Je ziet het overal:


Enthousiaste webwinkeliers die opgelucht ademhalen nu ze hun webwinkel automatisch aan hun online boekhoudpakket hebben gekoppeld. Want zij hoeven niet langer ’s avonds hun bestellingen via een CSV te exporteren, te importeren of over te tikken in hun boekhouding.


En eigenlijk is dat ook precies wat jij wilt. Toch heb je de verlossende koppeling nog niet geïnstalleerd. Want: de koppeling is een standaardproduct en jouw webwinkel is uniek. Dat gaat nooit werken. Toch?


Niet zomaar een webwinkel


Jouw webwinkel loopt goed. Je hebt een unieke webwinkel en een dito boekhoudsysteem. De regels voor je facturen en de administratie heb je zelf bedacht en zijn ook uniek. Hierdoor kan het zomaar zijn dat het voor jouw bedrijf nodig is dat de koppeling:


ondersteboven, in het Russisch, afgeletterde creditfacturen zonder btw kan terugzetten in je webwinkel zodat je de verzendkosten alsnog kunt verminderen en dus minder belasting betaalt ivm de couponcode die alleen geldt op het lage btw-tarief.


Ieder bedrijf zijn eigen ding. Maar hier kunnen we duidelijk over zijn: nee, dat kan de koppeling allemaal niet. Want de koppeling is een standaardproduct en kent standaardfunctionaliteiten.


Standaard maakt nog niet statisch!


Standaard klinkt als ‘hier moet je het maar mee doen’. Niets is echter minder waar. In de basis bevat de koppeling functionaliteiten die zoveel mogelijk webwinkeliers zo goed mogelijk in hun administratieve taken ondersteunen. Zo kunnen we de prijs van de koppeling op een acceptabel niveau houden. Tegelijkertijd verbeteren we de koppeling continu. Dat doen we aan de hand van agile klantvriendelijk programmeren. Een ingewikkelde term voor een proces waarbij we de koppeling voortdurend aanpassen aan veranderingen in de wereld van webwinkels. Aan de hand van jouw suggesties en die van je concullega’s.


Is het nieuw?


Nee. Agile klantvriendelijk programmeren is als term misschien niet zo bekend, maar de voorbeelden ervan kennen we allemaal. Denk maar eens aan WordPress: geen dure maatwerk websites, maar een OpenSource CMS systeem. Vele partijen leveren ontwerpen (themes) en extra functionaliteiten (plug-ins) die door onderlinge uitwisseling telkens beter en/of mooier worden. Je kiest zelf wat je nodig hebt om jouw website zo goed mogelijk te laten functioneren. Makkelijk en voordelig. Net als de koppeling eigenlijk. Het vraagt wel om een tegenprestatie van jouw kant: je zult wellicht meer standaardisatie moeten toepassen. Hoe meer standaardisatie, hoe beter je gebruik kunt maken van de beschikbare tools. En belangrijker nog: je zult jouw verbetersuggesties kenbaar moeten maken, want ontwikkelen doen we samen.


Alleen bij drie maal ja


We verbeteren de koppeling continu door goed te luisteren naar de wensen van de webwinkeliers. Vaak zullen deze verbeteringen doorgevoerd worden zonder dat je daar als webwinkelier iets voor hoeft te doen. En bijbetalen is meestal ook niet nodig. Toch is het niet zo dat we klakkeloos alle klantwensen omzetten in software-code. Bij agile klantvriendelijk programmeren stellen we onszelf steeds drie vragen: gaat deze aanpassing de webwinkelier veel tijd besparen, kunnen we het kosten-effectief inbouwen en blijven de kosten van onderhoud van de koppeling na de aanpassing beperkt? Pas als het antwoord op alle drie deze vragen JA is, gaan we aan de slag.


Gemak tegen lage kosten


Hét kenmerk van agile klantvriendelijk programmeren zijn de relatief lage kosten. Je programmeert voor een groep en niet voor een individu. Op die manier kunnen de kosten ook opgebracht worden door een groep in plaats van door één partij. Een ander kenmerk is dat je diensten gemakkelijk kunt aanzetten en weer uitschakelen. Net als met de plug-ins in WordPress, schakel je een koppeling gewoon weer uit als die je niet bevalt. Sommige diensten worden zelfs op maandbasis aangeboden en kun je eerst uitproberen. Dus waarom zou je nog een ingewikkeld, langdurig en vooral duur traject starten om je eigen koppeling te laten ontwikkelen als je goedkoop gebruik kan maken van collectieve kennis en ervaring?


Tips om te pionieren


Agile vriendelijk programmeren vraagt ook iets van een ondernemer. Met de volgende tips kun jij helpen om de koppeling tussen jouw webwinkel en je online boekhoudpakket verder te optimaliseren en daarmee jouw bedrijf verder te professionaliseren:


a. Praat met experts. In je financiële administratie wil je koppelingen van gespecialiseerde partijen die idealiter niet anders doen dan het koppelen van financiële systemen. Ga in zee met mensen die echt weten waar ze het over hebben.


b. Heb lef. In het agile tijdperk kun je diensten makkelijk aan- en uitschakelen. Wees pragmatisch en probeer een koppeling gewoon eens uit.


c. Communiceer. Formuleer duidelijk hoe de koppeling voor jou nog waardevoller zou kunnen zijn en wees bereid deze informatie te delen. Wees hierin assertief en actief.


d. Incasseer. Niet alle wensen kunnen eindigen in een software-code. Vaak is er een goede reden om het niet te doen, zoals torenhoge kosten. Je zult dus af en toe een ‘nee, dat kan niet’ moeten incasseren.


e. Wees flexibel. Zelf een koppeling ontwikkelen is waanzinnig kostbaar en die investering heb je er waarschijnlijk niet voor over. Maar je wilt ook niet elke vrije avond aan je administratie spenderen. Daarom luidt onze laatste tip: wees flexibel als het op standaardiseren aankomt. Er is niks mis met een beetje standaard.