Als je je webwinkel succesvol wilt koppelen aan je online boekhouding moeten de BTW tarieven in je webwinkel goed staan. Maar hoe doe je dat? Deze blog geeft je 5 tips.


Steeds meer webwinkeliers willen hun webwinkel aan hun online boekhouding koppelen. Zo'n koppeling bespaart veel tijd en voorkomt fouten. Als leverancier van deze koppelingen proberen wij het leggen van de koppelingen zo eenvoudig mogelijk te maken. We gaan er daarbij vanuit dat je webwinkel goed ingericht is, ook wat betreft de BTW tarieven.


De meeste ondernemers lukt het om in vijf minuten te koppelen. Als dat niet lukt dan komt dat bijna altijd door één van de volgende drie redenen:
1. De webwinkel is niet bereikbaar. Bijvoorbeeld omdat de webwinkel nog in onderhoudsmodus staat of omdat er een firewall aanstaat.
2. De BTW tarieven niet zijn ingericht.
3. Bij het instellen van de BTW tarieven onduidelijkheden zijn mbt verzendkosten of internationale verkoop.


Je webdesigner / webwinkelbouwer kan het eerste punt voor je oplossen en zorgen dat de webwinkel bereikbaar is. Deze blog gaat over de laatste twee punten, want die zijn belangrijk. Zolang je BTW tarieven in je webwinkel niet goed zijn ingericht heeft het geen zin om een koppeling tussen beide systemen te leggen. Alle bestellingen die doorgezet worden zouden met verkeerde BTW tarieven geboekt worden.


Bijna alle webwinkels gebruiken hetzelfde mechanisme om te zorgen dat het correcte BTW bedrag in rekening wordt gebracht bij internationale verkoop. Belangrijk, want voor de verkoop van digitale producten moet je sinds 1 januari 2015 de BTW in rekening brengen van het land van de koper. Bij fysieke producten mag je tot een bepaald drempelbedrag het Nederlandse BTW percentage gebruiken. Kom je daarboven dan gelden ook hier de BTW percentages van het land van de verkoper. De hoogte van de drempelbedragen verschillen per land en zijn te vinden op de website van de belastingdienst.


Onze vijf tips:


Tip 1: Overleg met je accountant / boekhouder
Het doel is dat de BTW correct in je boekhouding komt zodat je makkelijk BTW aangifte kan doen. Je accountant / boekhouder is de deskundige op dit gebied. Vraag hem / haar hoe je het moet inrichten en laat het controleren.


Tip 2: Begrijp de BTW-logica van je webwinkel
De meeste webwinkels maken een onderscheid tussen een BTW klasse en een BTW tarief. Met een BTW klasse geef je het type product aan. Tegenwoordig zie je in veel webwinkels verschillende BTW klassen voor digitale goederen (die altijd een BTW tarief hebben op basis van het leveringsadres) en fysieke goederen (die tot een bepaald maximum onder het Nederlandse BTW tarief vallen). Met het BTW tarief geef je het BTW percentage aan.


Je wijst aan de producten in je webwinkel een BTW klasse toe en niet een BTW tarief. Dat is logisch, want als webwinkelier kun je geen BTW tarief toekennnen aan een product. Het BTW tarief hangt af van de locatie van de koper. Stel je verkoopt online cursussen. In Nederland valt deze cursus onder het 21% BTW tarief en in Duitsland onder 19%.


Tip 3: Snap het verschil tussen BTW klassen en BTW percentages
In Nederland hebben we een 21%, een 6% en een 0% BTW tarief. Als je een BTW klasse hebt aangemaakt dan kan er maar 1 BTW tarief per land in zitten. Er kunnen wel meer BTW tarieven in zitten, maar die zijn geldig voor andere landen.


Dus verkoop je zowel producten met 6% BTW tarief als producten met 21% BTW tarief dan heb je in ieder geval 2 BTW klassen nodig. We zien regelmatig dat er 1 BTW klasse wordt gedefinieerd met daarin zowel het 21% als 6% BTW tarief. Dat werkt niet.


Tip 4: Verzendkosten hebben een BTW tarief
Regelmatig zien we dat voor verzendkosten een 0% BTW tarief wordt gebruikt. Dat is niet correct. Over verzendkosten moet BTW worden afgedragen. Hetzelfde geldt voor betaalkosten. Ook daar moet je BTW over afdragen.


Tip 5: Controleer je BTW instellingen
Als je je BTW tarieven in je webwinkel hebt ingericht zorg dan dat deze gecontroleerd worden. De in tip 1 genoemde accountant / boekhouder kan dat doen, maar ook je webwinkel-adviseur. Kijk kritisch of je echt alles hebt voordat je de BTW tarieven uit je webwinkel gaat koppelen met je online boekhoudpakket.