1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Amazon en Exact Online.
De koppeling zorgt dat bestellingen uit de Amazon webwinkel automatisch worden doorgezet naar facturen in Exact Online. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Installeren koppeling
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Exact Online, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Amazon en in de FAQ voor Exact Online.
Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
2.Hoe de koppeling werkt
Een bestelling uit de Amazon webwinkel wordt doorgezet naar een Exact Online factuur, bestelling of verkoopboeking. De gewenste optie kun je instellen via tab Configuratie van het dashboard. Er is zelfs de mogelijkheid om directe verkoopfacturen aan te laten maken in Exact Online. Deze optie kun je niet instellen via het dashboard - dat zorgt voor teveel verwarring - maar je kunt hem wel bij ons aanvragen.
Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. De koppeling werkt per marktplaats. Tijdens de activatie van de koppeling kun je instellen of de koppeling bestellingen vanuit de Amazon Duitse of Nederlandse marktplaats moet ophalen.
Vanwege de AVG-regels mag de koppeling geen debiteurgegevens lezen van Amazon verkopen. Alleen het emailadres, de postcode en de landcode worden doorgegeven. Naam en straat kan de koppeling dus helaas niet doorgeven naar Exact Online.
Doorzetten bestellingen
Het doorzetten van een Amazon bestelling naar Exact Online gebeurt in drie stappen:
- Er wordt gekeken of de default debiteur in Exact Online aanwezig is. Zo nee dan geeft de koppeling een foutmelding.
- Bij het doorzetten naar Exact Online bestellingen of facturen wordt gecontroleerd of de producten uit de Amazon bestelling al in Exact Online aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
- De Exact Online factuur, bestelling of verkoopboeking wordt aangemaakt en toegevoegd.
Het resultaat
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Exact Online is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Amazon bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Exact Online een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
3.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met je Amazon Verkoopaccount. Hiermee authenticeer je de koppeling om bestellingen uit het account te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Exact Online. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Exact Online administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven van de Amazon verkopen en de BTW in Exact Online
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
Connectie Amazon
De connectie met het Amazon verkoopaccount gebeurt via OAuth. Als je op de rode knop Connect klikt krijg je het inlog-scherm van Amazon te zien. Hier kun je inloggen en de connectie accepteren.
Authenticatie Exact Online
De authenticatie met Exact Online loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Exact Online voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Exact Online account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Exact Online gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere Exact Online gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Marktplaats en statussen
De koppeling werkt voor 1 marktplaats. De juiste marktplaats kun je selecteren via de dropdown box. Op dit moment zijn Nederland en Duitsland beschikbaar. Bij genoeg vraag zullen we ook andere landen beschikbaar stellen.
Je kunt ook de status opgeven wanneer bestellingen doorgezet moeten worden naar Exact Online. Je kunt hier meerdere statussen aanvinken. Bestellingen worden nooit dubbel doorgezet. Heb je bijvoorbeeld zowel Verzonden als Betaald aangevinkt dan wordt een bestelling doorgezet zodra deze de status Betaald of Verzonden krijgt. Daarna niet meer.
Contractinstellingen Exact Online
Bestellingen uit Amazon kunnen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen, facturen of verkoopboekingen. Via de contract-instellingen is de gewenste optie te selecteren.
Divisiecode Exact Online
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Exact Online eerst de divisiecode van je Exact Online administratie instelt. Zolang de divisiecode onbekend is kunnen gegevens uit je Exact Online administratie, zoals BTW codes, grootboekrekeningen, dagboeken en betaalcondities zijn afhankelijk van deze divisiecode, niet opgehaald worden. Na het instellen van de divisiecode kan het handig zijn om de de gegevens opnieuw op te halen uit Exact Online. Dit doe je via de twee pijltjes naast de copy-knop.
Betaalconditie Exact Online
Bij het aanmaken van nieuwe debiteuren zal de koppeling een betaalconditie instellen. Via de dropdown kan de betaalconditie geselecteerd worden die de koppeling aan nieuwe debiteuren toevoegt. Deze betaalconditie wordt niet toegevoegd als het een bestaande debiteur betreft.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Exact Online. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Standaard worden alle EU landen in de lijst getoond. Je hoeft alleen de landen te configureren waaraan je verkoopt, en -indien van toepassing- ICP en Internationaal.
De koppeling toont de standaard BTW tarieven voor Europa. Je kunt het BTW percentage waarmee je verkoopt - linker kolom - aanpassen. Bijvoorbeeld: Standaard staan verkopen naar Duitsland op 21%, maar verkoop jij in de webwinkel met 19% dan kun je dat in de linker kolom aanpassen.
De BTW codes worden getoond afhankelijk van de contract instellingen. Is er gekozen voor Exact Online excl dan zullen alleen de Exact Online BTW codes excl worden getoond. Is gekozen voor Exact Online incl dan worden alleen de Exact Online BTW codes incl getoond. Alleen de Winst en Verlies grootboekrekeningen aan de credit-zijde worden getoond.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
4.Day-to-day: Vanuit Amazon
In deze sectie laten we zien hoe we de bestellingen ophalen uit de webwinkel.
Doorzetschema: Nieuwe Amazon bestellingen worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Dat kan zijn Pending, PendingAvailability of Shipped. Voor bestellingen met de juiste status gebeurt dat. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.
Let op: Amazon werkt met strikte limieten. Dat betekent dat we max 30 bestellingen kunnen controleren op status. Zorg dus dat bestellingen tijdig worden bijgewerkt.
Debiteuren De koppeling kijkt eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in Exact Online. Matching van debiteuren tussen Amazon en Exact Online vindt plaats op emailadres. Let op: Bij Amazon koppelingen wordt alleen de postcode, woonplaats en het land doorgezet. De naam en het adres van de debiteur stelt Amazon niet beschikbaar aan ons. Dit vanwege de AVG.
BTW berekening: Zorg dat de BTW goed staat ingesteld bij je Amazon account. Anders kan de koppeling de bestellingen niet goed doorzetten.
Retouren worden niet doorgezet.
5.Day-to-day: Naar Exact Online
De synchronisatie van gegevens tussen Amazon en Exact Online is als volgt.
Aanmaken transacties
Bij het aanmaken van nieuwe transacties in Exact Online worden bestelnummers doorgezet en mogelijk nieuwe debiteuren en producten aangemaakt.
Financiele boekingen
- Omschrijving: bestelnummer
- Betalingskenmerk: bestelnummer
- Uw kenmerk: bestelnummer
- Valuta: Wordt niet doorgezet
Facturen
- Omschrijving: bestelnummer
- Betalingskenmerk: bestelnummer
- Uw kenmerk: bestelnummer
- Valuta: Wordt niet doorgezet
- Opmerking: Niet ingevuld
Bestellingen
- Omschrijving: bestelnummer
- Betalingskenmerk: bestelnummer
- Uw kenmerk: bestelnummer
- Valuta: Wordt niet doorgezet
Aanmaken nieuwe debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Exact Online debiteur gebruikt als debiteur van de Exact Online transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Exact Online. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Aanmaken producten
Onderstaande is alleen van toepassing als je bestellingen doorzet naar Exact Online facturen of bestellingen.
Uitzetten grootboeksturing: Bij het doorzetten naar Exact Online facturen is het mogelijk om de factuur aan te maken zonder grootboekrekening. Voor een uitleg zie deze FAQ. Indien je van deze optie gebruik wilt maken kun je contact met ons opnemen. Voor Exact Online bestellingen geeft de koppeling nooit een grootboekrekening mee.
BTW producten Bij het aanmaken van nieuwe producten in Exact Online hanteert de koppeling het BTW percentage in de verkoopregel.
Nieuwe producten in Exact Online Indien de bestellingen worden doorgezet naar Exact Online facturen of bestellingen dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de bestelling al in Exact Online bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan Exact Online. Bestaat een product al in Exact Online dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd. De regels voor het matchen van producten tussen Amazon en Exact Online kun je in deze FAQ nalezen.
Indien bestellingen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen worden nieuwe producten automatisch aan een default magazijn gekoppeld. Tijdens de installatie kun je aangeven wat het default magazijn moet zijn. Er is maar 1 magazijn per koppeling mogelijk. Voor verzendkosten, betaalkosten en kortingen worden aparte, dummy producten aangemaakt.
Let op: De producten worden alleen aangemaakt in Exact Online. Producten in Exact Online worden nooit gewijzigd.
6.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Amazon webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Exact Online.
Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.
Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/51/amazon.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/19/exact-online.html.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.