1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Bol.com en AFAS.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in AFAS, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Bol.com en in de FAQ voor AFAS.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de consumer ID en secret binnen je Bol.com omgeving in te trekken.
2.Hoe de koppeling werkt
Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Bestellingen worden opgehaald uit de verzendlijst bij Bol.com, niet uit de Open-bestellingen lijst. Een bestelling wordt pas doorgezet als alle producten in die bestelling verzonden zijn. Gedurende de nacht worden de openstaande bestellingen bijgewerkt.
Retouren worden niet automatisch doorgezet. Wil je retouren doorzetten stuur ons dan een email .
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Bol.com bestelling uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Bol.com bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.
Het doorzetten van een Bol.com bestelling naar AFAS gebeurt in drie stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in AFAS aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- Bij het doorzetten naar AFAS bestellingen wordt gecontroleerd of de producten uit de Bol.com bestelling al in AFAS aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
- De AFAS bestelling of financiele boeking wordt aangemaakt en toegevoegd.
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van AFAS is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Bol.com bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft AFAS een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar AFAS verderop in de handleiding.
3.Nodig: Bol.com sleutels
De koppeling met je Bol.com platform creeer je met 2 sleutels, een client ID en een secret. Je kunt deze sleutels aanmaken binnen je Bol.com account.
Bol.com heeft zelf een beschrijving met plaatjes hoe je de sleutels aanmaakt: https://api.bol.com/retailer/public/Retailer-API/credentials_for_retailer_api.html
4.Nodig: AFAS Sleutel en connectoren
Om de connectie werkend te krijgen dient er in de Afas Administratie een AppConnector te worden aangemaakt. De AppConnector dient gevuld te worden met GetConnectoren en UpdateConnectoren.
Stap 0: Aanmaken gebruikersgroep en speciale gebruiker
Afas adviseert je om voor de koppeling een aparte gebruikersnaam en gebruikersgroep aan te maken.
- Het aanmaken van een aparte gebruikersgroep loopt via Algemeen > Beheer > Autorisatie tool
- Maak de nieuwe gebruikersgroep aan via Groep > Nieuw en vul de gegevens in
- Voor meer informatie zie https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_Auth_Group_Add.htm
- Systeemgebruiker aanmaken en in groep plaatsen
- Ga naar Gebruiker > Nieuwe systeemgebruiker
- Vul de gebruikersnaam en omschrijving in.
- Klik op: Volgende.
- Profit Windows moet uitgevinkt zijn.
- Voltooi de wizard. Je hoeft geen e-mailadres en UPN in te vullen.
- Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
- Selecteer de gebruikersgroep die je bij stap 1 hebt aangemaakt.
- Ga naar het tabblad: Gebruikers in groep.
- Klik op Nieuw.
- Vink de connector-gebruiker aan.
- Klik op: Ok.
- Sluit de Autorisatie tool. Je hoeft de omgeving niet opnieuw te openen.
- Zie ook https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_Auth_Group_Add.htm
Stap 1: Aanmaken AppConnector
Om de AppConnector aan te maken login je in op de Profit-omgeving en ga je naar Algemeen > Beheer > AppConnector
Je vult een duidelijke omschrijving in voor de AppConnector en geeft een gebruikersgroep. Afas-gebruikers in die gebruikersgroep kunnen de connector gebruiken.
Daarna klik je op Voltooien.
De AppConnector opent. Het vinkje bij Geblokkeerd staat ingevuld. Verwijder dit vinkje.
Stap 2: Toevoegen GetConnectoren
De GetConnectoren stellen wij beschikbaar als zip-bestand. Je kunt dit bestand hier downloaden: https://www.webwinkelfacturen.nl/afas_getconnectors.zip
Het zip-bestand pak je uit op je eigen computer.
Daarna ga je naar Algemeen > Uitvoer > Beheer > GetConnector en klik je op importeren
Je kunt de GetConnectoren een-voor-een importeren. Daarna kun je ze toevoegen aan de AppConnector. Als je in een browser werkt kun je de GetConnectoren uploaden naar je tijdelijke Afas schijf via de streepjes bovenaan het scherm en het upload-rondje.
Stap 3: Toevoegen UpdateConnectoren
Ga naar de optie UpdateConnectoren en klik op Nieuw om een nieuwe UpdateConnector toe te voegen. We adviseren je deze connectoren toe te voegen:
- FbItemArticle - voor het toevoegen van producten
- FiEntries - voor het toevoegen van Financiele mutaties
- FbSales - voor het toevoegen van bestellingen
- KnSalesRelationOrg - voor het toevoegen van klant-organisaties
- KnSalesRelationPer - voor het toevoegen van klant-relaties
Stap 4: Toevoegen gebruikerstokens
Via tab Gebruikerstoken kun je een code genereren waarmee je de connectie met de Afas omgeving kunt toestaan. Je klikt op Nieuw om een nieuwe gebruikerstoken aan te maken.
Selecteer de gebruiker en geef een omschrijving. Voor 1 gebruiker kun je meerdere tokens aanmaken.
Er komt nu een scherm met een speciale code. Sla deze code zorgvuldig op. Deze code heb je tijdens de configuratie van de koppeling nodig op het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Let op, je hebt de gehele code nodig, dus incl het 1-deel.
Als je via de browser werkt kun je weer via de bovenkant van het scherm de code kopieren. Dat scheelt een hoop overtik werk en voorkomt fouten.
5.Installatie
Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....
De authenticatie met je Bol.com account gebeurt via de Client id en Client secret die je in een vorige sectie bepaald hebt. Klik op de rode Connect knop naast Bol.com en vul de Client id en Client secret in in het popup-window.
Authenticatie AFAS
De authenticatie met AFAS loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij AFAS voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je AFAS account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met AFAS gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere AFAS gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Voor het gebruik van AFAS selecteer je een administratie binnen je account. Je geeft ook aan op welke dagboek de omzet geboekt mag worden en wat de debiteuren rekening is.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in AFAS. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Bol.com geeft geen BTW percentages door op je bestellingen. Daarom kun je voor de koppeling een default BTW percentage invullen voor NL, BE en Anders.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
6.Day-to-day: Vanuit Bol.com
In deze sectie staat uitgelegd hoe de koppeling de bestellingen ophaalt vanuit het Bol.com account.
Nederland en Belgie: Voor sommige ondernemers is het belangrijk om een splitsing te hebben tussen Bol.com bestellingen naar Nederland of Belgie ivm de BTW aangifte en drempelwaarden. Het is mogelijk om de bestellingen op land-specifieke grootboekrekeningen te boeken. Zie de FAQ.
Wil je dat de koppeling naast de bestellingen ook de retouren doorzet, neem dan contact met ons op. Wij zullen de retouren-optie dan aanzetten. Voor het doorzetten van retouren haalt de koppeling de bestelling op waarvoor de retour is aangemaakt. Deze bestelling wordt gebruikt voor het bepalen van de retour.
Let op: De koppeling zet een retour alleen door als de koppeling eerder de bestelling waar de retour betrekking op heeft, heeft doorgezet. Voor meer informatie zie de FAQ.
Uitwerking veldniveau bestellingen
Naam veld | Waarden uit Bol.com bestelling |
Bestel-identifier | [orderId] |
Bestelnummer | [orderId] op aanvraag kunnen wij hier een prefix op instellen |
Bestel- en boekdatum | De datum uit [orderPlacedDateTime] |
Totaal incl | Som bedragen incl BTW in de bestelregels |
Totaal excl | Som bedragen excl BTW in de bestelregels |
Naam veld | Waarden uit Bol.com bestelling |
BTW percentage | dummie-waarde die later bepaald wordt op basis van het default BTW percentage in de instellingen of - indien van toepassing - het product in AFAS |
Naam product | [product][title] |
SKU | Deze wordt niet ingevuld. Sommige merchants zouden hier graag het veld [offerReference] ingevuld krijgen. Dat kan niet, omdat niet alle Bol.com merchants het veld [offerReference] gebruiken voor de SKU van het product. |
Barcode | [product][ean] |
Aantal | [quantity] |
Eenheidsprijs excl BTW | Wordt niet ingevuld want dit bedrag is nog niet bekend |
Eenheidsprijs incl BTW | [unitPrice] |
Regelprijs incl BTW | [unitPrice] * [quantity] |
Rekeningen en BTW codes uit AFAS | Dummie waarden, deze worden pas bepaald bij het aanmaken van de bestelling of financiele boeking in AFAS. |
Naam veld | Waarden uit Bol.com bestelling |
Als alleen het verzendadres in de bestelling staat dan wordt het factuuradres gelijk aan het verzendadres | |
Voornaam | [billingDetails][firstName] |
Achternaam | [billingDetails][lastName] |
Bedrijf | [billingDetails][company] |
KvK nummer | [billingDetails][kvkNumber] |
Adresregel 1 | [billingDetails][streetName] |
Adresregel 2 | [billingDetails][extraAddressInformation] |
Huisnummer | [billingDetails][houseNumber] [billingDetails][houseNumberExtension] |
Postcode | [billingDetails][zipCode] |
Plaats | [billingDetails][city] |
Land | [billingdetails][countryCode] |
Verzendadres | Zelfde als voor het factuuradres, maar nu met [shipmentDetails] ipv [billingDetails] |
BTW nummer | [billingDetails][vatNumber] |
Emailadres | [billingDetails][email] |
Naam veld | Waarden uit Bol.com retour |
De retour-regels staan niet apart opgeslagen in Bol.com. Daarom worden zowel de retour als de bijbehorende bestelling gebruikt om de retour uit te lezen. | |
Bestel-id | Identifier uit de bestelling |
Bestelnummer | Nummer uit de bestelling |
Retour-id | [returnId] |
Datum retour | [registrationDateTime] indien aanwezig, anders de besteldatum |
Klantgegevens | De klantgegevens uit de bestelling |
Regels retour |
De retourregel wordt bepaald op basis van de regel zelf en de bijbehorende bestelregel
|
7.Day-to-day: Naar Afas
Aanmaken facturen / verkooptransacties
De bestellingen uit Bol.com worden in AFAS geimporteerd als financiele boekingen of bestellingen. Per bestelling worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.
Bij het aanmaken van boekingen / bestellingen worden mogelijk nieuwe debiteuren en/of producten toegevoegd aan AFAS.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze AFAS debiteur gebruikt als debiteur van de AFAS bestelling of financiele boeking. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan AFAS. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Bij het doorzetten naar AFAS bestellingen incl producten zullen producten die nog niet in AFAS staan worden toegevoegd. Zie hier een uitleg voor het bepalen van de productcodes FAQ. Het product krijgt BTW groep 1 toegewezen als het product 9% of 6% in de verkoopregel heeft staan. Anders krijgt het nieuwe product BTW groep 2 toegewezen. Het product wordt automatisch in AFAS artikelgroep 900 geplaatst. Zorg dat dit ook zo staat in gesteld in de AFAS administratie, anders kunnen de boekingen verkeerd gaan.
Let op: De koppeling maakt alleen producten aan. De koppeling wijzigt geen producten.
De regels voor het matchen van producten tussen Bol.com en AFAS kun je in deze FAQ nalezen.

Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Paragraaf | ||
Year | 2023 | Jaar Factuurdatum (Bol.com bestelling) |
periode(Peri) | 03 | Maand Factuurdatum (Bol.com bestelling) |
UniqueId(UnId) | 3 | Administratie - Per koppeling is 1 administratie mogelijk. |
Journal(JoCo) | 01 | Dagboek |
(AutoNumber)AuNu | 1 | |
AFAS kent de factuurnummers toe (default) - op aanvraag aan te passen naar het factuurnummer of bestelnummer. | ||
Omzetregel | ||
VaAs | 2 | 1 = Grootboekrekening. 2 = debiteur |
AccountNumber(AcNr) | 89302 | |
EnDa | 2023-03-01 | besteldatum |
BpDa | 2023-03-01 | |
Description(Ds) | ORD08725, INV09854 | Omschrijving - Bol.com bestel- of factuurnummer. |
BpNr | ORD08725 | Betalingskenmerk - Bol.com factuur- of bestelnummer. |
AmountDebet(AmDe) | 24.95 | Totaalprijs incl BTW - debet. |
Als AFAS niet het factuurnummer bepaalt - bestelnummer of factuurnummer | ||
Totaal regel | ||
AccountNumber(AcNr) | 89302 | |
EnDa | 2023-03-01 | Besteldatum |
BpDa | 2023-03-01 | Besteldatum |
Description(Ds) | ORD08725 | Omschrijving - Bol.com bestelnummer. |
BpNr | ORD08725 | Betalingskenmerk - Bol.com factuur- of bestelnummer. |
AmountDebet(AmDe) | 24.95 | Totaalprijs incl BTW - debet. |
Als AFAS niet het factuurnummer bepaalt - bestelnummer of factuurnummer | ||
BTW-regels | ||
VaAs | 1 | 1 = Grootboekrekening. 2 = debiteur |
AccountNumber(AcNr) | 8000 | |
EnDa | 2023-03-01 | Besteldatum |
BpDa | 2023-03-01 | Besteldatum |
Description(Ds) | Tuinlicht | Omschrijving: BTW - Naam in de bestelling regel - Bedrag excl BTW. |
BpNr | ORD08725 | Boekstuknummer: Bol.com factuurnummer of bestelnummer. |
AmountCredit(AmCr) | 20.62 | BTW bedrag - credit. |
VatId(VaId) | 101 | BTW rekening |
Als AFAS niet het factuurnummer bepaalt - bestelnummer of factuurnummer. | ||
In de BTW bedragen wordt het eventuele afrondingsverschil verwerkt als het afrondingsverschil hoogstens 5 cent is. |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Paragraaf | ||
OrderNumber (OrNu) | [number] | Bol.com - factuur- of bestelnummer. |
OrderDate(OrDa) | [date] | Bol.com - besteldatum.. |
DebtorID(DbId) | [debtornr] | AFAS debiteur-id |
Unit | [division] | Administratie - Per koppeling ligt de administratie vast. |
CurrencyId(CuId) | EUR | Valuta - Deze optie staat standaard uit. Je kunt contact met ons opnemen als je hier van gebruik wilt maken. |
InclVat(InVa) | true | Totaalprijs incl BTW(true), tenzij er afasexcltax is ingesteld. |
War | ***** | Default voor het magazijn |
Reference(Re) | [notes] | Opmerking - indien aanwezig. |
FRef | [number] | FactuurReferentie (betalingskenmerk) Bol.com bestelnummer |
line | ||
Description(Ds) | [name] | Omschrijving |
Grootboekrekening | zoals ingesteld op het dashboard. | |
Quantity(QuUn) | 1 | Aantal |
ItemCode(ItCd) | [productid] | Productcode |
Unitprice(Upri) | excl / incl BTW | Eenheidsprijs, zoals ingesteld op het dashboard. |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
AutomaticID(AuId) | false | |
ItemCode(ItCd) | [ArticleKey] | |
ChDs | false | |
Group(Grp) | 900 | |
BiSt | false | |
BiUn | ***** | |
VaRc | [Vattype] | Btw type |
CostPrice(CoPrice) | [costprice] | |
SalePrice(SaPrice) | [prijsIncl] | Eenheidsprijs INCL. |
BatchCode(BaCo) | [eannumber] | Product Number |
8.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....