1.Inleiding
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Exact Online, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Bol.com en in de FAQ voor Exact Online.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de consumer ID en secret binnen je Bol.com omgeving in te trekken.
2.Hoe de koppeling werkt
Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Bestellingen worden opgehaald uit de verzendlijst bij Bol.com, niet uit de Open-bestellingen lijst. Een bestelling wordt pas doorgezet als alle producten in die bestelling verzonden zijn. Gedurende de nacht worden de openstaande bestellingen bijgewerkt.
Retouren worden niet automatisch doorgezet. Wil je retouren doorzetten stuur ons dan een email .
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Bol.com bestelling uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Bol.com bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.
Er wordt een fictieve betaling doorgezet voor iedere bestelling die is doorgezet naar Exact Online. Er wordt niet gekeken of de betaling daadwerkelijk gedaan is omdat de koppeling dat op dit moment niet kan zien in Bol.com.
Het doorzetten van een Bol.com bestelling naar Exact Online gebeurt in drie stappen:
- Er wordt gekeken of de default debiteur in Exact Online aanwezig is. Zo nee dan geeft de koppeling een foutmelding.
- Bij het doorzetten naar Exact Online bestellingen of facturen wordt gecontroleerd of de producten uit de Bol.com bestelling al in Exact Online aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
- De Exact Online factuur, bestelling of verkoopboeking wordt aangemaakt en toegevoegd.
De koppeling probeert drie dagen betalingen door te zetten en af te letteren. Mocht de boeking later binnen komen dan kan de betaling alsnog doorgezet en afgeletterd worden via de blauwe Verwerk knop bij tab Fouten op het dashboard.
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Exact Online is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Bol.com bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Exact Online een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
3.Nodig: Bol.com sleutels
De koppeling met je Bol.com platform creeer je met 2 sleutels, een client ID en een secret. Je kunt deze sleutels aanmaken binnen je Bol.com account.
Bol.com heeft zelf een beschrijving met plaatjes hoe je de sleutels aanmaakt: https://api.bol.com/retailer/public/Retailer-API/authentication.html#_managing_access
4.Voorbereiding Exact Online
Om te koppelen met Exact Online is een eigen gebruikersnaam / wachtwoord om in te loggen verplicht. De koppeling dient met deze gebruikersnaam / wachtwoord gelegd te worden.
Bij het gebruik van een accountancy gebruikersnaam / wachtwoord krijgt de koppeling toegang tot alle administraties die onder de accountant vallen. Dat is zeer onwenselijk vanuit een security oogpunt en is in tegenspraak met de AVG regelgeving. Zie voor meer informatie: https://faq.webwinkelfacturen.nl/content/19/184/nl/kan-ik-als-boekhouder-via-mijn-accountancy-licentie-een-administratie-koppelen.html
5.Installatie
Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....
De authenticatie met je Bol.com account gebeurt via de Client id en Client secret die je in een vorige sectie bepaald hebt. Klik op de rode Connect knop naast Bol.com en vul de Client id en Client secret in in het popup-window.
De authenticatie met Exact Online loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Exact Online voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Exact Online account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Exact Online gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere Exact Online gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Bestellingen uit Bol.com kunnen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen, facturen of verkoopboekingen. Via de contract-instellingen is de gewenste optie te selecteren.
Divisiecode Exact Online
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Exact Online eerst de divisiecode van je Exact Online administratie instelt. Zolang de divisiecode onbekend is kunnen gegevens uit je Exact Online administratie, zoals BTW codes, grootboekrekeningen, dagboeken en betaalcondities zijn afhankelijk van deze divisiecode, niet opgehaald worden. Na het instellen van de divisiecode kan het handig zijn om de de gegevens opnieuw op te halen uit Exact Online. Dit doe je via de twee pijltjes naast de copy-knop.
Betaalconditie Exact Online
Bij het aanmaken van nieuwe debiteuren zal de koppeling een betaalconditie instellen. Via de dropdown kan de betaalconditie geselecteerd worden die de koppeling aan nieuwe debiteuren toevoegt. Deze betaalconditie wordt niet toegevoegd als het een bestaande debiteur betreft.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Exact Online. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Bol.com geeft geen BTW percentages door op je bestellingen. Daarom kun je voor de koppeling een default BTW percentage invullen voor NL, BE en Anders.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je Exact Online administratie. Bestellingen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij een ICP bestelling moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling altijd een debiteur aangemaakt in Exact Online.
In de lijst met debiteuren staan alleen de Exact Online debiteuren waarvan de naam een specifieke substring bevat. Zie deze FAQ voor meer informatie.
6.Day-to-day: Vanuit Bol.com
In deze sectie staat uitgelegd hoe de koppeling de bestellingen ophaalt vanuit het Bol.com account.
Nederland en Belgie: Voor sommige ondernemers is het belangrijk om een splitsing te hebben tussen Bol.com bestellingen naar Nederland of Belgie ivm de BTW aangifte en drempelwaarden. Het is mogelijk om de bestellingen op land-specifieke grootboekrekeningen te boeken en voor Nederland en Belgie aparte factuurprofielen in te richten. Zie de FAQ.
Lees meer Ophalen bestellingen .... Lees minder Ophalen bestellingen ....
Bij het doorzetten van betalingen controleert de koppeling iedere dag de Bol.com bestellingen die succesvol zijn doorgezet naar Exact Online. Als de bestelling is doorgezet dan zal er een betaling worden aangemaakt in Exact Online voor deze bestelling.
Wil je dat de koppeling naast de bestellingen ook de retouren doorzet, neem dan contact met ons op. Wij zullen de retouren-optie dan aanzetten. Voor het doorzetten van retouren haalt de koppeling de bestelling op waarvoor de retour is aangemaakt. Deze bestelling wordt gebruikt voor het bepalen van de retour.
Let op: De koppeling zet een retour alleen door als de koppeling eerder de bestelling waar de retour betrekking op heeft, heeft doorgezet. Voor meer informatie zie de FAQ.
Uitwerking veldniveau bestellingen
Naam veld | Waarden uit Bol.com bestelling |
Bestel-identifier | [orderId] |
Bestelnummer | [orderId] op aanvraag kunnen wij hier een prefix op instellen |
Bestel- en boekdatum | De datum uit [orderPlacedDateTime] |
Totaal incl | Som bedragen incl BTW in de bestelregels |
Totaal excl | Som bedragen excl BTW in de bestelregels |
Naam veld | Waarden uit Bol.com bestelling |
BTW percentage | dummie-waarde die later bepaald wordt op basis van het default BTW percentage in de instellingen of - indien van toepassing - het product in Exact Online |
Naam product | [product][title] |
SKU | Deze wordt niet ingevuld. Sommige merchants zouden hier graag het veld [offerReference] ingevuld krijgen. Dat kan niet, omdat niet alle Bol.com merchants het veld [offerReference] gebruiken voor de SKU van het product. |
Barcode | [product][ean] |
Aantal | [quantity] |
Eenheidsprijs excl BTW | Wordt niet ingevuld want dit bedrag is nog niet bekend |
Eenheidsprijs incl BTW | [unitPrice] |
Regelprijs incl BTW | [unitPrice] * [quantity] |
Rekeningen en BTW codes uit Exact Online | Dummie waarden, deze worden pas bepaald bij het aanmaken van de factuur, bestelling of verkoopboeking in Exact Online. |
Naam veld | Waarden uit Bol.com bestelling |
Bestel-identifier | [orderid] |
Payment-identifier | [orderid] |
Betaalmethode-identifier | 1 |
Betaalmethode | Bol.com betaalmethode |
Betaaldatum | [orderdate] |
Amount | [totalIncl] |
Status | paid |
Transactie-id | [orderid] |
Naam veld | Waarden uit Bol.com bestelling |
Als alleen het verzendadres in de bestelling staat dan wordt het factuuradres gelijk aan het verzendadres | |
Voornaam | [billingDetails][firstName] |
Achternaam | [billingDetails][lastName] |
Bedrijf | [billingDetails][company] |
KvK nummer | [billingDetails][kvkNumber] |
Adresregel 1 | [billingDetails][streetName] |
Adresregel 2 | [billingDetails][extraAddressInformation] |
Huisnummer | [billingDetails][houseNumber] [billingDetails][houseNumberExtension] |
Postcode | [billingDetails][zipCode] |
Plaats | [billingDetails][city] |
Land | [billingdetails][countryCode] |
Verzendadres | Zelfde als voor het factuuradres, maar nu met [shipmentDetails] ipv [billingDetails] |
BTW nummer | [billingDetails][vatNumber] |
Emailadres | [billingDetails][email] |
7.Day-to-day: Naar Exact Online
Specifieke informatie over het doorzetten van retouren staan in de veld-definities van de transacties en in een aparte tekst hieronder.
Informatie over het doorzetten en afletteren van betalingen staat aan het einde van deze sectie.
Lees meer Day-to-day Naar .... Lees minder Day-to-day Naar ....

Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Klant-id | 6a7...e44 | De koppeling zoekt de klant op in Exact Online. Is de klant nog niet aanwezig dan maakt de koppeling de klant aan in Exact Online. Matchen gebeurt op emailadres. |
Datum | 2022-12-05 | |
Status | 10 | Vaste waarde, kan niet aangepast worden |
Omschrijving | 3300 | Het bestelnummer uit de bestelling in Bol.com. |
Uw kenmerk | 3300 | |
Betalingskenmerk | 3300 | Het bestelnummer |
WarehouseID | f40...cec | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
Verzendadres | Identifier | Als het verzendadres afwijkt van het factuuradres dan maakt de koppeling een apart verzendadres aan in Exact Online. De identifier uit de verzendadres wordt meegegeven. |
Bestelregels | ||
Description | Gloss - 5 mtr | Naam van het product in de Bol.com verkoopregel |
Item | 227...2ed | De identifier van het product uit Exact Online |
Aantal | 39 | |
Prijs | 5.2000 | Afhankelijk van de contractinstellingen. Meestal de eenheidsprijs incl BTW. |
BTW code | 2 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
Let op: In geval van retouren maakt de koppeling een negatieve factuur aan in Exact Online. Niet een negatieve bestelling. De reden is dat bestellingen geen negatieve waarden (aantal / bedrag) mogen hebben. |

Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Klant-id | 6a7...e44 | De koppeling zoekt de klant op in Exact Online. Is de klant nog niet aanwezig dan maakt de koppeling de klant aan in Exact Online. Matchen gebeurt op emailadres. |
Datum | 2022-12-11 | |
Type | 8020 of 8023 | 8020 voor gewone facturen, 8023 voor directe verkoopfacturen. |
Status | 20 | Concept, de koppeling maakt alleen facturen aan met status concept. |
Dagboek | 70 | Verkoopdagboek |
Omschrijving | Bestelnummer 8790 of 8790 / RET1234 | In geval van een retour worden zowel het bestelnummer als het retournummer in de omschrijving gezet. |
Uw kenmerk | 8790 of RET1234 | In geval van een bestelling het bestelnummer, anders het retournummer. |
Betalingskenmerk | 8790 of RET1234 | In geval van een bestelling het bestelnummer, anders het retournummer. |
WarehouseID | f40...cec | Alleen bij Directe facturen. Dit moet apart aangevraagd worden. Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
Factuurregels | ||
Description | Guide guidebook | Naam van het product in de Bol.com verkoopregel |
Item | 227...2ed | De identifier van het product uit Exact Online |
Aantal | 1 | |
Prijs | 79.99 | Afhankelijk van de contractinstellingen. Meestal de eenheidsprijs incl BTW. |
BTW code | 4 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
Omzetrekening | 239...5fa | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie. Op aanvraag kan dit veld niet worden meegegeven. De grootboeksturing wordt dan uitgezet. |

Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Klant-id | f40...cec | De koppeling zoekt de klant op in Exact Online. Is de klant nog niet aanwezig dan maakt de koppeling de klant aan in Exact Online. Matchen gebeurt op emailadres. |
Datum | 2022-12-12 | |
Dagboek | 70 | Verkoopdagboek |
Status | 20 | Concept, de koppeling maakt alleen verkoopboekingen aan met status concept. |
Omschrijving | 7800 / RET1234 | Het bestelnummer uit de bestelling in Bol.com. Bij een retour wordt het retournummer toegevoegd aan de omschrijving. |
Uw kenmerk | 7800 of RET1234 | Afhankelijk of er een bestelling of retour wordt doorgezet. |
Betalingskenmerk | 7800 of RET1234 | Afhankelijk of er een bestelling of retour wordt doorgezet. |
Regels verkoopboeking | ||
Description | harde vloer borstel | Naam van het product in de Bol.com verkoopregel |
Aantal | 1 | |
Prijs | 5.95 | Afhankelijk van de contractinstellingen. Meestal de eenheidsprijs incl BTW. |
BTW code | 4 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
Omzetrekening | 3f3...219 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie. |
Bij het doorzetten van retouren naar Exact Online bestellingen zal in plaats van een negatieve bestelling een factuur worden aangemaakt in Exact Online. De reden is dat Exact Online bestellingen geen negatieve aantallen of bedragen mogen hebben.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Exact Online debiteur gebruikt als debiteur van de Exact Online transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Exact Online. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Verzendadres Bij de optie Exact Online bestellingen geeft de koppeling een apart verzendadres mee aan de bestelling mits het verzendadres verschilt met het factuuradres. Deze optie is niet beschikbaar voor Exact Online facturen of financiele boekingen.
Onderstaande is alleen van toepassing als je bestellingen doorzet naar Exact Online facturen of bestellingen.
Nieuwe producten in Exact Online Indien de bestellingen worden doorgezet naar Exact Online facturen of bestellingen dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de bestelling al in Exact Online bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan Exact Online. Bestaat een product al in Exact Online dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd. De regels voor het matchen van producten tussen Bol.com en Exact Online kun je in deze FAQ nalezen.
Indien bestellingen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen worden nieuwe producten automatisch aan een default magazijn gekoppeld. Tijdens de installatie kun je aangeven wat het default magazijn moet zijn. Er is maar 1 magazijn per koppeling mogelijk. Voor verzendkosten, betaalkosten en kortingen worden aparte, dummy producten aangemaakt.
Let op: De producten worden alleen aangemaakt in Exact Online. Producten in Exact Online worden nooit gewijzigd.
Uitzetten grootboeksturing: Bij het doorzetten naar Exact Online facturen is het mogelijk om de factuur aan te maken zonder grootboekrekening. Voor een uitleg zie deze FAQ. Indien je van deze optie gebruik wilt maken kun je contact met ons opnemen. Voor Exact Online bestellingen geeft de koppeling nooit een grootboekrekening mee.
BTW producten Bij het aanmaken van nieuwe producten in Exact Online hanteert de koppeling het BTW percentage in de verkoopregel.
Aanmaken betalingen
Betalingen uit Bol.com worden in Exact Online geimporteerd als memoboekingen. Een memoboeking bestaat uit twee regels:
- Verkoopregel met de informatie uit de verkoopboeking
- Betaalregel met de informatie van de betaling
Afletteren
Na het doorzetten van de betaling zal de koppeling een extra actie doen om de betaling en verkoop af te letteren.
8.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....