1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Amazon en Billit.

Deze koppeling zorgt dat bestellingen uit de Amazon webwinkel automatisch worden doorgezet naar mutaties of facturen in Billit. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Billit, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Deze koppeling heeft een proefperiode van 30 dagen. Gebruik deze proefperiode goed. Na betaling is geen restitutie mogelijk.
  4. Aan deze handleiding kunnen geen rechten worden ontleend.
  5. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Amazon en in de FAQ voor Billit.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Installeren koppeling
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.

Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de Amazon webwinkel wordt doorgezet naar een Billit factuur. Het is mogelijk om te zorgen dat de Billit facturen refereren naar een product in Billit. We noemen dat boeken op producten. Dit kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl.

Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. De koppeling werkt per marktplaats. Tijdens de activatie van de koppeling kun je instellen of de koppeling bestellingen vanuit de Amazon Duitse of Nederlandse marktplaats moet ophalen.

Vanwege de AVG-regels mag de koppeling geen debiteurgegevens lezen van Amazon verkopen. Alleen het emailadres, de postcode en de landcode worden doorgegeven. Naam en straat kan de koppeling dus helaas niet doorgeven naar Billit.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Amazon bestelling uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Amazon bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Billit bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.

Doorzetten bestellingen
Bij een succesvolle controle wordt de Billit factuur wordt aangemaakt en doorgezet naar Billit. De debiteurgegevens worden in de Billit factuur gezet. Billit controleert zelf of de debiteur al aanwezig is. Er kan gekozen worden om ook de producten toe te voegen uit de bestelling. Die optie kun je bij ons aanvragen.

Controle achteraf
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Billit is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Amazon bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Billit een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Billit verderop in de handleiding.

3.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met je Amazon Verkoopaccount. Hiermee authenticeer je de koppeling om bestellingen uit het account te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Billit. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Billit administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven van de Amazon verkopen en de BTW in Billit

Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Connectie Amazon
De connectie met het Amazon verkoopaccount gebeurt via OAuth. Als je op de rode knop Connect klikt krijg je het inlog-scherm van Amazon te zien. Hier kun je inloggen en de connectie accepteren.

Authenticatie Billit
De authenticatie met Billit loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Billit voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Billit account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Billit gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Marktplaats en statussen
De koppeling werkt voor 1 marktplaats. De juiste marktplaats kun je selecteren via de dropdown box. Op dit moment zijn Nederland en Duitsland beschikbaar. Bij genoeg vraag zullen we ook andere landen beschikbaar stellen.

Je kunt ook de status opgeven wanneer bestellingen doorgezet moeten worden naar Billit. Je kunt hier meerdere statussen aanvinken. Bestellingen worden nooit dubbel doorgezet. Heb je bijvoorbeeld zowel Verzonden als Betaald aangevinkt dan wordt een bestelling doorgezet zodra deze de status Betaald of Verzonden krijgt. Daarna niet meer.

Factuurlayout Billit
Het is mogelijk om een factuurlayout te koppelen aan de factuur in Billit. Op dit moment dient de templateID van de layout te worden ingevuld. Op een later moment zal de koppeling een lijst van beschikbare factuurlayouts tonen. Deze functionaliteit is in de maak.

Betaalstatus Billit
Het is mogelijk om de betaalstatus mee te geven aan Billit facturen. De keuze is altijd op betaald zetten, nooit op betaald zetten of afhankelijk van de status in de webwinkel op betaald zetten. Kies je voor de laatste optie dan gaat het om de betaalstatus op het moment van doorzetten. Wijzigt de betaalstatus in de webwinkel op een later moment dan wordt de factuur in Billit niet bijgewerkt.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het doorzetten naar de Billit boekhouding worden de BTW percentages rechtstreeks doorgezet. Er is daardoor geen mogelijkheid om op aparte BTW codes of grootboekrekeningen te boeken.

4.Day-to-day: Vanuit Amazon

In deze sectie laten we zien hoe we de bestellingen ophalen uit de webwinkel.

Doorzetschema: Nieuwe Amazon bestellingen worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Dat kan zijn Pending, PendingAvailability of Shipped. Voor bestellingen met de juiste status gebeurt dat. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Let op: Amazon werkt met strikte limieten. Dat betekent dat we max 30 bestellingen kunnen controleren op status. Zorg dus dat bestellingen tijdig worden bijgewerkt.

Debiteuren
De koppeling kijkt eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in Billit. Matching van debiteuren tussen Amazon en Billit vindt plaats op emailadres. Let op: Bij Amazon koppelingen wordt alleen de postcode, woonplaats en het land doorgezet. De naam en het adres van de debiteur stelt Amazon niet beschikbaar aan ons. Dit vanwege de AVG.

BTW berekening: Zorg dat de BTW goed staat ingesteld bij je Amazon account. Anders kan de koppeling de bestellingen niet goed doorzetten.

Retouren worden niet doorgezet.


Uitwerking veldniveau bestellingen
Uitwerking Amazon bestelling. +-
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bestellingen. Aan de order komen de algemene waarden in de bestelling en de bestelregels.
Naam veld Waarden Opmerking
Bestel-identifier [AmazonOrderId]
Bestelnummer [AmazonOrderId] Is gelijk aan het bestel-identifier.
Besteldatum [PurchaseDate]
Status bestelling [OrderStatus]
Valuta [OrderTotal][CurrencyCode] let op, hier wordt alleen iets mee gedaan als de klant valuta in de contractcode heeft staan
Betaalmethode veld [PaymentMethod]
Besteltotaal incl BTW en kortingen [OrderTotal][CurrencyCode]
Aanduiding ICP false We gaan er van uit dat het altijd om particuliere verkopen binnen de EU gaat
Aanduiding Internationaal false We gaan er van uit dat het altijd om particuliere verkopen binnen de EU gaat
Uitwerking Amazon bestelregels. +-
Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling het veld [payload][OrderItems]. Er kunnen meerdere bestelregels in de bestelling staan en de koppeling leest deze regels een-voor-een uit.
Naam veld Waarden Opmerking
Productid [OrderItemId]
Aantal [ProductInfo][NumberOfItems]
SKU [ASIN] Dit lijkt een Amazon nummer te zijn.
Omschrijving [Title]
Korting in bestelregel [PromotionDiscount][Amount] Voor de korting wordt dit veld gebruikt, dit bedrag is de regelkorting excl BTW.
Bedragen excl BTW Bedrag in veld [ItemPrice][Amount] De bedragen excl BTW worden als volgt bepaald:
  • Indien de webwinkel prijzen excl BTW hanteert dan is de regelprijs excl BTW gelijk aan [price] - [BTW].
  • Indien de webwinkel prijzen incl BTW hanteert dan is de regelprijs incl BTW gelijk aan [price].
  • Voor de eenheidsprijzen, dus de prijzen per stuk wordt de regelprijs gedeeld door de waarde in het veld aantal.
BTW bedragen [ItemTax][Amount] Dit is het BTW bedrag op de regel.
Voor het eenheidsbedrag delen we door het aantal.
Bedragen incl BTW Wordt berekend uit de bedragen excl BTW en de BTw bedragen. De bedragen incl BTW worden als volgt bepaald:
  • Indien de webwinkel prijzen incl BTW hanteert dan is de regelprijs incl BTW gelijk aan [price].
  • Indien de webwinkel prijzen excl BTW hanteert dan is de regelprijs excl BTW gelijk aan [price] - [BTW].
  • Voor de eenheidsprijzen, dus de prijzen per stuk wordt de regelprijs gedeeld door de waarde in het veld aantal.
BTW percentage [tax] Dit wordt berekend aan de hand van het BTW bedrag en het bedrag excl BTW. Indien het bedrag excl BTW 0 is dan is het BTW percentage ook 0.
BTW code en rekeningen Billit Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is.
Uitwerking Amazon klantgegevens +-
Naam veld Waarden Opmerking
Achternaam NN De naam wordt niet gegeven vanwege privacy-redenen.
Email [email] Indien aanwezig [email] anders leeg.
Verzendadres Indien aanwezig op basis van [shippingAddress] in de bestelling.
  • Adresregel1 - [ShippingAddress][address1]
  • Postcode - [ShippingAddress][PostalCode]
  • Iso-landcode - [ShippingAddress][CountryCode]
  • Plaats - [ShippingAddress][City]
Als er geen verzendadres is, dus [shippingAddress] komt niet in de bestelling voor dan blijft het verzendadres leeg.
Uitwerking Amazon verzendkosten. +-
Naam veld Waarden Opmerking
BTW bedrag verzendkosten [shippingLines][amount] Iedere regel in veld [shippingLines] kan meerdere BTW regels hebben, veld [amount]. Deze worden gesommeerd en het totaal is het BTW bedrag verzendkosten.
Verzendkosten excl BTW [shippingPrice]
Verzendkosten incl BTW Verzendkosten excl BTW plus het BTW bedrag voor de verzendkosten.
BTW percentage BTW bedrag verzendkosten gedeeld door het bedrag Verzendkosten excl BTW.
BTW code Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is.

 

5.Day-to-day: Naar Billit

Hieronder staat het aanmaken van nieuwe Billit facturen op veldniveau uitgewerkt. Het is mogelijk om te boeken op producten in de Billit factuur. We leveren dan de Billit product-id mee in de factuur. Je kunt dit aanvragen via webcare@webwinkelfacturen.nl ovv van jullie licentiesleutel.

Aanmaken facturen
Bij het aanmaken van facturen wordt de klant-informatie in de factuur geplaatst. Er wordt dus geen aparte klant aangemaakt. Billit zorgt zelf voor het matchen van de debiteurgegevens met de al bestaande debiteuren in Billit.

Aanmaken debiteur
Bij het doorzetten van klantinformatie worden alle gegevens meegegeven in de salestransactie en Billit gaat het verder verwerken.

Aanmaken producten
Producten worden alleen aangemaakt als dat ingesteld is in jullie contract. De koppeling controleert eerst of de producten uit de bestelling al in Billit bestaan. Zo niet, dan voegt de koppeling de ontbrekende producten toe. De regels voor het matchen van producten tussen Amazon en Billit kun je in deze FAQ nalezen.

Wat betreft de BTW houdt de koppeling het BTW percentage in de bestelling aan.

Uitwerking veldniveau Billit


Uitwerking op veld-niveau Billit factuur. +-
Billit factuur
Naam Voorbeeld Opmerking
OrderDate 2022-12-02T20:23:29+01:00 besteldatum
ExpiryDate 2022-12-16T20:23:29 besteldatum + 14 dagen - de 14 dagen is niet aanpasbaar.
OrderType Invoice Soort, bij negatieve bestelling Creditinvoice.
OrderTitle 1050 Bestelnummer op verzoek bestel- of factuurnummer
OrderDirection Income
TotalExcl 97.98 Aantal * eenheidsprijzen excl BTW
TotalIncl 103.85 Aantal * eenheidsprijzen incl BTW
TotalVat 5.87 BTW
PaymentReference 1050 Bestelnummer
Created 2023-01-20 huidige datum
Factuur-regels
Quantity 2 Aantal
Description Maandelijkse instellingen check Omschrijving
VATPercentage 6.00 BTW percentage
UnitPriceExcl 20.7075 Eenheidsprijzen excl BTW
UnitPriceIncl 21.9500 Eenheidsprijzen incl BTW
TotalExcl 41.4151 Aantal * eenheidsprijzen excl BTW
TotalIncl 43.9000 Aantal * eenheidsprijzen incl BTW
TotalVAT 2.4849 BTW
Currency EUR Wordt niet doorgezet
InclLeading true Inclusief BTW leidend, dit is niet aan te passen.
Product-id Product identifier vanuit Billit Alleen als ingesteld is dat producten moeten worden doorgezet.
Klant
Voornaam Sophie
Achternaam Fischer
Adres Stationstraat
Huisnummer 12
Postcode 1000AA
Stad Amsterdam
LandCode NL
Email info@sponiza.nl
Telefoonnummer 31623138822
Naam Sophie Fischer Bedrijfsnaam indien aanwezig, anders voor- achternaam.
Verzendadres factuur - let op, het verzendadres is een extra adres bij de klant in Billit
Adres-type DeliveryAddress
Naam Marietje Geuze
Adres Heesterstraat
Huisnummer 1
Postcode 3512KL
Stad Utrecht
LandCode NL
Paid 1
Uitwerking op veld-niveau Billit product. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
Reference [Reference] De referentie van het product in Billit. Deze referentie is beschikbaar nadat we het product opgehaald of eventueel toegevoegd hebben.
Omschrijving [Description]
Prijs excl BTW [unitpriceExcl]
BTW product [BTW]
Bedrag incl BTW [unitpriceIncl]
Aangemaakt Huidige datum
Laatst gewijzigd Huidige datum

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Amazon webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Billit.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/51/amazon.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/46/billit.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.