Handleiding: amazon - eboekhouden

1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Amazon en e-Boekhouden.

De koppeling zorgt dat bestellingen uit de Amazon webwinkel automatisch worden doorgezet naar facturen in e-Boekhouden. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Installeren koppeling
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Er is een proefperiode van 30 dagen.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende

1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in e-Boekhouden, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.

3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Amazon en in de FAQ voor e-Boekhouden.

Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de Amazon webwinkel wordt doorgezet naar een e-Boekhouden mutatie of factuur. Standaard zet de koppeling door naar mutaties. De optie facturen kun je aanvragen via webcare@webwinkelfacturen.nl.

Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. De koppeling werkt per marktplaats. Tijdens de activatie van de koppeling kun je instellen of de koppeling bestellingen vanuit de Amazon Duitse of Nederlandse marktplaats moet ophalen.

Vanwege de AVG-regels mag de koppeling geen debiteurgegevens lezen van Amazon verkopen. Alleen het emailadres, de postcode en de landcode worden doorgegeven. Naam en straat kan de koppeling dus helaas niet doorgeven naar e-Boekhouden.

Het doorzetten
Het doorzetten van een Amazon bestelling naar e-Boekhouden gebeurt in drie stappen:

1. De klant-gegevens naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer.
   
   • a) Bij de optie e-Boekhouden mutaties geeft de koppeling alle debiteur-gegevens mee en verwerkt e-Boekhouden zelf de debiteur.
   • b) Bij de optie facturen kijkt de koppeling eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in e-Boekhouden. Voor een nieuwe debiteur moeten we een veld Code meegeven. Dit wordt het debiteurnummer in e-Boekhouden. We zetten hierbij nooit het debiteurnummer uit de webwinkel door. Het is een default waarde die gelijk is aan yyyymmddHHmmss, dus de datum en de tijd in seconden. Matching van debiteuren tussen Amazon en e-Boekhouden vindt plaats op emailadres.
2. Producten Bij de optie facturen controleert de koppeling eerst of een product al aanwezig is in e-Boekhouden. Zo niet dan wordt het product toegevoegd. Matching vindt plaats op Amazon SKU en e-Boekhouden ArtikelCode.
   
3. De e-Boekhouden transactie (mutatie, factuur) wordt aangemaakt en doorgezet.

Het resultaat
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van e-Boekhouden is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Amazon bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft e-Boekhouden een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

3.Nodig: e-Boekhouden.nl codes

Om de koppeling met e-Boekhouden.nl te leggen zijn er speciale codes nodig. Deze zijn:
- Een gebruikersnaam
- Beveiligingscode 1
- Beveiligingscode 2

De gebruikersnaam is de gebruikersnaam waarmee je inlogt. De beveiligingscode vind je bij de Instellingen. Ga naar Beheer > Instellingen > Webwinkelfacturen. Je ziet dan de twee beveiligingscodes staan. Deze codes vul je in de volgende stap in.

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met je Amazon Verkoopaccount. Hiermee authenticeer je de koppeling om bestellingen uit het account te lezen.
2. Het leggen van de connectie met e-Boekhouden. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie e-Boekhouden administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven van de Amazon verkopen en de BTW in e-Boekhouden

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Connectie Amazon
De connectie met het Amazon verkoopaccount gebeurt via OAuth. Als je op de rode knop Connect klikt krijg je het inlog-scherm van Amazon te zien. Hier kun je inloggen en de connectie accepteren.

Authenticatie e-Boekhouden.nl
Het rode bolletje en de rode Connect knop bij e-Boekhouden op het Configuratie-scherm geeft aan dat de connectie met e-Boekhouden nog niet geldig is. Om de connectie te activeren klik je op de rode Connect knop. Je ziet dan een scherm met daarin de velden voor een gebruikersnaam en twee beveiligingscodes. Hier vul je de gebruikersnaam en de twee beveiligingscodes in die je in de vorige sectie hebt bepaald.

Marktplaats en statussen
De koppeling werkt voor 1 marktplaats. De juiste marktplaats kun je selecteren via de dropdown box. Op dit moment zijn Nederland en Duitsland beschikbaar. Bij genoeg vraag zullen we ook andere landen beschikbaar stellen.

Je kunt ook de status opgeven wanneer bestellingen doorgezet moeten worden naar e-Boekhouden. Je kunt hier meerdere statussen aanvinken. Bestellingen worden nooit dubbel doorgezet. Heb je bijvoorbeeld zowel Verzonden als Betaald aangevinkt dan wordt een bestelling doorgezet zodra deze de status Betaald of Verzonden krijgt. Daarna niet meer.

Factuurlayout
Voor e-Boekhouden facturen moet een factuursjabloon worden meegegeven. Helaas kan de koppeling de factuursjablonen in de e-Boekhouden administratie niet ophalen. Daarom gebruikt de koppeling als default de naam Factuursjabloon. Wil je een ander factuursjabloon gebruiken dan kun je de naam van het sjabloon invullen als je op Wijzigen klikt.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in e-Boekhouden. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Standaard worden alle EU landen in de lijst getoond. Je hoeft alleen de landen te configureren waaraan je verkoopt, en -indien van toepassing- ICP en Internationaal.
De koppeling toont de standaard BTW tarieven voor Europa. Je kunt het BTW percentage waarmee je verkoopt - linker kolom - aanpassen. Bijvoorbeeld: Standaard staan verkopen naar Duitsland op 21%, maar verkoop jij in de webwinkel met 19% dan kun je dat in de linker kolom aanpassen.

OSS-instellingen
Indien jullie te maken hebben met OSS - nieuwe regelgeving vanaf 1 juli 2021 - dan kan die via als volgt ingesteld worden.

Maak je gebruik van de NL BTW tarieven, dan blijft gelden:
- in de kolom BTW Code de BTW code met het betreffende percentage
- in de kolom omzetrekening een omzetrekening voor de netto-omzet, de betaal- en verzendkosten
- de kolom BTW-rekening heeft in dit geval geen functie

Reken je in de webwinkel met BTW percentages van het afleverland vul dan het volgende in:
Per EU land, behalve NL
- in de kolom BTW code de BTW code BTW_OSS
- in de kolom BTW rekening een Balansrekening voor de af te dragen BTW in het betreffende land
- in de kolom omzetrekening een omzetrekening voor de netto-omzet, de betaal- en verzendkosten

Alleen bij gebruik van BTW code BTW_OSS, zal de boeking plaatsvinden aan de hand van de ingestelde BTW rekening in de Configuratie. Bij de andere codes wordt de BTW rekening bepaald in e-boekhouden aan de hand van de code.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

5.Day-to-day: Vanuit Amazon

In deze sectie laten we zien hoe we de bestellingen ophalen uit de webwinkel.

Doorzetschema: Nieuwe Amazon bestellingen worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Dat kan zijn Pending, PendingAvailability of Shipped. Voor bestellingen met de juiste status gebeurt dat. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Let op: Amazon werkt met strikte limieten. Dat betekent dat we max 30 bestellingen kunnen controleren op status. Zorg dus dat bestellingen tijdig worden bijgewerkt.

Debiteuren De koppeling kijkt eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in e-Boekhouden. Matching van debiteuren tussen Amazon en e-Boekhouden vindt plaats op emailadres. Let op: Bij Amazon koppelingen wordt alleen de postcode, woonplaats en het land doorgezet. De naam en het adres van de debiteur stelt Amazon niet beschikbaar aan ons. Dit vanwege de AVG.

BTW berekening: Zorg dat de BTW goed staat ingesteld bij je Amazon account. Anders kan de koppeling de bestellingen niet goed doorzetten.

Retouren worden niet doorgezet.

6.Day-to-day: Naar e-Boekhouden.nl

Aanmaken transacties
De bestellingen uit Amazon worden in e-Boekhouden geimporteerd als mutaties of facturen. Per bestelling worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.

Bij het aanmaken van een OSS factuur of mutatie in e-Boekhouden verschijnen er per regel in de Amazon bestelling twee regels in de e-Boekhouden mutatie / factuur. De eerste regel in de e-Boekhouden mutatie / factuur bevat het bedrag excl BTW en de tweede regel het BTW bedrag. De eerste regel wordt op een omzet rekening geboekt, de tweede regel op een BTW rekening. De omzet en BTW rekeningen zijn in te stellen via tab Configuratie van het dashboard.

Bij het aanmaken van facturen of mutaties kunnen de omschrijvingen en de factuurnummers aangepast worden. Hieronder de mogelijkheden voor het aanmaken van facturen en mutaties in e-Boekhouden.nl.

Facturen

• Factuurnummer: Dit is optioneel, wij adviseren om e-Boekhouden de factuurnummers zelf te laten bepalen. Dan zijn ze zeker uniek en opvolgend. Wil je het factuurnummer toch meegeven dan kan hiervoor het Amazon bestelnummer gebruikt worden.
• BoekhoudmutatieOmschrijving: bestelnummer - betaalmethode (indien aanwezig)
• Datum: Datum bestelling
• Factuurprofiel: De naam van het factuurprofiel. Indien je het factuurprofiel niet kunt instellen in tabblad Configuratie, dan kun je de naam aan ons doorgeven, en stellen wij het in.
• Debiteur: De relatiecode van de debiteur in e-Boekhouden. Het kan zijn dat de debiteur in een eerdere stap door de koppeling aan e-Boekhouden is toegevoegd.
• Producten: De artikelcodes van de producten in e-Boekhouden. Het kan zijn dat de koppeling hiervoor in een eerdere stap producten heeft aangemaakt in e-Boekhouden.
• Regels:
  • Aantal
  • ProductCode
  • Omschrijving - De omschrijving in de bestellingregel
  • PrijsPerEenheid - eenheidprijs excl BTW
  • BTWCode - zoals ingesteld via het dashboard
  • TegenrekeningCode - zoals ingesteld via het dashboard

Mutaties

• Rekening: Meestal 1300, maar is op verzoek aan te passen
• Omschrijving: bestelnummer
• Datum: Datum bestelling
• Factuurnummer: bestelnummer
• Betalingskenmerk: bestelnummer
• Debiteur: De volledige debiteurgegevens worden meegegeven. e-Boekhouden.nl zorgt zelf voor de verwerking van de debiteur. Een debiteur wordt altijd toegevoegd als bedrijf omdat dat de enige manier is waarop we de naam van de debiteur naar e-Boekhouden kunnen doorzetten.
• Regels:
  • Bedrag incl BTW
  • Bedrag excl BTW
  • BTW bedrag
  • BTW code - zoals ingesteld op het dashboard
  • TegenrekeningCode - zoals ingesteld via het dashboard

Aanmaken nieuwe debiteuren
Bij het aanmaken van een factuur in e-Boekhouden wordt de code van de relatie in e-Boekhouden gebruikt. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in e-Boekhouden. Zo ja, dan zal de koppeling de relatiecode van deze bestaande e-Boekhouden debiteur gebruiken. Zo nee, dan maakt de koppeling de debiteur aan in e-Boekhouden.

De RelatieCode voor de nieuwe debiteur is yyyymmddHHmmss, dus de datum en de tijd in seconden. Een debiteur wordt altijd toegevoegd als bedrijf omdat dat de enige manier is waarop we de naam van de debiteur naar e-Boekhouden kunnen doorzetten.

De matching tussen en e-Boekhouden voor debiteuren gebeurt op basis van het emailadres.

Let op: De koppeling zal nooit debiteuren wijzigen in e-Boekhouden. Het veld emailadres wordt gebruikt voor de matching van debiteuren. Voor een nieuwe debiteur moeten we een veld Code meegeven. Dit wordt het debiteurnummer in e-Boekhouden. We zetten hierbij nooit het debiteurnummer uit de webwinkel door. Het is een default waarde die gelijk is aan

Aanmaken producten
Indien de worden doorgezet naar e-Boekhouden facturen dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de al in e-Boekhouden bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan het boekhoudsysteem. Bestaat een product al in e-Boekhouden dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd.

De regels voor het matchen van producten tussen Amazon en e-Boekhouden kun je in deze FAQ nalezen.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Amazon webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar e-Boekhouden.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/51/amazon.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/15/e_boekhouden.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.