Day-to-day: Naar e-Boekhouden.nl
Hieronder staat het aanmaken van nieuwe transacties in e-Boekhouden -
facturen of mutaties
mutaties
- op veldniveau uitgewerkt.
Aanmaken facturen / verkooptransacties
De bestellingen of facturen uit CCV Shop worden in e-Boekhouden geimporteerd als mutaties of facturen. Per bestelling of factuur worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.
Bij het aanmaken van een OSS factuur of mutatie in e-Boekhouden verschijnen per regel in de CCV Shop bestelling of factuur twee regels in de e-Boekhouden mutatie / factuur. De eerste regel in de e-Boekhouden mutatie / factuur bevat het bedrag excl BTW en de tweede regel het BTW bedrag. De eerste regel wordt op een omzet rekening geboekt, de tweede regel op een BTW rekening. De omzet en BTW rekeningen zijn in te stellen via tab Configuratie van het dashboard.
Bij het aanmaken van facturen of mutaties kunnen de omschrijvingen en de factuurnummers aangepast worden. Hieronder de mogelijkheden voor het aanmaken van facturen en mutaties in e-Boekhouden.nl.
Bij het aanmaken van facturen worden mogelijk nieuwe debiteuren toegevoegd aan e-Boekhouden.
Let op: Bij het aanmaken van mutaties geeft de koppeling een verkoopnummer mee. Is er al een mutatie met dat nummer dan zal de bestaande mutatie overschrijven. Zorg dus altijd dat de verkoopnummers uniek zijn, zeker als je meerdere koppelingen op 1 e-Boekhouden laat binnenkomen.
Aanmaken nieuwe debiteuren
Bij het aanmaken van een factuur in e-Boekhouden wordt de code van de relatie in e-Boekhouden gebruikt. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in e-Boekhouden. Zo ja, dan zal de koppeling de relatiecode van deze bestaande e-Boekhouden debiteur gebruiken. Zo nee, dan maakt de koppeling de debiteur aan in e-Boekhouden.
De RelatieCode voor de nieuwe debiteur is yyyymmddHHmmss, dus de datum en de tijd in seconden. Een debiteur wordt altijd toegevoegd als bedrijf omdat dat de enige manier is waarop we de naam van de debiteur naar e-Boekhouden kunnen doorzetten.
De matching tussen en e-Boekhouden voor debiteuren gebeurt op basis van het emailadres.
Let op: De koppeling zal nooit debiteuren wijzigen in e-Boekhouden. Het veld emailadres wordt gebruikt voor de matching van debiteuren. Voor een nieuwe debiteur moeten we een veld Code meegeven. Dit wordt het debiteurnummer in e-Boekhouden. We zetten hierbij nooit het debiteurnummer uit de webwinkel door. Het is een default waarde die gelijk is aan
Aanmaken betaaltransacties
Betalingen uit CCV Shop worden in e-Boekhouden geimporteerd als mutaties. Per betaling wordt de financiele rekening meegegeven zoals ingesteld bij de configuratie van de koppeling. Als je deze rekening wilt wijzigen dan kan dat heel gemakkelijk via tab Configuratie van het dashboard.
Om een betaling door te kunnen zetten probeert de koppeling de bijbehorende post te vinden in e-Boekhouden.
Omdat onder dezelfde sleutel ook de verkoop is doorgezet dan zal de koppeling proberen de mutatie voor de doorgezette verkoop te vinden.
Doorzetten zonder openstaande post
Het is mogelijk om betalingen waar geen openstaande post voor is toch door te zetten naar e-Boekhouden. Hiervoor moeten wij een contract-instelling aanpassen. Het is zeker niet de beste manier, dus wij adviseren om hier niet of zeer beperkt gebruik van te maken. Let op: Er zijn twee zaken waar je rekening mee moet houden bij het doorzetten van betalingen naar e-Boekhouden:
- Er is een technische limiet aan het aantal openstaande posten dat de koppeling op kan halen. We kunnen niet precies zeggen waar die limiet ligt, maar een paar honderd openstaande posten is erg veel.
- e-Boekhouden heeft een eigen afletter optie. Dat betekent dat als betalingen bijvoorbeeld via het bankboek binnenkomen en de debiteur en het bestelnummer komt overeen dan plaatst e-Boekhouden die betaling automatisch bij de verkoopmutatie. e-Boekhouden houdt geen rekening met het openstaande bedrag omdat er ook deelbetalingen kunnen zijn. Zorg altijd dat de bestelnummers van de mutaties uniek zijn.
Uitwerking veldniveau aanmaken e-Boekhouden
Uitwerking op veld-niveau e-Boekhouden factuur. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Factuurnummer | 3908 | Dit is optioneel, wij adviseren om e-Boekhouden de factuurnummers zelf te laten bepalen. Dan zijn ze zeker uniek en opvolgend. Wil je het factuurnummer toch meegeven dan kan hiervoor het CCV Shop bestelnummer of factuurnummer gebruikt worden. |
| Relatiecode | 2023031416200123 | De RelatieCode van de debiteur in e-Boekhouden. Het kan zijn dat de debiteur in een eerdere stap door de koppeling aan e-Boekhouden is toegevoegd. |
| Datum | 2023-01-11 | Datum bestelling |
| Betalingstermijn | 14 | Voor facturen kan een default betaaltermijn worden ingesteld |
| BoekhoudmutatieOmschrijving | ORD145 - mollie | Bestelnummer - betaalmethode (indien aanwezig) |
| AutomatischeIncasso | false | Kan niet aangepast worden |
| Factuursjabloon | Factuursjabloon | De naam van het factuurprofiel, default Factuursjabloon. Indien je het factuurprofiel niet kunt instellen in tabblad Configuratie, dan kun je de naam aan ons doorgeven, en stellen wij het in. |
| Producten | De artikelcodes van de producten in e-Boekhouden. Het kan zijn dat de koppeling hiervoor in een eerdere stap producten heeft aangemaakt in e-Boekhouden. | |
| InBoekhoudingPlaatsen | true | Kan niet aangepast worden |
| Regels | ||
| Aantal | 1 | |
| Code | 6940478067395 | Code product in e-Boekhouden |
| Omschrijving | 2 weken verlenging | De omschrijving in de regel |
| PrijsPerEenheid | 8.22 | Eenheidprijs excl BTW |
| BTWCode | HOOG_VERK_21 | Zoals ingesteld via het dashboard |
| TegenrekeningCode | 8000 | Zoals ingesteld via het dashboard |
| KostenplaatsID | 0 | Deze wordt nooit meegegeven |
Uitwerking op veld-niveau e-Boekhouden mutatie. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| SOORT | 2 | Factuurbetaling ontvangen, dit is niet aan te passen. |
| REKENING | 1300 |
Meestal 1300, maar is op verzoek aan te passen. Rekening die is ingesteld voor de betaalmethode - dit is een financiele rekening in e-Boekhouden. |
| OMSCHRIJVING | ORD235 | Betaling betaalmethode - verkoopnummer in betaling. |
| FACTUUR | ORD235 | verkoopnummer in betaling |
| BETALINGSKENMERK | ORD235 | bestelnummer of factuurnummer |
| DATUM | 01-01-2023 | |
| INEX | EX | |
| RelationCode | Debiteur uit de OpenPosten lijst bij de verkoopmutatie | |
| Regels | ||
| BEDRAGEXCL | 99.09 | Bedrag excl BTW |
| BEDRAGINCL | 119.90 | Bedrag incl BTW |
| BTWBEDRAG | 20.81 | BTW bedrag |
| BTWPERC | HOOG_VERK_21 | Zoals ingesteld op het dashboard |
| TEGENREKENING | 8000 | Zoals ingesteld op het dashboard |
Uitwerking op veld-niveau e-Boekhouden betaal-mutatie +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Mutatienr | Leeg | e-Boekhouden bepaalt zelf dit nummer. Dit is niet aan te passen. |
| Soort | FactuurbetalingOntvangen | Dit is niet aan te passen. |
| Relatiecode | Relatie debiteur in e-Boekhouden | |
| Datum | 2023-10-02 | Datum verkoop |
| Omschrijving | iDEAL - 123 - trx_qwer | Betaalmethode - mutatienummer - transaction_id |
| Factuurnummer | 90282 | Factuurnummer |
| Boekstuk | tr_qwer | transactie-id betaling |
| Betalingstermijn | 14 | Niet aanpasbaar |
| InExBTW | IN | Niet aanpasbaar |
| Line |
|
7.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen of facturen uit je CCV Shop webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar e-Boekhouden.
Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen of facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling of factuur (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.
Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen of facturen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling of factuur alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/6/ccv-shop.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/15/e_boekhouden.html.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen of facturen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen of facturen in rekening.